Pięcioetapowy proces planowania strategicznego

Plany strategiczne pomagają zidentyfikować, co organizacja stara się osiągnąć i mapują niezbędne kroki potrzebne do osiągnięcia sukcesu.

Było tak, że plany strategiczne wychodziłyby na dziesięć lat, ale organizacje dzisiaj zazwyczaj patrzą 2-3 lata w dół drogi – niektóre branże po prostu planują rok po roku.

Opracowanie planu strategicznego jest procesem wieloetapowym i jeden krok opiera się na drugim.

Aby rozpocząć proces, organizacja musi mieć pasję do tego, co robi i jasny pomysł na to, co ma nadzieję osiągnąć.

Ta jasność jest tym, co umożliwia rozwój strategii.

5-krokowy proces tworzenia planu strategicznego

Krok 1: Napisz oświadczenie o wizji

Oświadczenie o wizji jest stwierdzeniem (zazwyczaj 2-3 zdania), które daje czytelnikowi (i co ważniejsze, organizacji) mentalny obraz tego, czym organizacja ma nadzieję się stać lub co organizacja ma nadzieję osiągnąć.

Jest ważne, aby zrozumieć, dokąd zmierza organizacja, zanim będzie mogła opracować plan strategiczny, jak się tam dostać.

Wartością oświadczenia wizji jest to, że daje kierownictwu i pracownikom wspólny cel.

Aby ułatwić sesję wizji:

Zbierz wizjonerów w pokoju.

Poproś ich, aby zamknęli oczy i opisali mentalny obraz, który widzą, gdy organizacja osiągnie swój optymalny stan.

Dokumentuj myśli, które opisują obraz na flipcharcie.

Dojdź do porozumienia w sprawie wszystkiego, co zostało opisane.

Poświęć trochę czasu na słowotwórstwo lub zabawę ze sformułowaniami, aż dokładnie opiszą myśli.

Przykład Vision Statement

„ABC Dry Cleaners będzie premier profesjonalną pralnią
obszaru metropolitalnego poprzez zapewnienie niezrównanej obsługi klienta i usług czyszczenia, które przekraczają konkurencję”.

Krok 2: Napisz oświadczenie o misji

Oświadczenie o misji jest wyjaśnieniem, dlaczego organizacja istnieje i ścieżką, którą podejmie, aby osiągnąć swoją wizję.

Oświadczenia o misji są zazwyczaj krótsze niż oświadczenie o wizji, ale nie zawsze i są specyficzne dla organizacji.

Jest to stwierdzenie, które opisuje, co jest pasją organizacji i dlaczego ona istnieje.

Aby ułatwić proces tworzenia deklaracji misji:

Pozwól grupie spojrzeć na deklarację wizji i rozpocząć proces burzy mózgów na temat deklaracji misji.

Przejdź dookoła sali i poproś wszystkich o krótki opis (5-7 słów) opisujący ich myśli i udokumentuj ich odpowiedzi na flipcharcie.

Gdy wszyscy przedstawią swoje pomysły, poszukaj podobieństw i zazwyczaj naturalne stwierdzenie samo się wyłoni.

Przekształć i udoskonalaj stwierdzenie, aż wszyscy zgodzą się, że odzwierciedla ono misję organizacji.

Przykładowe stwierdzenie misji

„Istniejemy, aby „pomóc naszym klientom dbać o
i przedłużać żywotność ich inwestycji w ubrania”.

Krok 3: Przeprowadź analizę luk

Analiza luk jest procesem, przez który przechodzi organizacja, aby zidentyfikować luki pomiędzy swoim obecnym stanem a tym, co ma nadzieję osiągnąć – swoją wizją.

Aby przeprowadzić analizę luk, po prostu spójrz na to, gdzie organizacja jest i porównaj to z tym, gdzie ma nadzieję być.

Proces ten zazwyczaj obejmuje etap badania danych poza organizacją, jak również przyjrzenie się danym wewnątrz organizacji.

Przykłady braków organizacja może spojrzeć na byłoby:

• Udział w rynku

• Finanse

• Wewnętrzne procesy/systemy

• Public Relations

• Zadowolenie klienta i jakość produktów/usług (są one również uważane za Krytyczne Czynniki Sukcesu).

Przykład aktualnego stanu organizacji:

1. Wyniki satysfakcji klientów na poziomie 65;
2. Marża zysku 1%
3. 10% udziału w rynku
4. 10% zwrotu z niskiej jakości czyszczenia

Krok 4: Napisz cele SMART

Pisz cele SMART na 2-3 lata do przodu (niektóre organizacje decydują się na krótszy lub dłuższy okres w zależności od organizacji).

Przykładowe cele organizacyjne:

1. Do roku 20xx ABC Dry Cleaner będzie mieć wynik satysfakcji klienta 85
2. Do roku 20xx ABC Dry Cleaner będzie mieć marżę zysku 5%
3. Do roku 20xx ABC Dry Cleaner będzie mieć 25% udziału w rynku
4. Do roku 20xx ABC Dry Cleaner będzie mieć mniej niż 2% zwrotu za słabej jakości czyszczenie

Teraz to jest miejsce, w którym guma spotyka się z drogą.

Cele są wspaniałą rzeczą do posiadania, ale jeśli nie zostaną wdrożone, a ktoś jest odpowiedzialny poprzez zorganizowany proces zarządzania wydajnością, są niczym więcej niż słowami na kawałku papieru.

Aby nadać celom trochę zębów, muszą one zostać przeniesione do działu i ostatecznie na poziom pracownika. Oznacza to określenie, kto zajmie się ich realizacją.

Przykładowy dokument celów

Krok 5: Monitorowanie postępów

Cele powinny być monitorowane co najmniej raz na kwartał.

Może to być tak proste, jak poproszenie osoby odpowiedzialnej o aktualizację statusu swoich celów na kwartał.

Bardzo ważne jest, aby to zrobić, ponieważ wszystkie organizacje są dziś tak zajęte, że codzienne obowiązki mogą czasami stanąć na drodze do realizacji celów długoterminowych.

Raz w roku plan strategiczny i cele powinny być przeglądane i aktualizowane w celu odzwierciedlenia aktualnych warunków rynkowych i zmian, aby zapewnić, że cele są skoncentrowane na aktualnym stanie organizacji.

Używaj dokumentu celów, aby śledzić status realizacji celów.

Rozmawiaj o celach na każdym spotkaniu personelu, aby zapewnić, że każdy rozumie ich priorytet.

Wiele organizacji nie tworzy planu strategicznego, ponieważ ten proces je onieśmiela.