The 20 Best Group Scheduling Tools in 2021

Het vinden van tijd in een overvolle agenda kan een uitdaging zijn, vooral wanneer je probeert vrije tijd te vinden in je eigen agenda en voor tien andere mensen.

De beste manier om zo min mogelijk tijd te besteden aan eenvoudige taken is om dat werk uit te besteden aan een derde partij – in dit geval, een groepsplanner. Met een groepsplanner kunt u onnodige heen-en-weer e-mails beperken en uiteindelijk wrijving in uw workflow verminderen.

Hier gaan we enkele van de beste groepsplanningshulpmiddelen verkennen die u zou kunnen gebruiken om een effectiever planningsproces te creëren.

Wat te zoeken in een groepsplanningshulpmiddel

Voordat u begint te vergelijken, helpt het om te weten wat een groepsplanningshulpmiddel goed maakt. Integratie met uw agenda-apps alleen is niet genoeg.

Een goede planner heeft tegenwoordig krachtige verkoopintegraties. Uw tool moet kunnen integreren met:

De meeste groepsplanningsapps zijn in staat om gemeenschappelijke tijden te vinden om elkaar te ontmoeten, maar sommige hebben extra functies, zoals geoptimaliseerd voor mobiele functionaliteit, privacy, snelheid en transparantie.

Volgende, laten we onze favoriete 19 planningshulpmiddelen verkennen. De beschrijvingen hieronder geven u een idee van de mogelijkheden en de reikwijdte van onze favoriete apps.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings vereenvoudigt en automatiseert wat voorheen een zeer moeizaam en vaak handmatig proces was.

Volledig geïntegreerd met HubSpot’s gratis CRM, stelt de Meetings-functie u in staat om:

1. Het heen en weer schuiven van e-mails voor het plannen van afspraken elimineren
2. Transparantie en flexibiliteit bieden voor uw team of prospects om met u te plannen wanneer ze zien dat u vrij bent
3. Het lead-capture proces versoepelen door belangrijke klantvragen te stellen nog voordat de vergadering plaatsvindt

De tool kan in uw site worden ingebed en zo worden ingesteld dat deze uw branding op klant- en in-teamcommunicatie weergeeft. Zodra een klant zijn gegevens invoert om een nieuwe vergadering te maken, worden hun gegevens verzameld in een database, die u kunt gebruiken voor toekomstig contact met hen en om uw klantenkring te laten groeien als u meer connecties krijgt.

HubSpot Meetings biedt ook de optie voor groepsbijeenkomstkoppelingen. U kunt de instellingen zo wijzigen dat u meldingen ontvangt zodra nieuwe vergaderingen zijn gemaakt en cruciale informatie over de vergadering in de link opneemt, zoals de lengte van de vergadering, het onderwerp, enzovoort.

Calendar

Calendar is een van de meest intuïtieve planningshulpmiddelen die beschikbaar zijn. Compatibel met pc’s en Macs, evenals iOS- en Android-apparaten, Calendar maakt gebruik van machine learning om slimme planningsmogelijkheden te leveren.

Met Calendar kun je zoveel mensen taggen als je wilt, en Calendar toont alleen de tijd waarop iedereen beschikbaar is. Als u een nieuwe planning moet maken, ziet u met één klik welke tijden voor iedereen in uw team werken.

Het gratis plan biedt onbeperkt plannen, agendaconnectiviteit (Gmail, Office 365, Outlook en iCloud) en e-mail- en sms-berichten over plannen en wijzigingen in de planning. Andere plannen omvatten extra toegang voor teamleden, teamanalyses, CRM-integratie en meer.

Image Source

Doodle is aantoonbaar de beste planner beschikbaar voor smartphones op de markt. Momenteel compatibel met iOS en Android, Doodle leunt zwaar op de polling-functie om beschikbare vergaderdata crowd-source.

Doodle laat je eerst een MeetMe-pagina opzetten, waar je je vrije tijden kunt weergeven en je aangewezen branding kunt kiezen. U kunt een peiling opzetten van uw beschikbare data en tijden en mensen laten stemmen op tijdstippen die voor hen geschikt zijn door hen een link te sturen via e-mail of hen naar een URL te leiden.

