Paystub Excel Szablon

While wszyscy pracownicy cieszyć się otrzymując ich paycheck, odcinek wypłaty, który towarzyszy pieniądze jest również istotne. To Paystub Excel Szablon zapewnia szczegóły ich wynagrodzenia z okresu wypłaty. I podczas gdy odcinki wypłat nie są wymagane przez przepisy federalne, ponad połowa stanów wymaga zapisów odcinków wypłat. Spośród nich, jedenaście stanów wymaga od pracodawców dostarczenia fizycznej kopii odcinka wypłaty, zamiast cyfrowej.

Ale, nawet jeśli nie prowadzisz swojej firmy w jednym z tych stanów, Fair Labor Standards Act wymaga, aby zachować dokładne zapisy przepracowanych godzin i płatności dokonanych. W rzeczywistości, prawo wymienia czternaście różnych podstawowych zapisów, które pracodawca musi prowadzić dla każdego pracownika, który nie jest zwolniony z tego obowiązku.

Te zapisy to informacje zazwyczaj zawarte na pasku wypłaty. Więc nawet jeśli nie wręczysz swoim pracownikom ich kopii, nadal musisz prowadzić dokumentację. Oznacza to, że potrzebujesz systemu do śledzenia wynagrodzenia pracodawcy, potrąceń i przepracowanych godzin.

Ten kalkulator płac w Excelu może pomóc Ci usprawnić proces prowadzenia dokumentacji za pomocą prostej bazy danych. A jeśli chcesz utworzyć odcinki wypłat, aby je wydrukować i dać swoim pracownikom, istnieje prosta metoda, aby to zrobić.

Pomimo, że Excel jest przede wszystkim arkuszem kalkulacyjnym, ma również możliwość bycia używanym jako prosta baza danych. Kluczem do prawidłowego działania tego szablonu Excelowej bazy danych pracowników są właśnie te funkcje bazy danych. Następnie, odcinek wypłaty używa VLOOKUP, aby wyciągnąć dane z bazy danych.

Zawartość szablonu

Pobierając plik ZIP dla tego szablonu bazy danych pracowników, otrzymasz dwa różne arkusze kalkulacyjne:

• PayStub Excel Template with Database by Employee Name
• PayStub Excel Template with Database by Employee ID

Oba te arkusze zawierają wiele arkuszy. W każdym szablonie odcinków wypłaty do pobrania znajdziesz:

• Instrukcje użytkowania,
• Arkusz ustawień, aby dostosować szablon,
• Bazę danych wynagrodzeń pracowników, aby wprowadzić rekordy pracowników, oraz
• Szablon odcinka wypłaty, aby można było wydrukować odcinki wypłaty dla każdego pracownika

Jedyną różnicą między tymi dwoma plikami jest szablon odcinka wypłaty. Są one niemal identyczne w użyciu, ale jedna kluczowa różnica odróżnia je od siebie.

W arkuszu kalkulacyjnym PayStub Excel Template with Database by Employee Name tworzysz odcinki płacowe pracowników na podstawie nazwiska pracownika.

W arkuszu kalkulacyjnym PayStub Excel Template with Database by Employee ID tworzysz je na podstawie numeru ID pracownika.

Będziesz musiał zdecydować, który z nich ma największy sens dla Twojego systemu zarządzania bazą danych pracowników. Kiedy już zdecydujesz, możesz zacząć dostosowywać szablon i używać go.

Skierowania

Z tyłu każdego szablonu znajdziesz arkusz ze wskazówkami, jak go używać. Te arkusze zawierają uproszczoną wersję tych pisemnych wskazówek.

Są tam krótkie wskazówki dla Arkusza Ustawień, Arkusza Odcinków Wynagrodzeń i Arkusza Bazy Danych. Znajdziesz tu również kilka pomocnych uwag na temat wszystkich trzech arkuszy, dzięki czemu będziesz mógł korzystać z nich bardziej efektywnie.

Szablon odcinków wypłaty jest dostarczany z przykładowymi danymi, aby ułatwić Ci sprawdzenie, jak działa szablon i jak możesz tworzyć odcinki wypłaty przy użyciu własnych danych. Po prostu usuń przykładowe dane, aby utworzyć pusty formularz.

Po pobraniu i rozpakowaniu szablonu, możesz szybko zeskanować te wskazówki. W ten sposób będziesz miał lepsze wyobrażenie o tym, co będziesz robił, aby przygotować odcinki wypłaty dla pracowników.

Ustawienia szablonu

Po przeczytaniu arkusza Jak używać, możesz przejść do strony Ustawień. To tutaj dostosowujesz daty, tytuły i kategorie.

Szablon odcinków wypłaty obejmuje okres dwunastu miesięcy, z jedną wypłatą w każdym miesiącu. Można dostosować nazwy miesięcy i daty przelewów do potrzeb firmy. Data przelewu to data, kiedy Twoja firma wysyła pieniądze do pracowników. Zazwyczaj będzie to jeden do trzech dni roboczych przed dodaniem pieniędzy do kont bankowych pracowników z bezpośrednim depozytem.

