Wisconsin and Federal Family and Medical Leave Acts

Oorspronkelijke datum van uitgifte: July 1, 2015
Last Revision Date:

Policy Purpose

Dit beleid schetst de bepalingen van de federale en Wisconsin Family and Medical Leave Acts en de rechten en plichten van werknemers en de werkgever op grond van beide wetten.

De informatie in dit beleid mag niet dienen als de enige bron van gezins- en medisch verlof. Aangezien wetten kunnen veranderen, controleer altijd de informatie met de overeenkomstige verordeningen, statuten, enz. om te bevestigen dat deze nog steeds actueel is voordat u beslissingen neemt over de Family and Medical Leave Act.

Beleidsachtergrond

De federale Family and Medical Leave Act werd op 5 augustus 1993 van kracht voor de meeste werkgevers. De Wisconsin Family and Medical Leave Act werd van kracht op 26 april 1988.

De bepalingen van de Wisconsin Family and Medical Leave (WFMLA) Act zijn vastgelegd in Wis. Stat. § 103.10 en Wis. Admin. Code § DWD 225.

De federale Family and Medical Leave (FMLA) Act bepalingen worden uiteengezet in 29 U.S.C. 2601, et seq. en 29 CFR Part 825

Beleidsdefinities

Zie SYS 1225, Algemene termen en definities, voor een lijst van algemene termen en definities.

Definities die specifiek zijn voor dit beleid:

Kind omvat alle personen die vallen onder zowel de WFMLA-definitie zoals geschetst in Wis. Stat §103.10(1)(a) en de federale FMLA-definitie in 29 C.F.R. § 825.122, (Zie “Zoon of dochter”). Zie de interpretatie van de beheerder van het U.S. Dept. of Labor (No. 2013-1) over FMLA-verlof om te zorgen voor een volwassen kind (18 jaar of ouder).

Onder dit beleid zal elke werknemer die in loco parentis staat, zoals gedefinieerd in 29 C.F.R. § 825.122 en U.S. Department of Labor Wage and Hour Division Fact Sheet #28C, voor een kind dezelfde rechten krijgen onder zowel FMLA als WFMLA als een biologische, adoptie- of stiefouder.

Federal Family and Medical Leave (FMLA) betekent alle bepalingen uiteengezet in de Family and Medical Leave Act onder 29 U.S.C. 2601, et seq. en 29 C.F.R. Part 825.

Betaald verlof betekent ziekteverlof, vakantie, vakantie-overdracht, persoonlijke vakantie, wettelijke vakantie, compenserende tijd, en verlof in een betaald verlof bank.

Ernstige gezondheidstoestand is gedefinieerd in Wis. Stat. § 103.10(1)(g) voor de toepassing van de WFMLA en gedefinieerd in 29 §§ C.F.R. 825.113-.115, 825.119, en 825.113 voor de toepassing van de FMLA.

Wisconsin Family and Medical Leave (WFMLA) betekent alle bepalingen die zijn opgenomen in de Wisconsin Family Leave act onder Wis. Stat. § 103.10 en Wis. Admin. Code § DWD 225.

Beleid

De Wisconsin en federale Family and Medical Leave Acts (W/FMLA) geven in aanmerking komende werknemers het recht op baanbeschermd verlof wegens ernstige ziekte van een werknemer of een gezinslid van een werknemer en de geboorte, adoptie of plaatsing van een kind. De FMLA voorziet ook in een baanbeschermd verlof als gevolg van een in aanmerking komende omstandigheid die zich voordoet wanneer een gezinslid een huidig militair of een gedekte veteraan is die ernstig ziek of gewond is en verzorging nodig heeft.

University of Wisconsin System-instellingen moeten voldoen aan alle toepasselijke staats- en federale wetten met betrekking tot gezins- en medisch verlof, en mogen niet discrimineren tegen of interfereren met het recht van een werknemer om dergelijk verlof op te nemen. De toepassing van deze wetten moet worden gecoördineerd met andere verlofregelingen van het UW-systeem. De Amerikanen met Gehandicaptenwet (ADA) en de Wisconsin Fair Employment-wet kunnen in een bepaalde situatie ook van toepassing zijn.

