Nowy orientacja pracownika Plus lista kontrolna, aby utrzymać Cię na torze

Nowy orientacja pracownika jest pierwszym oficjalnym doświadczeniem nowych pracowników mają z ich pracodawców po dołączeniu do zespołu. Powinna ona zapewnić dobre wprowadzenie w kulturę firmy, obowiązki zawodowe pracownika oraz możliwość wypełnienia wszelkich wymaganych dokumentów. Zalecamy korzystanie z listy kontrolnej, aby zapewnić najlepsze możliwe doświadczenie.

Zapewniamy listę kontrolną, aby pomóc Ci pamiętać o podstawowych zadaniach, takich jak listy płac i formalności związane ze zgodnością z przepisami, konfiguracja biura i identyfikatory bezpieczeństwa, a także o najważniejszym zadaniu, jakim jest sprawienie, aby nowy pracownik czuł się mile widziany.

Pobierz Listę Kontrolną Przyjmowania Nowych Pracowników jako PDF lub DOC

Lista Kontrolna Przyjmowania Nowych Pracowników pomoże Twojej firmie utrzymać się na szczycie zadań związanych z przyjmowaniem nowych pracowników, aby upewnić się, że Twoi nowi pracownicy mają świetny start. Obejmuje ona nowe formalności związane z zatrudnieniem, takie jak formularze I-9 i W-4, które muszą zostać wypełnione. Obejmuje również zadania, takie jak konfiguracja systemów IT i przygotowanie miejsca pracy pracownika.

Minimum, należy uwzględnić następujące elementy w procesie orientacji nowego pracownika:

• Wprowadzenia pracownik-menedżer
• Sesja informacyjna o firmie (tło, misja, wartości)
• Szkolenie w miejscu pracy
• Czas na podpisanie dokumentów dla nowo zatrudnionych
• Przegląd procedur bezpieczeństwa
• Pakiet świadczeń
• Spacer po miejscu pracy (jeśli dotyczy)

Nasza lista kontrolna dla nowo zatrudnionych jest do pobrania i możesz ją zmodyfikować tak, aby odpowiadała potrzebom Twojej firmy. Pomoże Ci to upewnić się, że nie przeoczysz żadnych ważnych formalności związanych z zatrudnianiem nowych pracowników podczas procesu orientacji. Obejmuje ona wszystkie podstawowe zadania związane z wprowadzeniem nowego pracownika, takie jak wprowadzenie, które należy wykonać, formalności, które należy wypełnić, oraz ramy czasowe.

Będziesz musiał zmodyfikować szablon, aby uwzględnić elementy istotne dla Twojej firmy, takie jak wycieczki po biurze, przepustki parkingowe, zamawianie mundurów lub kroki w celu uzyskania zdjęć do odznaki pracownika lub informacji prasowej. Pobierając nasz szablon oszczędzisz sobie konieczności tworzenia własnej listy kontrolnej od podstaw.

Przygotowanie do pracy i orientacja podczas procesu zatrudniania nowych pracowników

Po zakończeniu procesu zatrudniania pracowników, przejdziesz do następnych kroków: orientacji i przyjęcia do pracy. Proces zatrudniania rozpoczyna się na długo przed pierwszym dniem pracy pracownika. Rozpoczyna się w momencie, gdy pracownik zaakceptuje Twoją ofertę i trwa przez cały pierwszy rok, obejmując szkolenie i przyuczenie do zawodu. Zazwyczaj nowy pracownik potrzebuje około ośmiu miesięcy w pracy, zanim stanie się w pełni produktywny.

Zapewnienie solidnej onboarding jako część procesu orientacji nowego pracownika zapewnia, że czas nie jest zmarnowany i że pracownik prawdopodobnie zostanie. Na poniższej ilustracji przedstawiono podstawowe kroki procesu zatrudniania nowych pracowników i zauważ, że orientacja rozpoczyna się pierwszego dnia pracy pracownika.

Proces zatrudniania nowych pracowników przedstawiony w pięciu krokach

Wszystkie te kroki są zawarte w powyższej liście kontrolnej. Pójdziemy do bardziej szczegółowo na niektóre z zadań poniżej tak, że masz dobre poczucie tego, co i kiedy to zrobić.

Dzień pierwszy: Witamy i Orientacja

Dzień pierwszy jest, gdy trzeba zrobić dwie ważne rzeczy z każdym nowym zatrudnieniem. Pierwsze zadanie – papierkowa robota nowego pracownika – jest najpilniejsze, ale nie najważniejsze. To, co jest najważniejsze, to sprawienie, aby nowy pracownik czuł się mile widziany. Pod koniec pierwszego dnia, będziesz chciał, aby nowy pracownik był przekonany, że podjęli świetną decyzję, dołączając do firmy.

Twoim zadaniem w pierwszym dniu jest inspirowanie i motywowanie ich do powrotu w drugim dniu. Możesz to zrobić upewniając się, że cała papierkowa robota jest wykonana poprawnie (najpilniejsze) i upewniając się, że czują się mile widziani w Twojej firmie (najważniejsze).

