Beleid inzake privacy en verwerking van persoonsgegevens
Lees aandachtig het volgende beleid inzake privacy en verwerking van persoonsgegevens van RENTE UN AUTO ESMERALDA S.A., een bedrijf gevestigd in Costa Rica met entiteitsidentificatienummer 3-101-88140, en haar dochterondernemingen en/of gelieerde bedrijven (hierna “Adobe Rent a Car”, “Adobe” of “wij” genoemd).
Algemene informatie
1. Adobe is een groep bedrijven met hoofdkantoren in de stad San José, Republiek Costa Rica, waar het een interne personendatabase beheert om zijn diensten te verlenen.
2. Dit beleid inzake privacy en verwerking van persoonsgegevens (hierna het “beleid” of de “beleidsregels”) regelt de manier waarop we uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Onder persoonsgegevens worden alle gegevens verstaan die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
3. Dit Beleid is van toepassing op het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens met elektronische en handmatige middelen.
4. De gebruiker die onze diensten contracteert en/of de Adobe-website betreedt, moet deze voorwaarden vooraf lezen, begrijpen en accepteren. Daarom verklaart u, door contact met ons op te nemen en onze website te betreden en te doorbladeren, ongeacht of u al dan niet gebruikmaakt van een van de diensten die daarop worden aangeboden, dat u de voorwaarden in dit beleid hebt begrepen en aanvaard. Wij raden u aan dit Beleid te lezen en te begrijpen voordat u verder surft en onze website gebruikt en onze diensten contracteert.
5. Adobe kan dit Beleid van tijd tot tijd wijzigen om het aan te passen aan de toepasselijke regelgeving of aan de door Adobe geleverde services. We raden u aan de inhoud ervan regelmatig te controleren.
BELEID
6. Dit Beleid is van toepassing op alle bedrijven in de Adobe-groep van ondernemingen, die autoverhuurdiensten en/of aanverwante activiteiten leveren. Alle zijn gevestigd en opereren in de Republiek Costa Rica. RENTE UN AUTO ESMERALDA S.A. is specifiek verantwoordelijk voor de database van het bedrijf.
7. Dit beleid is niet van toepassing op externe serviceproviders die aanvullende services kunnen bieden op die van Adobe, zoals hotels, reisbureaus, browsers en zoekmachines op internet, sociale netwerken, verzekeringsmaatschappijen en andere economische agenten die mogelijk hun eigen privacybeleid hebben. Als onze website koppelingen (hyperlinks) bevat naar websites van derden, is ons beleid ook niet van toepassing op die websites.
TYPES VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN
8. Adobe kan persoonlijke klanteninformatie verzamelen en gebruiken, zoals hun volledige naam, nationaliteit, nummers en kopieën van identificatiedocumenten en rijbewijzen, telefoonnummer, faxnummer, postbus, exact adres, e-mail, betalingsinformatie zoals creditcard- of bankpasgegevens (we bewaren uw beveiligingscode niet na de transactie), uw hoteladres (voor bezorgdiensten), vlucht- of reserveringsnummer, informatie over incidenten (ongelukken, mechanische storingen, diefstallen, verliezen, en andere) die het voertuig zou kunnen overkomen; evenals alle andere informatie die noodzakelijk is voor het contracteren en leveren van de door de klant gevraagde dienst, hetzij om onze contractuele verplichtingen na te komen, hetzij om onze legitieme rechten uit te oefenen. In het geval van bedrijfs- of speciale plannen en programma’s (zoals, maar niet beperkt tot, huur en lange termijn verhuur), kunnen we de nodige informatie verzamelen voor het contracteren van genoemd plan en het plan dat elke gebruiker verbindt met de betreffende overeenkomst.
9. Adobe kan ook persoonlijke informatie ontvangen van andere legitieme bronnen in verband met de levering van de service die u hebt gecontracteerd (van uw werkplek, van uw reisbureau, enz.). In uitzonderlijke gevallen verstrekken overheidsinstanties ons bepaalde gegevens met betrekking tot overtredingen, aanrijdingen, diefstallen en ongevallen, en andere soortgelijke gebeurtenissen.
10. Onze eenheden kunnen zijn uitgerust met plaatsbepalingssystemen (GPS) die waardevolle informatie verschaffen over het voertuig en het gebruik dat ervan wordt gemaakt. Dit stelt ons in staat om ons contract na te komen, de naleving door de klant te controleren en onze voertuigen terug te vinden in geval van diefstal, verlies of andere incidenten. Op geen enkel moment zullen wij de status van uw voertuig tijdens de huur volgen of controleren.
11. Telefoongesprekken met ons centraal kantoor kunnen worden opgenomen voor kwaliteitscontrole doeleinden.
12. In onze kantoren en agentschappen rekenen wij op bewakings- en monitoringsystemen die beelden, foto’s en video’s, stemmen en/of geluiden kunnen opnemen, om de veiligheid van personen te garanderen en onze eenheden te controleren.