Werknemers die gebruik maken van verlofvoordelen die worden verstrekt in het kader van de W/FMLA zullen tegelijkertijd verlofvoordelen gebruiken die worden verstrekt in het kader van het verlofbeleid van het UW System. Al het in aanmerking komende verlof loopt gelijktijdig en kan worden opgenomen in één aaneengesloten periode, met tussenpozen of in een verminderd werkschema voor bepaalde situaties. Het is de verantwoordelijkheid van de UW-systeeminstelling om in aanmerking komend verlof aan te wijzen als W/FMLA-verlof. De instelling mag NIET, op verzoek van een werknemer, afzien van het aanwijzen van een kwalificerend verlof als W/FMLA-verlof.

Als een werknemer voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor zowel de WFMLA als de FMLA, moet de werkgever tegelijkertijd aan beide wetten voldoen. De bepaling van de WFMLA, FMLA, of het verlofbeleid van de Universiteit van Wisconsin die het meest genereuze voordeel voor de werknemer oplevert, moet worden toegepast. Als een werknemer in aanmerking komt voor slechts één wet, dan hoeft de werkgever alleen aan die ene wet te voldoen.

A. Werkgeversdekking

Elke instelling van het UW-systeem is een werkgever in de zin van zowel de Wisconsin- als de federale Family and Medical Leave Acts.

B. Employee Eligibility

Wanneer een instelling bepaalt of een werknemer al dan niet zowel het vereiste aantal uren als de vereiste tijd heeft gewerkt om in aanmerking te komen voor WFMLA of FMLA, worden alle instellingen binnen UW System evenals alle agentschappen van de staat Wisconsin beschouwd als één werkgever. Alle uren en tijd gewerkt voor alle instellingen of staatsagentschappen moeten worden gecombineerd om in aanmerking te komen.

Geschiktheid voor WFMLA en FMLA wordt bepaald vanaf de eerste dag van het gevraagde verlof.

1. Wisconsin FMLA: in overeenstemming met Wis. Stat. § 103.10(2)(c), komt een werknemer in aanmerking voor WFMLA-verlof als de werknemer:
   • Meer dan 52 achtereenvolgende weken in dienst is geweest van een UW-instelling of een agentschap van de staat Wisconsin; en
   • Minimaal 1.000 uur heeft gewerkt voor een UW-systeeminstelling of een agentschap van de staat Wisconsin (gebruikt betaald verlof telt mee voor de 1.000 gewerkte uren) tijdens de voorafgaande periode van 52 weken.
   • De werknemer wordt nog steeds beschouwd als “in dienst”, zelfs als een werknemer op een goedgekeurd verlof, militair verlof, worker’s compensation, tijdelijke arbeidsongeschiktheid, tijdelijk ontslag, of permanent ontslag is als de werknemer wordt herplaatst.
2. Federale FMLA: In overeenstemming met 29 C.F.R. §825.110 komt een werknemer in aanmerking voor FMLA-verlof als de werknemer:
   • ten minste 12 maanden in dienst is geweest van een instelling van het UW-systeem of een agentschap van de staat Wisconsin (de 12 maanden hoeven niet opeenvolgend te zijn en de zomermaanden tellen mee voor werknemers met een academisch jaar); en
   • ten minste 1.250 uur heeft gewerkt voor een instelling van het UW-systeem of een agentschap van de staat Wisconsin (gebruikt betaald verlof telt niet mee voor de 1.250 gewerkte uren) tijdens de 12 maanden die onmiddellijk voorafgaan aan het begin van het gevraagde verlof.
     • Volledige academischejaarswerknemers worden geacht aan de norm van 1.250 uur te voldoen, tenzij het tegendeel wordt bewezen.
     • Als een werknemer een militair verlof van de UW opneemt dat onder de Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) valt, telt die periode mee voor zowel de tijd die voor een werkgever is gewerkt als voor het aantal gewerkte uren.

