Vad är IRS Form 940?

Från och med den dag du anställer din första W-2 anställd och sköter löner för ditt företag uppstår många nya ansvarsområden och komplexiteter. Från löneformulär till anställningsskatter, det finns mycket att räkna ut – och om du tittade på Internal Revenue Service (IRS) webbplats för att få klarhet, gick du förmodligen därifrån och kände dig fortfarande förvirrad och osäker.

Det är därför vi är här för att avmystifiera allt som ingår i att sköta löneadministrationen och skatterna och formuläret som kommer med det.

Här förklarar vi IRS Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, inklusive:

• Vad blankett 940 är
• Varför IRS kräver att arbetsgivare ska lämna in den
• Hur du tar reda på om du behöver lämna in blankett 940
• Hur och när du ska fylla i och lämna in blankett 940

Vad är blankett 940?

Om du har bråttom kan du läsa det här:

• Vad som rapporteras på blankett 940: Federal unemployment (FUTA) tax
• När det lämnas in: Årligen
• Vem behöver lämna in den: De flesta arbetsgivare i USA

Formulär 940 är helt enkelt ett dokument som IRS samlar in från arbetsgivare årligen. Formuläret är utformat för att hjälpa både småföretag och IRS att komma överens om den federala arbetslöshetsskatten (FUTA) som ska betalas.

På formuläret rapporterar arbetsgivarna de löner som de betalat ut till heltids- och deltidsanställda (W-2) under hela året – upp till 7 000 dollar per anställd. Därefter beräknas motsvarande FUTA-skatt för att ta reda på hur mycket företaget är skyldigt IRS.

Hur skiljer sig blankett 940 från blankett 941?

Om du tänker: ”Oj, det där låter väldigt likt blankett 941”, har du rätt. De två blanketterna från skattemyndigheten liknar varandra. Formulär 940 lämnas dock in årligen och rapporterar endast arbetsgivarens FUTA-skatter. Formulär 941, å andra sidan, rapporterar federala inkomstskatter och federala försäkringsskatter (FICA) – och det lämnas in varje kvartal.

Den viktigaste skillnaden här är att formulär 941 är hur du rapporterar källskatter och delade skatter (de som delas 50/50 mellan den anställde och arbetsgivaren). Formulär 940 rapporterar FUTA-skatt, som helt och hållet betalas av arbetsgivaren.

Hur skiljer sig formulär 940 från formulär 944?

På samma sätt är formulär 944 ett alternativ till formulär 941. Det används i stället för formulär 941, av små arbetsgivare vars årliga FICA- och källskatteskyldighet är mindre än 1 000 dollar. Liksom formulär 940 lämnas det bara in en gång per år, men det rapporterar FICA- och källskatter – inte FUTA.

Varför IRS kräver att arbetsgivare lämnar in formulär 940

Arbetsgivare i USA är skyldiga att betala in till Federal Unemployment Benefits för sina anställda. Denna fond gör det möjligt för anställda att få arbetslöshetsersättning om de skulle bli uppsagda eller avskedade av skäl som inte har med deras prestationer att göra.

För att beräkna hur mycket FUTA-skatt en arbetsgivare är skyldig använder IRS formulär 940 och kräver att majoriteten av arbetsgivarna lämnar in det varje år. Formuläret hjälper både IRS och enskilda arbetsgivare att förstå och hålla reda på den FUTA-skatt som ska betalas och betalas under året.

Vänta – vad är FUTA-skatt egentligen?

Låt oss backa tillbaka för en minut. Du kanske undrar vad denna ”FUTA-skatt” egentligen betyder. När det gäller löne- och anställningsskatter finns det tre huvudtyper av skatt:

• Källskatt: Detta är skatter som dina anställda betalar på sin inkomst – men du är ansvarig för att hålla inne dem från de anställdas lönecheckar och sätta in dem till rätt skattemyndighet.
• Arbetsgivarskatter: Som namnet antyder är det du som arbetsgivare som ansvarar för att betala alla dessa skatter.
• Delade skatter: Dessa skatter delas mellan dig och dina anställda. Återigen är det ditt ansvar att hålla inne de anställdas andel och deponera hela beloppet (din andel och deras) till lämplig skattemyndighet.

