Een uitnodigingsbrief schrijven voor een visumaanvraag

Embassades over de hele wereld vragen vaak om documenten die verwarrend lijken, vooral voor reizigers die voor de eerste keer een visum aanvragen. Met een beetje werk kan de aanvrager echter veel te weten komen over elk document, hoe het te verkrijgen, en waarom het nodig is.

Een uitnodigingsbrief is een van de documenten waarvan de eerste aanvragers het doel moeilijk kunnen begrijpen. Eigenlijk is alles wat met een uitnodigingsbrief te maken heeft vrij eenvoudig en gemakkelijk.

Wat is een uitnodigingsbrief voor een visumaanvraag?

Een uitnodigingsbrief voor een visumaanvraag is een brief die de aanvrager moet indienen bij de ambassade of het consulaat waar hij een bezoekersvisum aanvraagt.

Dit document is geschreven door de gastheer van de aanvrager en geadresseerd aan de aanvrager of aan de consulaire ambtenaar, en bevestigt dat hij de aanvrager voor de gehele duur van zijn verblijf in het land waar de gastheer wettig verblijft, bij hem thuis zal huisvesten.

Wat zijn de vereisten voor het schrijven van een uitnodigingsbrief?

De gastheer moet aan de volgende eisen voldoen, wil de uitnodigingsbrief geldig zijn:

• moeten staatsburger of wettig permanent ingezetene zijn van het land dat u van plan bent te bezoeken
• moeten uw vriend, vriend/vriendin of familielid/verwant zijn
• moeten een geregistreerde plaats hebben (huis, flat)
• moet voldoende ruimte hebben voor de aanvrager

De uitnodigingsbrief wordt niet door elke ambassade ter wereld geëist, maar het wordt sterk aangeraden er een in te dienen, zelfs als dat niet vereist is.

Hoe schrijf je een uitnodigingsbrief voor een visumaanvraag?

Velen vinden het misschien verwarrend klinken, maar het schrijven van een uitnodigingsbrief is misschien wel het gemakkelijkste onderdeel van uw visumaanvraag, als u goed hebt begrepen waar hij voor dient. De brief moet door de gast worden geschreven en aan u of aan de consulaire ambtenaar worden gericht. Sommige ambassades hebben hun eigen uitnodigingsformulier, controleer dat dus goed wanneer je de checklist met benodigde documenten voor je visum krijgt. Als ze al een formulier hebben, dan zal uw gastheer alleen de lege ruimtes moeten vullen met de juiste informatie.

Maar zelfs als ze dat niet hebben, hebben we hieronder een aantal voorbeelden opgesomd die u kunt gebruiken door de informatie te vervangen op basis van uw geval.

Bij het schrijven van een uitnodigingsbrief, het belangrijkste ding dat de schrijver in gedachten moet houden, is dat de brief een aantal belangrijke details moet bevatten, van de gastheer en de gast. De brief moet de volgende informatie over de gastheer bevatten:

• Volledige naam
• Geboortedatum
• Adres
• Telefoonnummer
• Bezetting
• Type woning (eigendom / huur huis / flat / kamer)
• Status van de gastheer in het gastland (Als de gastheer verblijft in dat land een werkvisum, studentenvisum, permanent ingezetene, of een staatsburger is of een andere legale status)
• Handtekening

Op de andere zijde moet de brief ook de volgende informatie over de gast bevatten:

• Volledige naam zoals vermeld op hun internationaal paspoort
• Geboortedatum
• Het adres en telefoonnummer van de persoon
• Relatie tussen de gastheer en de gast
• Het doel van de reis (vriendschappelijk bezoek, vakantie, bruiloft, verjaardagsfeestje.
• Exacte datum van aankomst en van vertrek

Als de brief aan de gast is gericht, moet hij niet te officieel klinken. Het is beter als hij persoonlijker en vriendelijker klinkt dan formeel, zodat de consulaire ambtenaar een beter beeld krijgt van de relatie tussen de gastheer en de gast.

Brief van uitnodiging Ondersteunende documenten

Zoals hierboven vermeld, is in veel ambassades de brief van uitnodiging geen vereiste, zodat de gastheer niet verplicht is om andere documenten mee te sturen. Toch zou het, zelfs als de brief al dan niet een vereiste is, zeer attent zijn als de aanvrager een van de volgende documenten samen met de uitnodigingsbrief zou indienen:

• Een gescande kopie van het identiteitsbewijs/paspoort van de gastheer
• Een bewijs van bestaansmiddelen (als de gastheer de gast financieel zal ondersteunen)
• Een bewijs van eigendom van een huis/flat of een huurcontract
• Een routebeschrijving van de plaatsen die u van plan bent samen te bezoeken
• Als de gastheer dagen vrij heeft genomen van zijn werk om bij u te zijn tijdens uw verblijf in hun land, dan is een document dat dat aantoont in uw voordeel

Waar kunt u de uitnodigingsbrief indienen?

De brief wordt door de gast bij de ambassade of het consulaat ingediend, samen met het dossier van het visumdocument. De gastheer moet hem scannen en naar de gast sturen, die hem later samen met de andere bewijsstukken indient op de dag van zijn afspraak op de ambassade of het consulaat.