Paystub Excel Template

Weliswaar ontvangen alle werknemers graag hun loonstrookje, maar het loonstrookje dat bij het geld hoort is ook van essentieel belang. Deze Paystub Excel Template geeft details van hun loon van de loonperiode. En hoewel loonstrookjes niet verplicht zijn door federale regelgeving, vereist meer dan de helft van de staten loonstrookjesregistratie. Daarvan vereisen elf staten dat werkgevers een fysieke kopie van een loonstrook verstrekken, in plaats van een digitale.

Maar, zelfs als u uw bedrijf niet in een van die staten exploiteert, vereist de Fair Labor Standards Act dat u een nauwkeurige administratie bijhoudt van gewerkte uren en gedane betalingen. In feite somt de wet veertien verschillende basisregistraties op die de werkgever voor elke niet-vrijgestelde werknemer moet bijhouden.

Deze records zijn de informatie die meestal op een loonstrookje staat. Dus zelfs als u uw werknemers geen kopie van de loonstrook geeft, moet u toch een administratie bijhouden. Dat betekent dat u een systeem nodig hebt voor het bijhouden van werkgeversloon, inhoudingen en gewerkte uren.

Deze Excel-salariscalculator kan u helpen het proces van het bijhouden van gegevens te stroomlijnen met een eenvoudige database. En, als u salarisstroken wilt maken om ze af te drukken en aan uw werknemers te geven, is er een eenvoudige methode om dat te doen.

Hoewel Excel in de eerste plaats een spreadsheet is, heeft het ook de mogelijkheid om te worden gebruikt als een eenvoudige database. De sleutel tot het maken van deze werknemer database excel sjabloon goed te laten werken is in die database functies. Dan, de loonstrook gebruikt VLOOKUP om gegevens uit de database te trekken.

Inhoud sjabloon

Wanneer u het ZIP-bestand voor deze werknemer database excel sjabloon downloadt, ontvangt u twee verschillende spreadsheets:

• PayStub Excel Template met Database door Employee Name
• PayStub Excel Template met Database door Employee ID

Beide van deze spreadsheets bevatten meerdere werkbladen. In elke loonstrook sjabloon download, vindt u:

• Richtlijnen voor gebruik,
• Een setup-blad om uw sjabloon aan te passen,
• Een werknemer salaris database om werknemer records in te voeren, en
• Een salarisstrook sjabloon, zodat u salarisstroken kunt afdrukken voor elke werknemer

Het enige verschil tussen de twee bestanden is op de Salarisstrook sjabloon. Ze zijn bijna identiek in gebruik, maar een belangrijk verschil onderscheidt hen.

In de PayStub Excel Template met Database by Employee Name spreadsheet, maakt u salarisstroken voor werknemers op basis van de naam van de werknemer.

In de PayStub Excel Template met Database by Employee ID spreadsheet, maakt u ze op basis van het ID-nummer van de werknemer.

U zult moeten beslissen welke het meest zinvol is voor uw werknemers database management systeem. Als u eenmaal hebt besloten, kunt u beginnen met het aanpassen van de sjabloon en het in gebruik nemen.

Richtlijnen

Aan de achterkant van elke sjabloon vindt u een werkblad met aanwijzingen voor het gebruik. Deze werkbladen bevatten een vereenvoudigde versie van deze schriftelijke aanwijzingen.

Er zijn beknopte aanwijzingen voor het Setup-werkblad, de Salarisstrook Werkmap, en het Database-werkblad. U vindt er ook enkele nuttige opmerkingen over alle drie, zodat u de werkbladen efficiënter kunt gebruiken.

Bij de loonstrookjabloon worden voorbeeldgegevens geleverd, zodat u gemakkelijker kunt zien hoe de sjabloon werkt en hoe u loonstrookjes kunt maken met uw eigen gegevens. Verwijder eenvoudig de voorbeeldgegevens om een blanco formulier te maken.

Nadat u het sjabloon hebt gedownload en uitgepakt, kunt u snel deze aanwijzingen doornemen. Op die manier hebt u een beter idee van wat u moet doen om uw loonstrookjes voor te bereiden.

Template Setup

Nadat u het werkblad How to Use hebt gelezen, kunt u naar de pagina Setup navigeren. Hier past u uw datums, titels en categorieën aan.

De loonstrooksjabloon bestrijkt een periode van twaalf maanden, met elke maand een loonstrook. U kunt de maandnamen en de overdrachtsdata aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. De overboekingsdatum is de datum waarop uw bedrijf het geld naar uw werknemers stuurt. Dit zal typisch één tot drie werkdagen zijn alvorens het geld aan de bankrekeningen van uw werknemers met een directe storting wordt toegevoegd.

In de andere sectie, kunt u verdiensten en aftrekkingen volgen. Deze database kan tot acht van die bijhouden.

