Ce este formularul IRS 940?

Din ziua în care vă angajați primul angajat W-2 și gestionați salarizarea pentru afacerea dumneavoastră, apar o mulțime de responsabilități și complexități noi. De la formularele de salarizare la taxele de angajare, sunt multe de înțeles – și dacă v-ați uitat pe site-ul web al Internal Revenue Service (IRS) pentru claritate, probabil că ați plecat încă confuz și nesigur.

De aceea suntem aici pentru a demistifica tot ceea ce ține de gestionarea salarizării și de taxele și formularele care vin odată cu aceasta.

Aici, explicăm Formularul IRS 940, Declarația anuală a angajatorului privind impozitul federal anual pe șomaj (FUTA), inclusiv:

• Ce este Formularul 940
• De ce IRS cere angajatorilor să îl depună
• Cum să vă dați seama dacă trebuie să depuneți Formularul 940
• Când și cum să completați și să depuneți Formularul 940

Ce este Formularul 940?

Dacă vă grăbiți, iată care este esențialul:

• Ce se raportează în Formularul 940: Impozitul federal pe șomaj (FUTA)
• Când se depune: Anual
• Cine trebuie să depună: Majoritatea angajatorilor din S.U.A.

Simplu spus, Formularul 940 este un document pe care IRS îl colectează anual de la angajatori. Formularul este conceput pentru a ajuta atât întreprinderile mici, cât și IRS să fie pe aceeași lungime de undă în ceea ce privește impozitul federal pe șomaj (FUTA) datorat.

În acest formular, angajatorii raportează salariile pe care le-au plătit angajaților cu normă întreagă și cu fracțiune de normă (W-2) pe parcursul anului – până la 7.000 de dolari pe angajat. Apoi, impozitul FUTA corespunzător este calculat pentru a afla cât datorează afacerea către IRS.

Cum diferă Formularul 940 de Formularul 941?

Dacă vă gândiți: „Doamne, asta seamănă foarte mult cu Formularul 941”, aveți dreptate. Cele două formulare IRS sunt similare. Cu toate acestea, Formularul 940 este depus anual și raportează doar impozitele FUTA ale unui angajator. Formularul 941, pe de altă parte, raportează impozitul federal pe venit reținut la sursă și impozitele federale de asigurări (FICA) – și este depus în fiecare trimestru.

Diferența cheie aici este că Formularul 941 este modul în care raportați impozitele reținute la sursă și impozitele partajate (cele care sunt împărțite 50/50 între angajat și angajator). Formularul 940 raportează impozitul FUTA, care este plătit în întregime de angajator.

Cum diferă Formularul 940 de Formularul 944?

În mod similar, Formularul 944 este o alternativă la Formularul 941. Este utilizat în locul Formularului 941, de către micii angajatori a căror obligație anuală de plată a impozitului FICA și a reținerilor la sursă este mai mică de 1.000 de dolari. La fel ca și Formularul 940, se depune o singură dată pe an, dar raportează FICA și impozitele cu reținere la sursă – nu FUTA.

De ce IRS cere angajatorilor să depună Formularul 940

Angajatorii din Statele Unite sunt obligați să plătească în cadrul prestațiilor federale de șomaj pentru angajații lor. Acest fond le permite angajaților să încaseze indemnizația de șomaj în cazul în care sunt concediați sau lăsați să plece din motive care nu au legătură cu performanțele lor.

Pentru a calcula cât de mult datorează un angajator din impozitul FUTA, IRS folosește formularul 940 și cere majorității angajatorilor să îl depună în fiecare an. Formularul ajută atât IRS, cât și angajatorii individuali să înțeleagă și să țină evidența impozitului FUTA datorat și plătit pe parcursul anului.

Așteptați – ce este, totuși, impozitul FUTA?

Să ne întoarcem puțin înapoi. S-ar putea să vă întrebați ce înseamnă de fapt acest „impozit FUTA”. Când vine vorba de impozitele pe salarii și pe muncă, există trei tipuri principale de impozite:

• Impozite cu reținere la sursă: Acestea sunt impozite pe care angajații dvs. le plătesc pe veniturile lor – dar dvs. sunteți responsabil pentru reținerea lor din salariile angajaților și depunerea lor la autoritatea fiscală corectă.
• Impozite ale angajatorului: După cum sugerează și numele, dumneavoastră, angajatorul, sunteți responsabil pentru plata integrală a acestor impozite.
• Impozite partajate: Aceste impozite sunt împărțite între dumneavoastră și angajații dumneavoastră. Din nou, este responsabilitatea dvs. să rețineți partea angajatului și să depuneți întreaga sumă (partea dvs. și a lor) la autoritatea fiscală corespunzătoare.

