Mimo że tradycyjne faksy są szybko zastępowane przez pocztę elektroniczną i usługi faksów internetowych, nadal ważne jest, aby wiedzieć, jak korzystać z tego narzędzia pracy. Oto kilka podstawowych instrukcji dotyczących wysyłania i odbierania faksów.
Wysyłanie faksu:
Reklama
Reklama
- Upewnij się, że faks jest podłączony do źródła zasilania, a także podłączony do działającego gniazdka telefonicznego.
- Włącz urządzenie faksowe.
- Poznaj numer faksu docelowego urządzenia faksowego.
- Zbierz dokumenty, które chcesz wysłać i ułóż je w kolejności, w jakiej mają być odebrane.
- Wypełnij oddzielną kartkę papieru zwaną okładką, podając nazwę odbiorcy, numer faksu/numer telefonu, swoje imię i nazwisko, swój numer telefonu, krótką wiadomość i liczbę stron (łącznie z okładką).
- Ułóż dokumenty stroną zadrukowaną do góry w tacy podajnika faksu z okładką na górze
- Wybierz numer faksu odbiorcy (instrukcje wybierania dla połączeń międzynarodowych)
- Naciśnij przycisk „faks” lub „wyślij”, w zależności od konkretnego modelu faksu
Teraz faks zeskanuje każdą stronę dokumentu do swojej pamięci. Po zeskanowaniu wszystkich stron usłyszysz serię tonów faksu. Te tony sygnalizują „uścisk dłoni” pomiędzy wysyłającym i odbierającym faksem, ustanawiając połączenie komunikacyjne. Poczekaj kilka minut, aż faks zostanie wysłany. Jeśli urządzenie faksowe ma mały ekran, poszukaj potwierdzenia, że faks został wysłany. Niektóre urządzenia faksowe wydrukują również krótki raport potwierdzający.
Jak odebrać faks:
- Upewnij się, że urządzenie faksowe jest podłączone do prądu, włączone i podłączone do działającego gniazdka telefonicznego. To gniazdo telefoniczne może być zwykłą linią telefoniczną lub dedykowaną linią faksową. Ważną rzeczą jest to, że nadawca ma właściwy numer.
- Upewnij się, że urządzenie faksowe ma wystarczającą ilość atramentu w kasecie z tonerem. Kasety z tonerem zazwyczaj mają jakiś rodzaj wskaźnika, gdy toner jest niski. Większość nowoczesnych faksów będzie również ostrzegać, gdy toner jest na wyczerpaniu.
- Upewnij się, że w kasecie na papier faksu załadowano wystarczającą ilość papieru do drukarki. Rozłóż papier (przesuń kciukiem wzdłuż dolnej krawędzi, oddzielając poszczególne strony), aby uniknąć zacięć papieru w urządzeniu.
- Jeśli w urządzeniu faksowym znajduje się telefon, zadzwoni on. Nie podnoś go.
- Poczekaj na tony „uścisku dłoni” wskazujące, że urządzenie faksowe rozmawia z urządzeniem nadawcy.
- Urządzenie faksowe automatycznie rozpocznie drukowanie każdej strony faksu.
- Sprawdź arkusz okładki, aby upewnić się, że otrzymałeś tyle stron, ile zostało wysłanych.
- Jeśli jest to ważny dokument, biurową etykietą jest zadzwonienie lub wysłanie wiadomości e-mail do nadawcy w celu potwierdzenia otrzymania faksu.
Na następnej stronie omówimy sposoby rozwiązywania typowych problemów z faksami.
.