Czy kiedykolwiek byłeś częścią projektu, który nie poszedł zgodnie z planem?
To nie jest dobre uczucie.
Zmarnowany czas, zmarnowane zasoby. To dość frustrujące dla wszystkich zaangażowanych.
Dlatego tak ważne jest stworzenie kompleksowego planu zarządzania projektem, zanim Twój projekt ruszy z miejsca.
W tym przewodniku dowiemy się, jak stworzyć i zaprojektować udany plan zarządzania projektem.
Pokażemy również łatwe do dostosowania szablony, które możesz stworzyć już dziś w naszym Kreatorze Planu Zarządzania Projektem.
- Co to jest plan zarządzania projektem?
- Jakie są części planu zarządzania projektem?
- Plan zarządzania projektem powinien zawierać następujące sekcje:
- Jak napisać plan projektu?
- 1. Podkreśl kluczowe elementy swojego planu projektu w streszczeniu
- Planuj harmonogram projektu wizualnie za pomocą wykresu Gantta
- Sprecyzuj strukturę swojego zespołu projektowego za pomocą schematu organizacyjnego zespołu
- Utwórz schemat organizacyjny za pomocą naszego kreatora schematów organizacyjnych.
- Organizacja czynników ryzyka projektu w strukturze podziału ryzyka
- Usprawnij przepływ pracy dzięki oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi.
- Planuj z wyprzedzeniem: twórz raporty o stanie projektu, aby komunikować postępy zainteresowanym stronom
- Szablony planu zarządzania projektem
- Szablon propozycji oferty budowlanej
- Szablon prostego planu zarządzania projektem
- Szablon prostego planu komunikacji w zarządzaniu projektem
- Szablon planu projektu rozwoju komercyjnego
- The takeaway: najlepsze praktyki planu projektu
Co to jest plan zarządzania projektem?
Plan zarządzania projektem jest formalnym dokumentem, który określa, jak projekt będzie realizowany. Określa on zakres, cele, budżet, harmonogram i wyniki projektu oraz jest niezbędny do utrzymania projektu na właściwym torze.
Pisanie planu projektu odbywa się na etapie planowania projektu w cyklu życia projektu i musi on zostać zatwierdzony przez zainteresowane strony, zanim projekt będzie mógł przejść do etapu realizacji.
Jeśli niektóre z tych terminów są dla Ciebie nowe, możesz podnieść się do prędkości z tym postem na temat terminów zarządzania projektami.
To oznacza, że Twój plan projektu musi być angażujący, zorganizowany i wystarczająco dokładny, aby zyskać poparcie interesariuszy.
Dalsza lektura: Jesteś nowy w zarządzaniu projektami? Przeczytaj nasz wpis na blogu na temat 4 etapów cyklu życia projektu.
Jakie są części planu zarządzania projektem?
Zanim zaczniesz składać swój własny plan, powinieneś znać główne składniki typowego planu projektu.
Plan zarządzania projektem powinien zawierać następujące sekcje:
- Streszczenie: Krótki opis zawartości raportu
- Zakres projektu & Produkty: Zarys granic projektu oraz opis, w jaki sposób projekt zostanie podzielony na wymierne produkty
- Harmonogram projektu: Wysokopoziomowy widok zadań projektu i kamieni milowych (wykresy Gantta są do tego przydatne)
- Zasoby projektu: Budżet, personel i inne zasoby wymagane do osiągnięcia celów projektu
- Plan Zarządzania Ryzykiem i Problemami: Lista czynników, które mogą doprowadzić do wykolejenia projektu oraz plan, w jaki sposób problemy będą identyfikowane, rozwiązywane i kontrolowane
- Plan zarządzania komunikacją: Plan, w jaki sposób komunikacja zespołu i udziałowców będzie obsługiwana w trakcie projektu
Podstawowo, plan projektu powinien mówić udziałowcom, co musi zostać zrobione, jak to zostanie zrobione i kiedy to zostanie zrobione.
To powiedziane, jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich. Każdy plan zarządzania projektem musi być dostosowany do konkretnej branży i okoliczności projektu.
