Heb je ooit deel uitgemaakt van een project dat niet verliep zoals gepland?
Het voelt niet goed.
Verloren tijd, verspilde middelen. Het is behoorlijk frustrerend voor iedereen die erbij betrokken is.
Daarom is het zo belangrijk om een uitgebreid projectmanagementplan te maken voordat uw project van de grond komt.
In deze gids zullen we onderzoeken hoe u een succesvol projectmanagementplan kunt maken en ontwerpen.
We laten ook eenvoudig aan te passen sjablonen zien die u vandaag nog kunt maken in onze Project Management Plan Maker.
- Wat is een projectmanagementplan?
- Wat zijn de onderdelen van een projectmanagementplan?
- Een projectmanagementplan moet de volgende onderdelen bevatten:
- Hoe schrijf je een projectplan?
- 1. Benadruk de belangrijkste elementen van uw projectplan in een samenvatting
- Plot uw projectplanning visueel met een Gantt-diagram
- Verklar de structuur van uw projectteam met een teamorganigram
- Maak een organigram met onze organigrammaker.
- Regaliseer projectrisicofactoren in een risicostructuur
- Stroomlijn uw workflow met business process management-software.
- Plan vooruit: maak projectstatusrapporten om de voortgang te communiceren met belanghebbenden
- Sjablonen voor projectbeheerplan
- Sjabloon voor offerteaanvragen voor de bouw
- Eenvoudig project management plan sjabloon
- Eenvoudig project management communicatie plan sjabloon
- Sjabloon voor een projectplan voor commerciële ontwikkeling
- De samenvatting: projectplan beste praktijken
Wat is een projectmanagementplan?
Een projectmanagementplan is een formeel document waarin wordt gedefinieerd hoe een project zal worden uitgevoerd. Het schetst de reikwijdte, doelen, budget, tijdlijn, en deliverables van een project, en het is essentieel voor het houden van een project op schema.
U schrijft een projectplan tijdens de projectplanningsfase van de projectlevenscyclus, en het moet worden goedgekeurd door belanghebbenden voordat een project kan overgaan naar de uitvoeringsfase.
Als sommige van deze termen nieuw voor u zijn, kunt u op snelheid komen met deze post over projectmanagementtermen.
Dit betekent dat uw projectplan aantrekkelijk, georganiseerd en grondig genoeg moet zijn om de steun van uw belanghebbenden te krijgen.
Verder lezen: Nieuw in projectmanagement? Lees onze blogpost over de 4 fasen van de projectlevenscyclus.
Wat zijn de onderdelen van een projectmanagementplan?
Voordat u begint met het samenstellen van uw eigen plan, moet u bekend zijn met de belangrijkste onderdelen van een typisch projectplan.
Een projectmanagementplan moet de volgende onderdelen bevatten:
- Executive Summary: Een korte beschrijving van de inhoud van het rapport
- Project Scope & Deliverables: Een schets van de grenzen van het project, en een beschrijving van hoe het project zal worden opgedeeld in meetbare deliverables
- Project Schedule: Een overzicht op hoog niveau van projecttaken en mijlpalen (Gantt-diagrammen zijn hier handig voor)
- Project Resources: Het budget, personeel, en andere middelen die nodig zijn om de projectdoelen te bereiken
- Risk and Issue Management Plan: Een lijst van factoren die het project kunnen doen ontsporen en een plan voor hoe problemen zullen worden geïdentificeerd, aangepakt en beheerst
- Communication Management Plan: Een plan voor hoe de communicatie tussen team en belanghebbenden in de loop van het project zal verlopen
Basically, a project plan should tell stakeholders what needs to get done, how it will get done, and when it will get done.
That said, one size doesn’t fit all. Elk projectmanagementplan moet worden afgestemd op de specifieke branche en omstandigheden van het project.
