Ondanks dat traditionele faxapparaten snel worden vervangen door e-mail en internet faxdiensten, is het nog steeds belangrijk om te weten hoe u dit werkpaard moet gebruiken. Hier volgen enkele basisinstructies voor het verzenden en ontvangen van een fax.
Een fax verzenden:
Advertentie
Advertentie
- Zorg ervoor dat het faxapparaat is aangesloten op een stroombron en ook is aangesloten op een werkende telefoonaansluiting.
- Zet het faxapparaat aan.
- Vraag het faxnummer van het faxapparaat van bestemming op.
- Zamel de documenten die u wilt verzenden en leg ze in de volgorde waarin u ze wilt ontvangen.
- Vul een apart vel papier, een voorblad genaamd, in met de naam van de ontvanger, het faxnummer/telefoonnummer, uw naam, uw telefoonnummer, een korte boodschap en het aantal pagina’s (inclusief voorblad).
- Leg de documenten met de bedrukte zijde naar boven in de invoerlade van het faxapparaat
- Draai het faxnummer van de ontvanger (kiesinstructies voor internationale gesprekken)
- Druk op de toets “faxen” of “zenden”, afhankelijk van het model van het faxapparaat
Nu zal het faxapparaat alle pagina’s van het document in zijn geheugen scannen. Nadat alle pagina’s zijn gescand, hoort u een reeks faxtonen. Deze tonen geven de “handshake” aan tussen het verzendende en het ontvangende faxapparaat, waarbij een communicatieverbinding tot stand wordt gebracht. Wacht een paar minuten terwijl de fax wordt verzonden. Als het faxapparaat een klein scherm heeft, kunt u een bevestiging krijgen dat de fax is verzonden. Sommige faxapparaten drukken ook een kort bevestigingsrapport af.
Hier leest u hoe u een fax ontvangt:
- Zorg ervoor dat het faxapparaat is aangesloten op het lichtnet en op een werkende telefoonaansluiting. Deze telefoonaansluiting kan uw gewone telefoonlijn zijn of een speciale faxlijn. Het belangrijkste is dat de afzender het juiste nummer heeft.
- Zorg ervoor dat er voldoende inkt in de tonercassette van het faxapparaat zit. Toner cartridges hebben meestal een soort indicator wanneer de toner bijna op is. De meeste moderne faxapparaten waarschuwen u ook als de toner bijna op is.
- Zorg ervoor dat er voldoende printerpapier in de papierlade van het faxapparaat zit. Waaier het papier (ga met uw duim langs de onderkant en scheid de afzonderlijke pagina’s) om papierstoringen in het apparaat te voorkomen.
- Als er een telefoon op het faxapparaat staat, gaat de telefoon over. Neem niet op.
- Wacht op de “handshake”-tonen die aangeven dat het faxapparaat in gesprek is met het apparaat van de afzender.
- Het faxapparaat begint automatisch elke pagina van de fax af te drukken.
- Controleer het schutblad om er zeker van te zijn dat u evenveel pagina’s hebt ontvangen als er zijn verzonden.
- Als het om een belangrijk document gaat, is het de etiquette van het kantoor om de afzender te bellen of een e-mail te sturen om te bevestigen dat u de fax hebt ontvangen.
Op de volgende pagina bespreken we hoe u veelvoorkomende problemen met faxapparaten kunt oplossen.