EDI Software

Niemand houdt van verandering, maar als uw bedrijf groeit, heeft u geen andere keuze dan het te omarmen. U moet overwegen de goedkeuring van efficiënte oplossingen zoals EDI om transacties met handelspartners te stroomlijnen. Maar gezien de grote verscheidenheid aan EDI software en diensten die vandaag de dag op de markt zijn, kan het moeilijk zijn om de oplossing te vinden die het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf. Of u nu nieuw bent met EDI of al lange tijd gebruiker bent, deze kopershandleiding zal u helpen uw keuzes beter te begrijpen, zodat u de EDI-oplossing kunt vinden die het meest geschikt is om uw bedrijf een strategisch voordeel te bieden.

Specifiek zal deze handleiding u informatie geven over de volgende onderwerpen:

Wat is EDI-software?

Electronic Data Interchange (EDI)-software is een robuuste technologie die de uitwisseling van bedrijfsdocumenten van de ene computer naar de andere in een elektronische standaardindeling tussen handelspartners vergemakkelijkt, zodat zij efficiënt kunnen samenwerken. Duizenden standaard bedrijfsdocumenten kunnen automatisch via de EDI-software worden verzonden. Enkele veelvoorkomende voorbeelden zijn verzendstatussen, facturen, inkooporders, voorraaddocumenten en douane-informatie.

EDI-technologie elimineert handmatige B2B-communicatie, waardoor bedrijven tijd en geld kunnen besparen in de gehele toeleveringsketen, de verwerkingssnelheid kunnen verhogen, fouten kunnen verminderen, de samenwerking tussen handelspartners kunnen verbeteren en de klanttevredenheid en -loyaliteit kunnen verhogen. Omdat EDI volledig papierloos is en weinig tot geen menselijke tussenkomst vereist, stromen zakelijke documenten direct van het computersysteem van de verzender (bijv. een logistiek systeem of een ERP-software) naar het computersysteem van de ontvanger (bijv, een orderbeheersysteem).

Eigenschappen van EDI-software

Feature	Description
EDI-vertaling	Identificeert de gegevens die nodig zijn om te schrijven, haalt de benodigde informatie op uit een overeenkomstig systeem (ERP of verkooporder, bijvoorbeeld), ordent de gegevens in een structuur die de verkoper kan begrijpen (voldoet aan het formaat van hun systeem of een vooraf overeengekomen orderstructuur), en verzendt het verzoek naar de verkoper
EDI mapping	Vertaalt informatie naar een formaat dat gemakkelijker in nieuwe omgevingen kan worden gebruikt. Dit omvat flat-file, XML en anderen.
Beveiligde transacties	Gebruik van protocollen zoals Secured FTP en HTTPS om de communicatie te beveiligen en uw transacties tussen de betrokken partijen te houden.

Voordelen van EDI Software

EDI bestaat al sinds het einde van de jaren zestig, en de voordelen zijn altijd dramatisch gebleken. Hier is een blik op enkele voordelen van EDI-software:

Voordeel
Verhoogde snelheid	Verhoogde snelheid	Verhoogde snelheid	Versnelling van de bedrijfscyclus met ongeveer 61 procent. EDI-berichten kunnen automatisch worden verzonden met behulp van vooraf geconfigureerde workflows, zodat transacties tussen handelspartners kunnen worden voltooid in slechts een paar minuten in plaats van dagen of weken.
Verhoogde nauwkeurigheid	Handmatige verwerking van transacties heeft een groter risico op menselijke fouten, wat grote gevolgen kan hebben voor uw bedrijf. Experts schatten dat datakwaliteitsproblemen Amerikaanse bedrijven ongeveer 3 biljoen dollar per jaar kosten. EDI kan ongeveer een 30 tot 40 procent reductie van transacties met fouten opleveren.
Verlaagde transactiekosten	Verlaag uw transactiekosten met ongeveer 35 procent. Voor kopers die veel transacties afhandelen, maakt EDI software besparingen mogelijk tot miljoenen dollars per jaar als gevolg van vroegbetalingskortingen.
Betere klantervaring	Zorg voor de synchronisatie van verwachtingen tussen de verkoper en de koper, waardoor ambiguïteit tussen partijen wordt verminderd en een hogere klanttevredenheid wordt bereikt. Sommige schattingen suggereren dat EDI de order-to-cash cyclustijd met ongeveer 20 procent kan verminderen, waardoor transacties en relaties tussen zakenpartners verbeteren.
Beterd voorraadbeheer	Inventarisbeheer is van cruciaal belang, omdat het elk gebied van uw bedrijf beïnvloedt – van de magazijnvloer tot klantenondersteuning. Door het proces van het uitwisselen van zakelijke documenten te automatiseren, kunt u eenvoudig de zichtbaarheid van uw supply chain vergroten. EDI heeft een traceerfunctie waarmee u eenvoudig kunt bepalen welke voorraad u heeft en waar deze zich bevindt. En omdat EDI real-time updates biedt, kunt u uw middelen effectief toewijzen, tekorten voorkomen en overtollige voorraad vrijwel elimineren.