Na przykład, ten plan marketingowy wygląda na skierowany do klienta. Jest dostosowany, aby sprzedać klientowi agencję:
Ale ten plan rozwoju handlowego skupia się na konkretnych celach i szczegółowym harmonogramie:
Po zapoznaniu się z tymi podstawami, przejdźmy do kilku wskazówek dotyczących tworzenia planu zarządzania projektem, który jest tak samo wciągający jak profesjonalny.
Dalsza lektura: Jeśli szukasz do tworzenia propozycji, przeczytaj nasz dogłębny przewodnik propozycji biznesowych. Następnie wypróbuj nasze szablony propozycji pracy lub szablony propozycji biznesowych.
Jak napisać plan projektu?
1. Podkreśl kluczowe elementy swojego planu projektu w streszczeniu
Szczegółowe streszczenie to krótki opis kluczowych treści planu projektu.
Zazwyczaj jest to pierwsza rzecz, jaką przeczytają interesariusze, i powinno działać jak wersja Cliff’s-notes całego planu.
W tym przykładzie, streszczenie może być podzielone na kolumny, aby skontrastować istniejący problem z rozwiązaniem projektu:
Format dwukolumnowy z wyraźnymi nagłówkami pomaga rozbić informacje, czyniąc je niezwykle łatwymi do przeczytania na pierwszy rzut oka.
Oto kolejny przykład streszczenia planu zarządzania projektem. Ten przykład wizualnie podkreśla kluczowe informacje za pomocą dużych czcionek i pomocnych ikon:
W tym przypadku, podkreślone fakty i liczby są szczególnie łatwe do zeskanowania (co z pewnością ucieszy Twoich interesariuszy).
Ale Twoje streszczenie nie zawsze będzie tak proste.
W przypadku większych projektów, Twoje streszczenie będzie dłuższe i bardziej szczegółowe.
Ten szablon planu zarządzania projektem ma streszczenie z dużą ilością tekstu, ale pogrubione nagłówki i różne kolory tła sprawiają, że nie wygląda on przytłaczająco:
Dobrym pomysłem jest również podzielenie go na sekcje, z dedykowanym nagłówkiem dla każdej sekcji:
Niezależnie od tego, jak zorganizujesz swoje streszczenie, powinno ono dać twoim interesariuszom podgląd tego, co ma nadejść w pozostałej części planu zarządzania projektem.
Planuj harmonogram projektu wizualnie za pomocą wykresu Gantta
Starannie zaplanowany harmonogram projektu jest kluczem do sukcesu każdego projektu. Bez niego, twój projekt prawdopodobnie rozpadnie się w bałagan niedotrzymanych terminów, słabego zarządzania zespołem i pełzania zakresu.
Na szczęście, narzędzia do planowania projektu, takie jak wykresy Gantta i linie czasu projektu sprawiają, że tworzenie harmonogramu projektu jest łatwe. Możesz wizualnie nakreślić każde zadanie projektowe, dodać główne kamienie milowe, a następnie poszukać wszelkich zależności lub konfliktów, których nie uwzględniłeś.
Na przykład, ten szablon wykresu Gantta nakreśla wysokopoziomowe działania projektowe w ciągu całego kwartału, z zadaniami oznaczonymi kolorami przez zespół:
Wysokopoziomowa mapa drogowa, taka jak ta powyżej, jest prawdopodobnie wystarczająca dla twojego planu zarządzania projektem. Każdy zespół będzie mógł odnieść się do tej osi czasu w trakcie trwania projektu, aby upewnić się, że jest na dobrej drodze.
Ale przed rozpoczęciem projektu, będziesz musiał się zagłębić i podzielić obowiązki projektowe na poszczególnych członków zespołu, jak w tym przykładzie wykresu Gantta:
W późniejszych fazach realizacji i monitorowania projektu, podziękujesz sobie za stworzenie szczegółowej wizualnej mapy drogowej, którą możesz śledzić i dostosowywać w miarę zmian.
Możesz również użyć narzędzia do zarządzania projektem, aby utrzymać zespół zorganizowany.
Dalsza lektura: Nasz post zawierający przykłady wykresów Gantta i więcej wskazówek na temat ich wykorzystania do zarządzania projektami.
