door Leigh Geraghty
Wanneer veel van onze workshopdeelnemers wordt gevraagd naar hun zakelijke schrijfproblemen, zeggen ze dat ze moeite hebben met de toon van hun boodschap. Toon is hoe je de emotionele kwaliteit van het schrijven omschrijft. Het weerspiegelt de houding van de schrijver ten opzichte van de lezer, en beïnvloedt hoe de lezer zal reageren. Schrijvers doen veel moeite om competent en professioneel over te komen, maar weten niet altijd hoe ze een positieve toon moeten aanslaan.
Drie keuzes voor toon
Als het op toon aankomt, heb je drie keuzes: positief, negatief of neutraal.
Positieve toon: Positieve toon is altijd je beste keuze. Het gaat er niet alleen om aardig te zijn – een positieve toon is duidelijker en helpt ons dingen voor elkaar te krijgen, omdat de bewoordingen eenvoudiger zijn en er minder woorden voor nodig zijn. Door uw boodschap positief te formuleren, moedigt u mensen aan om uw ideeën te aanvaarden en bouwt u goede relaties op voor de toekomst. Een positieve toon versterkt de geloofwaardigheid.
Negatieve toon: Negatieve toon heeft de neiging om de lezer boos en defensief te laten voelen, en kan uw professionele imago schaden. Zinnen met negatieve uitdrukkingen kunnen weliswaar tot meegaandheid leiden, maar zelden tot een gelukkige samenwerking. Negatieve toon maakt uw boodschap ook moeilijk te begrijpen en te onthouden.
Neutrale toon: Neutrale toon is de afwezigheid van positieve of negatieve taal. Neutrale toon heeft geen gevoel – alleen de feiten. Hoewel dit onschuldig lijkt, bestaat het risico dat een neutrale toon negatief wordt geïnterpreteerd, afhankelijk van de stemming van de lezer. In feite kan een neutrale toon kil overkomen, of zelfs ijzingwekkend.
In zakelijk schrijven is een positieve toon altijd uw beste keuze – zelfs als de boodschap negatief is. Schrijf altijd met een focus op het proberen om de lezer te helpen en de relatie op te bouwen, zelfs als je geïrriteerd bent.
Hoe maak je een positieve toon
Toon wordt overgebracht door je keuze van woorden en zinnen, je gezichtspunt, en hoe je woorden en zinnen samenvoegt. Hier volgen enkele tips om op een positieve toon te schrijven:
- Vermijd het gebruik van negatieve trigger-woorden zoals:
| ergedrag
slecht maar onzorgvuldig klagen gevaarlijk schuld gebrek |
vertraging
moeilijk twijfel inspanning fout fail fout hoe dan ook |
aansprakelijkheid
vergissing gemarkeerd moet niet nooit overduidelijk probleem |
afgewezen
slechts moet stop verschrikkelijk ongelukkig verspilling verkeerd |
- Gebruik in plaats daarvan deze positieve woorden:
| voordeel
bonus helder |
eenvoudig
effectief energie zeker |
snel
geconcentreerd nu please |
krachtig
simpel sterk |
- Gebruik de positieve vorm van de zin. In plaats van “Vergeet niet een vergaderruimte te reserveren”, breng je de boodschap positief over: “Vergeet niet een vergaderruimte te reserveren.
- In plaats van u te concentreren op het probleem, concentreert u zich op de oplossing of actie. Verander bijvoorbeeld “Het spijt me dat we het niet kunnen hebben over een plafond voor de verkoopprijzen omdat de belangrijkste besluitvormer pas maandag beschikbaar is” in “We kunnen het maandag hebben over een plafond voor de verkoopprijzen, wanneer de belangrijkste besluitvormer beschikbaar is.”
- Vermijd lange verklaringen en richt u op de oplossing. In plaats van: “Ik ben van 13 tot 18 februari niet in de stad en kan u pas daarna ontmoeten”, zegt u: “Ik kan u na 18 februari ontmoeten.”
- Gebruik antoniemen om het woord “niet” te verwijderen. Bijvoorbeeld:
| In plaats van
Hij accepteerde geen hulp. Het kantoor zal niet open zijn. Ze waren niet aanwezig. |
Gebruik
Hij weigerde hulp. Het kantoor zal gesloten zijn. Ze waren afwezig. |
Toon is aanwezig in alle schriftelijke communicatie, of het nu een keuze is of een ongeluk. Door een positieve toon te kiezen, zult u positieve relaties opbouwen en onderhouden, een professioneel imago uitstralen en gemakkelijker uw doelen bereiken.
Op 9 januari 2017 / Carrièrecoaching, E-mail schrijven, Vergadervaardigheden, Presentatievaardigheden, Schrijfvaardigheden