Wanneer het tijd is voor een bedrijfseigenaar om zakelijke belastingformulieren in te vullen, kan het een beetje verwarrend worden wanneer men probeert te begrijpen hoe apparatuur en benodigdheden die voor zakelijke doeleinden zijn aangeschaft, moeten worden behandeld. Deze twee soorten aankopen worden voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden op verschillende manieren bekeken.
Sommige aankopen, vooral die van een kleiner bedrag, kunnen in de kosten worden opgenomen, terwijl andere aankopen, meestal apparatuur, moeten worden afgeschreven (uitgesmeerd over de tijd).
- Apparatuur en benodigdheden alleen voor zakelijk gebruik
- Expenseren versus afschrijven
- Aftrek Kosten voor benodigdheden
- Uitgaven voor apparatuur afschrijven
- Wat zijn bedrijfsbenodigdheden?
- Wat is bedrijfsuitrusting?
- Belastingen op de verkoop van bedrijfsapparatuur
- Nieuwe manier om goedkopere apparatuur af te trekken
Apparatuur en benodigdheden alleen voor zakelijk gebruik
Let er eerst op dat deze aankopen alleen voor zakelijke doeleinden zijn, niet voor persoonlijk gebruik.
Voorzieningen, zoals printerpapier, kunnen niet voor persoonlijke doeleinden worden gebruikt. Hoewel dit geen belangrijk onderscheid lijkt, kan een IRS-controle deze aankopen niet-aftrekbaar vinden als u het gebruik ervan niet kunt aantonen als een zakelijke uitgave.
Zakelijke apparatuur die zowel voor persoonlijke als zakelijke doeleinden kan worden gebruikt, wordt beursgenoteerd onroerend goed genoemd. U kunt mogelijk een bepaald percentage van de kosten van zakelijke apparatuur aftrekken als u de mate van zakelijk gebruik kunt aantonen.
Gebruik uw zakelijke creditcard of bankrekening wanneer u zakelijke apparatuur en benodigdheden koopt. De aankoopmethode alleen bewijst echter niet dat ze als zakelijke uitgaven worden gebruikt.
Expenseren versus afschrijven
Het belangrijkste om te onthouden over het verschil tussen zakelijke benodigdheden en zakelijke apparatuur is dat benodigdheden kortlopende of vlottende activa zijn en apparatuur langlopende activa.
Vlotlopende activa zijn die activa die binnen een jaar (min of meer) worden opgebruikt, terwijl langlopende activa over meerdere jaren worden gebruikt. Ja, kopieerpapier kan meer dan een jaar op een plank liggen, maar dit is slechts een algemene richtlijn voor het categoriseren van activa voor belastingdoeleinden.
Aftrek Kosten voor benodigdheden
Omdat benodigdheden binnen het jaar van aankoop worden verbruikt, worden de kosten van benodigdheden als vlottende activa vermeld als een uitgave op uw zakelijke winst-en-verliesrekening (P&L) en genomen als een aftrekpost op uw bedrijfsbelastingen in het jaar waarin ze zijn gekocht.
Uitgaven voor apparatuur afschrijven
Omdat apparatuur over een langere periode kan worden gebruikt, wordt de waarde van deze apparatuur op de balans gecategoriseerd als een actief op lange termijn, en worden de kosten in de loop van de tijd afgeschreven (als aftrekpost genomen in stappen over de nuttige levensduur van de apparatuur).
De IRS heeft verschillende benamingen voor aftrekken en afschrijven. In plaats van “aftrekken” spreken ze van “expenseren”, wat betekent dat een uitgave in mindering wordt gebracht. In plaats van “afschrijven” spreken ze van “kapitaliseren”, wat betekent dat de kosten van kapitaalgoederen zoals apparatuur over een bepaalde periode worden gespreid.
Wat zijn bedrijfsbenodigdheden?