W innej sekcji, można śledzić zarobki i potrącenia. Ta baza danych może śledzić do ośmiu z nich.

W kolumnie „Tytuły wynagrodzeń”, można udokumentować, jakie zarobki i potrącenia muszą być rozliczane. Następnie w kolumnie „Kategoria wynagrodzenia”, użyj menu rozwijanego, aby wskazać, czy każdy tytuł wynagrodzenia jest zarobkiem czy potrąceniem.

Każda zmiana dokonana w formularzu konfiguracji zostanie odzwierciedlona w bazie danych Excel i w generatorze odcinków wypłaty pracowników.

Baza danych wynagrodzeń pracowników

Gdy masz już prawidłowe miesiące, daty przelewów, tytuły wynagrodzeń i kategorie wynagrodzeń, zakończyłeś proces wstępnej konfiguracji. Teraz możesz rozpocząć pracę z bazą danych pracowników.

Przegląd

Gdy po raz pierwszy otworzysz bazę danych, może ona być nieco przytłaczająca. Ponieważ ten formularz jest przeznaczony do śledzenia wynagrodzenia pracowników przez cały rok, istnieje dwanaście różnych sekcji miesięcznych do rejestrowania wynagrodzenia. Istnieje również sekcja do dodawania podstawowych informacji o każdym pracowniku. Oto powiększony obraz części tej ogromnej bazy danych.

Ten szablon ma miejsce dla 50 pracowników. Możesz dodać dodatkowe wiersze, ale musisz to zrobić przed ostatnim wierszem bazy danych. W ten sposób formuły zostaną automatycznie dodane.

Jeśli nie potrzebujesz 50 wierszy, możesz również usunąć wiersze z bazy danych. Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym poście, aby wstawić lub usunąć wiersze:

Insert or Delete Rows and Columns

Freeze Panes to Always View Column and Row Headers

Skoro ten arkusz jest tak duży, może okazać się korzystne zamrożenie paneli. Powoduje to zablokowanie wybranych wierszy i kolumn, dzięki czemu są one zawsze widoczne, nawet podczas przewijania. Zamrożenie pól może przyspieszyć wprowadzanie danych, ponieważ nie będziesz musiał pamiętać, do czego służy każda komórka, ani przewijać nagłówków.

Aby zablokować pola, postępuj zgodnie ze wskazówkami zawartymi w tym artykule:

Freeze Panes to Lock Rows and Columns

Colored Headings

Aby pomóc w organizacji i rozróżnianiu poszczególnych sekcji bazy danych, w wierszu nagłówków znajdują się kolory. Sekcja w kolorze fioletowym jest przeznaczona do rejestrowania informacji o pracownikach. Następnie każdy miesiąc ma na przemian kolor tealowy i brązowy, aby ułatwić zorientowanie się, gdzie kończy się każdy miesiąc, a zaczyna następny.

Minimalizuj i maksymalizuj grupy miesięcy

Aby arkusz Excela był bardziej dostępny, możesz również zminimalizować miesiące, których nie używasz. Powyżej każdej sekcji miesięcznej, w wierszu nagłówka kolumny, znajdują się znaki plus (+) i minus (-). Kliknięcie ich powoduje rozwinięcie lub zminimalizowanie każdej grupy.

Jak używać

Po zamrożeniu paneli i zminimalizowaniu miesięcy, z którymi nie pracujesz, jesteś gotowy do rozpoczęcia wprowadzania informacji w fioletowej części formularza.

Dla każdego pracownika zapisujemy jego:

• Employee ID
• Nazwisko
• Tytuł
• Dział
• Dyrektor/Menedżer
• Nazwa banku
• Nazwa konta bankowego
• Numer konta bankowego

Przy wprowadzaniu tych informacji należy zachować ostrożność, aby zapewnić precyzyjne wprowadzanie danych.

Następnie można przejść do grupy miesięcy dla bieżącego miesiąca. W tym miejscu należy wprowadzić wszystkie liczby dotyczące wynagrodzenia i świadczeń pracowników. Istnieje kolumna dla każdego z zarobków i potrąceń, które zostały uwzględnione na stronie Konfiguracja. Jeśli musisz dokonać jakichkolwiek zmian w nagłówkach tych kolumn, zmień je na stronie ustawień. W ten sposób zmiany zostaną odzwierciedlone w całej bazie danych, a nie tylko w bieżącym miesiącu.

Po wprowadzeniu wszystkich danych dla okresu rozliczeniowego można rozpocząć generowanie odcinków wypłaty dla pracowników.

Odcinek wypłaty

Arkusz Odcinek wypłaty jest przeznaczony do użycia jako szablon odcinka wypłaty i umożliwia wydrukowanie niestandardowego odcinka wypłaty dla każdego członka zespołu.

Tak wygląda szablon paska wypłaty:

Będziesz chciał zaktualizować komórkę z napisem „Strona arkusza kalkulacyjnego” w lewym górnym rogu, aby zawierała nazwę Twojej firmy. Możesz wpisać ją bezpośrednio lub przesłać logo.