Sprecyzuj strukturę swojego zespołu projektowego za pomocą schematu organizacyjnego zespołu
Jednym z najtrudniejszych aspektów planowania projektu jest zebranie zespołu i dostosowanie go do wizji projektu.
A dostosowanie zespołu polega na komunikacji – komunikowaniu celów projektu, komunikowaniu żądań interesariuszy, komunikowaniu przesłanek stojących za dużymi decyzjami… lista jest długa.
To właśnie tutaj dobra dokumentacja projektu jest kluczowa! Musisz stworzyć dokumenty, do których Twój zespół i interesariusze będą mieli dostęp, gdy będą mieli pytania lub będą potrzebowali wskazówek.
Jedną z łatwych rzeczy do wizualnego udokumentowania jest struktura Twojego zespołu, ze schematem organizacyjnym takim jak ten:
W schemacie organizacyjnym powinieneś zawrzeć kilka podstawowych informacji, takich jak hierarchia zespołu i informacje kontaktowe członków zespołu. W ten sposób Twoi interesariusze mają wszystkie informacje, których potrzebują na wyciągnięcie ręki.
Ale oprócz tego możesz wskazać wysokopoziomowe obowiązki każdego członka zespołu oraz kanały komunikacji w zespole (dzięki czemu Twój zespół wie dokładnie, za co jest odpowiedzialny).
Oto kolejny prosty szablon struktury organizacyjnej, który możesz wykorzystać jako punkt wyjścia:
Utwórz schemat organizacyjny za pomocą naszego kreatora schematów organizacyjnych.
Organizacja czynników ryzyka projektu w strukturze podziału ryzyka
Dużą częścią planowania projektu jest identyfikacja czynników, które mogą doprowadzić do wykolejenia projektu, oraz opracowanie planów i procesów radzenia sobie z tymi czynnikami. Jest to ogólnie określane jako zarządzanie ryzykiem.
Pierwszym krokiem w wymyślaniu planu zarządzania ryzykiem jest sporządzenie listy wszystkich czynników wchodzących w grę, co jest miejscem, gdzie struktura podziału ryzyka jest przydatna. Struktura podziału ryzyka jest hierarchiczną reprezentacją ryzyk projektu, zorganizowaną według kategorii.
Na przykład ten szablon struktury podziału ryzyka przedstawia ryzyko projektu w podziale na ryzyko techniczne, ryzyko związane z zarządzaniem i ryzyko zewnętrzne:
Po skonstruowaniu struktury podziału ryzyka, będziesz gotowy do dogłębnego przeanalizowania każdego ryzyka (w celu oceny i zaplanowania wszelkich wyzwalaczy i wyników).
Usprawnij przepływ pracy dzięki oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi.
Planuj z wyprzedzeniem: twórz raporty o stanie projektu, aby komunikować postępy zainteresowanym stronom
Jak wspomniałem wcześniej, komunikacja ma fundamentalne znaczenie w każdym projekcie.
Ale mimo to, czymś, co jest często pomijane przez kierowników projektów, jest plan zarządzania komunikacją – plan określający, w jaki sposób zespół projektowy ma zamiar komunikować się z interesariuszami projektu. Zbyt często komunikacja w projekcie sprowadza się do doraźnych e-maili lub spotkań w ostatniej chwili.
Możesz tego uniknąć, planując z wyprzedzeniem. Zacznij od spotkania rozpoczynającego projekt i włącz szablon raportu o stanie projektu jako część swojego planu komunikacji.
Tutaj znajduje się przykład prostego raportu o stanie projektu, który możesz wysyłać do interesariuszy co tydzień:
Ten typ raportu jest nieoceniony w przekazywaniu aktualizacji dotyczących postępu projektu. Pokazuje on, co udało się osiągnąć w jasnym, spójnym formacie, co może pomóc zasygnalizować problemy, zanim się pojawią, zbudować zaufanie interesariuszy i ułatwić refleksję nad wydajnością projektu po osiągnięciu celów.