Het biedt verschillende antwoordopties – niet alleen het ja/nee binaire – en stelt kiezers in staat om reacties te rangschikken of toe te lichten. U kunt zien wie heeft gereageerd en wie niet, en indien nodig het aantal reacties beperken tot een beperkt aantal. Het is compatibel met de meest gebruikte kalenders.

Image Source

Boomerang Calendar

Boomerang Calendar is een Google-extensie die verbinding maakt met uw Firefox- of Chrome-browser. Zodra het is geïnstalleerd, wordt het aangesloten op uw Google Agenda en Gmail, dus als u deze e-maildiensten niet gebruikt, is dit misschien niet de keuze voor u.

Bibi Lauri Raven, oprichter van BibiBuzz, beschrijft Boomerang Calendar als volgt:

“Het is naadloos en voegt niets toe aan ‘app-rommel’. Het houdt ook rekening met de verschillende tijdzones en is geïntegreerd in Gmail, Chrome en mijn Google Agenda. Terwijl ik e-mail, kan ik eenvoudig mijn agenda ophalen om mensen de beste tijd voor een gesprek te laten kiezen. Ze zien alleen de tijden waarop ik beschikbaar ben, niet mijn andere afspraken en activiteiten.”

Zoals ze al zei, is het een tool die zeer goed is geïntegreerd met je e-mail en agenda’s. Als je een e-mail aan het typen bent, kun je je agenda in de tekst invoegen. Er zijn ook een paar andere methoden, maar de belangrijkste aantrekkingskracht is dat het gecentraliseerd is en volledig werkt binnen uw e-mail pagina. Het evenement wordt gemaakt zodra een genodigde een tijd selecteert, en die tijd wordt automatisch vastgelegd in uw agenda.

De plug-in is echter een beetje een tegenstrijdigheid – het is privacy-georiënteerd in die zin dat het de details van uw agenda beschermt tegen weergave, maar om de service te gebruiken, moet u het toegang geven tot een aantal van uw privégegevens, waaronder uw agenda, contacten en e-mail.

Dit is misschien niet de service die u moet kiezen als u of uw genodigden de voorkeur geven aan een zekere mate van online anonimiteit.

Image Source

Mixmax

Mixmax is een planner die in uw e-mail is ingebouwd. Dit platform is specifiek compatibel met Gmail en is met name geschikt voor mensen die in de verkoop werken. Enkele van de verkoopfuncties die het bevat zijn:

• LinkedIn Sales Navigator integraties
• Salesforce auto-create functies
• Sales dialer
• Beast mode

Mixmax maakt het plannen van e-mail eenvoudig. U kunt aanpasbare sjablonen gebruiken om e-mails te verzenden, openingen en klikken bijhouden, meldingen verzenden en schuine streep-commando’s gebruiken om uw klanten in te plannen. Je kunt zelfs links en andere media in de e-mail insluiten met Mixmax.

Dit is hoe Yura Riphyak, oprichter en Chief Product Officer bij YouTeam, het verwoordt:

“Deze planningstool onderscheidt zich om een eenvoudige reden: het stelt je in staat om vergaderingen direct in de body van je e-mail in te plannen. Dit vergemakkelijkt niet alleen de conversie in uitgaande campagnes, maar het vermindert ook de wrijving in alle communicatiepunten die tot een vergadering leiden.”

Austin Mullins, oprichter van Conversion Creatives, gebruikt ook Mixmax. Hij waardeert de mogelijkheid om links rechtstreeks in uw e-mails te plaatsen – “Omdat prospects niet hoeven door te klikken om beschikbare tijden te zien, vergroot dit de kans dat ze daadwerkelijk een tijd kiezen”, zegt hij.

Image Source

WhenIsGood

WhenIsGood is een zeer simplistische optie, maar het is effectief voor het plannen van groepen. Hoewel andere opties misschien beter zijn voor degenen die een feature-intensieve service nodig hebben, is dit een goede optie voor uw basisbehoeften.

Ten eerste maakt u een account aan en stelt u een kalender in voor de dagen waarop u beschikbaar bent. U kunt tijdslots kiezen op basis van de lengte van uw vergadering en het tijdsvenster selecteren waarin u beschikbaar bent. Zodra u een tijdvenster hebt gekozen, kunt u uw informatie toevoegen en de gebeurtenis aanmaken.

