Wat is een inkooporder?

In inkoop zijn er termen die op elkaar lijken, maar toch verschillend genoeg zijn om verwarring te veroorzaken. Een veel voorkomende bron van verwarring is het verschil tussen een inkoopaanvraag en een inkooporder. Inzicht in het verschil tussen deze twee belangrijke documenten is essentieel voor een soepele workflow binnen uw bedrijf.

Wat is een inkoopaanvraag?

Een inkoopaanvraag is een formeel document dat wordt gebruikt wanneer een werknemer iets moet kopen of bestellen namens de organisatie. Met dit document worden de afdelingsmanagers of de inkoopmedewerkers op de hoogte gebracht van de beslissing, zodat de inkoopafdeling het inkoopproces van de gevraagde producten of diensten in gang kan zetten. De financiële afdeling zal de inkoopaanvraag ook gebruiken om de rapportage met de boekhoudafdeling te coördineren.

Hoe een inkoopaanvraag verschilt van een inkooporder

Inkooporders (PO’s) daarentegen worden uitgegeven nadat een inkoopaanvraag is goedgekeurd. De inkooporder is het juridisch bindende document dat naar de leverancier wordt gestuurd met een verzoek om goederen of diensten.

“Wanneer een inkoopbehoefte ontstaat, maakt de persoon of afdeling die het nodig heeft een inkoopaanvraag aan en stuurt deze ter goedkeuring naar het juiste team. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, kan deze worden omgezet in een inkooporder.”

Waarom uw organisatie inkooporders moet gebruiken in uw inkoopproces

In elk bedrijf is er altijd wel iets nodig, of het nu gaat om kantoorbenodigdheden of verbruiksartikelen, apparatuur, grondstoffen of diensten.

Als afdelingsmanagers rechtstreeks bestellingen mogen plaatsen bij leveranciers, is er een grotere kans op fraude. Om dit probleem te voorkomen, werken veel bedrijven met een inkoopafdeling die verantwoordelijk is voor het vinden en doorlichten van leveranciers en die toezicht houdt op het hele bestelproces, van inkoopaanvraag tot bestelling, tot ontvangst van goederen en vervolgens alles overhandigt aan de crediteurenadministratie voor betaling van de factuur. De inkoopafdeling creëert een workflow om fraude te voorkomen, wat het bedrijf op de lange termijn geld bespaart en ervoor zorgt dat inkoop waarde blijft toevoegen aan het bedrijf.

Het inkoopaanvraagformulier is een intern document. Met dit document bestelt inkoop geen goederen rechtstreeks bij leveranciers, maar start in plaats daarvan een formeel proces. De aanvraag komt van de afdeling waar de goederen of diensten zullen worden gebruikt, en doorloopt vervolgens een goedkeuringsproces – op basis van behoefte, beschikbaar budget, enzovoort. Dat proces verschaft het bedrijf interne controle over het inkoopproces. Als het goedkeuringsproces correct wordt gevolgd en de inkoopaanvraag wordt goedgekeurd, wordt de aanvraag omgezet in een officiële inkooporder die naar de leverancier wordt gestuurd. Als de aanvraag om welke reden dan ook wordt afgewezen, wordt het geen officiële bestelling en verandert er geen geld van eigenaar.

Om een voorbeeld te geven: de IT-afdeling kan geïnteresseerd zijn in de aanschaf van nieuwe serverapparatuur om de veiligheid te verbeteren en hun werk een beetje gemakkelijker te maken. Het hoofd van de IT-afdeling of de aangewezen inkoopmedewerker zal het inkoopaanvraagformulier gebruiken om een formeel verzoek om de servers in te dienen. Vervolgens wordt het formulier ter goedkeuring naar het nodige personeel gestuurd. Na goedkeuring plaatst de inkoop een bestelling bij de serverleverancier.

Hetzelfde geldt wanneer basismaterialen bijna op zijn. Een afdelingsmanager zal een inkoopverzoek invullen om aan te geven welke materialen nodig zijn en in welke hoeveelheid. Hij kan zelfs voorstellen bij welke leverancier de materialen moeten worden gekocht. De aanvraag wordt dan naar de inkoopafdeling gestuurd, die de aanvraag doorneemt en goedkeurt, wijzigt of afwijst. Indien het verzoek wordt gewijzigd of afgewezen, moet worden gemotiveerd waarom tot deze beslissing is gekomen. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, krijgt de afdeling groen licht om een inkooporder aan te maken en de artikelen formeel bij de leverancier aan te vragen.

Inkoopaanvragen starten het inkoopproces

Departementen in een organisatie zullen van tijd tot tijd spullen nodig hebben, en dit document start het proces. Het inkoopteam zal op basis van dit document beslissingen nemen. Als er problemen ontstaan, dient het document als bewijs van communicatie.

Paper Trails Keep Everyone Accountable

Zonder een goed systeem van checks and balances, heeft elk personeelslid de mogelijkheid om fraude te plegen – dingen bestellen op kosten van het bedrijf voor persoonlijk gebruik. Het formele inkoopproces voorkomt dit en zorgt voor zowel nauwkeurigheid als noodzaak. Afdelingsmanagers bekijken het voordat ze het naar de inkoopafdeling sturen om de bestelling bij de leverancier te formaliseren.

Dit is belangrijk voor controledoeleinden, omdat u kunt zien wie wat aanvraagt, wie wat goedkeurt en wanneer, om er zeker van te zijn dat er geen problemen zijn met te grote voorraden of onnodige artikelen. De documenten kunnen altijd worden geraadpleegd om de feiten vast te stellen als zich ooit een probleem voordoet.

Het bedrijf is beschermd

Door inkoopaanvragen te gebruiken, is er minder kans op fraude. Er zal zich waarschijnlijk geen situatie voordoen waarin personeelsleden samenwerken met verkopers om te stelen van het bedrijf. De bedrijfsmiddelen zijn ook beschermd omdat de vordering het bewijs is dat de goederen werden besteld. Het document kan worden opgevolgd om er zeker van te zijn dat de levering heeft plaatsgevonden. Door een inkooporder te gebruiken, is het gemakkelijker om goederen te traceren als er ooit een probleem optreedt.

Door de tijd te nemen om uw inkoopsysteem te centraliseren en alle werknemers te verplichten formele aanvraagdocumenten te gebruiken om de dingen aan te vragen die ze nodig hebben, wordt de workflow efficiënter en is het gemakkelijker om effectief te beheren. Inkopers profiteren ook omdat ze aankopen kunnen bundelen en gunstiger voorwaarden kunnen bedingen bij leveranciers.

PLANERGY maakt het voor iedereen in uw team eenvoudiger om een aanvraag te maken en deze door te sturen voor goedkeuring. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt deze omgezet in een inkooporder en krijgt deze een inkoopordernummer dat is gekoppeld aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag, die vervolgens eenvoudig wordt overgedragen naar een factuur voor betaling. Alle documenten zijn gekoppeld, zodat u de voortgang van een item door de workflow kunt zien, en de audit trail laat zien wie welke acties ondernam en wanneer.

Hoewel een inkoopaanvraag “slechts een document” lijkt, heeft het een belangrijke plaats in het inkoopproces van een organisatie. Het dient als controle-instrument, helpt bij fraudepreventie en zorgt ervoor dat alle aankopen zijn geautoriseerd.