C. Redenen voor verlof en duur van gedekt verlof

1. Wisconsin FMLA: In aanmerking komende werknemers hebben het recht om gedurende elk kalenderjaar gebruik te maken van door de WFMLA gedekt verlof om de redenen en voor de duur die zijn vastgelegd in Wis. Stat. §§ 103.10(3) en (4). Zie voor meer informatie het State of Wisconsin Department of Workforce Development Equal Rights Division (ERD) Comparison of Federal and Wisconsin Family and Medical Leave Laws en de publicatie ERD-7983-P, een poster die door alle instellingen van het UW System moet worden opgehangen.
2. Federale FMLA: In aanmerking komende werknemers hebben recht op een totaal van 12 weken onbetaald FMLA-gedekt verlof gedurende elk kalenderjaar om de redenen die zijn vastgelegd in 29 U.S.C. § 2612, 29 C.F.R. § 825.112(a), en 29 C.F.R. § 825.200. Voor meer informatie over de redenen voor gedekt verlof, zie Department of Labor’s Wage and Hour Division Fact Sheet 28F.
3. Opmerking met betrekking tot verlof wegens geboorte en adoptie: Een werknemer mag niet meer dan zes weken WFMLA-verlof en niet meer dan twaalf weken FMLA-verlof gebruiken voor de geboorte of adoptie van een kind, zelfs als het recht op verlof zich uitstrekt tot in een ander kalenderjaar. Geboorte of adoptie van meer dan één kind tegelijkertijd wordt beschouwd als één gebeurtenis. In dat geval krijgt een werknemer geen twaalf weken extra verlof voor elk bijkomend kind. WFMLA omvat niet het verlof in verband met de plaatsing van een kind voor pleegzorg.

D. Intermittent/Partial Leave

1. Een werknemer kan gezins- of medisch verlof opnemen in niet-aaneengesloten stappen (d.w.z. gedeeltelijke afwezigheid van het werk). Een gedeeltelijke afwezigheid moet in stappen gelijk zijn aan de kortste door de instelling toegestane stap voor elk ander niet-spoedeisend verlof, zolang een dergelijk verlof de activiteiten van de werkgever niet onnodig verstoort.Wanneer een werknemer intermitterend verlof of een verkorte verlofregeling opneemt, moet de instelling het verlof verantwoorden aan de hand van een stap die niet groter is dan de kortste periode die de werkgever gebruikt om het gebruik van andere vormen van verlof te verantwoorden, op voorwaarde dat deze niet groter is dan één uur. De instelling mag de werknemer niet verplichten meer verlof op te nemen dan nodig is om de omstandigheden aan te pakken die de behoefte aan verlof hebben doen ontstaan, en dat FMLA-verlof mag alleen in mindering worden gebracht op het FMLA-recht van een werknemer voor opgenomen verlof en niet voor tijd die voor de werkgever wordt gewerkt.Intermitterend verlof voor alle werknemers van het UW-systeem zal worden bijgehouden in stappen van 15 minuten.
2. Onbetaald verlof voor een willekeurig aantal uren dat wordt opgenomen als intermitterend verlof voor gedocumenteerde FMLA-kwalificerende doeleinden, heeft geen invloed op de FLSA-vrijgestelde status van een in aanmerking komende werknemer.
3. Alleen de daadwerkelijk opgenomen hoeveelheid verlof (met of zonder loon) mag worden meegeteld voor de jaarlijkse WFMLA- of FMLA-toewijzing. Als een werknemer die normaal vijf dagen van acht uur per week werkt bijvoorbeeld één dag vrij neemt, zou de werknemer acht uur van W/FMLA-recht gebruiken.
4. Voor minder dan voltijdse werknemers wordt de hoeveelheid verlof waarop zij recht hebben op proportionele basis bepaald door het nieuwe rooster te vergelijken met het normale rooster van de werknemer. Als bijvoorbeeld een werknemer die normaal 30 uur per week werkt, nu 20 uur per week werkt volgens een verminderd werkrooster, zou de werknemer tien uur FMLA-verlof per week gebruiken. De normale werkweek van een werknemer wiens rooster varieert, wordt gebaseerd op een wekelijks gemiddelde van de ingeroosterde uren, inclusief eventuele verlofuren, gedurende de 12 maanden voorafgaand aan het begin van de verlofperiode.
5. Wanneer het voor een werknemer die gebruik maakt van intermitterend verlof of werkt met een verminderd verlofrooster fysiek onmogelijk is om halverwege een dienst te beginnen of te eindigen, wordt de volledige periode dat de werknemer gedwongen afwezig moet zijn, aangemerkt als FMLA-verlof en telt deze mee voor het FMLA-recht van de werknemer.

