by Leigh Geraghty
Pytani o wyzwania związane z pisaniem tekstów biznesowych, wielu uczestników naszych warsztatów mówi, że ma problemy z tonem swojego przekazu. Ton to sposób, w jaki opisujesz emocjonalną jakość pisania. Odzwierciedla on stosunek piszącego do czytelnika i wpływa na to, jak czytelnik na niego zareaguje. Pisarze zwykle wkładają wiele wysiłku, aby brzmieć kompetentnie i profesjonalnie, ale nie zawsze są pewni, jak stworzyć pozytywny ton.
Trzy wybory tonu
Jeśli chodzi o ton, masz trzy możliwości: pozytywny, negatywny lub neutralny.
Ton pozytywny: Pozytywny ton jest zawsze twoim najlepszym wyborem. Nie chodzi tylko o bycie miłym – pozytywny ton jest bardziej przejrzysty i pomaga nam załatwić sprawy, ponieważ jego sformułowania są prostsze i używa się w nich mniej słów. Pozytywnie formułując komunikaty, zachęcasz ludzi do zaakceptowania Twoich pomysłów i nawiązujesz dobre relacje na przyszłość. Pozytywny ton buduje wiarygodność.
Ton negatywny: Negatywny ton ma tendencję do wywoływania u czytelnika uczucia złości i obrony, a także może zaszkodzić Twojemu profesjonalnemu wizerunkowi. Podczas gdy zdania zawierające negatywne wyrażenia mogą prowadzić do zgodności, rzadko skutkują szczęśliwą współpracą. Negatywny ton może również sprawić, że wiadomość trudna do zrozumienia i zapamiętania.
Neutralny ton: Neutralny ton to brak pozytywnego lub negatywnego języka. Neutralny ton nie ma uczucia – tylko fakty. Choć może się to wydawać dość niewinne, neutralny ton niesie ze sobą ryzyko negatywnej interpretacji, w zależności od nastroju czytelnika. W rzeczywistości, neutralny ton może natknąć się jako zimny, a nawet chilling.
W piśmie biznesowym, pozytywny ton jest zawsze najlepszym wyborem – nawet jeśli wiadomość jest negatywna. Zawsze pisz z naciskiem na próbę pomocy czytelnikowi i budowania relacji, nawet jeśli jesteś zirytowany.
Jak stworzyć pozytywny ton
Ton jest przekazywany poprzez dobór słów i zwrotów, punkt widzenia i sposób łączenia słów i zwrotów. Oto kilka wskazówek, jak pisać w pozytywnym tonie:
- Unikaj używania negatywnych słów spustowych, takich jak:
| argument
bad but careless complain dangerous debt defect |
opóźnienie
trudne wątpliwość wysiłek błąd niepowodzenie błąd jakkolwiek |
odpowiedzialność
błąd zaznaczony musi nie nigdy oczywisty problem |
odrzuć
niestety powinien stop terrible unfortunately waste wrong |
- Zamiast tego używaj tych pozytywnych słów:
| benefit
bonus bright clear |
easy
effective energy ensure |
szybki
skoncentrowany teraz proszę |
potężny
prosty silny |
- Używaj pozytywnej formy zdania. Zamiast „Nie zapomnij zarezerwować sali konferencyjnej”, przekaż komunikat w formie pozytywnej: „Pamiętaj, aby zarezerwować salę konferencyjną.”
- Zamiast skupiać się na problemie, skup się na rozwiązaniu lub działaniu. Na przykład, zmień „Przykro mi, ale nie możemy omówić limitu cen sprzedaży, ponieważ kluczowa osoba decyzyjna nie jest dostępna do poniedziałku” na „Możemy omówić limit cen sprzedaży w poniedziałek, kiedy kluczowa osoba decyzyjna będzie dostępna.”
- Unikaj długich wyjaśnień, a skup się na rozwiązaniu. Zamiast „Nie będzie mnie w mieście od 13 do 18 lutego i będę mógł się z Panem/Panią spotkać dopiero po tym terminie”, wystarczy powiedzieć „Mogę się z Panem/Panią spotkać po 18 lutego”
- Użyj antonimów, aby usunąć słowo „nie”. Na przykład:
| Zamiast
Nie przyjął pomocy. Biuro nie będzie otwarte. Nie byli obecni. |
Użyj
Odmówił pomocy. Biuro będzie zamknięte. Byli nieobecni. |
Ton jest obecny we wszystkich pisemnych komunikatach, niezależnie od tego, czy jest to wybór, czy przypadek. Wybierając pozytywny ton, zbudujesz i utrzymasz pozytywne relacje, zaprezentujesz profesjonalny wizerunek i łatwiej osiągniesz swoje cele.
9 stycznia 2017 / Coaching kariery, Pisanie e-maili, Umiejętność prowadzenia spotkań, Umiejętność prezentacji, Umiejętność pisania