Même si les télécopieurs traditionnels sont rapidement remplacés par le courrier électronique et les services de télécopie par Internet, il est toujours important de savoir comment utiliser ce bourreau de travail. Voici quelques instructions de base pour envoyer et recevoir un fax.
Envoi d’un fax :
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- Vérifiez que le télécopieur est branché à une source d’alimentation et également branché à une prise téléphonique qui fonctionne.
- Mettez le télécopieur en marche.
- Obtenez le numéro de télécopieur du télécopieur de destination.
- Recueillez les documents que vous voulez envoyer et mettez-les dans l’ordre où vous voulez qu’ils soient reçus.
- Remplir une feuille de papier séparée appelée page de garde avec le nom du destinataire, le numéro de fax/numéro de téléphone, votre nom, votre numéro de téléphone, un court message et le nombre de pages (y compris la page de garde).
- Déposez les documents face vers le haut dans le plateau d’alimentation du télécopieur, la page de couverture sur le dessus
- Composez le numéro de télécopieur du destinataire (instructions de composition pour les appels internationaux)
- Appuyez sur le bouton « fax » ou « envoyer », selon le modèle particulier du télécopieur
Maintenant, le télécopieur va numériser chacune des pages du document dans sa mémoire. Une fois que toutes les pages ont été numérisées, vous entendrez une série de tonalités de télécopie. Ces tonalités signalent la « poignée de main » entre les télécopieurs émetteur et récepteur, établissant une liaison de communication. Attendez quelques minutes pendant l’envoi de la télécopie. Si le télécopieur est équipé d’un petit écran d’affichage, recherchez une confirmation que la télécopie a été envoyée. Certains télécopieurs imprimeront également un court rapport de confirmation.
Voici comment recevoir une télécopie:
- Vérifiez que le télécopieur est branché, sous tension et connecté à une prise téléphonique qui fonctionne. Cette prise téléphonique peut être soit votre ligne téléphonique ordinaire, soit une ligne de fax dédiée. L’important est que l’expéditeur ait le bon numéro.
- Vérifiez que le télécopieur a suffisamment d’encre dans sa cartouche de toner. Les cartouches de toner ont généralement une sorte d’indicateur lorsque le toner est faible. La plupart des télécopieurs modernes vous alertent également lorsque le niveau de toner est bas.
- Vérifiez qu’il y a suffisamment de papier d’imprimante chargé dans le bac à papier du télécopieur. Ventilez le papier (passez votre pouce le long du fond, en séparant les pages individuelles) pour éviter les bourrages de papier dans la machine.
- S’il y a un téléphone sur le télécopieur, le téléphone sonnera. Ne le décrochez pas.
- Attendez les tonalités de « poignée de main » indiquant que le télécopieur parle avec la machine de l’expéditeur.
- Le télécopieur commencera automatiquement à imprimer chaque page du fax.
- Vérifiez la page de garde pour vous assurer que vous avez reçu autant de pages que celles qui ont été envoyées.
- S’il s’agit d’un document important, l’étiquette du bureau veut que vous appeliez ou envoyiez un courriel à l’expéditeur pour confirmer que vous avez reçu la télécopie.
À la page suivante, nous parlerons de la façon de dépanner les problèmes courants des télécopieurs.