Przewodnik po planowaniu organizacyjnym: Rodzaje planów, etapy i przykłady

Planowanie organizacyjne jest jak kreślenie ścieżki Twojej firmy na mapie. Musisz wiedzieć, w jakim kierunku zmierzasz, aby pozostać konkurencyjnym.

Ale czym dokładnie jest planowanie organizacyjne i jak je skutecznie przeprowadzić? Ten przewodnik obejmuje:

• Różne komponenty lub typy planów organizacyjnych?
• 5 kroków procesu planowania organizacyjnego
• Przykłady planowania organizacyjnego
• Narzędzia planowania organizacyjnego

Co to jest planowanie organizacyjne?

Planowanie organizacyjne to proces definiowania powodu istnienia firmy, wyznaczania celów zmierzających do realizacji pełnego potencjału oraz tworzenia coraz bardziej dyskretnych zadań służących osiągnięciu tych celów.

Każda faza planowania jest podzbiorem poprzedniej, przy czym planowanie strategiczne jest najważniejsze

Właściwy plan organizacyjny składa się z czterech faz: strategicznej, taktycznej, operacyjnej i awaryjnej. Każda faza planowania jest podzbiorem poprzedniego, przy czym planowanie strategiczne jest najważniejsze.

Types of Organizational Planning

Strategic

Plan strategiczny to wielki obraz firmy. Określa on cele firmy na określony czas, czy to jeden rok czy dziesięć, i zapewnia, że cele te są zgodne z misją, wizją i wartościami firmy. Planowanie strategiczne zazwyczaj angażuje menedżerów najwyższego szczebla, chociaż niektóre mniejsze firmy decydują się na zaangażowanie wszystkich swoich pracowników podczas określania swojej misji, wizji i wartości.

Taktyczna

Strategia taktyczna opisuje, w jaki sposób firma wdroży swój plan strategiczny. Plan taktyczny składa się z kilku celów krótkoterminowych, zazwyczaj realizowanych w ciągu jednego roku, które wspierają plan strategiczny. Ogólnie rzecz biorąc, to odpowiedzialność menedżerów średniego szczebla za ustalanie i nadzorowanie strategii taktycznych, takich jak planowanie i realizacja kampanii marketingowej.

Operacyjne

Plany operacyjne obejmują to, co musi się dziać w sposób ciągły, na co dzień, w celu wykonania planów taktycznych. Plany operacyjne mogą obejmować harmonogramy pracy, polityki, zasady lub przepisy, które ustanawiają standardy dla pracowników, jak również konkretne zadania, które odnoszą się do celów w ramach strategii taktycznej, takie jak protokół dokumentowania i rozwiązywania problemu nieobecności w pracy.

Plany awaryjne

Plany awaryjne czekają w gotowości na wypadek kryzysu lub nieprzewidzianego zdarzenia. Plany awaryjne obejmują szereg możliwych scenariuszy i odpowiednich odpowiedzi na kwestie różniące się od planowania personelu do zaawansowanych przygotowań do zdarzeń zewnętrznych, które mogą mieć negatywny wpływ na firmę. Firmy mogą mieć plany awaryjne dla takich rzeczy, jak sposób reagowania na klęskę żywiołową, nieprawidłowo działające oprogramowanie lub nagłe odejście członka zarządu wysokiego szczebla.

Pięć etapów procesu planowania organizacyjnego

Proces planowania organizacyjnego obejmuje pięć etapów, które w idealnym przypadku tworzą cykl.

Planowanie strategiczne, taktyczne, operacyjne i awaryjne wchodzą w zakres tych pięciu etapów.

Opracowanie planu strategicznego

Kroki w tym początkowym etapie obejmują:

• Przegląd swojej misji, wizji i wartości
• Zbierz dane o swojej firmie, takie jak wskaźniki wskazujące na wydajność z działu sprzedaży
• Przeprowadź analizę SWOT; zrób bilans mocnych i słabych stron firmy, jej szans i zagrożeń
• Postaw duże cele, które uwzględniają misję, wizję, wartości, dane i analizę SWOT

Przełóż plan strategiczny na kroki taktyczne

W tym momencie nadszedł czas na stworzenie planów taktycznych. Zatrudnij menedżerów średniego szczebla, aby pomogli wykonać następujące czynności:

• Zdefiniuj cele krótkoterminowe – cele kwartalne są powszechne – które wspierają plan strategiczny dla każdego działu, takie jak ustalenie kwoty dla zespołu sprzedaży, aby firma mogła osiągnąć swój strategiczny cel w zakresie przychodów
• Opracuj procesy przeglądu realizacji celów, aby upewnić się, że cele strategiczne i taktyczne są realizowane, na przykład sporządzanie co kwartał raportu CRM i przekazywanie go dyrektorowi ds. przychodów w celu sprawdzenia, czy dział sprzedaży osiąga swoje cele
• Opracowanie planów awaryjnych, na przykład co zrobić w przypadku awarii systemu CRM zespołu sprzedaży lub naruszenia danych

Planowanie codziennych operacji

Plany operacyjne, czyli procesy, które określają, w jaki sposób poszczególni pracownicy spędzają swój dzień, są w dużej mierze obowiązkiem menedżerów średniego szczebla i podległych im pracowników. Na przykład, proces, który przedstawiciel handlowy wykonuje, aby znaleźć, pielęgnować i przekształcić lead w klienta, jest planem operacyjnym. Harmonogramy pracy, przepływy pracy w obsłudze klienta lub zasady GDPR, które chronią informacje o potencjalnych klientach, pomagają działowi sprzedaży w osiągnięciu celu taktycznego – w tym przypadku kwoty sprzedaży – a więc wchodzą w zakres planów operacyjnych.