13. Soms kunnen we financiële informatie van de klant vragen voor het openen van kredietlijnen in bepaalde speciale contractcategorieën. Adobe kan voor dat doel ook kredietinformatie opvragen bij andere bronnen, zoals geautoriseerde kredietbureaus.
14. Bij wijze van uitzondering kunt u ons vrijwillig bepaalde informatie over uw gezondheidstoestand verstrekken wanneer u een service of een speciaal product bij ons aanvraagt. In dat geval zullen wij die informatie alleen verzamelen met uw uitdrukkelijke toestemming en deze in alle vertrouwelijkheid bewaren zolang dat strikt noodzakelijk is om onze diensten te verlenen en aan te bieden. Wij zullen deze informatie niet delen met derden, behalve in uitzonderlijke gevallen waarin de toepasselijke regelgeving dit toestaat of vereist.
15. Onze diensten zijn niet gericht op minderjarigen. Het is niet onze bedoeling om informatie van minderjarigen te verzamelen. Ouders en voogden van minderjarigen kunnen verzoeken om verwijdering van dergelijke informatie door contact op te nemen met Adobe zoals aangegeven in deze Beleidsregels.
DOEL VAN INFORMATIEVERWERKING
16. Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Om onze klanten volledig te identificeren, reserveringen te verwerken, contracten met hen te sluiten, onze diensten en bijbehorende kosten te factureren (inclusief maar niet beperkt tot verzekeringen, waarborgsommen en boetes), krediet te verlenen of te weigeren, de contracten uit te voeren, de diensten te verlenen die in onze gebouwen en website worden aangekondigd, en nakoming van het contract te eisen;
b. Om adequate klantendienst te verlenen, met inbegrip van naverkoopdienst, hulpdiensten, en verzekering;
c. Om het juiste, geautoriseerde, en legitieme gebruik van Adobe-voertuigen door de klant te verifiëren;
d. Om met onze klanten te communiceren, te reageren op klachten en opmerkingen, en/of onze diensten aan te bieden;
e. Om het gedrag van de markt en de belangen van onze klanten beter te begrijpen;
f. Om onze producten en diensten te verbeteren;
g. Om onze diensten te promoten en op de markt te brengen, te voldoen aan promotionele programma’s, speciale of preferentiële plannen aan te bieden, en onze aanbiedingen aan te passen;
h. Om de inning te verwerken en de betaling te eisen van onze diensten en bijhorende kosten;
i. Om de legitieme belangen van onze onderneming te verdedigen voor elk soort conflict, vordering, eis, inbreuk, onderzoek, proces of geschil, hetzij voor de klant, autoriteiten, verzekeraars, en/of derden;
j. Om te voldoen aan controles met betrekking tot fraudepreventie, het witwassen van geld of veiligheid, hetzij als gevolg van wettelijke plicht of intern bedrijfsbeleid;
k. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en elk ander legitiem belang van ons bij het verlenen van onze diensten.
RECIPIENTEN VAN INFORMATIE
17. Adobe zet zich in voor de beveiliging van de gegevens die u verstrekt. Adobe zal uw persoonsgegevens niet delen met derden, behalve om te voldoen aan de doeleinden die zijn vastgesteld voor verzameling en verwerking, met inbegrip van de mogelijkheid om ze te delen met entiteiten van dezelfde economische groep van Adobe (zonder dat de database zijn status van “intern” verliest), en alle andere oorzaken die zijn vastgesteld in de toepasselijke regelgeving, in deze Beleidsregels en in eventuele overeenkomsten die u met ons ondertekent.
18. Wij kunnen uw informatie echter delen, voor zover dit vereist is voor de levering van onze diensten en zoals toegestaan door de wet, met:
a. Tussenpersonen via wie onze diensten worden afgenomen (indien van toepassing), ter uitvoering van onze overeenkomst;
b. Reisbureaus en soortgelijke of gelijkwaardige diensten, om met u te contracteren en onze overeenkomst uit te voeren;
c. Entiteiten die krediet- of debetkaarten uitgeven om betalingen te verwerken;
d. Verzekeraars en autoriteiten in geval van incidenten;
e. Uw eigen werkgever, bij het contracteren en uitvoeren van bedrijfsarrangementen (indien van toepassing);
f. Boekingsmachines, voor zover u er een gebruikt om uw reservering te maken en te beheren;
g. Marketing dienstverleners, om diensten aan te bieden en hun voorkeuren te begrijpen;
h. Krediet bureaus gewijd aan de uitwerking van profielen, in het geval uw rekening wordt achterstallige bij ons.
i. Andere ontvangers die kunnen worden gevonden in Costa Rica of in het buitenland, zoals vereist voor het verzamelen en verwerken van gegevens zoals hierin uiteengezet, volgens de aard van onze diensten, die u allemaal overeenkomt om met Adobe te contracteren.
