Sociale zekerheidsnummers (SSN’s) werden voor het eerst gebruikt in 1936 om de inkomsten van Amerikaanse werknemers bij te houden en zo hun sociale zekerheidsuitkering te bepalen.In het begin werden de eerste drie nummers van SSN’s bepaald door de postcode van het postadres van de SSN-aanvraag. Dat bleef zo tot 2011, toen er wijzigingen moesten worden aangebracht om gelijke tred te houden met het aantal SSN’s dat werd uitgegeven en om identiteitsdiefstal tegen te gaan.
De laatste tijd zijn SSN’s onder verscherpt toezicht komen te staan als gevolg van een toegenomen bewustzijn met betrekking tot de werkstatus van Amerikaanse werknemers. Staten worden zorgvuldiger met betrekking tot SSN’s die aan de staat worden verstrekt bij het betalen van werkloosheidsbelasting. Meer bepaald zijn Florida en New Jersey begonnen met het verwerpen van werknemersgegevens voor werkloosheidsuitkeringen indien het SSN met een specifiek nummer begint.
De Verenigde Staten geven op dit moment geen Social Security-nummers uit met de volgende nummers:
- SSN’s die beginnen met het cijfer “9”
- SSN’s die beginnen met het cijfer “666” in posities 1 – 3
- SSN’s die beginnen met het cijfer “000” in posities 1 – 3
- SSN’s met het cijfer “00” in posities 4 – 5
- SSN’s met het nummer “0000” in posities 6 – 9
De staat Florida weigert alle werknemersgegevens voor werkloosheid van de staat wanneer het SSN van de werknemer met een “9” of “000” begint. Bovendien rekenen zij boetes aan voor het indienen van deze nummers. New Jersey weigert ook gegevens met sofinummers die met een “9” beginnen, waardoor hun loonrapport en hun samenvattend werkloosheidsrapport niet met elkaar overeenstemmen.
Daartoe zal TRICOM actieve (2019 lonen) werknemers voor al onze loonverwerkingsklanten “scrubbing” en contact opnemen met het bedrijf over alle werknemers die momenteel een begincijfer van “9” hebben. Veel van deze kunnen gewoon een fout bij het invoeren van gegevens zijn en ons payroll-team zal alle passende wijzigingen aanbrengen.
Zodra dit proces is ingevoerd en alle bestaande werknemers zijn gecorrigeerd, zal TRICOM niet langer nieuwe werknemers accepteren die een sofinummer hebben dat begint met “9”.
Hetzelfde proces zal worden toegepast voor onafhankelijke contractanten (ook al melden we geen werkloosheid). De IRS zal het 1099-rapport op een vergelijkbare manier verwerpen als de werkloosheidsinstanties van de staat.
TRICOM’s doel is altijd geweest om ervoor te zorgen dat onze klanten accurate en tijdige salarisinformatie en rapportage hebben. TRICOM is op zoek naar onze klanten in een poging om boetes te vermijden als het gaat om deze situatie. Als u vragen heeft, neem dan contact op met TRICOM President / CEO Julie Ann Bittner.
Sources:
https://www.ssa.gov/policy/docs/ssb/v69n2/v69n2p55.html
https://www.ssa.gov/kc/SSAFactSheet–IssuingSSNs.pdf