E. Gebruik en vervanging van betaald verlof

Al het in aanmerking komende verlof, met of zonder loon, moet door de instelling worden aangemerkt als verlof krachtens W/FMLA en telt mee voor het W/FMLA-recht van de werknemer. Werknemers hebben het recht om elk beschikbaar betaald verlof te gebruiken tijdens een kwalificerend W/FMLA-verlof. UW-instellingen moeten echter al het in aanmerking komende betaalde verlof aanmerken als W/FMLA-verlof. Werknemers kunnen er ook voor kiezen om onbetaald verlof te gebruiken als ze W/FMLA-verlof opnemen, in plaats van hun betaalde verlof te gebruiken.

Tijdens verlof dat alleen kwalificeert als WFMLA-verlof of dat kwalificeert als gelijktijdig WFMLA- en FMLA-verlof, mogen werknemers al het beschikbare betaalde verlof vervangen, inclusief ziekteverlof, ongeacht het beleid van het UW-systeem en de instelling over dat betaalde verlof. Als een betaald verlof echter niet kwalificeert als WFMLA-verlof, moet de werknemer zich houden aan alle beleidsregels van het UW-systeem en de UW-instelling met betrekking tot dat betaalde verlof. Als een werknemer recht heeft op het opnemen van FMLA-verlof maar niet op WFMLA-verlof en de werknemer geen kwalificerend betaald verlof beschikbaar heeft, kan de werknemer alleen onbetaald verlof opnemen.

F. Continuering van werknemersvoordelen

Alle werknemersvoordelen kunnen worden gehandhaafd tijdens een onbetaald of betaald WFMLA- en/of FMLA-gedekt verlof. De werknemer moet alle door de werknemer gevraagde premies tijdig blijven betalen om de voordelen te behouden.

De dekking van de collectieve ziektekostenverzekering van de staat moet worden gehandhaafd onder de voorwaarden die onmiddellijk vóór het begin van het W/FMLA-verlof van toepassing waren. De werknemer moet de werknemersbijdrage blijven betalen en heeft recht op de werkgeversbijdrage in de premie voor de duur van het W/FMLA-gedekte verlof.

G. WFMLA en FMLA Administratief Proces

Het is de verantwoordelijkheid van de instelling van het UW-systeem om ervoor te zorgen dat werknemers tijdig de juiste WFMLA- en/of FMLA-formulieren indienen en ontvangen.

(1) Verzoek van de werknemer om verlof

1. Werknemers moeten 30 dagen van tevoren in kennis stellen van de noodzaak om W/FMLA-verlof op te nemen wanneer de behoefte te voorzien is. Wanneer 30 dagen van tevoren niet mogelijk is, moet de werknemer zo snel als praktisch mogelijk is kennisgeving doen en moet hij in het algemeen voldoen aan de gebruikelijke en gebruikelijke kennisgeving en procedurele voorschriften van de UW-instelling voor het aanvragen van verlof. Als een werknemer niet voldoet aan de gebruikelijke kennisgeving en procedurele vereisten, en geen ongewone omstandigheden het niet-naleven rechtvaardigen, kan FMLA-beschermd verlof worden uitgesteld of geweigerd.
2. Werknemers worden aangemoedigd om het formulier Employee Request for Family and/or Medical Leave (UWS 80) te gebruiken om een W/FMLA-gedekt verlof bij de instelling aan te vragen. Een werknemer die WFMLA-verlof aanvraagt om voor een partner of een ouder van een partner te zorgen, moet dit formulier invullen om het partnerschap voor WFMLA-doeleinden te certificeren.

