Voorschriften van de National Archives and Records Administration in die tijd vereisten dat alle e-mails die werden verzonden of ontvangen vanaf persoonlijke accounts werden bewaard als onderdeel van de archieven van het agentschap.
Maar mevrouw Clinton en haar assistenten verzuimden dit te doen.
Hoeveel e-mails er op de account van mevrouw Clinton stonden, is niet duidelijk, en ook niet het proces dat haar adviseurs gebruikten om te bepalen welke betrekking hadden op haar werk op het ministerie van Buitenlandse Zaken voordat ze ze overdroegen.
“Het is een schande dat het niet automatisch plaatsvond toen ze minister van Buitenlandse Zaken was, zoals het had moeten doen,” zei Thomas S. Blanton, de directeur van het National Security Archive, een groep gevestigd aan de George Washington University die pleit voor transparantie van de overheid. “Iemand in het State Department verdient lof voor het nemen van het initiatief om de gegevens terug te vragen. Meestal is er de dreiging van een rechtszaak en verlegenheid voor nodig.”
De heer Blanton zei dat hoge ambtenaren zouden moeten werken zoals president Obama doet, e-mailen vanaf een beveiligde overheidsaccount, waarbij elk record voor historische doeleinden wordt bewaard.
“Persoonlijke e-mails zijn niet veilig,” zei hij. Hoge ambtenaren zouden ze niet mogen gebruiken.”
Sancties voor het niet naleven van federale archiveringsvereisten zijn zeldzaam, omdat de Nationale Archieven weinig handhavingsmogelijkheden hebben.”
De woordvoerder van mevrouw Clinton, de heer Merrill, weigerde in detail te treden over de reden waarom ze ervoor had gekozen om zaken van het ministerie van Buitenlandse Zaken uit te voeren vanaf haar persoonlijke account. Hij zei dat omdat mevrouw Clinton e-mails had gestuurd naar andere ambtenaren van het State Department op hun overheidsaccounts, ze “elke verwachting had dat ze zouden worden bewaard.” Hij ging niet in op e-mails die mevrouw Clinton zou hebben verzonden naar buitenlandse leiders, mensen in de particuliere sector of overheidsfunctionarissen buiten het ministerie van Buitenlandse Zaken.
De onthulling over het privé e-mailaccount is een echo van langdurige kritiek gericht op zowel de voormalige secretaris en haar man, voormalig president Bill Clinton, voor een gebrek aan transparantie en neiging tot geheimhouding.