O que é o formulário IRS 940?

Desde o dia em que você contrata seu primeiro funcionário W-2 e executa folha de pagamento para o seu negócio, muitas novas responsabilidades e complexidades surgem. Dos formulários da folha de pagamento aos impostos de trabalho, há muito a descobrir – e se você procurou o site do Internal Revenue Service (IRS) para obter clareza, você provavelmente saiu ainda se sentindo confuso e inseguro.

É por isso que estamos aqui para desmistificar tudo o que vai para a folha de pagamento e os impostos e formulários que vêm junto com ela.

Aqui, estamos a explicar o Formulário 940 do IRS, a declaração anual de impostos do empregador sobre o desemprego federal (FUTA), incluindo:

• O que é o formulário 940
• Por que a Receita Federal exige que os empregadores o preencham
• Como descobrir se você precisa preencher o formulário 940
• Quando e como preencher e arquivar o formulário 940

O que é o formulário 940?

Se você está com pressa, aqui está o essencial:

• O que é relatado no Formulário 940: Taxa federal de desemprego (FUTA)
• Quando é arquivado: Anualmente
• Quem precisa de arquivar: A maioria dos empregadores nos EUA

Simplesmente colocado, o Formulário 940 é um documento que a Receita Federal coleta dos empregadores anualmente. O formulário foi criado para ajudar tanto as pequenas empresas quanto a Receita Federal a obter a mesma página sobre o imposto de desemprego federal (FUTA) devido.

No formulário, os empregadores informam os salários pagos aos empregados de tempo integral e meio período (W-2) durante todo o ano até $7.000 por empregado. Então, o imposto FUTA correspondente é calculado para descobrir quanto a empresa deve ao IRS.

Como o formulário 940 é diferente do formulário 941?

Se você está pensando: “Nossa, isso soa muito parecido com o formulário 941”, você está certo. Os dois formulários do IRS são semelhantes. No entanto, o formulário 940 é arquivado anualmente e só informa os impostos FUTA de um empregador. O Formulário 941, por outro lado, relata impostos federais de renda retidos na fonte e impostos federais de seguro (FICA) – e é arquivado a cada trimestre.

A principal diferença aqui é que o Formulário 941 é como você relata impostos retidos na fonte e impostos compartilhados (aqueles que são divididos 50/50 entre o empregado e o empregador). O Formulário 940 reporta impostos FUTA, que é pago inteiramente pelo empregador.

Como o Formulário 940 é diferente do Formulário 944?

Simplesmente, o Formulário 944 é uma alternativa ao Formulário 941. É utilizado em vez do formulário 941, por pequenos empregadores cujo FICA anual e obrigação de retenção na fonte é inferior a $1.000. Como o formulário 940, ele é preenchido apenas uma vez por ano, mas informa o FICA e os impostos retidos na fonte – não o FUTA.

Por que o IRS exige que os empregadores preencham o formulário 940

Os empregadores nos Estados Unidos são obrigados a pagar o FICA e os impostos retidos na fonte para seus empregados. Este fundo permite aos empregados receberem o subsídio de desemprego caso sejam despedidos ou dispensados por razões não relacionadas ao seu desempenho.

Para calcular o valor do FUTA que um empregador deve, o IRS utiliza o Formulário 940 e exige que a maioria dos empregadores o arquive todos os anos. O formulário ajuda tanto o IRS quanto os empregadores individuais a entender e acompanhar o FUTA devido e pago ao longo do ano.

Espera – o que é FUTA imposto de qualquer maneira?

Vamos voltar por um minuto. Você pode estar se perguntando o que esse “imposto FUTA” realmente significa. Quando se trata de impostos sobre a folha de pagamento e o emprego, existem três tipos principais de impostos:

• Impostos retidos na fonte: Estes são os impostos que o seu empregado paga sobre os seus rendimentos – mas você é responsável por os reter dos cheques de pagamento dos empregados e depositá-los na autoridade fiscal correcta.
• Impostos do empregador: Como o nome indica, você, o empregador, é responsável pelo pagamento da totalidade destes impostos.
• Impostos compartilhados: Estes impostos são divididos entre você e seus empregados. Novamente, é sua responsabilidade reter a parte do empregado e depositar o valor total (sua parte e a deles) na autoridade fiscal apropriada.