(2) Werknemerscertificeringsformulieren

1. Elk formulier voor certificering door een zorgverlener moet voldoen aan de vertrouwelijkheidsvereisten van de Genetic Information Nondiscrimination Act van 2008 (GINA). Zie bijlage A voor de informatie die moet worden opgenomen in alle verzoeken aan zorgverleners om medische informatie.
2. Een werknemer, of de woordvoerder van de werknemer (bijv, als de werknemer arbeidsongeschikt is, de echtgenoot van de werknemer, volwassen kind, ouder, arts, enz.) moet voldoende informatie verstrekken over de reden voor het verlofverzoek van een werknemer, zodat de UW-instelling kan bepalen of W/FMLA-verlof gepast is.
3. Een instelling kan een werknemer verplichten een certificering en periodieke hercertificering in te dienen ter ondersteuning van de behoefte aan verlof.Indien een medische verklaring vereist is, moet de werknemer de medische verklaring binnen 15 kalenderdagen nadat het verlof is aangevraagd, aan de door de instelling aangewezen persoon voorleggen, tenzij dit in de gegeven omstandigheden niet praktisch is. Goedkeuring wordt verleend in afwachting van de ontvangst van de medische verklaring, indien vereist. (Opmerking: als de medische certificering onvoldoende is, heeft de werknemer 7 dagen de tijd om aanvullende verduidelijkende medische documentatie te verstrekken).
4. Als een certificeringsformulier vereist is, wordt aanbevolen dat een van de volgende certificeringsformulieren, of een equivalent daarvan, wordt ingevuld door de werknemer of de woordvoerder van de werknemer.
   • Certification of Health Care Provider for Employee’s Serious Health Condition (DOL WH-380-E)
     Note regarding employees who take a WFMLA leave only – If an employee is taking a WFMLA only leave (employee does not qualify for federal FMLA), the employee should use the WFMLA compliant form, UWS 82a, to certify his or her own serious health condition.
   • Certificering van zorgverlener voor ernstige gezondheidstoestand van gezinslid (DOL WH-380-F)
     Noot betreffende werknemers die alleen WFMLA-verlof opnemen – Als een werknemer alleen WFMLA-verlof opneemt (werknemer komt niet in aanmerking voor federale FMLA en/of de werknemer neemt verlof op om voor een partner of een ouder van een partner te zorgen), moet de werknemer het WFMLA-conforme formulier, UWS 83a, gebruiken om de ernstige gezondheidstoestand van een gezinslid te certificeren.
   • Certification of Qualifying Exigency for Military Family Leave (DOL WH-384)
   • Certification for Serious Injury or Illness of Current Servicemember – for Military Family Leave (DOL WH-385) – een werknemer moet dit formulier invullen als de werknemer FMLA-beschermd verlof wil om te zorgen voor een huidig militair militair militair lid dat een familielid of naaste is en die ernstig ziek of gewond is als gevolg van militaire dienst.
   • Certification for Serious Injury or Illness of a Veteran for Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V) – een werknemer moet dit formulier invullen als de werknemer FMLA-beschermd verlof wil om te zorgen voor een militaire veteraan die een familielid of naaste verwant is en die ernstig ziek of gewond is als gevolg van militaire dienst.

(3) Verantwoordelijkheden UW-instelling

(a) Rechten & Verantwoordelijkheden Notice

De UW-instelling moet het formulier Notice of Eligibility and Rights & Responsibilities (UWS 81), of een equivalent daarvan, aan een werknemer verstrekken binnen vijf werkdagen (indien haalbaar) van het verzoek van een werknemer om verlof dat onder WFMLA en/of FMLA kan vallen. Indien het verzoek van de werknemer niet is ingediend voordat het verlof werd opgenomen, moet het formulier worden verstrekt binnen vijf dagen na de datum waarop het WFMLA- en/of FMLA-kwalificerende verlof voor het eerst werd opgenomen (Zie Aanwijzing met terugwerkende kracht hieronder).

(b) Designation Notice

De UW-instelling moet een Designation Notice (UWS 86), of gelijkwaardig, verstrekken aan de werknemer die een W/FMLA-beschermd verlof heeft aangevraagd om de werknemer te laten weten of het verlof is goedgekeurd en/of de werknemer aanvullende informatie moet indienen voordat het verlof kan worden goedgekeurd.

