The 5 Step Process of Strategic Planning

Strategische plannen helpen te identificeren wat een organisatie wil bereiken en brengt de noodzakelijke stappen in kaart die nodig zijn om succesvol te zijn.

Het was vroeger zo dat strategische plannen tien jaar vooruit gingen, maar organisaties kijken tegenwoordig meestal 2-3 jaar verder in de toekomst – sommige industrieën plannen gewoon jaar voor jaar.

De ontwikkeling van een strategisch plan is een proces in meerdere stappen en de ene stap bouwt voort op de andere.

Om het proces te beginnen moet de organisatie een passie hebben voor wat zij doet en een duidelijk idee van wat zij hoopt te bereiken.

Deze duidelijkheid is wat de ontwikkeling van de strategie mogelijk maakt.

5 stappen proces voor het ontwikkelen van een Strategisch Plan

Stap 1: Schrijf een Visie Verklaring

Een Visie Verklaring is een verklaring (meestal 2-3 zinnen) die de lezer (en nog belangrijker, de organisatie) een mentaal beeld geeft van wat de organisatie hoopt te worden of wat de organisatie hoopt te bereiken.

Het is belangrijk om te begrijpen waar een organisatie naar toe gaat voordat het een strategisch plan kan ontwikkelen voor hoe daar te komen.

De waarde van een visieverklaring is dat het leiderschap en werknemers een gedeeld doel geeft.

Om een visioningsessie te faciliteren:

Zet de visionairs in een kamer.

Vraag hen om hun ogen te sluiten en het mentale beeld te beschrijven dat zij zien wanneer de organisatie haar optimale staat heeft bereikt.

Documenteer de gedachten die het beeld beschrijven op een flip-over.

Ben het eens over alles wat is beschreven.

Neem de tijd om de bewoordingen te bewerken of ermee te spelen totdat ze de gedachten nauwkeurig beschrijven.

Voorbeeld Visie Verklaring

“ABC Dry Cleaners zal de eerste professionele wasserij
van het grootstedelijk gebied zijn door het verstrekken van ongeëvenaarde klant
service en schoonmaakdiensten die de concurrentie overtreffen”.

Stap 2: Schrijf een Mission Statement

Een Mission Statement is een verklaring van waarom een organisatie bestaat en de weg die het zal nemen om haar visie te bereiken.

Mission statements zijn meestal korter dan een visieverklaring, maar niet altijd en zijn organisatie specifiek.

Dit is een verklaring die beschrijft waar de organisatie gepassioneerd over is en waarom zij bestaat.

Om het proces van de missieverklaring te vergemakkelijken:

Laat de groep naar de visieverklaring kijken en het proces beginnen om te brainstormen over een missieverklaring.

Ga de kamer rond en laat iedereen een korte beschrijving (5-7 woorden) geven van hun gedachten en documenteer hun antwoorden op een flip-over.

Nadat iedereen zijn ideeën heeft neergelegd, zoek naar overeenkomsten en meestal zal een natuurlijke verklaring zichzelf uitspoelen.

Herschrijf en verfijn de verklaring totdat iedereen het erover eens is dat het de missie van de organisatie weerspiegelt.

Voorbeeld Mission Statement

“Wij bestaan om “onze klanten te helpen zorg te dragen voor
en de levensduur van hun kleding investering te verlengen”.

Stap 3: Voer een gap-analyse uit

Een gap-analyse is een proces dat een organisatie doorloopt om de hiaten te identificeren tussen de huidige staat en wat het hoopt te bereiken – zijn visie.

Om een gap-analyse uit te voeren, kijkt u simpelweg naar waar de organisatie is en vergelijkt u dit met waar het hoopt te zijn.

Dit proces omvat gewoonlijk een stap van onderzoek van gegevens buiten de organisatie evenals het nemen van een goede harde blik op gegevens binnen de organisatie.

Voorbeelden van lacunes waar een organisatie naar zou kunnen kijken, zijn:

• Marktaandeel

• Financiën

• Interne processen/systemen

• Public Relations

• Klanttevredenheid en kwaliteit van producten/dienstverlening (deze worden ook wel als kritieke succesfactoren beschouwd).

Voorbeeld van de huidige situatie van de organisatie:

1. Klanttevredenheid scoort 65;
2. Winstmarge 1%
3. 10% marktaandeel
4. 10% rendement op slechte kwaliteit schoonmaak

Step 4: Schrijf SMART doelen

Schrijf SMART doelen voor 2-3 jaar vooruit (sommige organisaties kiezen ervoor om korter of langer te gaan, afhankelijk van de organisatie).

Voorbeeld Organisatorische Doelen:

1. Tegen 20xx zal ABC Dry Cleaner een klanttevredenheidsscore hebben van 85
2. Tegen 20xx zal ABC Dry Cleaner een winstmarge hebben van 5%
3. Tegen 20xx zal ABC Dry Cleaner een marktaandeel hebben van 25%
4. Tegen 20xx zal ABC Dry Cleaner minder dan 2% retour hebben voor reinigingen van slechte kwaliteit

Nu, dit is waar het rubber de weg ontmoet.

Doelstellingen zijn een prachtig ding om te hebben, maar tenzij ze worden uitgevoerd, en iemand verantwoordelijk wordt gehouden door middel van een gestructureerd performance management proces, zijn ze niets meer dan woorden op een stuk papier.

Om doelstellingen een aantal tanden te geven, moeten ze naar beneden worden gebracht naar de afdeling en uiteindelijk de werknemer niveau.

Voorbeeld van een Doelendocument

Stap 5: Bewaak de voortgang

Doelstellingen moeten ten minste elk kwartaal worden bewaakt.

Dit kan zo eenvoudig zijn als de verantwoordelijke persoon te vragen een statusupdate te geven van zijn doelen voor het kwartaal.

Het is heel belangrijk dat dit wordt gedaan, omdat alle organisaties het tegenwoordig zo druk hebben dat de dagelijkse verantwoordelijkheden soms in de weg kunnen staan van het voltooien van langetermijndoelen.

Een keer per jaar moeten het strategisch plan en de doelen worden herzien en bijgewerkt om de huidige marktomstandigheden en veranderingen te weerspiegelen om ervoor te zorgen dat doelen gericht zijn op de huidige staat van de organisatie.

Gebruik het doelendocument om de voltooiingsstatus van doelen bij te houden.

Bespreek over doelen tijdens elke personeelsvergadering om ervoor te zorgen dat iedereen de prioriteit ervan begrijpt.

Vele organisaties maken geen strategisch plan omdat het proces hen intimideert.