Bij wijze van voorbeeld, dit marketingplan is klantgericht. Het is op maat gemaakt om de klant het bureau te verkopen:
Waar dit commerciële ontwikkelingsplan zich richt op specifieke doelstellingen en een gedetailleerde tijdlijn:
Met deze basisprincipes uit de weg, laten we eens kijken naar een aantal tips voor het maken van een projectmanagementplan dat even boeiend als professioneel is.
Verder lezen: Als u op zoek bent om een voorstel te maken, lees dan onze diepgaande zakelijke voorstel gids. Probeer vervolgens onze sjablonen voor functievoorstellen of sjablonen voor zakelijke voorstellen.
Hoe schrijf je een projectplan?
1. Benadruk de belangrijkste elementen van uw projectplan in een samenvatting
Een samenvatting is een korte beschrijving van de belangrijkste inhoud van een projectplan.
Het is meestal het eerste wat belanghebbenden zullen lezen, en het moet fungeren als een Cliff’s-notes-versie van het hele plan.
Het kan ingaan op de waardepropositie van een project, doelen, deliverables en belangrijke mijlpalen, maar het moet beknopt zijn (het is immers een samenvatting). Zorg er eerst voor dat u een proof of concept ontwikkelt.
In dit voorbeeld kan een samenvatting worden onderverdeeld in kolommen om het bestaande probleem af te zetten tegen de projectoplossing:
De indeling in twee kolommen met duidelijke koppen helpt de informatie te verdelen, waardoor het in een oogopslag zeer gemakkelijk te lezen is.
Hier is een ander voorbeeld van een project management plan executive summary. Hier worden de belangrijkste conclusies visueel benadrukt met grote lettertypen en handige pictogrammen:
In dit geval zijn de gemarkeerde feiten en cijfers bijzonder gemakkelijk te scannen (waar uw belanghebbenden zeker blij mee zullen zijn).
Maar uw uitvoerende samenvatting zal niet altijd zo eenvoudig zijn.
Voor grotere projecten zal uw executive summary langer en gedetailleerder zijn.
Deze project management plan sjabloon heeft een tekst-grote samenvatting, maar de vette koppen en verschillende achtergrondkleuren te houden van het kijken overweldigend:
Het is ook een goed idee om het op te delen in secties, met een speciale koptekst voor elke sectie:
Hoe u uw samenvatting ook indeelt, deze moet uw belanghebbenden een voorproefje geven van wat er in de rest van het projectmanagementplan staat te gebeuren.
Plot uw projectplanning visueel met een Gantt-diagram
Een zorgvuldig geplande projectplanning is de sleutel tot het succes van elk project. Zonder zo’n planning zal uw project waarschijnlijk uiteenvallen in een puinhoop van gemiste deadlines, slecht teammanagement en scope creep.
Gelukkig maken projectplanningstools zoals Gantt-diagrammen en projecttijdlijnen het maken van uw projectplanning eenvoudig. U kunt elke projecttaak visueel plotten, belangrijke mijlpalen toevoegen en vervolgens zoeken naar afhankelijkheden of conflicten waarmee u geen rekening hebt gehouden.
Dit Gantt-grafieksjabloon schetst bijvoorbeeld high-level projectactiviteiten in de loop van een heel kwartaal, met taken met kleurcodering per team:
Een roadmap op hoog niveau zoals hierboven is waarschijnlijk voldoende voor uw projectbeheerplan. Elk team kan gedurende het project teruggrijpen op deze tijdlijn om er zeker van te zijn dat ze op schema liggen.
Maar voordat het project van start gaat, moet u dieper graven en de projectverantwoordelijkheden opsplitsen per individueel teamlid, zoals in dit voorbeeld van een Gantt-diagram:
In de latere uitvoerings- en bewakingsfasen van het project zult u uzelf dankbaar zijn voor het maken van een gedetailleerd visueel stappenplan dat u kunt volgen en aanpassen als er dingen veranderen.
