Ik zat wezenloos te staren naar honderden pagina’s documenten en formulieren-wilde dat ik op zijn minst een soort van vooruitgang zou boeken. Op dat moment had ik de taak om alles op een rijtje te krijgen, zodat mijn werkgever een bepaalde accreditatie kon vernieuwen, en om te zeggen dat ik overweldigd was, zou het understatement van de eeuw zijn.
Ik was nog enigszins nieuw bij het bedrijf. Dus, terwijl ik mezelf voelde verdrinken in een zee van ingewikkelde vereisten en juridisch jargon dat me duizelig maakte, wilde ik geen nederlaag toegeven – ik wilde mijn waarde bewijzen. Ik was wanhopig om mijn supervisor te laten zien dat ik zelfstandig alles aankon wat op mijn pad kwam. Maar, in werkelijkheid, zat ik er tot over mijn oren in.
Klinkt dat bekend? Opbiechten dat je de weg kwijt bent of het moeilijk hebt, kan moeilijk zijn, of je nu nieuw bent op kantoor of een gevestigde werknemer bent die een moeilijk project probeert op te lossen. Maar – zoals ik al snel leerde – soms is het beter om het vroeg op te biechten dan je blindelings een weg door dingen te banen en uiteindelijk een nog grotere puinhoop te maken.
Met dat in gedachten, komt nu de nog grotere vraag: Hoe kun je dit gesprek aangaan met je manager, liefst zonder je dom of ongekwalificeerd te voelen? Nou, dankzij mijn eigen vernederende ervaring, heb ik hier alles wat je moet weten (inclusief een handig e-mailsjabloon!).
Probeer eerst iets
Ja, je leidinggevende is er om je te helpen problemen op te lossen. Maar dat betekent niet dat je niet eerst zelf met mogelijke oplossingen moet komen.
Misschien weet je niet hoe je iets uit je hoofd moet doen. Hé, misschien weet u niet eens waar u moet beginnen. Maar voordat je meteen naar je baas rent voor hulp, doe je best om je mouwen op te stropen en zelf een paar stappen vooruit te zetten – of op zijn minst een soort actieplan of lijst met vragen te ontwikkelen (dit zijn een paar goede die je kunt stellen om dingen op te helderen!) die je langs je manager kunt laten lopen.
Op dit punt is het ook slim om contact op te nemen met collega’s of netwerkcontacten die misschien ervaring hebben met dit onbekende gebied dat je ophoudt.
Door eerst je best te doen, laat je je baas zien dat je bereid bent initiatief te nemen, in plaats van alleen maar te zoeken naar een gemakkelijke uitweg. Bovendien zal uw gesprek veel productiever zijn, omdat u uw ideeën en de tactieken die u al hebt uitgeprobeerd, kunt delen.
Kies een specifiek probleem
Hoewel het verleidelijk is om op momenten van pure frustratie het kantoor van je manager binnen te stormen en te verkondigen: “Ik weet niet hoe ik dit moet doen, helemaal niets!”, kun je waarschijnlijk wel raden dat dit niet de beste manier is om dingen aan te pakken.
In plaats daarvan kun je veel beter een heel specifiek onderdeel van dat project of probleem kiezen waardoor je vastloopt. Het zal het gesprek aan het rollen brengen, zonder dat het lijkt alsof je je handen in de lucht gooit en jezelf afschrijft als totaal incapabel.
In mijn geval koos ik één vereiste van onze heraccreditatie, zodat ik mijn baas kon vragen naar de ondersteunende documentatie die nodig was.
Door dat te doen, kreeg ik uiteindelijk meer duidelijkheid over andere, vergelijkbare onderdelen van het proces (zonder dat ik er zelfs specifiek naar hoefde te vragen!). En ik heb mijn supervisor niet het gevoel gegeven dat hij mijn hand moest vasthouden bij al het papierwerk – ik had alleen zijn hulp nodig om met dat ene stuk te beginnen.
Stel een afspraak
Als je die twee stukken eenmaal op orde hebt, is het tijd om alles eruit te gooien – je moet je baas ronduit vertellen dat je je verloren voelt.
Dit is niet iets wat je in het voorbijgaan wilt zeggen als je elkaar in de gang voorbij loopt. Als je doel is om één gesprek te hebben dat je de richting en duidelijkheid geeft die je nodig hebt, dan wil je ervoor zorgen dat jullie allebei voorbereid zijn om dat gesprek zo productief en impactvol mogelijk te maken.
Je beste gok is om je baas een korte e-mail te sturen waarin je schetst waar je op vastzit en vraagt om wat tijd op de kalender te krijgen wanneer je dingen kunt doorpraten.
Het e-mailsjabloon
Dus, wat moet je precies zeggen? Als u de benodigde gegevens in dit sjabloon invult, wordt het regelen van die ontmoeting een fluitje van een cent.
Hey,
Dat geef ik toe, ik zit een beetje vast op . Tot nu toe heb ik geprobeerd en , maar ik ben nog steeds niet het maken van de vooruitgang die ik hoop.
In plaats van te blijven draaien mijn wielen op dit, ik dacht dat ik zou slikken mijn trots om te zien of ik kon leunen op uw expertise en inzichten om de beste weg vooruit vanaf hier te identificeren.
Heeft u een tijdstip waarop we de details kunnen bespreken?
Dank u,
Eindelijk, na genoeg uren scheel te hebben gekeken in een accreditatiehandboek, heb ik een soortgelijke e-mail naar mijn eigen manager gestuurd. En weet je wat er gebeurde?
Hij nodigde me uit in zijn kantoor, gaf me massa’s nuttige adviezen en voorbeelden uit een eerder accreditatieproces, en vertelde me toen dat hij zich ervan bewust was dat dit ingewikkeld was en dat ik niet moest aarzelen om bij hem terug te komen met eventuele andere vragen of wegversperringen.
Niet zo angstaanjagend, toch?
Ik weet dat het inslikken van je trots en je baas vertellen dat je de weg kwijt bent, in de war bent of vastloopt, een klap voor je ego kan zijn. Maar het is lang niet zo nadelig als je doet voorkomen. In de meeste gevallen zal hij of zij je maar al te graag helpen – het is letterlijk zijn of haar taak om dat te doen.