Het aanmaken van de gebeurtenis genereert drie koppelingen. Elke koppeling heeft een doel:

• Een is om wijzigingen in uw agenda aan te brengen
• Een is om mee te sturen met uitnodigingen voor vergaderingen
• Een is om af te handelen met poll uitkomsten

Wanneer u de link voor mensen verstuurt om uit uw beschikbaarheid te kiezen, selecteren zij de tijden die voor hen werken, en het synchroniseert met uw poll uitkomsten link. Van daaruit kunt u de ideale vergadertijden voor alle betrokkenen bepalen. Het heeft niet de meeste integraties, maar het doet de truc.

Kaleigh Moore, copywriter extraordinaire voor SaaS en eCommerce bedrijven, gebruikt de tool en beschrijft wat ze ervan houdt hier: “Mijn favoriete vergaderplanner is een zeer no-frills tool genaamd WhenIsGood. De basisversie is gratis en doet alles wat ik nodig heb – plus het is zeer eenvoudig te gebruiken. Geen training of downloaden of iets vereist door een partij. Gewoon een eenvoudige manier om de optimale vergadertijd voor twee of meer mensen te vinden.”

Image Source

YouCanBook.Me

YouCanBook.Me is een andere populaire tool voor het plannen van groepen voor teams. Het is een eenvoudige maar krachtige tool. Het systeem integreert met GCal, Office 365 en iCal. Bovendien is de tool goed voor grote organisaties, omdat u de agenda kunt gebruiken om meerdere mensen, diensten of locaties te boeken.

Het is geoptimaliseerd voor mobiel en aanpasbaar – u kunt uw kleuren en meldingen aanpassen aan uw behoeften. Het boekingssysteem voor klanten stelt uw klanten in staat om hun opgegeven tijden in de juiste tijdzone te kiezen. Je kunt buffers toevoegen tussen afspraken en de lengte van afspraken aanpassen.

Ryan Farley, mede-oprichter van LawnStarter, beschrijft waarom hij van YouCanBook.Me houdt: “Ik hou absoluut van het gebruik van YouCanBook.Me voor het plannen van agenda’s. Het plannen van vergaderingen zonder het kan een half dozijn heen en weer e-mails op een moment. In plaats daarvan stuur ik iemand gewoon mijn boekingslink en zeg: “Om het makkelijk te maken, wil je hier een tijdstip vinden dat voor jou werkt?” Bovendien kan ik tijden op mijn schema blokkeren en de lengte van de tijdslots beheren die ik beschikbaar wil hebben.”

Jeroen Corthout, mede-oprichter van Salesflare, onderschrijft dat sentiment, hoewel hij opmerkt dat “het ontwerp niet zo modern is als sommige andere tools, maar het is zeer aanpasbaar en kan passen in elke workflow die je wilt bouwen.”

Over het geheel genomen is het een geweldige tool voor teams en groepen die een paar uur per week willen besparen op heen-en-weer e-mails.

Image Source

24Sessions

24Sessions is een functierijke planningstool voor groepen die favoriet is bij goed functionerende verkoopteams. Het bevat ook video- en schermdeling, waardoor het een geweldig hulpmiddel is voor de meeste verkoopvergaderingen.

Klanten kunnen hun vergaderingen boeken op basis van uw beschikbaarheid. De kalender houdt rekening met tijdzone verschillen en maakt het mogelijk om gegevens bij te houden. Het synchroniseert met GCal en Office 365.

Keller Tiemann, oprichter van Leadsurance, beschrijft waarom hij van de tool houdt:

“Het omvat de belangrijkste dingen, zoals het integreren van een kalender op onze website, of een standalone landingspagina, voor onze prospects en klanten om vergaderingen te plannen. Het creëert ook automatisch agenda-afspraken en reminders voor iedereen en stuurt links naar de videochat vergaderruimte. 24Sessions biedt inbelfuncties, opnames van vergaderingen, de mogelijkheid om meerdere deelnemers te hosten en een heleboel andere functies die ons in staat stellen om het te gebruiken voor alles van het plannen van demo’s tot het ondersteunen van onze meest complexe klanten. Het heeft het plannen en hosten van efficiënte en tijdige vergaderingen volledig naadloos voor ons gemaakt.”