U kunt ook een projectmanagementtool gebruiken om uw team georganiseerd te houden.
Verder lezen: Onze post met voorbeelden van Gantt-diagrammen en meer tips over hoe ze te gebruiken voor projectbeheer.
Verklar de structuur van uw projectteam met een teamorganigram
Een van de moeilijkste aspecten van projectplanning is het samenstellen van een team en het afstemmen ervan op de projectvisie.
En het afstemmen van uw team heeft alles te maken met communicatie – het communiceren van de projectdoelen, het communiceren van verzoeken van belanghebbenden, het communiceren van de beweegredenen achter grote beslissingen… de lijst gaat maar door.
Dit is waar goede projectdocumentatie van cruciaal belang is! U moet documenten maken die uw team en uw belanghebbenden kunnen raadplegen wanneer ze vragen hebben of begeleiding nodig hebben.
Een eenvoudig ding om visueel te documenteren is de structuur van uw team, met een organigram zoals dit:
In een organigram moet u enkele basisgegevens opnemen, zoals de hiërarchie van het team en de contactinformatie van de teamleden. Op die manier hebben uw belanghebbenden alle informatie die ze nodig hebben binnen handbereik.
Maar daarnaast kunt u de verantwoordelijkheden op hoog niveau van elk teamlid en de communicatiekanalen binnen het team aangeven (zodat uw team precies weet waar ze verantwoording voor moeten afleggen).
Hier vindt u nog een eenvoudig sjabloon voor de organisatiestructuur dat u als uitgangspunt kunt gebruiken:
Maak een organigram met onze organigrammaker.
Regaliseer projectrisicofactoren in een risicostructuur
Een groot deel van projectplanning is het identificeren van de factoren die uw project waarschijnlijk zullen doen ontsporen, en het bedenken van plannen en processen om met die factoren om te gaan. Dit wordt over het algemeen risicobeheer genoemd.
De eerste stap bij het opstellen van een risicobeheerplan is het opsommen van alle factoren die een rol spelen, en dat is waar een risico-indelingsstructuur van pas komt. Een risico-indelingsstructuur is een hiërarchische weergave van projectrisico’s, georganiseerd per categorie.
Deze risico-indelingsstructuur sjabloon, bijvoorbeeld, toont projectrisico’s onderverdeeld in technische risico’s, managementrisico’s en externe risico’s:
Zodra u uw risico-indelingsstructuur hebt geconstrueerd, bent u klaar om een diepe duik te nemen in elk risico (om te beoordelen en te plannen voor eventuele triggers en uitkomsten).
Stroomlijn uw workflow met business process management-software.
Plan vooruit: maak projectstatusrapporten om de voortgang te communiceren met belanghebbenden
Zoals ik al eerder zei, is communicatie van fundamenteel belang in elk project.
Maar toch, iets dat vaak over het hoofd wordt gezien door projectmanagers is een communicatiemanagementplan-een plan voor hoe het projectteam gaat communiceren met belanghebbenden van het project. Maar al te vaak blijft projectcommunicatie steken in ad-hoc-e-mails of last-minute vergaderingen.
U kunt dit voorkomen door vooruit te plannen. Begin met een projectaftrapbijeenkomst en neem een sjabloon voor een projectstatusrapport op als onderdeel van uw communicatieplan.
Hier volgt een voorbeeld van een eenvoudig projectstatusrapport dat u wekelijks naar belanghebbenden zou kunnen sturen:
Dit type rapport is van onschatbare waarde voor het communiceren van updates over de voortgang van het project. Het laat zien wat u hebt bereikt in een duidelijk, consistent formaat, dat kan helpen problemen te signaleren voordat ze zich voordoen, vertrouwen op te bouwen bij uw belanghebbenden, en maakt het gemakkelijk om na te denken over de prestaties van het project als u uw doelen hebt bereikt.
