Oświadczenie o pracy. Tak proste, jak to brzmi, uzyskanie go w prawo nie jest łatwym zadaniem. Ale nic nie ma bardziej fundamentalnego znaczenia dla powodzenia projektu. Jeśli opis pracy jest zbyt niejasny, zbyt szeroki lub zbyt ogólny, może pozostawiać miejsce na różne interpretacje, co może prowadzić do kłopotów na drodze. Jest to prawdą w przypadku projektów wewnętrznych i jest to podwójnie prawdziwe, gdy w projekt zaangażowani są sprzedawcy.
„Niepowodzenie w prawidłowym wykonaniu umowy o dzieło jest często powodem, dla którego strony kończą spór”, mówi David M. Greenberg, adwokat w grupie zajmującej się technologią, mediami i telekomunikacją w nowojorskim biurze Greenberg Traurig LLP.
Aby uzyskać prawo do projektu za pierwszym razem, postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby napisać skuteczną deklarację pracy lub SOW, jak to jest czule nazywane.
Zrozum, czym jest SOW.
Zlecenie określa zakres wymaganej pracy i czas, w którym ma być wykonana. Jest to „kamień węgielny umowy”, mówi Nick Scafidi, kierownik ds. zakupów IT w firmie National Grid USA w Westboro, Mass. „Określa oczekiwania, produkty, co jest akceptowalne, cenę, harmonogram wyceny. Bez tego, to jak mówienie do wykonawcy, 'Zbuduj mi dom’, mówiąc mu kiedy, jakiego rodzaju lub jak duży.”
Wiedzieć, co należy uwzględnić.
Bruce Russell, który podpisał wiele SOW, kiedy był dyrektorem operacyjnym w firmie zajmującej się tworzeniem oprogramowania, mówi, że dobry SOW zawiera te rzeczy:
- Główne wyniki i kiedy są oczekiwane.
- Zadania wspierające wyniki, jak również to, która strona — firma zatrudniająca czy dostawca usług — będzie wykonywać te zadania.
- Proces zarządzania projektem, wraz z tym, jak często będą się spotykać komitety zarządzające.
- Jakie zasoby są wymagane do realizacji projektu, jakie obiekty będą wykorzystywane i czyj sprzęt będzie potrzebny, a także wymagania dotyczące testowania.
- Kto i kiedy pokryje poszczególne koszty.
„Zestawienie prac łączy wszystkie elementy na początku”, mówi Russell, obecnie profesor wykonawczy w Northeastern University’s College of Business w Bostonie. „I im bardziej precyzyjnie możesz to zrobić, im bardziej ilościowo, tym lepiej”.
Zdefiniuj sukces.
Oświadczenie o pracy powinno wyjaśniać dla wszystkich stron, co stanowi sukces lub porażkę, mówi Melise R. Blakeslee, adwokat w grupie zajmującej się własnością intelektualną, mediami i transakcjami technologicznymi w McDermott Will & Emery LLP w Waszyngtonie.
„Musisz odpowiednio opisać, na czym polega praca i jakie są kryteria tego, jak oboje zgadzacie się”, że coś zostało pomyślnie zakończone, mówi Ruth Anne Guerrero, menedżer ds. standardów w Project Management Institute Inc. w Newtown Square, Pa. i były kierownik projektu informatycznego.
Na przykład, mówi, jeśli oczekujesz od dostawcy, aby rozwinąć wymagania użytkownika, SOW powinien stwierdzić, że sprzedawca musi przeprowadzić wywiad z określonych grup użytkowników i mieć je zatwierdzić wymagania, zanim praca jest uważana za wykonaną. To definiuje sukces lepiej niż po prostu mówiąc: „Sprzedawca będzie produkować wymagania użytkownika”.
Definicja sukcesu zależy od projektu, mówi Guerrero. Liderzy projektów IT muszą określić, czy udane wdrożenie jest zdefiniowane przez szybkość, czas reakcji, łatwość użytkowania lub wszystkie trzy, a następnie określić je w SOW.
Nie zapomnij o harmonogramie.
Skuteczne wdrożenia nie mogą być zdefiniowane przez szybkość systemu lub reaktywność sam, choć. Po tym wszystkim, co dobrego jest wielka aplikacja, jeśli to trwa dekadę, aby zbudować? Dlatego SOW musi zawierać elementy czasowe. Guerrero rekomenduje użycie języka, który pozwala na pewną elastyczność, zamiast stałej daty w kalendarzu. SOW powinno określać, na przykład, że wymagania użytkownika końcowego mają być spełnione dwa miesiące po podpisaniu kontraktu – sformułowanie, które nadal pozwala projektowi iść naprzód, a jednocześnie uwzględnia potencjalne problemy, takie jak opóźnienie w podpisaniu kontraktu.
SOW powinno również wyznaczać konkretne czasy na formalne przeglądy, aby wszyscy zaangażowani mogli potwierdzić, że są na dobrej drodze, mówi Matt Liberatore, profesor w departamencie decyzji i technologii informacyjnych oraz John F. Connelly Chair w zarządzaniu w College of Commerce and Finance na Villanova University w Villanova, Pa.
Wiąż płatności z kamieniami milowymi.
Kolejnym kluczowym elementem utrzymania pracy na torze jest wyznaczenie konkretnych kamieni milowych w SOW i powiązanie płatności z pomyślnym ukończeniem, mówi Blakeslee.
Gdy Scafidi pisze SOW, on określa, że płatności dla dostawców są dokonywane po akceptacji kluczowych produktów. Zauważa również, że zatrzyma część wynagrodzenia, dopóki sprzedawca nie udowodni, że wszystkie elementy dostawy działają razem.
Używaj języka, który każdy może zrozumieć.
Dział IT i jego dostawcy nie są jedynymi, którzy używają SOW, mówi Blakeslee. Nie pisz go więc tak, jakby widzieli go tylko informatycy. „Powinien on być zrozumiały dla użytkowników końcowych, dostawców usług, kierownictwa i sędziego” – mówi.
Bądź konkretny.
Mimo że wiele stron musi zrozumieć specyfikację pracy, bądź precyzyjny w opisywaniu zakresu projektu i wymagań, mówi Blakeslee. Widziała dokumenty, które określały niejasne cele, takie jak „wykona pracę najlepiej jak potrafi”. Porównuje to do właściciela domu zatrudniającego malarza z instrukcjami „dołożenia wszelkich starań”.
„Jeśli malarz to zrobi, ale pomaluje twój dom na fioletowo zamiast na biało, wtedy nie będziesz miał roszczenia wobec niego,” mówi.
Scafidi wzięła sobie taką radę do serca. Zamiast mówić, że zadanie zajmie „rozsądną ilość czasu”, Scafidi pisze: „Określone zadanie zajmie nie więcej niż cztery godziny”.
„Adwokaci czują się dobrze, gdy mamy jasną, jednoznaczną definicję w takich sprawach”, mówi.
Pamiętaj o potrzebach związanych z postprodukcją.
Guerrero zaleca włączenie wymagań poprodukcyjnych do SOW. Spell out testów i wsparcia trzeba będzie od dostawcy, mówi. A jeśli planujesz mieć wewnętrzne ludzie wspierają system po instalacji, SOW powinien odnosić się do tego, czy sprzedawca będzie szkolić swoich pracowników. Taki język, mówi, gwarantuje, że sprzedawca nie „po prostu dostarczyć system i odejść”.
Pratt jest współpracownikiem Computerworld w Waltham, Mass. Skontaktuj się z nią pod adresem [email protected].