Als u op zoek bent naar een one-stop-shop met veel functies voor verkoopteams en groepsplanning, is dit een goede oplossing voor u.

Image Source

TimeTrade

TimeTrade is een solide tool voor groepsplanning. Het is mobiel geoptimaliseerd, en u kunt klanten koppelen aan werknemers en diensten. Daarnaast kunt u met de tool videobellen voor afspraken en kunt u TimeTrade koppelen aan uw CRM om een eenvoudige procesflow te vergemakkelijken.

Paul Granger, oprichter van Website Promoter, is dol op de mobiele focus van TimeTrade – “Met 80% van de gebruikers van mobiele apparaten die beweren nooit het huis te verlaten zonder hun telefoon, kun je gerust stellen dat een van de beste manieren om groepsplanning te automatiseren zou zijn via hun favoriete apparaat.”

Notificaties zijn eenvoudig ingeschakeld voor zowel u als uw klanten. U kunt uw eigen regels instellen voor het ontwerp en de beschikbaarheid van vergaderingen en zelfs uw analytics bekijken met deze tool.

Image Source

Cogsworth

Cogsworth is een planningsservice met een focus op een soepele klantervaring die integreert met Office 365 en GCal. Het is aanpasbaar op basis van locatie, beschikbaarheid, en geleverde diensten.

Door middel van een stap-voor-stap vraag proces, kunt u uw afspraken inplannen. U moet invoeren:

• Wat voor soort afspraak u wilt (en hoe lang)
• Met wie u wilt afspreken
• Een tijdzone, datum, en tijd
• Uw naam
• Uw telefoonnummer
• Uw e-mail
• Bevestig uw afspraak

U kunt afsprakenbuffers en tijdzones in uw agenda orkestreren, meldingen versturen, tekst vertalen en ervoor zorgen dat uw agenda in uw website wordt geïntegreerd.

Image Source

Skedify

Skedify is een solide optie als u een grote organisatie hebt met uitgebreide, gecompliceerde planningsbehoeften. Het is vrij goed voor teams of franchises, omdat u kunt een bepaalde teams ‘beschikbare tijd en synchroniseren individuele agenda’s binnen de master agenda.

Hiermee kunt u kiezen:

• De locatie van uw vergadering
• De tijd
• De mensen die moeten bijwonen

Skedify biedt tal van integraties – het stelt u in staat om taken toe te wijzen en klantervaringen bij te houden, terwijl u zich houdt aan de nodige veiligheidsmaatregelen.

Johan Vandecasteele, medeoprichter bij LeadStreet, gebruikt Skedify bij een paar van zijn klanten. Zoals hij het zegt: “Het werkt geweldig bij complexe situaties. Eén klant heeft meer dan 100 franchisenemers, en je kunt met elk van hen direct vanaf de website een vergadering plannen. We bouwen een aangepaste synchronisatie met HubSpot die super soepel werkt.”

Image Source

MeetingBird

MeetingBird is een Chrome-extensie gemaakt door de uitvinders van Front, die fungeert als een groepse-mail voor meerdere mensen. Uw agenda wordt weergegeven in combinatie met uw e-mail. Om deze tool te gebruiken, moet u Office 365 of Gmail hebben.

Het biedt veel van dezelfde operationele mogelijkheden als veel andere apps in deze lijst – het weergeven van uw agenda aan respondenten, het creëren van evenementen en meldingen, het verstrekken van vergadertemplates, en het aanbieden van het genereren van polls.

Het onderscheidt zich echter op één manier – het stelt u in staat om tijd voor uzelf te besparen. En dat is toch eigenlijk de bedoeling van al die dingen, nietwaar?

Baptiste Debever, hoofd groei bij Feedier, zegt: “Het is een zeer veelzijdige en geïntegreerde tool. Het speelt mooi samen met de G Suite tool en kan ook worden geïntegreerd met Zoom. Al met al vind ik het een prettige tool, die de meeste functies biedt die ik nodig heb, en dat gratis.”