U kunt ook een breder statusrapport opnemen voor grotere updates op maand- of kwartaalbasis, zoals dit:
Met bovenstaand sjabloon kunt u belanghebbenden op de hoogte brengen van belangrijkere updates, zoals nieuwe budgetvereisten, herziene voltooiingsdatums en projectprestatiebeoordelingen.
U kunt zelfs een visualisatie opnemen van bijgewerkte projectmijlpalen, zoals dit voorbeeld hieronder:
Wilt u meer tips voor het maken van visuals om uw communicatie te verbeteren? Lees onze gids voor visuele communicatie voor bedrijven.
Sjablonen voor projectbeheerplan
Een projectbeheerplan is waarschijnlijk het belangrijkste product dat uw belanghebbenden van u zullen ontvangen (naast het project zelf).
Het bevat alle informatie die belanghebbenden zullen gebruiken om te bepalen of uw project vooruitgaat of naar de stoeprand wordt geschopt.
Daarom is het een goed idee om te beginnen met een sjabloon voor een projectbeheerplan. Met behulp van een sjabloon kunt u uw informatie logisch organiseren en ervoor zorgen dat het aantrekkelijk genoeg is om de aandacht van uw belanghebbenden vast te houden.
Sjabloon voor offerteaanvragen voor de bouw
Uw offertevoorstel voor de bouw concurreert waarschijnlijk met verschillende andere inschrijvers. Het is dus belangrijk dat u het goed doet.
Begin met een nauwgezet projectoverzicht, zoals op de tweede pagina van dit sjabloon:
Hoewel u misschien denkt dat dit project zal lijken op andere die u in het verleden hebt gedaan, is het belangrijk om de details te pakken.
Dit zal u ook helpen de omvang van het werk te begrijpen, zodat u de kosten goed kunt schatten en tot een offerte kunt komen die niet te hoog of te laag is. Ontario Construction News heeft geweldig advies over dit proces.
Eenvoudig project management plan sjabloon
Dit eenvoudige project management plan sjabloon dat duidelijk uiteenzet alle informatie die uw belanghebbenden nodig zullen hebben:
Eenvoudig project management communicatie plan sjabloon
Een belangrijk onderdeel van project management is ervoor te zorgen dat iedereen in de lus zit. Een projectcommunicatieplan zorgt ervoor dat iedereen weet hoe, waar, wie en wanneer het team in de loop van het project zal communiceren.
De sleutel is om erachter te komen welk soort communicatie waardevol is voor belanghebbenden en wat gewoon overweldigend is en niet tot betere beslissingen zal leiden.
Deze sjabloon geeft een duidelijk overzicht van al deze factoren om de verwachtingen te helpen managen en verwarring weg te nemen over wat er wanneer wordt gecommuniceerd:
Sjabloon voor een projectplan voor commerciële ontwikkeling
De onderstaande sjabloon voor een projectbeheerplan is eenvoudig en minimaal, maar maakt toch gebruik van een unieke lay-out en eenvoudige visuals om een gemakkelijk te lezen, scanbaar projectoverzicht te maken.
Deze sjabloon is perfect voor bouw- of constructiebeheer, of voor alle technische projecten:
Wanneer u een sjabloon voor een projectplan kiest, zoek er dan een die flexibel genoeg is om eventuele wijzigingen aan te brengen die uw belanghebbenden zouden kunnen vragen voordat ze het project goedkeuren. Je weet nooit wat er kan veranderen in de vroege planningsfasen van het project!
De samenvatting: projectplan beste praktijken
- Gebruik koppen, kolommen, en highlights om uw samenvatting gemakkelijk leesbaar te maken
- Plan uw projectplanning met een Gantt-diagram (met taken met kleurcodering per afdeling of teamlid)
- Gebruik visuals zoals organigrammen en risicodelingstructuren om te communiceren binnen uw team en met belanghebbenden
- Kies een flexibel sjabloon dat u kunt bijwerken om aan te sluiten bij verzoeken van belanghebbenden