Możesz również dołączyć szerszy raport statusu dla większych aktualizacji miesięcznych lub kwartalnych, jak ten:
Powyższy szablon pozwala na informowanie interesariuszy o ważniejszych aktualizacjach, takich jak nowe wymagania budżetowe, zmienione daty ukończenia i oceny wydajności projektu.
Możesz nawet dołączyć wizualizację aktualnych kamieni milowych projektu, jak w poniższym przykładzie:
Chcesz uzyskać więcej wskazówek na temat tworzenia wizualizacji w celu poprawy komunikacji? Przeczytaj nasz przewodnik po komunikacji wizualnej dla firm.
Szablony planu zarządzania projektem
Plan zarządzania projektem jest prawdopodobnie najważniejszym produktem, jaki otrzymają od Ciebie Twoi interesariusze (oprócz samego projektu).
Posiada on wszystkie informacje, które interesariusze wykorzystają do określenia, czy Twój projekt ruszy do przodu, czy też zostanie wyrzucony na krawężnik.
Dlatego warto zacząć od szablonu planu zarządzania projektem. Korzystanie z szablonu może pomóc zorganizować informacje logicznie i zapewnić, że jest wystarczająco wciągająca, aby utrzymać uwagę swoich interesariuszy.
Szablon propozycji oferty budowlanej
Twoja propozycja oferty budowlanej jest prawdopodobnie konkurować z kilkoma innymi oferentami. Dlatego ważne jest, aby dobrze ją przygotować.
Zacznij od skrupulatnego przeglądu projektu, jak na drugiej stronie tego szablonu:
Mimo że może Ci się wydawać, że ten projekt będzie podobny do innych, które realizowałeś w przeszłości, ważne jest, aby dopracować szczegóły.
Pomoże Ci to również zrozumieć zakres prac, abyś mógł prawidłowo oszacować koszty i uzyskać wycenę, która nie jest ani zbyt wysoka, ani zbyt niska. Ontario Construction News ma świetne porady na temat tego procesu.
Szablon prostego planu zarządzania projektem
Ten prosty szablon planu zarządzania projektem, który jasno określa wszystkie informacje, których będą potrzebować Twoi interesariusze:
Szablon prostego planu komunikacji w zarządzaniu projektem
Kluczową częścią zarządzania projektem jest upewnienie się, że wszyscy są w pętli. Plan komunikacji projektu zapewnia, że każdy wie, jak, gdzie, kto i kiedy zespół będzie się komunikował w trakcie realizacji projektu.
Kluczem jest ustalenie, jaki rodzaj komunikacji jest wartościowy dla interesariuszy, a jaki jest po prostu przytłaczający i nie doprowadzi do podjęcia lepszych decyzji.
Ten szablon jasno nakreśla wszystkie te czynniki, aby pomóc zarządzać oczekiwaniami i wyeliminować zamieszanie wokół tego, co zostanie przekazane i kiedy:
Szablon planu projektu rozwoju komercyjnego
Poniższy szablon planu zarządzania projektem jest prosty i minimalny, ale nadal wykorzystuje unikalny układ i proste elementy wizualne, aby stworzyć łatwy do odczytania, czytelny przegląd projektu.
Ten szablon jest idealny do zarządzania budynkiem lub budową, lub jakimikolwiek projektami technicznymi:
Wybierając szablon planu projektu, szukaj takiego, który jest wystarczająco elastyczny, aby pomieścić wszelkie zmiany, jakich mogą zażądać interesariusze, zanim zatwierdzą projekt. Nigdy nie wiadomo, co może się zmienić na wczesnych etapach planowania projektu!
The takeaway: najlepsze praktyki planu projektu
- Użyj nagłówków, kolumn, i podkreśleń, aby Twoje streszczenie było łatwe do przeczytania
- Planuj harmonogram projektu za pomocą wykresu Gantta (z zadaniami oznaczonymi kolorami przez dział lub członka zespołu)
- Użyj elementów wizualnych, takich jak schematy organizacyjne i struktury podziału ryzyka, do komunikacji w zespole i z interesariuszami
- Wybierz elastyczny szablon, który możesz aktualizować, aby dostosować go do żądań interesariuszy