IRS Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return: Filing Instructions and Tips You Need to Know

Oavsett om du äger och driver ett litet företag eller ett multinationellt bolag, måste du lämna in formulär 941 om du betalar lön till dina anställda. IRS är flitig i sitt sätt att hålla reda på anställdas löner och hur mycket som måste tas ut av dessa löner i form av skatter. Formulär 941 måste lämnas in kvartalsvis (var tredje månad) varje år. Men om du har anställda vars årliga källskatteskulder är mindre än 1 000 dollar kan du kanske lämna in blanketten årligen i stället för kvartalsvis.

Vad är formulär 941?

Det finns några olika lönerelaterade skatter som du måste rapportera på formulär 941:

• Källskatter: Detta är skatter som innehålls från dina anställdas inkomster. Du är ansvarig för att hålla inne dessa skatter från dina anställdas lönecheckar. Hur mycket du håller inne beror på hur många källskatter den anställde begärde på sitt formulär W-4.

• Arbetsgivarskatter: Detta är skatter som betalas av dig.

Delade skatter: FICA-skatter omfattar skatter som innehålls för socialförsäkring och Medicaid. Du behåller och betalar den anställdas del.

Som företagare är du skyldig att kvartalsvis lämna in blankett 941 för alla dina anställda. Det fyrsidiga formuläret underrättar IRS om dina anställdas beskattningsbara inkomst och ansvar varje kvartal och rapporterar källorna för federal inkomstskatt och socialförsäkrings-/Medicare-skatter. Säsongsanställda behöver inte lämna in blankett 941 om, och endast om, de inte arbetar ett eller flera kvartal. Alla företag förväntas lämna in denna blankett i slutet av april, juli, oktober och januari.

Form 941 Filing Deadlines

Alla företag förväntas lämna in denna blankett i slutet av april, juli, oktober och januari. Förfallodagarna är:

• April 30
• Juli 31
• Oktober 31
• Januari 31

Om förfallodagen för blankett 941 infaller på en helgdag eller en helg kommer datumet att skjutas fram till nästa arbetsdag. Om förfallodagen till exempel skulle infalla den 4 juli skulle den skjutas fram till den 5 juli om det var en dag som inte är helg.

Hur skiljer sig blankett 941 från blankett 944?

Blankett 941 och blankett 944 är mycket lika varandra eftersom de båda rapporterar FICA- och inkomstskatteavdrag. Den största skillnaden mellan de två blanketterna är det skattebelopp som det företag som lämnar in blanketten är skyldigt.

De flesta småföretag lämnar in blankett 941 kvartalsvis. Men småföretag vars årliga FICA- och källskatt är mindre än 1 000 dollar kan lämna in blankett 944. Till skillnad från formulär 941 behöver formulär 944 bara lämnas in en gång per år.

Formulär 941 Instruktioner

Att fylla i och fylla i ditt formulär 941 är en relativt okomplicerad uppgift. Du förväntas lämna följande information:

• Antal anställda
• Anställda-ID för alla dina anställda
• Den totala lönen som du betalat till varje anställd
• Skattebelopp som du har innehållit
• Löneräkningar
• Dokumentation för eventuella skattepliktiga dricks. Din arbetstagares rapport
• Det totala beloppet som du måste skicka till skattemyndigheten

Blankett 941 Beräkningar

Här är några allmänna beräkningar som hjälper dig att fastställa din skattskyldighet för de flera olika typerna av skatter på blankett 941.

Inkomstskatteavdrag

x

• Hur man bestämmer en anställds skattesats: Skattesatsen bestäms av den anställdes deklarationsstatus och årsinkomst
• Så här bestämmer du den totala lönen som betalats ut för kvartalet: Dela den anställdes årslön med 4.

Socialförsäkringsskatt

x x

Observera att socialförsäkringsskatten endast gäller de första 132 900 USD av en anställds lön.

Sjukvårdsskatt

x

Anställda som tjänar en fast inkomst måste betala ytterligare 0,9 % i sjukförsäkringsskatt på inkomster över 200 000 USD. Denna extra skatt betalas av den anställde, inte av dig, och ska dras från deras lön.

Det kan vara tidskrävande och tråkigt att göra alla dessa beräkningar, särskilt om du har flera anställda som du måste göra dem för. En skatteexpert kan hjälpa dig att göra dessa kvartalsvisa beräkningar och betalningar.