Impozitul federal pe șomaj (FUTA) se încadrează în această categorie de mijloc – impozitele angajatorului – ceea ce înseamnă că dvs. plătiți întreaga sumă a impozitului. Impozitul FUTA este calculat pe baza unui procent (stabilit de guvernul federal) din salariul pe care îl plătiți fiecărui angajat. În ultimii ani, rata standard a impozitului FUTA a fost de 6%.

Cu toate acestea, plătiți impozit FUTA numai pentru primii 7.000 de dolari plătiți fiecărui angajat. După ce salariul lor depășește acest prag, nu veți suporta nicio obligație FUTA suplimentară. Cu alte cuvinte, impozitul FUTA maxim pe care îl puteți plăti este de 420 de dolari (6% din 7.000 de dolari) pentru fiecare angajat.

Trebuie să depun Formularul 940?

Acum că ați înțeles mai bine ce este Formularul 940 și de ce este folosit, poate vă întrebați dacă trebuie să îl depuneți. Este important să rețineți că nu toți angajatorii din SUA sunt obligați să depună Formularul 940… dar majoritatea sunt obligați.

Dacă ați:

• Ați plătit 1.500 de dolari sau mai mult în salarii oricărui angajat W-2 (nu un contractor) SAU
• Aveați unul sau mai mulți angajați W-2 (cu normă întreagă sau cu fracțiune de normă) timp de cel puțin 20 de săptămâni din ultimul an

Atunci sunteți obligat să plătiți impozitul FUTA și să depuneți Formularul 940.

Camera de Comerț a SUA evidențiază puținele excepții de la această regulă, menționând că „organizațiile fără scop lucrativ, organizațiile religioase și alte firme acreditate 501(c)(3) sunt scutite de plata acestei taxe”. Cealaltă scutire este pentru întreprinderile care lucrează exclusiv cu contractori independenți și nu cu angajați W-2.

Dacă vă simțiți nesigur dacă sunteți sau nu obligat să plătiți impozitul FUTA sau să depuneți Formularul 940, cel mai bine este să discutați cu un profesionist în domeniul fiscal despre mica dvs. afacere și cerințele acesteia.

Cum să completați Formularul 940

Să presupunem că nu sunteți una dintre puținele întreprinderi scutite de depunerea Formularului 940, să vorbim despre cum să faceți acest lucru. Pentru a începe, va trebui să aveți la îndemână câteva informații cheie:

• Rata actuală a impozitului FUTA: Pentru 2019 (și pentru ultimii câțiva ani), rata de impozitare FUTA este de 6%.
• Pragul maxim FUTA: Veți plăti acel impozit FUTA de 6% doar pentru primii 7.000 de dolari plătiți fiecărui angajat.
• Numărul de angajați pe care i-ați avut în timpul anului
• Salariul total plătit fiecărui angajat
• Cât ați plătit ca impozit de șomaj de stat (SUTA) pentru anul respectiv

Calcularea sumei pe care o datorați ca impozit FUTA

Când o reduceți, acesta este scopul formularului 940 – calcularea sumei corecte a impozitului FUTA pe care trebuie să o plătiți către IRS.

La modul cel mai elementar, formula arată astfel:

x x x

Să spunem că mica dvs. afacere a angajat 20 de persoane pe parcursul anului și că fiecare a câștigat 30.000 de dolari. Obligația dumneavoastră FUTA ar funcționa astfel:

6% x 20 de angajați x 7.000 de dolari = 8.400 de dolari datorați

În decursul anului precedent, ați fost responsabil pentru plata a 8.400 de dolari în impozitul FUTA. De aici, trebuie pur și simplu să scădeți orice plăți FUTA pe care le-ați făcut deja în timpul anului (majoritatea întreprinderilor mici sunt obligate să facă depozite trimestriale) pentru a afla cât mai datorați.

Credit pentru impozitul SUTA plătit

În plus față de impozitul FUTA, majoritatea angajatorilor sunt, de asemenea, responsabili pentru plata impozitului de șomaj de stat (SUTA). Înainte de a vă lăsa copleșit, aflați următoarele: De obicei, puteți solicita orice impozit SUTA plătit ca un credit din factura de impozit FUTA.

De exemplu, rata de impozitare FUTA este de 6%. Dacă plătiți 4% din impozitul SUTA către statul dvs., va trebui să plătiți doar restul de 2% către guvernul federal. Majoritatea angajatorilor sunt eligibili pentru a primi un credit de până la 5,4% din impozitul SUTA – ceea ce înseamnă că impozitul dumneavoastră FUTA ar putea fi de doar 0,6%.

Utilizând exemplul nostru de mai sus, salariile dumneavoastră totale impozabile FUTA au fost:

7.000$ x 20 de angajați = 140.000$

Cu o rată de 0,6%, ajustată pentru creditul de impozit SUTA, obligația dumneavoastră fiscală FUTA devine 840$ în loc de 8.400$. Mult mai bine, nu-i așa?