COOKIES, IP ADRESSEN, EN ANALYTISCHE SOFTWARE
19. Onze website kan gebruik maken van “cookies” en “web beacons”. Cookies zijn bestanden die tijdens het surfen op onze website in uw browser worden opgeslagen en die u in staat stellen de vorige activiteit van de browser te raadplegen. Cookies dienen ons in de eerste plaats om u te helpen uw reservering te beheren en om uw selecties te onthouden en te handelen volgens uw voorkeuren. U kunt cookies accepteren, verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Web beacons, aan de andere kant, laat het meten van het verkeer van gebruikers die gebruik maken van de website en dient de webanalyse. Onze website zal al deze informatie alleen anoniem gebruiken. U kunt cookies accepteren of weigeren via de configuratieopties van uw browser. U kunt onze Cookies Policy vinden op: www.adobecar.com
20. Wij kunnen IP-informatie gebruiken om de dienst automatisch aan te passen, alsook om elk type bedreiging van onze website te analyseren en te voorkomen en om de site te beheren. We kunnen de IP-informatie gebruiken om de eigenaars te identificeren wanneer er een kans is op frauduleuze of onwettige activiteiten.
21. We kunnen analytische software gebruiken, zoals Google Analytics en Search Console, waarmee we informatie van een website met betrekking tot zoekmachines kunnen verzamelen, om de interactie van de gebruiker met de website van Adobe beter te begrijpen en de functionaliteit ervan te verbeteren.
TERMIJN VOOR HET OPSLAAN VAN INFORMATIE
22. We zullen uw persoonlijke gegevens opslaan gedurende de tijd die nodig is om te voldoen aan het doel waarvoor ze zijn verzameld en om mogelijke verantwoordingen vast te stellen die kunnen voortvloeien uit een dergelijk doel, naast de perioden die zijn vastgesteld in de regelgeving inzake bestanden en documentatie. De Internal Law of the Republic of Costa Rica machtigt Adobe om persoonlijke gegevens maximaal 10 jaar te bewaren. Adobe zal deze termijn als referentie gebruiken, tenzij de toepasselijke regelgeving anders bepaalt.
EXERCISE VAN RECHTEN EN CONTACTMOGELIJKHEDEN
23. De wetten inzake gegevensbescherming verlenen u bepaalde rechten inzake zelfbeschikking over informatie. U hebt onder meer het recht op toegang tot uw persoonlijke informatie, op correctie van eventuele onjuistheden, op intrekking van de toestemming voor de verwerking van de gegevens en op het verzoek om beperking of gehele of gedeeltelijke verwijdering van bepaalde gegevens volgens de wet, naast andere rechten die de toepasselijke regelgeving kan voorzien. U kunt dit op elk gewenst moment doen, zonder dat uw actie terugwerkende kracht heeft, op een van de volgende manieren:
a. Per brief aan het hoofdkantoor van Adobe, gevestigd in San José, Costa Rica, precies in de Barrio Corazón de Jesús, 34e straat, vanaf de zuidwestelijke hoek van Cementerio de Obreros, 100 meter ten westen en 800 meter ten zuiden.
Per e-mail naar het volgende adres: [email protected]
24. Uw verzoek moet bevatten:
a. Naam en achternaam van de eigenaar van de persoonsgegevens, met een kopie van het identiteitsbewijs. Indien de wettelijke vertegenwoordiger dit recht uitoefent, moet deze zijn/haar identiteit bewijzen door een identiteitsbewijs of gelijkwaardig document bij te voegen, alsook een kopie van de titel die de vertegenwoordiging bewijst.
b. Specifiek en duidelijk verzoek met vermelding van de gegevens waarop het betrekking heeft en de gevraagde verbetering, samen met de documentatie of relevante bewijsstukken ter staving van uw verzoek.
c. Adres of middel om kennisgevingen te ontvangen.
d. Datum en handtekening van de aanvrager.
25. Adobe zal uw verzoeken zonder kosten bijwonen, binnen de voorwaarden van de wet. Indien Adobe aanvullende informatie nodig heeft, zullen wij u dit tijdig laten weten.
26. Houd er rekening mee dat de informatie die u op basis van deze Beleidsregels verstrekt, nodig is om de hierin beschreven doeleinden te vervullen. Wegens de aard van onze diensten, kan de weigering om te verstrekken, de herroeping van toestemming, en/of het verzet tegen de verwerking van essentiële gegevens, het contracteren van de dienst verhinderen of de beëindiging van de levering van de dienst met zich meebrengen.
27. Als u een vraag, suggestie, opmerking of bezorgdheid hebt over ons Privacybeleid, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via een van de eerder aangegeven middelen.
PASSELIJK RECHT EN BEVOEGDHEID VAN CONTROLE
28. Dit Beleid wordt beheerst door de wet van de Republiek Costa Rica, zonder betrekking te hebben op conflicten van wettelijke bepalingen. De controlerende instantie van Costa Rica is het Agentschap voor de Bescherming van Gegevens van Inwoners (Prodhab).