Impostos sobre o desemprego federal (FUTA) recaem nessa categoria média – impostos do empregador – o que significa que você paga o valor total do imposto. O imposto sobre o FUTA é calculado com base em uma porcentagem (definida pelo governo federal) dos salários que você paga a cada empregado. Nos últimos anos, a taxa de imposto padrão do FUTA tem sido 6%.

No entanto, o imposto FUTA só é pago sobre os primeiros $7.000 pagos a cada empregado. Após o pagamento exceder esse limite, o usuário não incorrerá em nenhuma obrigação adicional de FUTA. Em outras palavras, o imposto máximo de FUTA que você pode ser responsável é de $420 (6% de $7.000) por funcionário.

Eu preciso enviar o Formulário 940?

Agora que você tenha uma melhor compreensão do que é o Formulário 940 e porque ele é usado, você pode estar se perguntando se você tem que arquivá-lo. É importante notar que nem todos os empregadores nos EUA são obrigados a arquivar o Formulário 940… mas a maioria o é.

Se você:

• Pago $1.500 ou mais em salários para qualquer empregado W-2 (não um empreiteiro) OU
• Tem um ou mais empregados W-2 (tempo integral ou meio período) por pelo menos 20 semanas do ano passado

Então você é obrigado a pagar o FUTA e arquivar o Formulário 940.

A Câmara de Comércio dos EUA destaca as poucas exceções a esta regra, observando que “empresas sem fins lucrativos, organizações religiosas e outras 501(c)(3) credenciadas estão isentas do pagamento deste imposto”. A outra isenção é para empresas que trabalham exclusivamente com empreiteiros independentes e não funcionários da W-2.

Se você está se sentindo inseguro sobre se é ou não obrigado a pagar o imposto FUTA ou a registrar o Formulário 940, é melhor conversar com um profissional de impostos sobre a sua pequena empresa e suas exigências.

Como preencher o formulário 940

Assumindo que você não é uma das poucas empresas isentas do preenchimento do formulário 940, vamos falar sobre como fazer exatamente isso. Para começar, você precisará ter algumas informações chave no ready:

• A taxa de imposto FUTA atual: Para 2019 (e nos últimos anos), a taxa de imposto FUTA é de 6%.
• O limite máximo de FUTA: Você pagará apenas 6% de imposto FUTA sobre os primeiros $7.000 pagos a cada empregado.
• O número de funcionários que você teve durante o ano
• Total do salário pago a cada funcionário
• Quanto você pagou em imposto estadual de desemprego (SUTA) para o ano

Calcular quanto de imposto FUTA você deve

Quando você o reduz, isto é o que o Formulário 940 trata – calcular o valor correto do imposto FUTA para você pagar o IRS.

No seu aspecto mais básico, a fórmula é assim:

x x

Então digamos que a sua pequena empresa empregou 20 pessoas ao longo do ano e cada uma delas ganhou $30.000. A sua responsabilidade FUTA funcionaria assim:

6% x 20 empregados x $7.000 = $8.400 devidos

Durante o ano anterior, você foi responsável pelo pagamento de $8.400 em impostos FUTA. De lá, você simplesmente subtrai qualquer pagamento de FUTA que já tenha feito durante o ano (a maioria das pequenas empresas é obrigada a fazer depósitos trimestrais) para encontrar o que você ainda deve.

Crédito para o imposto SUTA pago

Além do imposto FUTA, a maioria dos empregadores também é responsável pelo pagamento do imposto estadual de desemprego (SUTA). Antes que você fique sobrecarregado, saiba disso: Você normalmente pode solicitar qualquer imposto SUTA pago como um crédito do imposto FUTA.

Por exemplo, a taxa de imposto FUTA é de 6%. Se você pagar 4% de imposto SUTA ao seu estado, você só terá que pagar os 2% restantes ao governo federal. A maioria dos empregadores são elegíveis a receber crédito de até 5,4% no imposto SUTA, o que significa que seu imposto FUTA pode ser tão baixo quanto 0,6%.