Vă veți solicita impozitul SUTA prin intermediul liniilor 1a și 1b din formularul 940, introducând abrevierea oricăruia și a tuturor statelor către care ați plătit impozitul SUTA.

La rândul 8, veți observa că totalul salariilor dvs. impozabile FUTA este înmulțit cu 0,6% – ceea ce vă creditează cu până la 5,4% din impozitul SUTA.

Când să depuneți Formularul 940

Formularul 940 al IRS este un formular anual-însemnând că trebuie să îl completați și să îl depuneți doar o singură dată pe an. Pentru majoritatea întreprinderilor mici, formularul pentru anul precedent trebuie depus la data de 31 ianuarie a fiecărui an.

Cu toate acestea: este important să rețineți că impozitul din Formularul 940 trebuie plătit trimestrial dacă datorați 500 de dolari sau mai mult din impozitul FUTA pentru acel trimestru (sau cumulat pentru întregul an).

Dacă datoria trimestrială este mai mică de 500 de dolari, puteți reporta soldul în trimestrul următor – până când datoria totală depășește acel prag de 500 de dolari. Odată ce se întâmplă acest lucru, va trebui să plătiți soldul total în acel trimestru.

Termenele de plată trimestrială cad în ultima zi a lunii următoare fiecărui trimestru – deci 31 ianuarie, 30 aprilie, 31 iulie și 31 octombrie.

Cum să depuneți formularul 940 și să efectuați plățile pentru impozitul FUTA

Când vine vorba de depunerea formularului 940 și de efectuarea plăților pentru impozitul FUTA, întreprinderile mici au la dispoziție câteva opțiuni din care pot alege. Puteți:

• Întocmiți formularul electronic și plăti online
• Întoarceți formularul și plățile prin poștă
• Lucrați cu un cont care să depună formularul pentru dvs:
  • Rapiditate
  • Securitate și acuratețe
  • Recunoașterea acceptării formularului fiscal în termen de 24 de ore

  Pentru a depune formularul 940 (sau orice alt formular IRS) online, va trebui fie să folosiți un software fiscal, fie să lucrați cu un profesionist fiscal autorizat pentru e-file. IRS pune la dispoziție o listă a software-urilor sale aprobate și o bază de date a furnizorilor autorizați de e-file din care puteți alege.

  Pentru a plăti soldul integral al impozitului FUTA sau pentru a face depuneri trimestriale online, veți utiliza Sistemul electronic de plată a impozitului federal (Electronic Federal Tax Payment System) (sau EFTPS).

  Dacă lucrați cu un software fiscal sau cu un profesionist în domeniu, puteți alege, de asemenea, să efectuați plățile prin retragere electronică de fonduri (Electronic Funds Withdrawal) (sau EFW). Cu această opțiune, puteți atât să depuneți e-file, cât și să autorizați plata într-un singur pas.

  Trimiteți formularul și plata prin poștă

  Întreprinderile mici au, de asemenea, opțiunea de a trimite prin poștă formularul 940 și plata impozitului FUTA. Cu toate acestea, dacă soldul FUTA este mai mare de 500 de dolari în al patrulea trimestru, va trebui să plătiți electronic.

  Pentru a trimite prin poștă formularul și plata, imprimați atât formularul 940, cât și formularul 940-V, bonul de plată. Trimiteți-le prin poștă, împreună cu plata, la adresa indicată pentru statul dumneavoastră. Puteți găsi adresa poștală corectă la paginile 4 și 5 din Instrucțiunile pentru Formularul 940.

  Lucrați cu un contabil care să depună pentru dumneavoastră

  Ultima opțiune pentru depunerea Formularului 940 și efectuarea plăților sau depozitelor corespunzătoare este să lucrați cu un contabil sau cu un alt profesionist în domeniul fiscal care poate depune atât formularul, cât și plata pentru dumneavoastră. De obicei, acest lucru se face prin intermediul sistemului Electronic Funds Withdrawal (EFW) pe care l-am menționat mai sus.

  Încheiere

  Pentru a încheia aici, acestea sunt elementele de bază și principalele concluzii pe care proprietarul unei afaceri mici și angajatorul mediu trebuie să le cunoască despre formularul IRS 940:

  • Formularul 940 raportează valoarea taxei federale de șomaj (FUTA) pe care un angajator trebuie să o plătească
  • Angajatorii care au plătit 1.500 de dolari sau mai mult oricărui angajat W-2 SAU au avut cel puțin 1 angajat timp de 20 sau mai multe săptămâni pe parcursul anului trebuie să depună formularul 940

  .