Image Source

Calendly

Calendly is een veelgebruikte keuze voor tech-ondernemers. Het heeft een zeer eenvoudige en esthetisch aangename interface. Het is gebruiksvriendelijk en biedt cross-software compatibiliteit, waardoor het een populaire keuze is voor externe klanten. Het maakt verbinding met Outlook, Microsoft Office 365, iCal en Google Calendar.

Om de tool te gebruiken, voer je gewoon je beschikbaarheid in Calendly in, die je vervolgens een link naar je agenda geeft. Wanneer u communiceert met mensen die u nodig hebt om een vergadering op te zetten, gewoon stuur ze je link, en het zal hen tonen tijden je beschikbaar bent.

Ze kunnen dan kiezen voor een vergadering naam, tijd, lengte, en de locatie. Dit genereert een vergadering op uw agenda, en een kennisgeving zal worden verzonden naar u en uw genodigden eraan te herinneren voordat de vergadering begint.

Image Source

ScheduleOnce

ScheduleOnce is een goed hulpmiddel voor verkoopteams. Het geeft prioriteit aan een gemakkelijke verbinding tussen uw bedrijf prospects en sales team om direct te voeden in de trechter.

Het is gemakkelijk ingebed in uw website, marketing en e-mail marketing campagnes, dus in plaats van alleen maar toe te staan voor lead capture, uw prospect kan direct plannen vanaf hun eerste punt van contact.

Het distribueert dan automatisch de vergadering informatie aan de juiste teamleden. Deze gebeurtenissen worden gesynchroniseerd in de agenda’s van alle deelnemers.

Image Source

Acuity Scheduling

De functionaliteit van Acuity Scheduling is veelomvattend, maar hoe meer u betaalt, hoe meer u uit de service haalt.

Alle betaalde plannen zijn compatibel met Google Apps, Office 365, Exchange en Outlook. Video-conferencing wordt ook benadrukt, dus Zoom, GoToMeeting, en Join.me zijn geïntegreerd.

De tool is niet alleen voor het insluiten van een planner in uw site, hoewel het u wel in staat stelt om dat te doen. Het stelt u ook in staat om facturering, boekhouding, betalingen, en massa e-mailing te controleren. Uw klanten kunnen zien uw schema en boeken hun eigen tijd om je te zien. De gemakkelijke toegang maakt het eenvoudiger om opnieuw in te plannen en u online te betalen.

In sommige opzichten is het het Zwitserse zakmes van planners.

Hier is hoe John Doherty, oprichter van Credo, hun beslissing beschrijft om over te schakelen naar Acuity: “We hebben de meeste planningstools geprobeerd die er zijn, en onlangs besloten dat we al onze planning gaan verplaatsen naar Acuity Scheduling, omdat het ons API-mogelijkheid geeft om aangepaste integraties voor ons platform te doen, nog steeds aangepaste omleidingen voor het bijhouden van doelen mogelijk maakt, en ons meerdere gebruikers aan meerdere vergadertypen laat toevoegen als dat nodig is.”

Image Source

Rallly (Web)

In tegenstelling tot de eerder in deze lijst genoemde Boomerang Calendar-functie is Rallly de beste optie voor degenen die zich zorgen maken over het blootstellen van hun privégegevens.

Het heeft echter nadelen, zoals een gebrek aan wijdverspreide e-mailintegratie, het onvermogen om tijden te kiezen, en een algemeen gebrek aan diepe aanpassingsmogelijkheden.

Het is gebaseerd op een peiling zoals veel van de andere apps en plug-ins in deze lijst, maar in tegenstelling tot de anderen, staat Rallly zijn peilingrespondenten toe om hun anonimiteit te behouden, zelfs als ze besluiten om deel te nemen aan het discussiegedeelte. Nadat u uw peiling hebt gemaakt, kunt u mensen uitnodigen door de link te delen of hen een e-mail te sturen.

Image Source

FreeBusy

FreeBusy is vaak een favoriete optie voor B2B-bedrijven, vooral omdat het met zo veel verschillende services integreert. Het werkt als een Chrome-extensie of plugin voor Outlook e-mail.

Hier zijn de kalenders die het ondersteunt:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce
• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (voor videogesprekken)

Wanneer u zich aanmeldt, krijgt u een unieke URL die uw agenda host. U kunt die link sturen naar mensen die met u willen plannen, en ze kunnen zich aanmelden op uw pagina, of u kunt deelnemers toevoegen aan een vergadering die u maakt en een van uw beschikbare tijden aanbieden.