In de kolom “Salaris Titels”, kunt u documenteren welke verdiensten en inhoudingen moeten worden verantwoord. In de kolom “Salariscategorie” kunt u in het vervolgkeuzemenu aangeven of een bepaalde salaristitel een verdienste of een aftrekpost is.

Alle wijzigingen die u in het Setup-formulier aanbrengt, worden doorgevoerd in de Excel-database en in de loonstrookjesgenerator voor de werknemers.

Employee Salary Database

Als u eenmaal beschikt over de juiste maanden, transferdata, salaristitels en salariscategorieën, hebt u het eerste instellingsproces voltooid. Nu kunt u aan de slag met de personeelsdatabase.

Een overzicht

Wanneer u de database voor het eerst opent, kan deze een beetje overweldigend zijn. Aangezien dit formulier bedoeld is om de lonen van de werknemers voor een heel jaar bij te houden, zijn er twaalf verschillende maandelijkse rubrieken om de lonen in op te nemen. Er is ook een sectie voor het toevoegen van basisinformatie over elke werknemer. Hier is een uitvergrote afbeelding van een deel van deze enorme database.

In dit sjabloon is ruimte voor 50 werknemers. U kunt extra rijen toevoegen, maar u moet dat doen vóór de laatste rij van de database. Op die manier worden de formules automatisch ook toegevoegd.

Als u geen 50 rijen nodig hebt, kunt u ook rijen uit de database verwijderen. Volg de aanwijzingen in dit bericht om rijen in te voegen of te verwijderen:

Rijen en kolommen invoegen of verwijderen

Vries vensters om kolom- en rijkoppen altijd te zien

Omdat dit werkblad zo groot is, kunt u het nuttig vinden om vensters te bevriezen. Hierdoor worden de rijen en kolommen die u selecteert vergrendeld, zodat ze altijd zichtbaar zijn, zelfs wanneer u scrollt. Het bevriezen van de vensters kan helpen uw gegevensinvoer te versnellen, omdat u niet hoeft te onthouden waar elke cel voor is of terug hoeft te bladeren naar de koppen.

Om vensters te vergrendelen, volgt u de aanwijzingen in dit artikel:

Vries vensters om rijen en kolommen te vergrendelen

Gekleurde koppen

Om u te helpen georganiseerd te blijven en elke sectie van de database te onderscheiden, zijn er kleuren op de koppenrij. Het gedeelte in paars is voor het registreren van werknemersinformatie. Vervolgens wisselt elke maand tussen groenblauw en bruin, zodat u gemakkelijk kunt zien waar de ene eindigt en de volgende begint.

Minimaliseren en maximaliseren van maandgroepen

Om de Excel-spreadsheet toegankelijker te maken, kunt u ook maanden minimaliseren die u niet gebruikt. Boven elk maandgedeelte, in de rij met kolomtitels, staan plus- (+) en mintekens (-). U klikt hierop om elke groep uit te vouwen of te minimaliseren.

Hoe te gebruiken

Als u de vensters hebt bevroren en alle maanden waarmee u niet werkt hebt geminimaliseerd, bent u klaar om te beginnen met het invoeren van informatie in het paarse gedeelte van het formulier.

Voor elke werknemer noteert u hun:

• Employee ID
• Name
• Title
• Department
• Director/Manager
• Bank Name
• Bank Account Name
• Bank Account Number

U zult bij het invoeren van deze informatie voorzichtig te werk moeten gaan, om ervoor te zorgen dat de gegevens nauwkeurig worden ingevoerd.

Daarna kunt u naar de maandgroep voor de huidige maand gaan. Hier voert u alle cijfers in voor de lonen en uitkeringen van uw werknemers. Er is een kolom voor elk van de verdiensten en aftrekposten die u op de Setup-pagina hebt opgenomen. Als u wijzigingen in deze kolomkoppen wilt aanbrengen, wijzigt u ze op de pagina Setup. Op die manier worden de wijzigingen doorgevoerd in de hele database en niet alleen in de huidige maand.

Als u alle gegevens voor de loonperiode hebt ingevoerd, kunt u beginnen met het genereren van loonstroken voor werknemers.

Salarisstrook

Het werkblad loonstrook is ontworpen om te worden gebruikt als een sjabloon voor loonstroken en stelt u in staat om een aangepaste loonstrook voor elk lid van uw team af te drukken.

Hier ziet de loonstrooksjabloon eruit:

U moet de cel met de tekst “De spreadsheetpagina” in de linkerbovenhoek bijwerken zodat uw bedrijfsnaam wordt weergegeven. U kunt deze direct invoeren of een logo uploaden.

Als u deze cel hebt gewijzigd, is de loonstrook klaar voor gebruik. Het haalt alle salarisinformatie op die u voor deze werknemer hebt ingevoerd en maakt een vertrouwelijke salarisstrook.

