Co to jest Zamówienie Zakupu?

W zamówieniach istnieją terminy, które są podobne, ale na tyle różne, że mogą powodować zamieszanie. Częstym źródłem nieporozumień jest różnica między zapotrzebowaniem na zakup a zamówieniem zakupu. Zrozumienie różnicy między tymi dwoma ważnymi dokumentami jest niezbędne do płynnego przepływu pracy w Twojej firmie.

Co to jest Purchase Requisition?

Zapotrzebowanie na zakup jest formalnym dokumentem, który jest używany, gdy pracownik musi kupić lub zamówić coś w imieniu swojej organizacji. Dokument ten informuje kierowników działów lub pracowników działu zakupów o podjętej decyzji, dzięki czemu dział zakupów może rozpocząć proces zakupu żądanych produktów lub usług. Dział finansowy będzie również korzystać z zamówienia zakupu do koordynacji sprawozdawczości z działem księgowości.

Jak zamówienie zakupu różni się od zamówienia zakupu

Zamówienia zakupu (PO), z drugiej strony, są wydawane po zatwierdzeniu zamówienia zakupu. PO służy jako prawnie wiążący dokument, który jest wysyłany do dostawcy z prośbą o towary lub usługi.

„Kiedy pojawia się potrzeba zakupu, osoba lub dział, który go potrzebuje, tworzy zamówienie zakupu i wysyła je do odpowiedniego zespołu w celu zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu, to zamówienie może zostać przekształcone w PO.”

Dlaczego Twoja organizacja musi używać zamówień zakupu w procesie zamówień

W każdej firmie, zawsze istnieje zapotrzebowanie biznesowe na coś, czy to podstawowe materiały biurowe lub materiały eksploatacyjne, sprzęt, surowce lub usługi.

Jeśli kierownicy działów mogą składać zamówienia bezpośrednio u dostawców, istnieje zwiększona szansa na oszustwo. Aby zapobiec temu problemowi, wiele firm posiada dział zaopatrzenia, który zajmuje się wyszukiwaniem i weryfikacją dostawców oraz nadzorowaniem całego procesu zamawiania, od zamówienia, przez zamówienie, po odbiór towarów, a następnie przekazanie wszystkiego do działu zobowiązań w celu opłacenia faktury. Dział zaopatrzenia tworzy przepływ pracy w celu zapewnienia zapobiegania oszustwom, co oszczędza pieniądze firmy w dłuższej perspektywie i utrzymuje zaopatrzenie dodając wartość do firmy.

Formularz zapotrzebowania na zakup jest dokumentem wewnętrznym. Za pomocą tego dokumentu dział zaopatrzenia nie zamawia towarów bezpośrednio u dostawców, lecz inicjuje formalny proces. Zapotrzebowanie pochodzi z działu, w którym towary lub usługi będą wykorzystywane, a następnie przechodzi przez proces zatwierdzania – w oparciu o potrzeby, dostępny budżet, itd. Proces ten jest tym, co zapewnia firmie wewnętrzną kontrolę nad procesem zakupów. Jeśli proces zatwierdzania przebiega prawidłowo, a zapotrzebowanie na zakup jest zatwierdzone, proces jest kontynuowany poprzez przekształcenie zapotrzebowania w oficjalne zamówienie zakupu, które jest wysyłane do sprzedawcy. Jeśli jest odrzucony z jakiegokolwiek powodu, requisition nie staje się oficjalnym zamówieniem, a nie pieniądze zmienia ręce.

Na przykład, dział IT może być zainteresowany zakupem nowego sprzętu serwerowego w celu poprawy bezpieczeństwa i uczynienia ich pracy trochę łatwiejsze. Szef działu IT lub wyznaczony pracownik działu zakupów użyje formularza zapotrzebowania na zakup, aby złożyć formalny wniosek o zakup serwerów. Następnie zostanie ono przesłane do zatwierdzenia przez odpowiedni personel. Po zatwierdzeniu, zaopatrzenie złoży zamówienie u dostawcy serwerów.

To samo dotyczy sytuacji, gdy podstawowe materiały są na wyczerpaniu. Kierownik działu wypełni wniosek o zakup, aby wskazać, które materiały są potrzebne i w jakiej ilości. Może nawet zasugerować sprzedawcę, u którego materiały powinny zostać zakupione. Zostanie on wysłany do działu zakupów, który następnie przejrzy wniosek i zatwierdzi go, zmieni lub odrzuci. Jeśli wniosek jest zmieniony lub odrzucony, muszą dostarczyć uzasadnienie, dlaczego ta decyzja została osiągnięta. Jeśli zatwierdzony, dział jest podany go ahead do tworzenia zamówienia zakupu i formalnie żądać elementów od dostawcy.

Purchase Requisitions Start procesu zakupu

Departamenty w całej organizacji będą potrzebować rzeczy od czasu do czasu, a ten dokument rozpocznie proces. Zespół zakupowy będzie działał w oparciu o siłę tego dokumentu, aby podejmować decyzje. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, dokument służy jako dowód komunikacji.

Papierowe ścieżki utrzymują każdego odpowiedzialnego

Bez odpowiedniego systemu kontroli i równowagi w miejscu, każdy pracownik ma potencjał, aby zaangażować się w oszustwo – zamawianie rzeczy na firmowym groszu do użytku osobistego. Formalny proces zakupów zapobiega temu zjawisku i zapewnia zarówno dokładność, jak i potrzebę. Kierownicy działów będą patrzeć na to przed wysłaniem go do działu zaopatrzenia, aby sformalizować zamówienie z vendor.

Jest to ważne dla celów audytu, ponieważ można zobaczyć, kto żąda co, kto zatwierdza co i kiedy, aby upewnić się, że nie ma problemów z nadmiarem lub niepotrzebnych przedmiotów. Dokumenty zawsze można odnieść się do określenia faktów, jeśli problem kiedykolwiek powstaje.

Biznes jest chroniony

Przez użycie zamówień zakupu, jest mniej potencjału od oszustwa. Nie jest prawdopodobne, aby być sytuacja, w której pracownicy współpracują z dostawcami, aby ukraść od firmy. Aktywa firmy są również chronione, ponieważ rekwizycja jest dowodem, że aktywa zostały zamówione. Dokument ten może być śledzony w celu zapewnienia, że dostawa została zrealizowana. Korzystanie z zakupu rekwizycji ułatwia śledzenie aktywów, jeśli problem kiedykolwiek occurs.

By podjąć czas, aby scentralizować swój system zamówień i wymagających wszystkich pracowników do korzystania z formalnych dokumentów rekwizycji do żądania rzeczy, których potrzebują, przepływ pracy staje się bardziej wydajne i jest łatwiejsze do zarządzania skutecznie. Korzyści odnoszą również kupujący, ponieważ mogą łączyć zakupy i uzyskiwać korzystniejsze warunki u dostawców.

PLANERGY ułatwia każdemu pracownikowi utworzenie zamówienia i przesłanie go do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu, zamówienie jest przekształcane w PO i otrzymuje numer zamówienia, który jest powiązany z pierwotnym zamówieniem zakupu, a następnie jest łatwo przenoszony na fakturę w celu dokonania płatności. Wszystkie dokumenty są połączone, dzięki czemu można zobaczyć postęp pozycji przez przepływ pracy, a ścieżka audytu pokazuje, kto podjął jakie działania i kiedy.

Chociaż zamówienie zakupu może wydawać się „tylko dokumentem”, ma ważne miejsce w procesie zamówień w organizacji. Służy jako narzędzie kontroli, pomaga w zapobieganiu oszustwom i zapewnia autoryzację wszystkich zakupów.