Arbetsgivarens ansvar

Som arbetsgivare faller ansvaret för att lämna in blankett 941 så korrekt som möjligt och tillhandahålla alla nödvändiga uppgifter på dina axlar. Alla uppgifter som ingår i formulär 941 ska återspegla vad dina anställda kommer att hävda eller lämna in på sitt IRS W-2-formulär. Att inte förse IRS med korrekt information om löner och källsorteringar kan leda till en revision från IRS.

Arbetsgivaren är också ansvarig för att göra en extra betalning till IRS som motsvarar det belopp som innehålls för Medicare- och socialförsäkringsskatter för alla sina anställda. Från och med 2015 måste arbetsgivardelen av löneskatterna innehålla ytterligare Medicare-skatt från löner som betalas ut över 200 000 dollar under varje räkenskapsår samt alla andra skatter som innehålls.

Undervika böter och hålla sig till tidsfristerna

Om du vill undvika böter och straffavgifter från skattemyndigheten är det bäst att lämna in formulär 941 i tid. Om du inte gör det kan det leda till en straffavgift på 5 % av den skatt som ska betalas för varje månad eller del av månad som den är försenad. Denna straffavgift är dock begränsad till 25 %. Dessutom kommer det att finnas en separat straffavgift för underbetalning av dessa skatter; IRS kommer att debitera en arbetsgivare 2-15 % av underbetalningen, beroende på hur många dagar du är sen med att betala rätt belopp. I slutet av räkenskapsåret måste de totala beloppen som du rapporterar på blankett 941 motsvara summan av alla belopp som du rapporterat på dina anställdas W-2s samt deras W-3s.

Om du vill förhindra en situation där du ställs inför straffavgifter och en potentiell revision från skattemyndigheten rekommenderas det att du använder professionella lönetjänster för att hantera alla dina anställdas och företagsrelaterade skatter. En licensierad skatteexpert eller CPA kommer inte bara att hålla dig och ditt företag utanför heta vatten med IRS, utan de kan till och med hitta sätt att spara pengar på dina skatter.

Ett av de många sätt som företag misslyckas på är genom att hamna efter med sina skatter och de straffavgifter som blir följden. Om du inte vill vara bland de många småföretag som inte lyckas under sina första tre år är det oerhört viktigt att du håller koll på tidsfrister och straffavgifter.

Kan formulär 941 lämnas in elektroniskt?

Du kan lämna in formulär 941 elektroniskt om du väljer att göra det. Du kan lämna in blankett 941 online via IRS webbplats, och du måste använda tjänsten EFTPS.gov för att överföra pengar elektroniskt. En skatteexpert kan hjälpa ditt företag med online-ansökan.

Hur du ska skicka blankett 941

När du har fyllt i blanketten och skrivit ut en check till ”United States Treasury”, se till att inkludera ditt EIN (om du inte redan har ett, kan du ansöka om ett på nätet). Det finns två olika 941-postadresser:

• Department of the Treasury Internal Revenue Service; Ogden, UT 84201-0005 – denna adress används för alla företag som vill lämna in en deklaration utan bifogad betalning.
• Internal Revenue Service PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941-denna adress används för företag som vill bifoga en betalning till sin 941-skatteblankett.

I ett försök att minska mängden papper som används för att lämna in skatter och blanketter kommer IRS att tillåta att du lämnar in dina 941-skatteblanketter online. IRS kan begära kopior av elektroniska bokföringsprogram, så se till att ha dem nära till hands om du väljer att lämna in dina deklarationer online. Om du inte använder digitala redovisningstjänster kan det finnas vissa dokument och bevis på inlämningsuppgifter som IRS kräver att du skickar med posten (även om du lämnar in online).

Filing Tax Form 941 with a Professional

För alla ditt företags arkivering och skatterelaterade behov finns Community Tax här för att hjälpa till. Vår engagerade och kvalificerade personal är här för att hjälpa dig att deklarera dina skatter korrekt och i tid. Ta reda på varför företag över hela landet litar på Community Tax för alla sina deklarationer och lönetjänster för anställda. Ring idag på 888.684.5798 så ordnar vi ett enkelt och bekvämt sätt för dig att betala dina anställda medan vi tar hand om detaljerna medan du fokuserar på ditt företag.

• Hämta blankett
• Instruktioner