Oriëntatie nieuwe werknemer Plus een checklist om u op weg te helpen

De oriëntatie van een nieuwe werknemer is de eerste officiële ervaring die nieuwe werknemers met hun werkgever hebben nadat ze bij het team zijn gekomen. Het moet een goede introductie zijn van de bedrijfscultuur, de taken van de werknemer en de gelegenheid om eventueel vereist papierwerk in te vullen. We raden u aan een checklist te gebruiken om ervoor te zorgen dat u de best mogelijke ervaring biedt.

We hebben een checklist voor de oriëntatie van nieuwe aanwervingen verstrekt om u te helpen basistaken te onthouden, zoals loonlijst- en nalevingspapierwerk, kantoorinrichting en beveiligingsbadges, en de belangrijkste taak – de nieuwe aanwinst zich welkom laten voelen.

Download de checklist voor het inwerken van nieuwe medewerkers als PDF of DOC

Een checklist voor het inwerken van nieuwe medewerkers helpt uw bedrijf bij het uitvoeren van de taken voor het inwerken van nieuwe medewerkers, zodat u zeker weet dat uw nieuwe medewerkers een goede start maken. Het omvat nieuwe aanwerving papierwerk, zoals I-9 en W-4 formulieren die moeten worden ingevuld. Het omvat ook taken zoals het opzetten van IT-systemen en het voorbereiden van de werkruimte van de werknemer.

Op zijn minst moet u het volgende opnemen in uw oriëntatieproces voor nieuwe werknemers:

• Inleidingen tussen werknemer en manager
• Informatiesessie over het bedrijf (achtergrond, missie, waarden)
• On-the-job training
• Tijd om papierwerk te ondertekenen
• Bespreking veiligheidsprocedures
• Voordeelpakket
• Wandeling door de werkruimte (indien van toepassing)

Onze checklist voor de oriëntatie van nieuwe werknemers kan worden gedownload, en u kunt deze aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Hiermee kunt u ervoor zorgen dat u tijdens het oriëntatieproces geen belangrijk papierwerk over het hoofd ziet. Het omvat alle basistaken voor de oriëntatie van nieuwe werknemers, zoals introducties die moeten worden gemaakt, papierwerk dat moet worden ingevuld, en termijnen.

U moet de sjabloon aanpassen om items op te nemen die relevant zijn voor uw bedrijf, zoals rondleidingen op kantoor, parkeerpassen, het bestellen van uniformen, of de stappen voor het verkrijgen van foto’s voor een werknemersbadge of persbericht. Door onze sjabloon te downloaden, hoeft u geen eigen checklist te maken.

Onboarding en oriëntatie tijdens het proces van nieuwe aanwerving

Wanneer u het proces van het aannemen van werknemers hebt voltooid, gaat u door naar de volgende stappen: oriëntatie en onboarding. Het aanwervingsproces begint ruim voor de eerste dag van de werknemer. Het begint zodra een werknemer uw aanbod heeft geaccepteerd en gaat het hele eerste jaar door met onboarding en training. Het duurt meestal ongeveer acht maanden voordat een nieuwe medewerker volledig productief is.

Het bieden van een solide onboarding als onderdeel van uw oriëntatieproces voor nieuwe medewerkers zorgt ervoor dat er geen tijd wordt verspild en dat de medewerker waarschijnlijk zal blijven. Zie de onderstaande afbeelding voor de basisstappen in het proces voor nieuwe werknemers, en merk op dat de oriëntatie begint op de eerste dag van de werknemer.

Het proces voor nieuwe werknemers geïllustreerd in vijf stappen

Al deze stappen zijn opgenomen in de bovenstaande checklist voor nieuwe werknemers. Hieronder gaan we dieper in op enkele van de taken, zodat u een goed idee krijgt van wat u moet doen en wanneer u het moet doen.

Dag één: welkom en oriëntatie

Dag één moet u twee belangrijke dingen doen met elke nieuwe aanwerving. De eerste taak – papierwerk – is het meest dringend, maar niet het meest belangrijk. Het belangrijkste is dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt. Tegen het einde van de eerste dag, wil je dat je nieuwe aanwinst ervan overtuigd is dat hij een goede beslissing heeft genomen door bij jouw bedrijf te komen werken.

Jouw taak op dag één is om hem te inspireren en te motiveren om op dag twee terug te komen. U kunt dit doen door ervoor te zorgen dat al het papierwerk correct wordt gedaan (het meest urgent) en ervoor te zorgen dat ze zich welkom voelen in uw bedrijf (het meest belangrijk).

