Gids voor organisatorische planning: Types plannen, stappen en voorbeelden

Organisatieplanning is als het uitstippelen van de koers van uw bedrijf op een kaart. U moet weten welke richting u opgaat om concurrerend te blijven.

Maar wat is organisatieplanning precies en hoe doet u dit effectief? Deze gids behandelt:

• De verschillende onderdelen of soorten organisatieplannen?
• De 5 processtappen van organisatieplanning
• Organisatieplanningsvoorbeelden
• Organisatieplanningshulpmiddelen

Wat is organisatieplanning?

Organisatieplanning is het proces van het definiëren van de bestaansreden van een bedrijf, het stellen van doelen gericht op het realiseren van volledig potentieel, en het creëren van steeds discreter wordende taken om die doelen te bereiken.

Elke planningsfase is een subset van de voorgaande, waarbij strategische planning de belangrijkste is

Er zijn vier fasen van een goed organisatieplan: strategisch, tactisch, operationeel, en onvoorzien. Elke planningsfase is een subset van de voorgaande, waarbij strategische planning de belangrijkste is.

Typen organisatieplanning

Strategisch

Een strategisch plan is het grote geheel van het bedrijf. Het bepaalt de doelstellingen van het bedrijf voor een bepaalde periode, of dat nu een jaar of tien is, en zorgt ervoor dat deze doelstellingen overeenkomen met de missie, visie en waarden van het bedrijf. Bij strategische planning zijn meestal de topmanagers betrokken, hoewel sommige kleinere bedrijven ervoor kiezen om al hun werknemers mee te nemen bij het definiëren van hun missie, visie en waarden.

Tactisch

De tactische strategie beschrijft hoe een bedrijf zijn strategisch plan zal uitvoeren. Een tactisch plan is samengesteld uit verscheidene doelstellingen op korte termijn, die typisch binnen één jaar worden uitgevoerd, die het strategische plan ondersteunen. Over het algemeen is het de verantwoordelijkheid van het middenkader om tactische strategieën te bepalen en te overzien, zoals het plannen en uitvoeren van een marketingcampagne.

Operationeel

Operationele plannen omvatten wat er voortdurend, op een dagelijkse basis, moet gebeuren om tactische plannen uit te voeren. Operationele plannen kunnen werkschema’s, beleid, regels of voorschriften bevatten die normen voor werknemers stellen, evenals specifieke taakopdrachten die betrekking hebben op doelen binnen de tactische strategie, zoals een protocol voor het documenteren en aanpakken van werkverzuim.

Contingency

Contingency plannen wachten in de coulissen in het geval van een crisis of onvoorziene gebeurtenis. Rampenplannen omvatten een reeks mogelijke scenario’s en passende reacties voor kwesties variërend van personeelsplanning tot geavanceerde voorbereiding op gebeurtenissen van buitenaf die een negatieve invloed op het bedrijf kunnen hebben. Bedrijven kunnen noodplannen hebben voor zaken als hoe te reageren op een natuurramp, slecht werkende software of het plotselinge vertrek van een C-level executive.

De 5 processtappen van organisatorische planning

Het planningsproces van de organisatie omvat vijf fasen die idealiter een cyclus vormen.

Strategische, tactische, operationele en onvoorziene planning vallen binnen deze vijf fasen.

Ontwikkel het strategisch plan

Stappen in dit eerste stadium zijn onder meer:

• Bekijk uw missie, visie en waarden
• Verzamel gegevens over uw bedrijf, zoals prestatie-indicatoren van uw verkoopafdeling
• Voer een SWOT-analyse uit; maak de balans op van de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van uw bedrijf
• Stel grote doelen die rekening houden met uw missie, visie, waarden, gegevens en SWOT-analyse

Vertaal het strategisch plan in tactische stappen

Op dit punt is het tijd om tactische plannen te maken. Schakel middenmanagers in om het volgende te helpen doen:

• Stel kortetermijndoelen vast – kwartaaldoelen zijn gebruikelijk – die het strategische plan voor elke afdeling ondersteunen, zoals het vaststellen van een quotum voor het verkoopteam, zodat het bedrijf zijn strategische omzetdoelstelling kan halen
• Ontwikkel processen voor het beoordelen van de doelrealisatie om ervoor te zorgen dat de strategische en tactische doelen worden gehaald, Zoals het uitvoeren van een CRM-rapport elk kwartaal en het voorleggen aan de Chief Revenue Officer om te controleren of de verkoopafdeling haar quota haalt
• Ontwikkel noodplannen, zoals wat te doen in het geval dat het CRM van het verkoopteam niet goed werkt of er een datalek is

Plan dagelijkse werkzaamheden

Operationele plannen, of de processen die bepalen hoe individuele werknemers hun dag doorbrengen, zijn grotendeels de verantwoordelijkheid van middenmanagers en de werknemers die aan hen rapporteren. Bijvoorbeeld, het proces dat een verkoper volgt om een lead te vinden, te voeden en om te zetten in een klant is een operationeel plan. Werkschema’s, workflows van de klantenservice of GDPR-beleidslijnen die de informatie van potentiële klanten beschermen, helpen een verkoopafdeling bij het bereiken van het tactische doel – in dit geval een verkoopquotum – en vallen dus onder de paraplu van operationele plannen.