Dit omvat:

• Inkomsten (salaris, maaltijden, vervoer, ziektekostenvergoeding, enz.),
• Aftrekposten (verzekering, belasting, enz.),
• Brutosalaris (de sjabloon gebruikt een vast salaris, geen uurloon),
• Nettosalaris,
• Betaalperiode (standaard is maandelijks, maar u kunt de sjabloon aanpassen voor een tweewekelijkse betaalperiode indien nodig),
• Overboekingsdatum (de datum waarop het salaris rechtstreeks is gestort),
• Bankgegevens, en
• Positiegegevens (hun titel, afdeling, en manager).

U moet voor elke werknemer een aparte loonstrook genereren en deze één voor één afdrukken. Dit is een eenvoudig proces, dat slechts één handmatige invoer vereist.

Om te beginnen met het afdrukken van loonstrookjes, moet u weten welke versie van het loonverwerkingswerkboek u gebruikt.

Een loonstrookje maken op naam van de werknemer

Als u de PayStub Excel Template met Database op naam van de werknemer gebruikt, ziet u een vervolgkeuzelijst naast het veld Werknemersnaam:

U selecteert gewoon de juiste werknemer in de vervolgkeuzelijst en alle overige gegevens van deze persoon worden automatisch ingevuld. Daarna is dit formulier klaar om te worden afgedrukt.

Selecteer vervolgens een nieuwe naam en druk het volgende loonstrookje af. U herhaalt dit selectie- en afdrukproces voor elke werknemer in het bedrijf.

Een loonstrookje maken per ID-nummer van de werknemer

Als u de PayStub Excel-sjabloon met Database per ID-nummer van de werknemer gebruikt, ziet u een vervolgkeuzelijst naast het veld ID-nummer van de werknemer:

U selecteert gewoon het ID-nummer van de werknemer dat u wilt bekijken, en drukt vervolgens het formulier af. U kunt dit voor elke werknemer doen.

Salarisgegevens van werknemers elke maand toevoegen

Als u klaar bent met het afdrukken van salarisstrookjes voor elke werknemer, kunt u de zojuist voltooide maand tot een minimum beperken. Als het dan tijd is om de loonlijst opnieuw af te drukken, kunt u de volgende maand maximaliseren.

Om de loonlijst elke maand voor te bereiden, moet u:

• Alle persoonlijke gegevens van de werknemer of betalingsgegevens bijwerken,
• De loonperiode bijwerken,
• Alle nieuwe werknemers toevoegen,
• Alle inhoudingen en uitgaven invoeren,
• Een loonstrookje voor elke werknemer genereren,en
• Een loonstrookje voor elke werknemer afdrukken.

Door het bijhouden van een volledig jaar van records in deze enkele database, kunt u gemakkelijk teruggaan en beantwoorden alle vragen over werknemer loon. U hebt de informatie die u nodig hebt direct beschikbaar.

Houd het formulier vertrouwelijk

Omdat dit een officieel verslag van het salaris van werknemers is, moet u uw database veilig houden. U wilt niet dat zomaar iedereen wijzigingen aanbrengt.

Om ervoor te zorgen dat er geen wijzigingen door onbevoegden worden aangebracht, kunt u overwegen het document met een wachtwoord te beveiligen en alleen uw salarisadministratiepersoneel toegang te geven. Volg de aanwijzingen in dit bericht om een beveiligd werkblad te maken:

Bescherm een werkblad

Het beveiligen van een werkblad voorkomt dat mensen wijzigingen aanbrengen. Maar ze zullen nog steeds in staat zijn om het bestand te openen en vertrouwelijke informatie te bekijken. Om te voorkomen dat onbevoegd personeel het werkblad opent, kunt u het Excel-document op bestandsniveau beveiligen.

Afhankelijk van het technologische systeem dat u hebt ingesteld, kunt u overwegen:

• Het bestand te versleutelen,
• Eisen van een wachtwoord om het bestand te openen, of
• Toegang tot het bestand te beperken met machtigingen voor Information Rights Management.

Voor meer details over de beveiliging van Excel-spreadsheets, kunt u dit bericht lezen:

Bescherming en beveiliging in Excel

Betaal uw werknemers

Als u eenmaal uw beveiligingen hebt ingesteld, hebt u een vertrouwelijke manier om het loon van werknemers bij te houden. Dit zal u helpen te voldoen aan de staat en lokale arbeidswetten, en de details van de beloning voor elke werknemer vast te leggen.

Elk jaar kunt u een nieuwe sjabloon beginnen, en geef werknemers een kans om hun betalingsinformatie bij te werken. Dan kunt u beginnen met het gebruik van de sjabloon om loonstrookjes te genereren voor elke persoon op de loonlijst.