Activiteiten om te overwegen te doen tijdens de eerste week van oriëntatie zijn:

• Schema één-op-één vergaderingen met de belangrijkste personeelsleden waarmee de nieuwkomer zal werken
• Bied spiekbriefjes aan, zoals de bedrijfstelefoonlijst, kantoorplattegrond, of voicemailinstructies
• Geef een lijst van wie wat doet op hun afdeling voor het geval ze vragen hebben
• Geef ze een kopie van het organigram en leg uit hoe het bedrijf is gestructureerd
• Laat ze zien waar de posters van de arbeidswetgeving te vinden zijn en bied aan vragen te beantwoorden
• Geef een rondleiding door het gebouw zodat ze weten waar vergaderzalen, kopieermachines, en nooduitgangen zijn
• Beschrijf de training die ze zullen krijgen, en waar en wanneer die zal plaatsvinden
• Zorg ervoor dat ze weten waar ze handleidingen, documenten en referentiemateriaal kunnen vinden
• Laat ze een collega schaduwen, zodat ze zien hoe een dag in het leven van een collega eruit ziet
• Zorg ervoor dat ze alle hulpmiddelen hebben die ze voor hun werk nodig hebben: een computer, VPN, badges, sleutels, website URL’s, en ID’s
• Oriënteer hen aan de bedrijfsmissie, visie, waarden, en strategisch plan
• Rooster tijd met hun supervisor om hun functiebeschrijving door te nemen en vragen te beantwoorden

Wijs verschillende teamleden, managers, en peers aan om te helpen met de bovenstaande taken. Zelfs als u geen formeel mentorprogramma hebt, kies dan een collega om de eerste paar weken elke dag met de nieuwe medewerker te overleggen. Die persoon kan voor de nieuwe medewerker een bron zijn waar hij of zij terecht kan met vragen over zowel werkgerelateerde als niet-werkgerelateerde zaken, zoals hoe je een fax verstuurt en waar je gaat lunchen.

HR Tip: Om de werknemer te helpen zich welkom te voelen en ervoor te zorgen dat ze geen koudwatervrees krijgen, kunt u overwegen een collega te vragen om hem die eerste week elke dag voor de lunch uit te nodigen. Op de eerste dag kunt u zelfs de lunchkosten dekken door hun leidinggevende of collega-mentor hen mee uit te laten nemen. Gebruik die eerste week om uw nieuwe medewerker te helpen een band op te bouwen met zijn collega’s, zodat hij zich loyaal gaat voelen ten opzichte van uw bedrijf en zijn team.

New Hire Paperwork

Het papierwerk voor nieuwe medewerkers is het onderdeel van HR dat nieuwe ondernemers het meest afschrikt. Een checklist helpt, zodat u niets essentieels vergeet. Hier is een lijst van alle documenten en formulieren die de werknemer moet invullen, controleren en/of ondertekenen. Via de links hieronder vindt u artikelen, sjablonen of instructies voor elk van deze documenten om de onboarding gemakkelijker te maken.

• I-9: Gebruiken om te controleren of de werknemer in aanmerking komt voor werk. Vraag de werknemer om op de eerste dag een identiteitsbewijs mee te brengen.
• W-4: Gebruik dit om belastinginhoudingen van werknemers te verzamelen. Er kan een belastingversie van de W-4 zijn die ook moet worden ingevuld.
• Werknemershandboek: Laat de werknemer het werknemershandboek doornemen en ondertekenen.
• Ander bedrijfsbeleid: Beleid dat uniek is voor uw bedrijf en dat niet wordt behandeld in uw werknemershandboek; voorbeelden zijn beleid inzake seksuele intimidatie, zwangerschapsverlofbeleid en verlofbeleid.
• At-will employment: Zorg ervoor dat de werknemer begrijpt uw tewerkstelling at-will policy.
• Directe storting formulier: Gebruik dit om bankgegevens te verzamelen voor de salarisadministratie van werknemers als u directe storting aanbiedt.
• Werknemersgegevensblad met contactinformatie voor noodgevallen: In geval van nood.
• Ondertekende aanbiedingsbrief: Vraag om een ondertekend exemplaar als u dat nog niet heeft ontvangen.

HR Tip: Overweeg om het papierwerk gedurende de eerste paar dagen te controleren in plaats van de nieuwe werknemer een stapel documenten te overhandigen en weg te lopen. Overweeg om elk item met de nieuwe medewerker door te nemen om te voorkomen dat hij of zij wordt overweldigd. U kunt bijvoorbeeld de salarisadministratie en I-9-documenten op dag één doornemen, de secundaire arbeidsvoorwaarden op dag twee, de beleidsregels op dag drie, het handboek op dag vier, enzovoort.