Als de UW-instelling vereist dat de werknemer een fitness-for-duty-certificaat overlegt om te worden hersteld in de werkgelegenheid, moet de instelling een kennisgeving van een dergelijke eis verstrekken met het aanwijzingsbericht. De UW-instelling moet een lijst van de essentiële functies van de functie van de werknemer opnemen en moet in de aanwijzingskennisgeving aangeven dat de certificering betrekking moet hebben op het vermogen van de werknemer om deze essentiële functies uit te voeren.

Als de informatie die door de instelling aan de werknemer in de aanwijzingskennisgeving is verstrekt, verandert (bijv, de werknemer put het W/FMLA-verlofrecht uit), verstrekt de instelling een schriftelijke kennisgeving van de wijziging binnen vijf werkdagen na ontvangst van de eerste kennisgeving van de werknemer van de behoefte aan verlof na elke wijziging.

De instelling moet de werknemer op de hoogte stellen van de hoeveelheid verlof die in mindering wordt gebracht op het W/FMLA-verlofrecht van de werknemer. Indien het niet mogelijk is het verlofbedrag vooraf vast te stellen, moet de instelling op verzoek van de werknemer, maar niet vaker dan eenmaal in een periode van 30 dagen waarin verlof is opgenomen, mededeling doen van het verlofbedrag dat op het W/FMLA-verlofrecht van de werknemer in mindering is gebracht. De kennisgeving van de omvang van het opgenomen W/FMLA-verlof kan mondeling of schriftelijk geschieden. In het geval van een mondelinge kennisgeving moet deze schriftelijk worden bevestigd, uiterlijk op de eerstvolgende salarisdag die ten minste een week later valt. Schriftelijke kennisgeving kan in elke vorm geschieden.

Indien verlof zowel zou kwalificeren als verlof voor de verzorging van een huidig militair of veteraan gedurende een periode van 12 maanden als verlof voor de verzorging van een gezinslid met een ernstige gezondheidstoestand, wordt het verlof aangewezen en geteld als verlof voor de verzorging van een huidig militair, en niet als verlof voor de verzorging van een gezinslid met een ernstige gezondheidstoestand.

Aanwijzing met terugwerkende kracht: Als de instelling niet tijdig verlof aanwijst, moet de instelling met terugwerkende kracht verlof aanwijzen als W/FMLA-verlof met een passende kennisgeving aan de werknemer, ZONDER het verzuim van de werkgever om tijdig verlof aan te wijzen de werknemer schade of letsel toebrengt. In alle gevallen kunnen een werkgever en een werknemer onderling overeenkomen dat verlof met terugwerkende kracht als W/FMLA-verlof wordt aangemerkt.

H. Afsluiting van verlof

verlof dat gedurende het kalenderjaar beschikbaar is, moet binnen dat kalenderjaar worden gebruikt. Verlof dat gedurende een periode van 12 maanden beschikbaar is om voor een huidig militair of veteraan te zorgen, moet binnen die periode van 12 maanden worden gebruikt. Indien het verlof niet wordt gebruikt, vervalt het recht van de werknemer op het verlof aan het einde van de periode van 12 maanden waarin het verlof is verdiend. Het recht van een werknemer op verlof voor geboorte of adoptie vervalt 12 maanden na de datum van geboorte of plaatsing voor adoptie.

Als een werknemer is aangenomen voor een bepaalde termijn of alleen om werk te verrichten op een afzonderlijk project, heeft de instelling geen verplichting om de werknemer terug te plaatsen als de termijn van tewerkstelling of het project is afgelopen en de instelling de werknemer anders niet in dienst zou hebben gehouden.

I. FMLA en Worker’s Compensation

Wanneer een ernstige gezondheidstoestand het gevolg is van letsel van een werknemer tijdens het werk, zal het recht van de werknemer op FMLA gelijktijdig lopen met eventuele werknemerscompensatie-uitkeringen. Als de zorgverlener die de werknemer behandelt voor het arbeiderscompensatieletsel verklaart dat de werknemer in staat is om terug te keren naar een “lichte baan”, maar niet in staat is om terug te keren naar dezelfde of gelijkwaardige baan, kan de werknemer het aanbod van een lichte baan weigeren. Als gevolg daarvan kan de werknemer arbeiderscompensatie-uitkeringen verliezen, maar heeft hij het recht om onbetaald FMLA-verlof te blijven nemen totdat het recht van 12 weken is uitgeput.

