Conferentiethema’s zijn essentieel voor een succesvolle vergadering en kunnen het verschil maken tussen een saaie bijeenkomst en een stimulerend, gedenkwaardig programma. Jaar na jaar kan het een strijd zijn om met iets fris op de proppen te komen dat bij uw team weerklank vindt. Uw congresthema vertegenwoordigt het kernidee en de boodschap die u wilt overbrengen.
Een goed uitgangspunt biedt een centraal punt of middelpunt van waaruit al het andere wordt opgebouwd, inclusief keynotes, breakoutsessies, zaaldecor, eten, recepties, evenals incentives en prijzen voor deelnemers.
4 Stappen om congresthema’s te definiëren
#1 – Creëer een duidelijke call-to-action. Welke boodschap wilt u overbrengen en welke actie wilt u dat de deelnemers ondernemen? Bepaal uw centrale boodschap, zodat alle betrokkenen weten wat u tijdens en na de conferentie verwacht. Dit is de kern van het kiezen van een solide thema met blijvende impact.
#2 – Bekijk Chip’s lijst met bewezen thema’s. Chip stelde deze lijst van kwaliteit verkoopvergadering thema’s om te helpen brainstormen ideeën voor uw evenement. U kunt ook putten uit de actualiteit, films, tv, sport, muziek, geschiedenis, of thema’s over succes en winnen.
#3 – Consistent zijn met imago en branding. Zorg ervoor dat uw conferentiethema’s consistent zijn met uw bedrijfsimago of branding. Houd de titel eenvoudig, zodat iedereen hem gemakkelijk kan vinden en gebruiken. Minder is meer, dus forceer niet te veel in één programma.
#4 – Integreer uw congresthema. Pas het gekozen conferentiethema toe op elk element van de vergadering en daarbuiten. Begin met de uitnodigingen, materialen, bewegwijzering, PowerPoint-sjabloon, prijzen, geschenken, maaltijden en recepties. Selecteer sprekers die in staat zijn het thema naadloos in hun programma te integreren. Verweef alle incentives, wedstrijden en prijzen die het hele jaar door zullen worden gebruikt om uw congresthema benen te geven.
Betrek sprekers vroeg in de planningsfase
Zorg ervoor dat u uw thema’s voor verkoopconferenties of leiderschapsconferenties volledig communiceert aan alle presentatoren van vergaderingen, zodat ze de belangrijkste boodschappen van het evenement kunnen overbrengen. De herhaling van elke spreker versterkt de call-to-action van de vergadering, zodat deze de aanwezigen blijft beïnvloeden nadat de conferentie is afgelopen.
Geef uw conferentiethema’s benen
Het is een enorme uitdaging om jaar na jaar met spannende motiverende vergaderthema’s te komen. Nadat u uw conferentiethema hebt gekozen, wilt u de tijd nemen om elementen voor elk deel van uw vergadering op creatieve wijze met elkaar te verbinden. Volg deze lijst met stappen om elk aspect volledig te integreren voor de grootste impact op de aanwezigen:
- Selecteer een kleurenschema
- Creëer een logo en PowerPoint-sjabloon voor de presentatoren
- Bepaal de belangrijkste boodschappen van het leiderschapsteam en wat het thema betekent voor alle presentatoren
- Record key messages van de presentatoren voor Mp3 downloads of CD/DVD om de boodschappen te versterken
- Verstuur teaser uitnodigingen per post, e-mail, met audio- en videoclips
- Bind alle speciale evenementen, maaltijden en ervaringen met uw thema
- Order themagerelateerde advertentie-artikelen zoals shirts, tassen, T-shirts, hoeden, pennen, flash drives, enz. en plaats ze in hotelkamers
- Uitrusten van uw personeel met thema-logo shirts, zodat ze opvallen
- Creëer een follow-up programma met een enquête om ervoor te zorgen dat de juiste berichten werden ontvangen