In deze fase moeten doelen en streefcijfers worden vastgesteld die individuele werknemers in een bepaalde periode moeten halen.

Managers kunnen ervoor kiezen om sommige plannen, zoals werkschema’s, zelf op te stellen. Anderzijds kan voor individuele taken die deel uitmaken van een verkoopplan de inbreng van het hele team nodig zijn. In deze fase moeten ook doelen en streefcijfers worden vastgesteld die individuele werknemers in een bepaalde periode moeten halen.

Uitvoeren van de plannen

Het is tijd om de plannen in actie te brengen. Theoretisch moeten de activiteiten die dagelijks worden uitgevoerd (gedefinieerd door het operationele plan) helpen tactische doelen te bereiken, die op hun beurt het algemene strategische plan ondersteunen.

Vooruitgang monitoren en plannen bijstellen

Geen plan is compleet zonder perioden van reflectie en bijstelling. Aan het eind van elk kwartaal of van de korte-termijn doelperiode, moeten middle managers beoordelen of ze al dan niet de benchmarks hebben gehaald die in stap twee zijn vastgesteld, en vervolgens rapporten met gegevens indienen bij C-level executives. Dit is bijvoorbeeld het moment waarop de manager van de verkoopafdeling een rapport opstelt waarin wordt geanalyseerd of een nieuw proces voor het beheer van de verkooppijplijn het team heeft geholpen zijn quota te halen. Een marketingteam, aan de andere kant, zou kunnen analyseren of hun inspanningen om advertenties en landingspagina’s te optimaliseren erin geslaagd zijn om een bepaald aantal leads voor de verkoopafdeling te genereren.

Afhankelijk van de uitkomst van deze beoordelingen, wil uw org misschien delen van zijn strategische, tactische of operationele plannen aanpassen. Als het verkoopteam bijvoorbeeld hun quota niet heeft gehaald, kan hun manager besluiten wijzigingen aan te brengen in hun operationele plan voor de verkooppijplijn.

Organizational Planning Examples

Deze sjablonen en voorbeelden kunnen u helpen bij het nadenken over hoe u uw organisatieplan moet opmaken.

Strategic

Dit is een strategisch plan van één pagina van twee jaar voor een fictief bedrijf. Merk op dat de doelstellingen in de sectie “Strategische doelstellingen en organisatiedoelen” het SMART-doelstellingenmodel volgen: Ze zijn specifiek, meetbaar, actiegericht, relevant en tijdgebonden.

Workforce Planning

Bedrijven moeten workforce planning gebruiken om de toekomst van hun personeel te analyseren, voorspellen en plannen. Workforce planning helpt bij het identificeren van hiaten in vaardigheden, inefficiënties, mogelijkheden voor de groei van werknemers, en voor te bereiden op toekomstige personeelsbehoeften.

Hier is een voorbeeld van een live organigram waar bedrijven hun managementstructuur kunnen visualiseren en plannen voor de toekomst

Gebruik Pingboard als een hulpmiddel om uw personeelsbestand te plannen en te verenigen. Begin vandaag nog gratis!

Tactisch

Dit is een tweejarig actieplan voor een administratie, dat ook kan worden omschreven als een tactisch plan. Organisatiebrede doelen – ook wel strategische doelen genoemd – die relevant zijn voor deze afdeling, staan bovenin, terwijl de meer tactische doelen voor de manager van deze afdeling eronder staan.

Operationeel

Kijk eens naar deze sjabloon voor een strategisch plan. U zult zien dat taken voor een individuele werknemer onder operationele planning vallen. In elk item is ruimte voor de manager om feedback voor de werknemer achter te laten.

Contingency

Dit noodplan behandelt hoe gevoelige gezondheidsinformatie moet worden beschermd in geval van een IT-noodgeval. De details worden uiteengezet, waaronder het doel van het meerbladige document, de normen waaraan moet worden voldaan en de stappen om aan die normen te voldoen.

Organisatieplanning is van vitaal belang voor een succesvol bedrijf

Organisatieplanning is een lang en ingewikkeld proces, maar het is essentieel voor het succes van uw bedrijf. Gelukkig wordt het proces automatischer en intuïtiever met regelmatige plannings- en evaluatievergaderingen.

Gebruik de organogramsoftware van Pingboard om u te helpen bij het plannen en communiceren van uw strategie. Met Pingboard kunnen gebruikers meerdere versies van hun organigram bouwen en delen om te helpen bij opvolgingsplannen, organisatieherontwerpen, fusie- en overnameplannen. Pingboard helpt ook bij aanwervingsplannen door u toe te laten openstaande functies in uw live organigram te communiceren zodat werknemers begrijpen waar hun bedrijf groeit en voor welke functies ze kunnen solliciteren. Het werknemersbestand van Pingboard helpt bij het vinden van opvolgers voor specifieke rollen door managers toe te laten hun personeelsbestand te doorzoeken naar de vaardigheden en ervaring die nodig zijn om een positie in te vullen.

Start vandaag nog met plannen – zonder risico!