Działania do rozważenia podczas pierwszego tygodnia orientacji to:

• Zaplanuj spotkania jeden na jeden z kluczowymi członkami personelu, z którymi nowy pracownik będzie pracował
• Oferuj arkusze informacyjne, takie jak lista telefonów firmowych, mapa biura, lub instrukcje obsługi poczty głosowej
• Zapewnij listę osób, które zajmują się czym w ich dziale, na wypadek gdyby mieli pytania
• Daj im kopię schematu organizacyjnego i wyjaśnij, jak firma jest zorganizowana
• Pokaż im, gdzie znajdują się plakaty dotyczące prawa pracy i zaoferuj odpowiedź na pytania
• Zapewnij oprowadzenie po budynku, aby wiedzieli, gdzie znajdują się sale konferencyjne, oprowadzić po budynku, aby wiedzieli, gdzie znajdują się sale konferencyjne, kopiarki i wyjścia ewakuacyjne
• opisać szkolenia, które odbędą, oraz kiedy i gdzie będą miały miejsce
• upewnić się, że wiedzą, gdzie znaleźć podręczniki użytkownika, dokumenty i materiały referencyjne
• poprosić o przyglądanie się współpracownikowi, aby zobaczyli, jak wygląda dzień z życia współpracownika
• upewnić się, że mają wszystkie narzędzia potrzebne do pracy: komputer, VPN, identyfikatory, klucze, adresy URL stron internetowych i identyfikatory
• Orientuj ich na misję, wizję, wartości i plan strategiczny firmy
• Zaplanuj czas z ich przełożonym, aby przejrzeć ich opis stanowiska i odpowiedzieć na pytania

Przydziel różnych członków zespołu, menedżerów i rówieśników do pomocy w realizacji powyższych zadań. Nawet jeśli nie masz formalnego programu mentorskiego, wybierz osobę, która przez kilka pierwszych tygodni będzie się codziennie kontaktować z nowo zatrudnionym. Ta osoba może być źródłem pytań dla nowo zatrudnionego – zarówno o rzeczy związane z pracą, jak i niezwiązane z pracą, jak np. jak wysłać faks i gdzie pójść na lunch.

HR Wskazówka: Aby pomóc pracownikowi poczuć się mile widzianym i zapewnić, że nie zmarznie, warto poprosić kolegę, aby zapraszał go na lunch każdego dnia w pierwszym tygodniu. Pierwszego dnia możesz nawet pokryć koszty lunchu, aby ich przełożony lub mentor mógł ich zaprosić. Użyj, że pierwszy tydzień, aby pomóc nowy pracownik budować relacje z ich współpracowników, tak, że zaczynają czuć lojalność wobec firmy i ich zespołu.

New Hire Paperwork

New hire papierkowej roboty jest częścią HR, że jest najbardziej zniechęcające do nowych właścicieli firm. Posiadanie listy kontrolnej pomaga, więc nie zapomnij niczego kluczowego. Oto lista wszystkich dokumentów i formularzy, które pracownik musi wypełnić, przejrzeć i/lub podpisać. Korzystając z poniższych linków, można znaleźć artykuły, szablony lub instrukcje dla każdego z tych dokumentów, aby ułatwić zarządzanie onboarding.

• I-9: Użyj do weryfikacji kwalifikowalności zatrudnienia. Poproś pracownika o przyniesienie dokumentu tożsamości pierwszego dnia.
• W-4: Użyj do zbierania potrąceń podatkowych pracownika. Może istnieć stanowa wersja podatkowa W-4, która również musi zostać wypełniona.
• Podręcznik pracownika: Mieć pracownika przeglądu i podpisać podręcznik pracownika.
• Inne zasady firmy: Zasady unikalne dla Twojej firmy, które nie są ujęte w podręczniku pracownika; przykłady obejmują politykę molestowania seksualnego, politykę urlopu macierzyńskiego i politykę czasu wolnego.
• Zatrudnienie z własnej woli: Upewnij się, że pracownik rozumie swoją politykę zatrudnienia at-will.
• Formularz bezpośredniego depozytu: Użyj tego formularza, aby zebrać informacje bankowe do listy płac pracowników, jeśli oferujesz bezpośrednie wpłaty.
• Arkusz danych pracownika z informacjami kontaktowymi w nagłych wypadkach: W przypadku nagłych wypadków.
• Podpisany list ofertowy: Poproś o podpisaną kopię, jeśli jeszcze jej nie otrzymałeś.

HR Wskazówka: Zamiast wręczać nowemu pracownikowi stos dokumentów i odchodzić, warto rozważyć przeprowadzenie przeglądu dokumentacji w ciągu kilku pierwszych dni. Rozważ przegląd każdej pozycji z nowym pracownikiem, aby zapobiec ich przytłoczeniu. Na przykład, można wypełnić listę płac i I-9 dokumentację w dniu pierwszym, dokumentacja świadczeń w dniu drugim, polityki w dniu trzecim, podręcznik w dniu czwartym, itp.