Als dat niet werkt, kunnen ze verwijzen naar uw URL. U kunt ook buffertijden rond uw vergaderingen opnemen, zodat u niet gehaast bent. Bovendien kunt u het aanvragen van vergadertijden door bepaalde personen beperken.

Image Source

Vyte.in

Vyte.in is een planner die het beste werkt met iOS. Het is een poll-gebaseerd systeem waarmee gebruikers kunnen stemmen op voorgestelde vergadertijden en data zodra ze een e-mail van u ontvangen met de informatie.

Vyte.in onthoudt de beschikbaarheid van de respondent en stelt vervolgens vergadertijden aan u voor. Zodra iedereen het eens is over de details, wordt het tijdstip van de vergadering in uw agenda vastgelegd. Natuurlijk kunnen respondenten ook gewoon in uw agenda kijken met de aangepaste URL die Vyte.in genereert.

De Pro-functie is waar het echt schittert – Pro stelt u in staat om buffers in te bouwen (vergelijkbaar met FreeBusy) tussen vergaderingen en voorkomt dat u uzelf overboekt door u in staat te stellen datums op te schrijven, zelfs als ze voorlopig zijn.

Image Source

Meetin.gs

Meetin.gs is een persoonlijke planner die compatibel is met Google-toepassingen en Office 365. Het werkt het beste via mobiele apparaten die werken op Android en iOS. Net als veel andere toepassingen, kunt u hiermee uw eigen pagina maken – met een unieke URL die u kunt verzenden – gewijd aan uw agenda. U kunt de lengte, de locatie en de stijl van de vergadering die u wilt aanpassen, en vervolgens uitnodigingen versturen.

Met deze app kan de gebruiker al zijn vergaderingen op een tijdlijn zien en agenda- of vergadernotities maken binnen de applicatie die voor iedereen toegankelijk zijn. De crowd-sourcing- en deelfunctie maken het gemakkelijk om notities of agenda’s aan uw werkgevers of werknemers door te geven.

Image Source

X.ai

X.ai is ongetwijfeld een van de meest unieke apps in deze lijst, omdat het volledig wordt uitgevoerd door kunstmatige intelligentie. Nogmaals, als privacy uw zorg is, is dit misschien niet de service voor u, maar als u de voorkeur geeft aan efficiëntie, is dit een goede optie.

Het is compatibel met Google-apps, Okta en Outlook. Wanneer u uw account registreert, geeft u toegang tot al uw relevante informatie – agenda, contacten, e-mail, ID’s, enz.

Wanneer u een evenement opzet, e-mailt u de genodigde en CC het e-mailadres van uw bot, dat u krijgt wanneer u het opzet. In de e-mail schrijf je de naam van de bot op en vervolgens de instructies voor de gebeurtenis. Indien verdere verduidelijking nodig is, kan de bot de genodigde e-mailen met uw beschikbaarheid en kan hij van daaruit de details uitwerken. Zodra een vergadering is overeengekomen, wordt een uitnodiging verzonden naar alle betrokken partijen.

Max Benz, oprichter van EasyContent, legt uit waarom de tool bijzonder nuttig is: “Je zou kunnen denken dat de term ‘AI’ te vaak wordt gebruikt, en je zou gelijk kunnen hebben, maar deze tool loste absoluut mijn pijnpunt op. Met de tool kan ik vergaderingen opzetten via e-mail of Slack. Met X.ai kan ik direct vergaderingen opzetten, maar het neemt ook het gesprek over om een geschikte datum en tijd te vinden voor een vergadering als dat nodig is. In principe fungeert het als mijn persoonlijke ‘AI’-assistent … wat eerst een beetje vreemd was (maar de resultaten spreken voor zich).”

Image Source

Ultimately, the options are endless for group scheduling tools. De keuze is aan u welke het beste bij uw persoonlijke workflow past. Of u nu waarde hecht aan privacy, efficiëntie of transparantie, elk van deze diensten is het onderzoeken waard voor uw bedrijf.

Als u op zoek bent naar een snelle en eenvoudige manier om vergaderingen of afspraken te plannen, kijk dan eens naar HubSpot Meetings.