Alle perioden dat een werknemer afwezig is van het werk terwijl hij met arbeiderscompensatieverlof is, mogen niet worden geteld als tijd die is gebruikt onder de WFMLA.

J. Werknemersrecht op herplaatsing

Bij terugkeer van W/FMLA-verlof heeft een werknemer in het algemeen recht op terugkeer in dezelfde functie die de werknemer had toen het verlof begon, of in een gelijkwaardige functie met gelijkwaardige voordelen, loon en andere arbeidsvoorwaarden. Een werknemer heeft recht op een dergelijke herplaatsing, zelfs indien de werknemer is vervangen of zijn of haar functie is geherstructureerd om rekening te houden met de afwezigheid van de werknemer. Een werknemer heeft echter geen groter recht op herplaatsing of op andere voordelen en arbeidsvoorwaarden dan wanneer de werknemer tijdens de FMLA-verlofperiode ononderbroken in dienst zou zijn geweest. Een werkgever moet kunnen aantonen dat een werknemer anders niet in dienst zou zijn geweest op het moment dat herplaatsing wordt aangevraagd, om herstel in dienstverband te weigeren.

K. WFMLA en FMLA Vereiste Geplaatste Mededelingen

(1) WFMLA

In overeenstemming met Wis. Stat. § 103.10(14), moet elke UW-instelling op een of meer opvallende plaatsen waar kennisgevingen aan werknemers gewoonlijk worden opgehangen een kennisgeving in de door DWD goedgekeurde vorm ophangen waarin de rechten van werknemers van de staat onder de WFMLA worden uiteengezet.

(2) FMLA

In overeenstemming met 29 C.F.R. § 825.300, moet elke UW-instelling op een of meer opvallende plaatsen waar kennisgevingen aan werknemers gewoonlijk worden opgehangen een kennisgeving ophangen waarin de rechten van werknemers onder de FMLA worden uiteengezet. Deze kennisgeving moet zowel in het Engels als in het Spaans worden opgehangen.

L. Recordkeeping

UW instellingen moeten gedurende ten minste drie jaar een administratie bijhouden van alle verlof opgenomen in het kader van WFMLA en FMLA. Records die moeten worden bijgehouden omvatten:

• Basisgegevens van de salarisadministratie en identificatie van werknemers, waaronder naam, adres en beroep; loon en compensatievoorwaarden (d.w.z. salaris vs. per uur); dagelijks en wekelijks gewerkte uren per loonperiode; toevoegingen aan of inhoudingen op het loon; en totale betaalde compensatie.
• Data FMLA-verlof wordt opgenomen door werknemers. Verlof moet in records worden aangeduid als FMLA-verlof.
• De uren van het verlof, als FMLA-verlof wordt opgenomen in stappen van minder dan een volledige dag.
• Kopieën van werknemers kennisgevingen van verlof verstrekt aan het agentschap onder FMLA en kopieën van alle kennisgevingen gegeven aan werknemers zoals vereist onder FMLA. Deze kopieën kunnen worden bewaard in het personeelsdossier van de werknemer.
• Alle documenten (met inbegrip van schriftelijke en elektronische records) die werknemersvoordelen of het beleid en de praktijken van de instantie beschrijven met betrekking tot het opnemen van betaald en onbetaald verlof.
• Premiebetalingen van werknemersvoordelen.
• Records of any dispute between the agency and an employee regarding designation of leave as FMLA leave, including any written statement from the agency or employee of the reasons for the designation and for the disagreement.
• Records and documents relating to medical certification, recertification’s, or medical histories of employees or employees’ family members, created for purposes of FMLA, must be maintained as confidential medical records in separate files from the usual personnel files. Indien ook de ADA van toepassing is, moeten dergelijke dossiers worden bewaard in overeenstemming met de vertrouwelijkheidsvereisten van de ADA, behalve dat:
  • Toezichthouders en managers kunnen worden geïnformeerd over noodzakelijke beperkingen van het werk of de taken van een werknemer en noodzakelijke aanpassingen.
  • Eerstehulp- en veiligheidspersoneel kan, indien van toepassing, worden geïnformeerd indien de fysieke of medische toestand van de werknemer een noodbehandeling zou kunnen vereisen.
  • Overheidsfunctionarissen die de naleving van de FMLA onderzoeken, zullen op verzoek relevante informatie ontvangen.