Usando nosso exemplo acima, seu salário total tributável de FUTA foi:

$7.000 x 20 empregados = $140.000

Com a taxa de 0,6%, ajustada para o crédito de imposto SUTA, sua obrigação fiscal de FUTA torna-se $840 ao invés de $8.400. Muito melhor, certo?

Você vai reclamar o imposto SUTA através das linhas 1a e 1b no Formulário 940, digitando a abreviação de todo e qualquer estado para o qual você pagou o imposto SUTA.

Na linha 8, você notará que o seu salário total tributável do FUTA é multiplicado por 0,6% – creditando até 5,4% em impostos SUTA.

Quando enviar o formulário 940

Formulário IRS 940 é um preenchimento anual, o que significa que você só tem que preenchê-lo e arquivá-lo uma vez por ano. Para a maioria das pequenas empresas, o formulário para o ano anterior vence em 31 de janeiro de cada ano.

No entanto: É importante lembrar que o Formulário 940 deve ser pago trimestralmente se você deve $500 ou mais em impostos FUTA para esse trimestre (ou cumulativamente para o ano).

Se o seu passivo trimestral for inferior a $500, você pode transferir esse saldo para o trimestre seguinte – até que o passivo total ultrapasse esse limite de $500. Uma vez que isso aconteça, você precisará pagar o saldo total nesse trimestre.

Os prazos de pagamento trimestral caem no último dia do mês seguinte a cada trimestre – a partir de 31 de janeiro, 30 de abril, 31 de julho e 31 de outubro.

Como enviar o Formulário 940 e fazer o pagamento do imposto FUTA

Quando se trata de enviar o Formulário 940 e fazer o pagamento do imposto FUTA, as pequenas empresas têm algumas opções para escolher. Você pode:

• E-file e pagar online
• Mail no seu formulário e pagamentos
• Trabalhar com uma conta para arquivar para você
• Uma combinação do acima

E-file e pagar online

Como o IRS explica, os principais benefícios do e-filling são:

• Velocidade
• Segurança e precisão
• Conhecimento da aceitação do formulário de impostos dentro de 24 horas

Para arquivar o formulário 940 (ou qualquer outro formulário do IRS) online, você precisará ou usar um software de impostos ou trabalhar com um profissional autorizado de impostos de arquivos eletrônicos. O IRS fornece uma lista de seus softwares aprovados e um banco de dados de provedores de arquivos eletrônicos autorizados para você escolher entre.

Para pagar seu saldo total de impostos FUTA ou fazer depósitos trimestrais online, você usará o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (ou EFTPS).

Se você estiver trabalhando com um software de impostos ou profissional, você também pode optar por fazer seus pagamentos via Retirada Eletrônica de Fundos (ou EFW). Com esta opção, você pode tanto enviar um arquivo eletrônico quanto autorizar o pagamento em um único passo.

Mail em seu formulário e pagamento

Pequenas empresas também têm a opção de enviar por correio no Formulário 940 e seus pagamentos de impostos FUTA. No entanto, se o seu saldo de FUTA for superior a $500 durante o quarto trimestre, você precisará pagar eletronicamente.

Para enviar por correio no seu formulário e pagamento, imprima tanto o formulário 940 como o formulário 940-V, o comprovante de pagamento. Envie estes, juntamente com o seu pagamento, para o endereço indicado para você. Você pode encontrar o endereço correto para correspondência nas páginas 4 e 5 das Instruções para o Formulário 940.

Trabalhar com um contador para arquivar para você

Sua última opção para arquivar o Formulário 940 e fazer pagamentos ou depósitos correspondentes é trabalhar com um contador ou outro profissional de impostos que pode arquivar tanto o formulário quanto o pagamento para você. Tipicamente, isto é feito através do sistema de Retirada Eletrônica de Fundos (EFW) que mencionamos acima.

Arrasamento

Para encerrar aqui, estes são os princípios básicos e as principais conclusões que o dono médio de uma pequena empresa e o empregador precisam saber sobre o formulário 940 do IRS:

• O formulário 940 informa o valor do Imposto Federal de Desemprego (FUTA) que um empregador deve pagar
• Os empregadores que pagaram $1.500 ou mais a qualquer empregado W-2 OU tiveram pelo menos 1 empregado durante 20 ou mais semanas do ano devem preencher o formulário 940