Nikt nie lubi zmian, ale gdy Twoja firma rośnie, nie masz wyboru, ale musisz ją objąć. Musisz rozważyć przyjęcie skutecznych rozwiązań, takich jak EDI, aby usprawnić transakcje z partnerami handlowymi. Jednak biorąc pod uwagę szeroką gamę oprogramowania i usług EDI dostępnych na rynku, znalezienie tego, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy może być trudne. Niezależnie od tego, czy jesteś nowym użytkownikiem EDI, czy długoletnim, ten przewodnik kupującego pomoże Ci lepiej zrozumieć wybór, abyś mógł znaleźć rozwiązanie EDI najlepiej dostosowane do zapewnienia strategicznej przewagi Twojej firmie.
W szczególności, ten przewodnik dostarczy Ci informacji na następujące tematy:
Co to jest oprogramowanie EDI?
Elektroniczna wymiana danych (EDI) oprogramowanie jest solidna technologia, która ułatwia wymianę dokumentów biznesowych z jednego komputera do drugiego w standardowym formacie elektronicznym między partnerami handlowymi, pozwalając im pracować razem wydajnie. Tysiące standardowych dokumentów biznesowych mogą być wysyłane automatycznie poprzez oprogramowanie EDI. Niektóre popularne przykłady obejmują statusy wysyłki, faktury, zamówienia zakupu, dokumenty inwentaryzacyjne i informacje celne.
Technologia EDI eliminuje ręczną komunikację B2B, pozwalając firmom zaoszczędzić czas i pieniądze w całym łańcuchu dostaw, zwiększyć szybkość przetwarzania, zmniejszyć liczbę błędów, poprawić współpracę między partnerami handlowymi oraz zwiększyć satysfakcję i lojalność klientów. Ponieważ EDI jest całkowicie pozbawiona papieru i wymaga niewielkiej lub żadnej interwencji człowieka, dokumenty biznesowe przepływają bezpośrednio z systemu komputerowego nadawcy (np. systemu logistycznego lub oprogramowania ERP) do systemu komputerowego odbiorcy (np, system zarządzania zamówieniami).
Cechy oprogramowania EDI
| Feature | Description |
|---|---|
| Tłumaczenie EDI | Identyfikuje dane niezbędne do zapisu, pobiera niezbędne informacje z dowolnego odpowiadającego systemu (ERP lub zamówienia sprzedaży, na przykład), układa dane w strukturze, którą sprzedawca może zrozumieć (spełnia format ich systemu lub wstępnie uzgodnioną strukturę zamówienia), i wysyła żądanie do sprzedawcy |
| MapowanieEDI | Tłumaczy informacje do formatu, który jest łatwiejszy do wykorzystania w nowych środowiskach. Obejmuje to pliki płaskie, XML i inne. |
| Zabezpieczone transakcje | Użycie protokołów takich jak Secured FTP i HTTPS w celu zabezpieczenia komunikacji i utrzymania transakcji pomiędzy zaangażowanymi stronami. |
Korzyści z oprogramowania EDI
EDI istnieje od późnych lat 60-tych, a korzyści zawsze okazywały się dramatyczne. Oto spojrzenie na niektóre z korzyści oprogramowania EDI:
| Korzyść | Opis |
|---|---|
| Poprawa szybkości | Przyspieszenie cyklu biznesowego o około 61 procent. Wiadomości EDI mogą być wysyłane automatycznie przy użyciu wstępnie skonfigurowanych przepływów pracy, więc transakcje między partnerami handlowymi mogą być zakończone w ciągu zaledwie kilku minut, a nie dni lub tygodni. |
| Większa dokładność | Przetwarzanie transakcji ręcznie wiąże się z większym ryzykiem błędu ludzkiego, co może mieć ogromny wpływ na Twoją firmę. Eksperci szacują, że problemy z jakością danych kosztują amerykańskie firmy około 3 bilionów dolarów rocznie. EDI może zapewnić około 30 do 40 procent redukcji transakcji zawierających błędy. |
| Obniżenie kosztów transakcji | Obniżenie kosztów transakcji o około 35 procent. W przypadku nabywców obsługujących liczne transakcje, oprogramowanie EDI pozwala na oszczędności sięgające milionów dolarów rocznie dzięki upustom za wczesną płatność. |
| Better customer experience | Zapewnia synchronizację oczekiwań pomiędzy sprzedawcą a nabywcą, redukując w ten sposób niejasności pomiędzy stronami i osiągając wyższy poziom satysfakcji klienta. Niektóre szacunki sugerują, że EDI może zmniejszyć czas cyklu od zamówienia do gotówki o około 20 procent, poprawiając transakcje i relacje z partnerami biznesowymi. |
| Poprawa zarządzania zapasami | Zarządzanie zapasami jest kluczowe, ponieważ wpływa na każdy obszar Twojej działalności – od hali magazynowej po obsługę klienta. Automatyzując proces wymiany dokumentów biznesowych, możesz łatwo zwiększyć widoczność swojego łańcucha dostaw. EDI posiada funkcję śledzenia, która pozwala łatwo określić, jakie masz zapasy i gdzie się one znajdują. A ponieważ EDI zapewnia aktualizacje w czasie rzeczywistym, możesz efektywnie alokować swoje zasoby, zapobiegać niedoborom i praktycznie wyeliminować nadmiar zapasów. |
Czego potrzebuje Twoja firma?
Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest małą firmą, organizacją non-profit, czy międzynarodową korporacją, musisz mieć dokładny, wydajny i terminowy sposób wymiany dokumentów biznesowych ze swoimi partnerami handlowymi. Oznacza to integrację rozwiązania EDI z Twoim obecnym systemem komunikacji B2B. Bez systemu opartego na EDI, przekazywanie zamówień i innych dokumentów do partnerów handlowych jest kosztowne, czasochłonne i podatne na błędy.
Istnieje wiele różnych typów EDI, w tym EDI bezpośrednie (znane również jako punkt-punkt), internetowe EDI, sieć EDI i pełna integracja B2B. Każdy typ EDI ma swoje zalety i wady w zależności od wielkości i potrzeb Twojej firmy.
- Rozruchy i inne małe firmy: Startupy i inne małe firmy, które chcą kupić rozwiązanie EDI, mogą zazwyczaj poradzić sobie z EDI opartym na sieci Web, do którego można uzyskać dostęp i używać go za pośrednictwem przeglądarek internetowych, takich jak Google Chrome i Firefox. Używając przeglądarek internetowych, możesz po prostu wypełnić standardowe formularze z danymi biznesowymi, które chcesz udostępnić. Web-based EDI jest często najłatwiejszym i najbardziej przystępnym sposobem dla małych i średnich firm, aby rozpocząć wymianę danych biznesowych z partnerami handlowymi za pomocą EDI. Również dlatego, że wiele internetowych rozwiązań EDI współpracuje z dużymi detalistami jak Target i Walmart, złożoność typowej konfiguracji EDI jest zredukowana.
- Istniejący użytkownicy EDI szukający dodatkowych funkcjonalności: W miarę jak Twoja firma się rozwija i łączysz się z większą liczbą klientów, Twoje oprogramowanie EDI powinno się skalować bez konieczności zatrudniania dedykowanego personelu do zarządzania możliwościami EDI. Jeśli masz niejasne plany wzrostu, może warto rozważyć uzyskanie EDI w chmurze, aby zapewnić nieograniczoną skalowalność sprzymierzoną z zarządzanych i elastycznych struktur cenowych.
- Duże firmy: Większe firmy zazwyczaj obsługują duży wolumen transakcji, więc prawdopodobnie stosują podejście hybrydowe, w którym łączą różne typy EDI, aby upewnić się, że są w stanie skutecznie współpracować ze wszystkimi swoimi partnerami handlowymi. Coraz częściej duże firmy szukają partnera z renomowanych dostawców EDI, które mogą obsługiwać codzienne zarządzanie ich EDI system.
Best EDI Software
Wybór odpowiedniego rozwiązania EDI dla Twojej firmy jest dość trudne, ponieważ istnieje szeroki zakres wyborów dostępnych na rynku. Podczas gdy niektóre organizacje wolą zarządzać swoim własnym wewnętrznym systemem EDI, wiele spojrzeć do pracy z dostawcą EDI. Niezależnie od tego, którą ścieżkę wybierzesz, oto niektóre z popularnych rozwiązań EDI do rozważenia:
- TrueCommerce to system EDI i eCommerce, który zapewnia małym i średnim firmom pojedynczą platformę, z której można zarządzać wszystkimi swoimi transakcjami EDI. Zaprojektowany, aby przyspieszyć procesy łańcucha dostaw, TrueCommerce łączy firmy z solidną platformą handlową z dostępem do ponad 10 000 detalistów na całym świecie.
- B2BGateway jest niedrogim i w pełni zarządzanym rozwiązaniem EDI, które pozwala na dodawanie partnerów handlowych, którzy nie są kompatybilni z EDI. Dodawanie partnerów handlowych do systemu jest bardzo proste, ponieważ muszą oni zapłacić tylko jednorazową opłatę, plus niewielką miesięczną opłatę za utrzymanie. Ponadto, jeśli chcesz mieć interfejs EDI i programów księgowych, B2BGateway w pełni integruje się z Microsoft SBA, QuickBooks i Sage 50c.
Wspólne punkty bólu EDI
Choć EDI posiada wiele obietnic, istnieją również pewne wyzwania. Oto niektóre z najczęstszych problemów związanych z EDI:
- Obawy dotyczące bezpieczeństwa. Chociaż EDI jest dobrze ugruntowane i używane w wielu branżach i organizacjach, nadal istnieją problemy dotyczące wymiany informacji z partnerami EDI lub organizacjami zewnętrznymi EDI. Problemy te obejmują brak zaufania, ryzyko ujawnienia poufnych informacji w wyniku naruszenia bezpieczeństwa oraz potencjalne problemy prawne wynikające z przepisów rządowych lub organizacyjnych.