Federal Unemployment (FUTA) tax faller in i den mittersta kategorin – arbetsgivaravgifter – vilket innebär att du betalar hela skattebeloppet. FUTA-skatten beräknas utifrån en procentsats (fastställd av den federala regeringen) av den lön du betalar ut till varje anställd. Under de senaste åren har den vanliga FUTA-skattesatsen varit 6 %.

Du betalar dock bara FUTA-skatt på de första 7 000 dollar som betalas ut till varje anställd. När deras lön överstiger den tröskeln får du ingen ytterligare FUTA-skatt. Med andra ord är den maximala FUTA-skatt som du kan bli ansvarig för 420 dollar (6 % av 7 000 dollar) per anställd.

Behövs det att jag skickar in formulär 940?

När du nu har en bättre förståelse för vad formulär 940 är och varför det används, kanske du undrar om du måste lämna in det. Det är viktigt att notera att alla arbetsgivare i USA inte är skyldiga att lämna in formulär 940… men de flesta är det.

Om du:

• Har betalat 1 500 dollar eller mer i lön till någon W-2 anställd (inte en entreprenör) ELLER
• Har haft en eller flera W-2 anställda (heltid eller deltid) i minst 20 veckor under det senaste året

Då måste du betala FUTA-skatt och lämna in formulär 940.

USA:s handelskammare lyfter fram de få undantagen från denna regel och konstaterar att ”ideella organisationer, religiösa organisationer och andra 501(c)(3) ackrediterade företag är undantagna från att betala denna skatt”. Det andra undantaget gäller företag som uteslutande arbetar med oberoende entreprenörer och inte W-2 anställda.

Om du känner dig osäker på om du är skyldig att betala FUTA-skatt eller lämna in formulär 940 är det bäst att prata med en skatteexpert om ditt lilla företag och dess krav.

Hur man fyller i formulär 940

Antagen att du inte är ett av de få företag som är undantagna från att fylla i formulär 940, låt oss tala om hur du gör just det. Till att börja med behöver du ha några viktiga uppgifter i beredskap:

• Den aktuella FUTA-skattesatsen: För 2019 (och de senaste åren) är FUTA-skattesatsen 6 %.
• Den maximala FUTA-tröskeln: Du betalar endast den 6-procentiga FUTA-skatten på de första 7 000 dollar som betalas ut till varje anställd.
• Antalet anställda du hade under året
• Total lön som betalades ut till varje anställd
• Hur mycket du betalade i statlig arbetslöshetsskatt (SUTA) för året

Beräkning av hur mycket FUTA-skatt du är skyldig

När du kokar ner det är det här vad formulär 940 handlar om – att beräkna det korrekta beloppet av FUTA-skatt som du ska betala till skattemyndigheten.

Formeln ser i sin enklaste form ut så här:

x x

Så låt oss säga att ditt lilla företag anställde 20 personer under året och att var och en av dem tjänade 30 000 dollar. Din FUTA-skatt skulle se ut så här:

6 % x 20 anställda x 7 000 dollar = 8 400 dollar

Under föregående år var du ansvarig för att betala 8 400 dollar i FUTA-skatt. Därifrån drar du helt enkelt av alla FUTA-betalningar som du redan gjort under året (de flesta småföretag måste göra kvartalsvisa inbetalningar) för att få fram vad du fortfarande är skyldig.

Kredit för betald SUTA-skatt

Förutom FUTA-skatt är de flesta arbetsgivare också ansvariga för att betala statlig arbetslöshetsskatt (SUTA). Innan du blir överväldigad ska du veta detta: Du kan vanligtvis kräva att den SUTA-skatt som betalats ska räknas av från din FUTA-skatt.

Till exempel: FUTA-skattesatsen är 6 %. Om du betalar 4 % i SUTA-skatt till din delstat behöver du bara betala resterande 2 % till den federala regeringen. De flesta arbetsgivare kan få kredit för upp till 5,4 % av SUTA-skatten, vilket innebär att din FUTA-skatt kan vara så låg som 0,6 %.