Bedrijfsbenodigdheden zijn artikelen die worden aangeschaft en doorgaans in de loop van het jaar worden opgebruikt. De meest voorkomende soorten zakelijke benodigdheden zijn kantoorbenodigdheden, waaronder nietmachines, plakbriefjes, markeerstiften en benodigdheden die worden gebruikt om kopieerapparaten, printers en andere kantoormachines te laten werken.
Als u benodigdheden koopt voor gebruik in producten die u vervaardigt of verkoopt, waaronder verpakkings- en verzendbenodigdheden, worden deze benodigdheden anders behandeld voor boekhoud- en belastingdoeleinden.
Benodigdheden voor het maken, verzenden en verpakken van producten worden als voorraad geteld en maken deel uit van de berekening van de kostprijs van verkochte goederen. Aan het eind van het jaar wordt een inventaris opgemaakt van deze voorraden als onderdeel van deze berekening.
Voor boekhoudkundige doeleinden worden bedrijfsvoorraden beschouwd als vlottende activa. Aankopen van bedrijfsbenodigdheden worden afgetrokken op uw bedrijfsbelastingaangifte in de sectie “Uitgaven” of “Aftrekposten”.
Wat is bedrijfsuitrusting?
Bedrijfsuitrusting is materieel bezit dat in een bedrijf wordt gebruikt. Apparatuur wordt beschouwd als meer permanent en langduriger dan voorraden, die snel worden opgebruikt. Tot de bedrijfsuitrusting behoren machines, meubilair, installaties, voertuigen, computers, elektronische apparaten en kantoormachines. Tot de bedrijfsuitrusting behoren geen grond of gebouwen die eigendom van een bedrijf zijn.
De aankoop van bedrijfsuitrusting wordt niet in één jaar als uitgave geboekt, maar de uitgave wordt gespreid over de levensduur van de bedrijfsuitrusting. Dit wordt afschrijving genoemd. Vanuit boekhoudkundig oogpunt wordt apparatuur beschouwd als kapitaalgoederen of vaste activa, die door het bedrijf worden gebruikt om winst te maken.
Belastingen op de verkoop van bedrijfsapparatuur
Winsten of verliezen op de verkoop van kapitaalgoederen, waaronder apparatuur, worden zowel vanuit fiscaal als boekhoudkundig oogpunt anders behandeld dan de reguliere inkomsten van een bedrijf uit de verkoop. De winst of het verlies op de verkoop is onderworpen aan vermogenswinstbelasting, die tegen een ander tarief wordt belast dan inkomsten. Het tarief hangt af van hoe lang het actief al verkocht is, maar is gewoonlijk niet hoger dan 15%. U moet vermogenswinsten vermelden op uw schema D van uw belastingaangifte.
Nieuwe manier om goedkopere apparatuur af te trekken
Hoewel bedrijfsapparatuur, net als andere bedrijfsmiddelen, gewoonlijk moet worden afgeschreven, kunt u in sommige omstandigheden de volledige kosten van bedrijfsapparatuur aftrekken. Deze aftrek wordt een de minimis safe harbor genoemd, wat betekent dat het een uitzondering is voor kleine bedragen. Hier zijn de vereisten:
Als uw bedrijf beschikt over wat de IRS een “toepasselijk financieel overzicht” noemt, kunt u een bedrijfsaftrek nemen in het jaar waarin u de apparatuur kocht voor bedragen betaald voor bedrijfsuitrusting tot $ 5000 per item, met een factuur.
Als uw bedrijf geen toepasselijke financiële verklaring heeft, kunt u een bedrijfsaftrek van $ 2500 per item nemen, met een factuur, in het jaar dat u de apparatuur kocht.
U moet ook de IRS op uw belastingaangifte melden dat u deze aftrek neemt.
Belastingkwesties zijn altijd ingewikkeld, en afschrijvingen en vermogenswinsten voeren de lijst aan. Dit artikel is een algemeen overzicht, geen fiscaal of juridisch advies. Vraag hulp aan een belastingprofessional voor het afschrijven van apparatuur of het rapporteren van vermogenswinstbelasting.