Gerelateerde documenten

Formulieren voor werknemers

Verzoek van werknemer om gezins- en/of medisch verlof (UWS 80)
Vertrouwverklaring van zorgverlener voor ernstige gezondheidstoestand van werknemer (DOL WH-380-E)
Vertrouwiging van een zorgverlener voor een ernstige gezondheidstoestand van de werknemer – alleen WFMLA (UWS 82a)
Vertrouwiging van een zorgverlener voor een ernstige gezondheidstoestand van een gezinslid (DOL WH-380-F)
Bevestiging van de zorgverlener voor de ernstige gezondheidstoestand van het gezinslid – alleen WFMLA (UWS 83a)
Bevestiging van in aanmerking komende noodsituatie voor militair verlof om gezinsredenen (DOL WH-384)
Bevestiging van ernstige verwonding of ziekte van huidig dienstlid – voor militair verlof om gezinsredenen (DOL WH-385)
Bevestiging van ernstige verwonding of ziekte van huidig dienstlid – voor militair verlof om gezinsredenen (DOL WH-385)
Verklaring voor ernstige verwonding of ziekte van een veteraan – voor militair zorgverlof (DOL WH-385-V)

Formulieren voor werkgevers

Mededeling inzake rechten en plichten & (UWS 81)
Aanwijzingskennisgeving (UWS 86)

UW-systeemdocumenten

SYS 1210, Vakantie, Betaald verlof banken, en Vakantie uitbetalingen
SYS 1211, Persoonlijke Vakantie & Wettelijke Vakantie Administratie
SYS 1212, Ziekteverlof
SYS 1214, Catastrophic Leave Program
SYS 1215, Betaald verlof voor donatie van beenmerg en menselijke organen

State WFMLA en federale FMLA-informatie

Vergelijking van federale en Wisconsin Family and Medical Leave Laws
Department of Labor – Family and Medical Leave
Wisconsin HR Handbook Chapter 724 – Family and Medical Leave

Policy History

Reviewed by the Board of Regents, April 10, 2015

Appendix A

Mededeling aan FMLA-beheerders bij UW-instellingen
De hieronder getoonde Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA)-kennisgeving moet worden bijgevoegd bij alle verzoeken aan zorgverleners om medische informatie. De verklaring kan worden opgenomen op het medische certificeringsformulier of het geschiktheids-voor-dienst formulier, of het kan worden verstrekt in een brief of memo die het verzoek om medische informatie vergezelt.

Het verstrekken van een GINA-kennisgeving biedt een “veilige haven” wanneer genetische informatie onbedoeld wordt verkregen die mogelijk niet nodig is voor een volledige medische certificering onder de FMLA.

Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 Notification
De Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 (GINA) verbiedt werkgevers en andere entiteiten die onder GINA Titel II vallen om genetische informatie van een individu of familielid van het individu te vragen of te verlangen, behalve zoals specifiek toegestaan door deze wet, inclusief, maar niet beperkt tot, wanneer de werknemer verlof aanvraagt voor de gezondheidstoestand van een familielid om (1) het juiste gebruik van ziekteverlof te documenteren; en (2) wanneer “medische familieanamnese” vereist is in de mate die nodig is om de medische certificering volledig en voldoende te maken krachtens de FMLA en WFMLA.

Om aan deze wet te voldoen, vragen we u geen genetische informatie te verstrekken bij het beantwoorden van dit verzoek om medische informatie, tenzij het voldoet aan de hierboven vermelde uitzonderingen voor familieleden.

Genetische informatie” zoals gedefinieerd door GINA, omvat de medische familiegeschiedenis van een individu, de resultaten van genetische tests van een individu of familielid, het feit dat een individu of een familielid van een individu genetische diensten heeft gezocht of ontvangen, en genetische informatie van een foetus die door een individu of een familielid van een individu wordt gedragen of een embryo dat rechtmatig wordt bewaard door een individu of een familielid dat ondersteunende reproductieve diensten ontvangt.