Med vårt exempel ovan var din totala skattepliktiga FUTA-lön:

7 000 dollar x 20 anställda = 140 000 dollar

Med en skattesats på 0,6 %, justerad för SUTA-skattekredit, blir din FUTA-skatteskuld 840 dollar istället för 8 400 dollar. Mycket bättre, eller hur?

Du begär SUTA-skatt på raderna 1a och 1b på blankett 940 genom att ange förkortningen för alla stater till vilka du betalat SUTA-skatt.

På rad 8 märker du att din totala skattepliktiga FUTA-lön multipliceras med 0,6 %, vilket ger dig upp till 5,4 % i SUTA-skatt.

När du ska skicka in formulär 940

IRS formulär 940 är en årlig inlämning – vilket innebär att du bara behöver fylla i och lämna in det en gång per år. För de flesta småföretag ska blanketten för föregående år lämnas in den 31 januari varje år.

Hur som helst: Det är viktigt att komma ihåg att skatt på blankett 940 måste betalas kvartalsvis om du är skyldig 500 dollar eller mer i FUTA-skatt för det kvartalet (eller kumulativt för året).

Om din kvartalsvisa skattskyldighet är mindre än 500 dollar kan du överföra det saldot till nästa kvartal – tills den totala skattskyldigheten överstiger tröskelvärdet på 500 dollar. När det sker måste du betala hela saldot det kvartalet.

Den sista dagen i månaden efter varje kvartal är sista dagen i månaden efter varje kvartal – alltså 31 januari, 30 april, 31 juli och 31 oktober.

Hur du skickar in formulär 940 och gör dina FUTA-skattebetalningar

När det gäller att skicka in formulär 940 och göra dina FUTA-skattebetalningar har småföretag ett par alternativ att välja mellan. Du kan:

• E-filera och betala online
• Posta in ditt formulär och dina betalningar
• Samarbeta med ett konto som kan göra filen åt dig
• En kombination av ovanstående

E-filera och betala online

Som IRS förklarar det är de främsta fördelarna med e-filering följande:

• Snabbt
• Säkerhet och noggrannhet
• Bekräftelse om godkännande av skatteformuläret inom 24 timmar

För att lämna in blankett 940 (eller någon annan IRS blankett) på nätet måste du antingen använda en skatteprogramvara eller arbeta med ett auktoriserat skatteföretag för e-filering. IRS tillhandahåller en lista över sina godkända programvaror och en databas över auktoriserade leverantörer av e-files som du kan välja mellan.

För att betala hela FUTA-skattesaldot eller göra kvartalsvisa insättningar online använder du Electronic Federal Tax Payment System (eller EFTPS).

Om du arbetar med en skattemjukvara eller ett skatteproffs kan du också välja att göra dina betalningar via Electronic Funds Withdrawal (eller EFW). Med detta alternativ kan du både e-file och godkänna betalningen i ett enda steg.

Posta in ditt formulär och din betalning

Små företag har också möjlighet att posta in formulär 940 och sina FUTA-skattebetalningar. Om ditt FUTA-saldo är mer än 500 dollar under det fjärde kvartalet måste du dock betala elektroniskt.

För att skicka in din blankett och betalning per post skriver du ut både blankett 940 och blankett 940-V, betalningskvittot. Skicka dessa tillsammans med din betalning till den adress som anges för din delstat. Du hittar den korrekta postadressen på sidorna 4 och 5 i instruktionerna för blankett 940.

Arbeta med en revisor för att lämna in blanketten åt dig

Ditt sista alternativ för att lämna in blankett 940 och göra motsvarande betalningar eller insättningar är att arbeta med en revisor eller annan skatteexpert som kan lämna in både blanketten och betalningen åt dig. Vanligtvis görs detta via systemet för elektroniska penninguttag (Electronic Funds Withdrawal, EFW) som vi nämnde ovan.

Avsluta

För att avsluta här är detta grunderna och de viktigaste slutsatserna som den genomsnittlige småföretagaren och arbetsgivaren behöver känna till om IRS Form 940:

• Formulär 940 rapporterar hur mycket Federal Unemployment Tax (FUTA) en arbetsgivare måste betala
• Arbetsgivare som har betalat 1 500 dollar eller mer till någon W-2 anställd ELLER haft minst en anställd i 20 eller fler veckor under året måste lämna in formulär 940

.