Als meer dan één nieuw personeelslid op dezelfde dag begint, kunt u tijd met hen plannen om samen belangrijke beleidsregels door te nemen, zoals het vermijden van seksuele intimidatie of het doornemen van het volledige werknemershandboek, zodat zij vragen kunnen stellen. Items die niet meteen worden gebruikt, zoals het onkostenformulier voor werknemers, kunnen wachten en worden doorgenomen zodra de werknemer zijn eerste zakenreis plant.

Helping your New Hire Feel Welcome

Zoals gezegd, is dit het waardevolste deel van de oriëntatie-ervaring van de nieuwe werknemer, omdat het de werknemer helpt zich welkom te voelen. Ze kunnen hun team ontmoeten, de prioriteiten van hun supervisor leren kennen, de missie van het bedrijf begrijpen en zich een deel van het bedrijf voelen.

Een nieuwe werknemer kan zich ook verloren voelen over hoe hij in het grote plaatje van het bedrijf past. Met Pingboard kunt u een organigram maken dat u kunt delen met al uw werknemers om te zien waar hun werk past binnen het bedrijf. Het is gratis voor maximaal 50 werknemers, wordt automatisch bijgewerkt door integratie met ADP, BambooHR, Google G Suite en andere HR-software, en verandert uw organigram in een doorzoekbare werknemersdatabase die toegankelijk is via de Pingboard-app.

Bezoek Pingboard

Onboarding-eerste week op de baan

De eerste week op de baan is zenuwslopend voor de meeste nieuwkomers. Het is uw taak om hen het gevoel te geven dat ze welkom zijn, hen aan te moedigen dat ze uw processen, systeem en cultuur zullen leren kennen, en ervoor te zorgen dat ze een go-to persoon hebben om hen te helpen met vragen tijdens die eerste dagen.

Wie moet de onboarding doen, is een vraag die veel werkgevers hebben. Hoewel HR een belangrijke rol heeft, blijkt dat nieuwe hires een mix van betrokken mensen willen. Het management is het belangrijkst. Het is geen verrassing dat werknemers willen weten wat de leiders van het bedrijf van hen verwachten in hun nieuwe baan. Dus bedrijfsleiders, overweeg tijd in te plannen met uw nieuwe werknemers.

33% van de nieuwe werknemers geeft er de voorkeur aan dat het managementteam hun oriëntatie leidt. Bron: BambooHR

Veelgestelde vragen (FAQ’s) over de oriëntatie van nieuwe werknemers

Wat is het verschil tussen oriëntatie en onboarding?

Oriëntatie en onboarding lijken veel op elkaar, maar de oriëntatie vindt plaats op het moment dat de werknemer aan de slag gaat – bij sommige bedrijven duurt het een dag, bij andere een week of langer. Het is meestal gestructureerd-het wordt soms gehouden in een klasse-formaat-en bestaat uit het verwelkomen en het introduceren van hen aan het bedrijf, alsmede het invullen van alle noodzakelijke papierwerk, zoals voor de salarisadministratie of voordelen.

Onboarding is meer een doorlopend proces om de werknemer op de hoogte te brengen van processen en hen te helpen meer betrokken te raken; het gaat meestal door totdat de werknemer meer gevestigd is binnen het bedrijf.

Kan ik meerdere oriëntaties voor werknemers tegelijk uitvoeren?

U kunt meerdere oriëntaties tegelijk uitvoeren; in feite moet u ernaar streven om dit waar mogelijk te doen. Het bespaart u tijd van het hebben van dezelfde sessie meerdere malen uit te voeren en geeft ook nieuwe medewerkers de kans om contact te maken met mensen zoals zij die nieuw zijn voor het bedrijf. Zolang u een gestructureerd formaat volgt dat werkt voor alle functies (u kunt altijd aparte minisessies opzetten voor specifieke training), zou het goed moeten werken.

Welke onderwerpen moeten worden behandeld in een oriëntatieprogramma voor werknemers?

U moet een warm welkom bieden naast het doornemen van informatie over bedrijfsprocedures (veiligheids- en niet-veiligheidsgerelateerde taken), voordelen en vergoedingen, papierwerk voor nieuwe werknemers, betaald verlof, training, lay-out van het gebouw, enzovoort. U zult het programma voor uw bedrijf moeten personaliseren, maar dit is algemene informatie die op elk bedrijf van toepassing kan zijn.

Bottom Line

Werknemers zijn een aanwinst voor uw bedrijf als ze in staat zijn het werk uit te voeren waarvoor u ze hebt aangenomen. Om dat te garanderen, moet u ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerkers een goede start maken. Onze checklist voor de oriëntatie van nieuwe medewerkers zorgt er niet alleen voor dat u al het papierwerk voor nieuwe medewerkers bijhoudt. Als u hem gebruikt, helpt hij het verloop te verminderen, uw nieuwe werknemers te betrekken en de tijd die uw nieuwe werknemers nodig hebben om productief te zijn, te verkorten.