Po zmianie tej komórki odcinek wypłaty jest gotowy do użycia. Pobiera on wszystkie informacje o wynagrodzeniu wprowadzone dla tego pracownika i tworzy poufny odcinek wypłaty.

Obejmuje on:

• Zarobki (wynagrodzenie, posiłki, transport, dodatek zdrowotny itp.),
• Odliczenia (ubezpieczenie, podatek itp.),
• Płaca brutto (szablon używa stałej pensji, a nie stawki godzinowej),
• Płaca netto,
• Okres wypłaty (domyślnie miesięczny, ale można dostosować szablon, aby dopasować dwutygodniowy okres wypłaty w razie potrzeby),
• Data przelewu (data, kiedy płaca bezpośredni depozyt został dokonany),
• Dane bankowe, i
• Dane stanowiska (ich tytuł, dział i kierownik).

Będziesz musiał wygenerować oddzielne odcinki wypłaty dla każdego pracownika i wydrukować je pojedynczo. Jest to prosty proces, wymagający tylko jednego wpisu ręcznego.

Aby rozpocząć drukowanie odcinków wypłaty, należy wiedzieć, której wersji skoroszytu do przetwarzania list płac używasz.

Generate a Pay Slip by Employee Name

Jeśli używasz szablonu PayStub Excel Template with Database by Employee Name, zobaczysz strzałkę rozwijaną obok pola Employee Name:

Po prostu wybierz właściwego pracownika z opcji rozwijanych, a wszystkie pozostałe informacje o tej osobie zostaną automatycznie wypełnione. Następnie formularz jest gotowy do wydrukowania.

Następnie wybierz nowe nazwisko i wydrukuj następny odcinek wypłaty. Powtórzysz ten proces wyboru i drukowania dla każdego pracownika w firmie.

Generowanie odcinka wypłaty według numeru ID pracownika

Jeśli używasz szablonu PayStub Excel z bazą danych według ID pracownika, zobaczysz strzałkę rozwijaną obok pola ID pracownika:

Po prostu wybierz numer ID pracownika, który chcesz wyświetlić, a następnie wydrukuj formularz. Możesz to zrobić dla każdego pracownika.

Dodawaj informacje o wynagrodzeniach pracowników co miesiąc

Po zakończeniu drukowania odcinków wypłat dla każdego pracownika możesz zminimalizować miesiąc, który właśnie zakończyłeś. Następnie, gdy nadejdzie czas, aby ponownie uruchomić szablon listy płac, możesz zmaksymalizować kolejny miesiąc.

Aby przygotować listę płac każdego miesiąca, należy:

• Uaktualnić wszelkie dane osobowe lub informacje o płatnościach pracowników,
• Uaktualnić okres rozliczeniowy,
• Dodać nowych pracowników,
• Wprowadzić wszystkie potrącenia i wydatki,
• Generować odcinek wypłaty dla każdego pracownika i
• Drukować odcinek wypłaty dla każdego pracownika.

Dzięki przechowywaniu zapisów z całego roku w tej pojedynczej bazie danych, możesz łatwo wrócić i odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące wynagrodzenia pracowników. Będziesz mieć informacje, których potrzebujesz łatwo dostępne.

Keep the Form Confidential

Ponieważ jest to oficjalny zapis wynagrodzenia pracownika, musisz zachować swoją bazę danych bezpieczne. Nie chcesz, aby ktokolwiek wprowadzał do niej zmiany.

Aby mieć pewność, że nie zostaną wprowadzone żadne nieautoryzowane zmiany, możesz rozważyć zabezpieczenie dokumentu hasłem i przyznanie dostępu tylko pracownikom działu płac. Aby utworzyć chroniony arkusz, postępuj zgodnie z instrukcjami w tym poście:

Ochrona arkusza

Ochrona arkusza uniemożliwi wprowadzanie zmian. Jednak nadal będą oni mogli otworzyć plik i zobaczyć poufne informacje. Aby uniemożliwić osobom nieupoważnionym otwarcie arkusza, można chronić dokument programu Excel na poziomie pliku.

W zależności od systemu technologicznego, który został skonfigurowany, można rozważyć:

• Szyfrowanie pliku,
• Wymaganie hasła do otwarcia pliku lub
• Ograniczenie dostępu do pliku za pomocą uprawnień Information Rights Management.

Dla więcej szczegółów na temat bezpieczeństwa dla arkuszy kalkulacyjnych Excel, można przeczytać ten post:

Protection and Security in Excel

Track Your Employee Pay

Once you get your protections set up, you will have a confidential way to track employee pay. Pomoże Ci to przestrzegać stanowych i lokalnych przepisów dotyczących zatrudnienia oraz rejestrować szczegóły dotyczące wynagrodzenia każdego pracownika.

Każdego roku możesz rozpocząć nowy szablon i dać pracownikom szansę na aktualizację ich informacji o płatnościach. Następnie możesz zacząć używać szablonu do generowania odcinków wypłat dla każdej osoby na liście płac.

.