Ten etap powinien obejmować wyznaczanie celów i zadań, które poszczególni pracownicy powinni osiągnąć w określonym czasie.

Menedżerowie mogą samodzielnie ustalać niektóre plany, takie jak harmonogramy pracy. Z drugiej strony, poszczególne zadania, które składają się na plan sprzedaży, mogą wymagać wkładu całego zespołu. Ten etap powinien również obejmować ustalenie celów i zadań, które poszczególni pracownicy powinni osiągnąć w ustalonym okresie.

Wykonaj plany

Nadszedł czas, aby wprowadzić plany w czyn. Teoretycznie, działania wykonywane na co dzień (określone przez plan operacyjny) powinny pomóc w osiągnięciu celów taktycznych, co z kolei wspiera ogólny plan strategiczny.

Monitoruj postępy i koryguj plany

Żaden plan nie jest kompletny bez okresów refleksji i korekt. Pod koniec każdego kwartału lub okresu realizacji celu krótkoterminowego menedżerowie średniego szczebla powinni sprawdzić, czy osiągnęli benchmarki ustalone w kroku drugim, a następnie przedłożyć poparte danymi raporty kierownictwu wyższego szczebla. Na przykład, to właśnie wtedy kierownik działu sprzedaży sporządziłby raport analizujący, czy nowy proces zarządzania potokiem sprzedaży pomógł zespołowi w osiągnięciu wyznaczonej kwoty. Zespół marketingowy, z drugiej strony, może analizować, czy ich wysiłki w celu optymalizacji reklamy i stron docelowych udało się wygenerować pewną liczbę przewodów dla działu sprzedaży.

W zależności od wyniku tych przeglądów, Twój organ może chcieć dostosować części swoich strategicznych, taktycznych lub operacyjnych planów. Na przykład, jeśli zespół sprzedaży nie osiągnął swojego limitu, kierownik może zdecydować się na wprowadzenie zmian w planie operacyjnym dotyczącym linii sprzedaży.

Przykłady planowania organizacyjnego

Te szablony i przykłady pomogą Ci zacząć myśleć o tym, jak sformatować swój plan organizacyjny.

Strategiczny

To jest jednostronicowy dwuletni plan strategiczny dla fikcyjnej korporacji. Zauważ, że cele wymienione w sekcji „Cele strategiczne i cele organizacji” są zgodne z modelem celów SMART: Są konkretne, mierzalne, możliwe do wykonania, istotne i określone w czasie.

Planowanie siły roboczej

Firmy muszą korzystać z planowania siły roboczej, aby analizować, prognozować i planować przyszłość swojego personelu. Planowanie zasobów ludzkich pomaga zidentyfikować braki w umiejętnościach, nieefektywność, możliwości rozwoju pracowników i przygotować się na przyszłe potrzeby kadrowe.

Tutaj znajduje się przykład schematu organizacyjnego na żywo, gdzie firmy mogą wizualizować swoją strukturę zarządzania i planować przyszłość

Użyj Pingboard jako narzędzia do planowania i zjednoczenia swojej siły roboczej. Zacznij już dziś za darmo!

Taktyczny

Jest to dwuletni plan działania dla administracji, który może być również opisany jako plan taktyczny. Cele całej organizacji – czyli cele strategiczne – które są istotne dla tego działu są wymienione w górnej części, podczas gdy bardziej taktyczne cele dla kierownika tego działu są wymienione poniżej.

Operacyjny

Sprawdź ten szablon planu strategicznego. Zauważysz, że zadania dla pojedynczego pracownika wchodzą w zakres planowania operacyjnego. Zwróć uwagę na miejsce w każdej pozycji, w którym menedżer może zostawić informację zwrotną dla pracownika.

Potrzeby

Ten plan awaryjny obejmuje sposób ochrony poufnych informacji zdrowotnych w przypadku awarii IT. Przedstawiono szczegóły, w tym cel tego wielostronicowego dokumentu, standardy, które należy spełnić, oraz kroki służące spełnieniu tych standardów.

Organizational Planning is Vital for a Successful Business

Choć planowanie organizacyjne jest długim i złożonym procesem, jest ono integralną częścią sukcesu Twojej firmy. Na szczęście, proces ten staje się bardziej automatyczny i intuicyjny z regularnym planowaniem i spotkaniami przeglądowymi.

Użyj oprogramowania Pingboard’s org chart, aby pomóc Ci w planowaniu i komunikowaniu strategii. Z Pingboard użytkownicy mogą budować i udostępniać wiele wersji ich schematu organizacyjnego, aby pomóc w planach sukcesji, przeprojektowania organizacji, fuzji i przejęć. Pingboard pomaga również w planach rekrutacyjnych, umożliwiając komunikację otwartych ról w schemacie organizacyjnym, dzięki czemu pracownicy rozumieją, gdzie ich firma się rozwija i o jakie role mogą się ubiegać. Katalog pracowników Pingboard pomaga znaleźć następców dla określonych ról, pozwalając menedżerom na przeszukiwanie pracowników pod kątem umiejętności i doświadczenia potrzebnego do obsadzenia danego stanowiska.

Zacznij planowanie już dziś – bez ryzyka!