Jeśli więcej niż jeden nowy pracownik zaczyna w tym samym dniu, można zaplanować czas z nimi razem do przeglądu ważnych zasad, takich jak unikanie molestowania seksualnego lub przechodząc przez cały podręcznik pracownika, pozwalając im zadawać pytania. Przedmioty, które nie są używane od razu, takie jak formularz wydatków pracownika, mogą poczekać i zostać przejrzane, gdy pracownik zaplanuje swoją pierwszą podróż służbową.

Pomaganie nowemu pracownikowi czuć się dobrze

Jak wspomniano, jest to bardziej wartościowa część doświadczenia orientacji nowego pracownika, ponieważ pomaga pracownikowi czuć się dobrze. Może on poznać swój zespół, dowiedzieć się, jakie są priorytety przełożonego, zrozumieć misję firmy i poczuć się częścią firmy.

Nowy pracownik może również czuć się zagubiony, jeśli chodzi o to, jak wpasowuje się w wielki obraz biznesu. Pingboard pozwala na stworzenie schematu organizacyjnego, który możesz udostępnić wszystkim swoim pracownikom, aby zobaczyli, gdzie ich praca pasuje do firmy. Jest darmowy dla maksymalnie 50 pracowników, aktualizuje się automatycznie poprzez integrację z ADP, BambooHR, Google G Suite i innym oprogramowaniem HR, a także zamienia schemat organizacyjny w bazę danych pracowników z możliwością wyszukiwania, dostępną poprzez aplikację Pingboard.

Visit Pingboard

Onboarding-First Week on the Job

Pierwszy tydzień w pracy jest nerwowy dla większości nowych pracowników. Twoim zadaniem jest sprawić, aby poczuli się mile widziani, zachęcić ich, że będą w stanie nauczyć się procesów, systemu i kultury firmy, oraz upewnić się, że mają osobę, która pomoże im w razie pytań podczas tych pierwszych dni.

Kto powinien przeprowadzić onboarding, to pytanie zadawane przez wielu pracodawców. Podczas gdy HR odgrywa ważną rolę, okazuje się, że nowozatrudnieni chcą, aby w proces ten zaangażowanych było wiele osób. Najważniejsza jest kadra zarządzająca. Nie jest zaskoczeniem, że pracownicy chcą wiedzieć, czego liderzy firmy oczekują od nich w nowej pracy. Tak więc liderzy biznesowi, rozważcie zaplanowanie czasu z nowo zatrudnionymi.

33% nowo zatrudnionych woli, aby zespół zarządzający przeprowadził ich orientację. Źródło: BambooHR

Często zadawane pytania (FAQs) o New Employee Orientation

Jaka jest różnica między orientacją a onboardingiem?

Przygotowanie do pracy jest bardziej ciągłym procesem, w którym pracownik jest na bieżąco z procesami i pomaga mu się bardziej zaangażować; zazwyczaj trwa to do momentu, gdy pracownik jest bardziej ustabilizowany w firmie.

Czy mogę przeprowadzić wiele szkoleń dla pracowników jednocześnie?

Możesz przeprowadzić wiele szkoleń jednocześnie; w rzeczywistości powinieneś dążyć do tego, gdy tylko jest to możliwe. Oszczędza to czas, ponieważ nie musisz przeprowadzać tej samej sesji wiele razy, a także daje nowym pracownikom możliwość nawiązania kontaktu z osobami podobnymi do nich, które są nowe w firmie. Tak długo jak stosujesz się do zorganizowanego formatu, który działa na wszystkich stanowiskach (zawsze możesz ustawić oddzielne mini sesje dla konkretnych szkoleń), powinno to działać dobrze.

Jakie tematy powinny być poruszone w programie orientacji pracowniczej?

Powinieneś zapewnić ciepłe powitanie w uzupełnieniu do omówienia informacji na temat procedur firmowych (zadania związane z bezpieczeństwem i niezwiązane z bezpieczeństwem), świadczeń i rekompensat, papierkowej roboty dla nowo zatrudnionych, płatnego czasu wolnego, szkoleń, układu budynku i tak dalej. Będziesz musiał spersonalizować program dla swojej firmy, ale są to ogólne informacje, które można zastosować w każdej firmie.

Dolna linia

Pracownicy są atutem dla twojej firmy, jeśli są w stanie wykonywać pracę, do której ich zatrudniłeś. Aby to zapewnić, upewnij się, że Twoi nowi pracownicy mają dobry start. Nasza lista kontrolna dla nowo zatrudnionych to coś więcej niż tylko dopilnowanie wszystkich formalności związanych z zatrudnianiem nowych pracowników. Jeśli zostanie wykorzystana, pomoże zmniejszyć rotację pracowników, zaangażować nowo zatrudnionych i skrócić czas potrzebny nowym pracownikom na uzyskanie produktywności.