- Aktualizacje aplikacji mogą powodować zakłócenia danych. Niektóre programy dla przedsiębiorstw mogą zakłócać połączenia EDI, nawet te, które działały dobrze w przeszłości. Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami, programy do planowania zasobów przedsiębiorstwa, oprogramowanie księgowe i wiele innych zaawansowanych systemów może być regularnie aktualizowane lub ulepszane, co czyni je niekompatybilnymi z oprogramowaniem używanym przez Twoich partnerów handlowych.
- Problemy z integracją oprogramowania. Rozwiązania EDI może ugrzęznąć zasobów IT lub umieścić wielki szkolenia nad głową na firmę. Bez odpowiedniego szkolenia i ścisłej zgodności z nowym protokołem, przejście z ręcznego udostępniania dokumentów do EDI może stać się niechlujne. Ponadto, ponieważ istnieje kilka standardów związanych z wdrażaniem EDI, małe firmy mogą mieć trudności z wymianą danych z większymi firmami, które korzystają z najnowszej wersji standardu dokumentu.
- Koszty wdrożenia i utrzymania. Podczas gdy EDI zapewnia ogromne korzyści w zakresie oszczędności kosztów, przeprojektowanie i wdrożenie aplikacji oprogramowania w celu dopasowania EDI do obecnego systemu może być dość kosztowne, zwłaszcza dla małych i średnich firm. Utrzymanie systemu EDI może być również kosztowne, zwłaszcza jeśli ilość obsługiwanych danych szybko rośnie.
Trendy rynkowe oprogramowania EDI
- Zwiększone wykorzystanie EDI opartego na chmurze. W miarę jak chmura obliczeniowa toruje sobie drogę do szerszego spektrum działalności przedsiębiorstw, oczekuje się, że system EDI oparty na chmurze będzie coraz częściej wykorzystywany, szczególnie przez małe i średnie firmy. Coraz więcej firm poszukuje możliwości migracji połączeń, aplikacji, danych i integracji do chmury. Chmura obliczeniowa zmienia zasady wdrażania technologii EDI i modele konsumpcji usług.
- Mobilne EDI. Urządzenia mobilne, takie jak smartfony i tablety, zmieniają sposób interakcji przedsiębiorstw z ich partnerami handlowymi. Niektóre firmy zaczynają tworzyć aplikacje, które pomagają zmobilizować ich łańcuch dostaw. Ponieważ aplikacje korporacyjne stają się teraz popularne, jest tylko kwestią czasu, kiedy będziesz mógł pobrać aplikację mobilną związaną z EDI ze sklepów z aplikacjami.
Wybór usług i oprogramowania EDI
Zrozumienie przepływu dokumentów EDI jest kluczem do rozważenia różnych ofert usług i oprogramowania dostępnych na rynku:
- Dokument biznesowy jest tworzony w Twoim systemie księgowym lub ERP.
- Dokument biznesowy jest tłumaczony ze swojego natywnego formatu systemu księgowego na plik dokumentu EDI.
- Nowy dokument EDI jest wysyłany do dostawcy EDI VAN (value-added network).
- Dostawca EDI VAN elektronicznie dostarcza dokument do skrzynki pocztowej EDI zamierzonego odbiorcy
- Odbiorca dokumentu tłumaczy dokument EDI z powrotem na czytelny dokument biznesowy i przetwarza go.
Zważywszy na liczbę kroków w przepływie dokumentów EDI, nie jest zaskakujące, że istnieją dostawcy, którzy koncentrują się na każdym kroku. Istnieją również dostawcy rozwiązań end-to-end. W rzeczywistości, niektóre systemy ERP zawierają EDI jako zintegrowany moduł, który jest częścią systemu bazowego.
Pierwszym krokiem w przepływie dokumentów EDI jest konwersja dokumentu biznesowego do pliku EDI. Wiele rozwiązań programowych dostępnych na rynku zapewnia tłumaczenie EDI. Ważną kwestią podczas przeglądania oprogramowania do tłumaczenia EDI jest kompatybilność z oprogramowaniem księgowym/ERP. Interoperacyjność jest kluczowym problemem przy ocenie oferty tłumaczeń EDI.
Dostawcy VAN obsługują dostawę dokumentu EDI. Dostawca VAN mapuje dokument do standardów odbiorcy, świadczy usługi testowania i zapewnia prawidłowe dostarczenie pliku.
Jedną z najważniejszych kwestii przy zakupie rozwiązania EDI jest zakres usługi. Czy szukasz oprogramowania do tłumaczenia, dostawca VAN do partnera, lub pełne rozwiązanie ERP, które zawiera możliwości EDI, istnieje duża liczba opcji dostępnych dla Twojej firmy do rozważenia. Jeśli szukasz, aby odkryć te, które są odpowiednie dla Twojej firmy, rozważyć wykorzystanie naszej bezpłatnej usługi wyszukiwania oprogramowania.