Wat heeft uw bedrijf nodig?

Of uw bedrijf nu een klein bedrijf is, een non-profit organisatie, of een multinational, u moet een nauwkeurige, efficiënte en tijdige manier hebben om zakelijke documenten uit te wisselen met uw handelspartners. Dit betekent de integratie van een EDI oplossing in uw huidige B2B communicatie systeem. Zonder een op EDI gebaseerd systeem is het doorgeven van orders en andere documenten aan handelspartners kostbaar, tijdrovend en foutgevoelig.

Er zijn veel verschillende soorten EDI, waaronder directe EDI (ook bekend als point-to-point), web-based EDI, een EDI netwerk, en volledige B2B integratie. Elk type EDI heeft zijn voor- en nadelen, afhankelijk van de grootte en behoefte van uw bedrijf.

• Startups en andere kleine bedrijven: Startups en andere kleine bedrijven die een EDI-oplossing willen kopen, kunnen meestal uit de voeten met een webgebaseerde EDI, die toegankelijk is en kan worden gebruikt via webbrowsers zoals Google Chrome en Firefox. Met behulp van web browsers, kunt u eenvoudig gestandaardiseerde formulieren invullen met de bedrijfsgegevens die u wilt delen. Web-based EDI is vaak de makkelijkste en meest betaalbare manier voor kleine en middelgrote bedrijven om te beginnen met het uitwisselen van zakelijke gegevens met hun handelspartners met behulp van EDI. Ook, omdat veel web-based EDI-oplossingen samenwerken met grote retailers zoals Target en Walmart, worden de complexiteiten die komen met een typische EDI setup verminderd.
• Bestaande EDI-gebruikers op zoek naar extra functionaliteiten: Als uw bedrijf uitbreidt en u verbinding maakt met meer klanten, moet uw EDI-software schalen zonder de noodzaak om toegewijd personeel in te huren om uw EDI-mogelijkheden te beheren. Als u onduidelijke groeiplannen hebt, kunt u overwegen om een cloud-gebaseerde EDI te nemen om onbeperkte schaalbaarheid te garanderen in combinatie met beheersbare en flexibele prijsstructuren.
• Grote bedrijven: Grotere bedrijven verwerken doorgaans een groot volume aan transacties, dus volgen ze waarschijnlijk een hybride aanpak waarin ze verschillende soorten EDI combineren om ervoor te zorgen dat ze efficiënt kunnen werken met al hun handelspartners. In toenemende mate zijn grote bedrijven op zoek naar een partnerschap met gerenommeerde EDI-providers die het dagelijkse beheer van hun EDI-systeem kunnen afhandelen.

Beste EDI Software

Het kiezen van de juiste EDI-oplossing voor uw bedrijf is vrij moeilijk, omdat er een breed scala aan keuzes beschikbaar is op de markt. Terwijl sommige organisaties de voorkeur geven aan het beheren van hun eigen interne EDI-systeem, kijken veel organisaties naar het werken met een EDI-provider. Welk pad u ook kiest, hier zijn enkele van de populaire EDI-oplossingen om te overwegen:

• TrueCommerce is een EDI- en eCommerce-systeem dat kleine en middelgrote bedrijven een enkel platform biedt van waaruit ze al hun EDI-transacties kunnen beheren. Ontworpen om supply chain processen te versnellen, TrueCommerce verbindt bedrijven met een robuust handelsplatform met toegang tot meer dan 10.000 retailers wereldwijd.
• B2BGateway is een betaalbare en volledig beheerde EDI-oplossing die u in staat stelt om handelspartners toe te voegen die niet EDI-geschikt zijn. Het toevoegen van uw handelspartners aan het systeem is zeer eenvoudig, omdat zij slechts een eenmalige vergoeding hoeven te betalen, plus een klein maandelijks onderhoudstarief. Ook, als u uw EDI en boekhoudkundige programma’s wilt laten interfacen, B2BGateway integreert volledig met Microsoft SBA, QuickBooks, en Sage 50c.

Gemeenschappelijke pijnpunten van EDI

Hoewel EDI veel belovend is, zijn er ook enkele uitdagingen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende EDI problemen:

• Beveiligingsproblemen. Hoewel EDI goed is ingeburgerd en wordt gebruikt in vele industrieën en organisaties, zijn er nog steeds problemen met betrekking tot het delen van informatie met EDI-partners of EDI-organisaties van derden. Dergelijke kwesties omvatten het gebrek aan vertrouwen, het risico dat de vertrouwelijke informatie wordt blootgesteld als gevolg van beveiligingsinbreuken, en de potentiële juridische problemen als gevolg van overheids- of organisatorische regelgeving.
• Applicatie-updates kunnen verstoring van gegevens veroorzaken. Sommige bedrijfssoftware kan EDI-verbindingen verstoren, zelfs die welke in het verleden goed werkten. Customer relationship management software, enterprise resource planning programma’s, boekhoudsoftware, en vele andere geavanceerde systemen kunnen regelmatig updates of verbeteringen krijgen die ze incompatibel maken met de software gebruikt door uw handelspartners.
• Software integratie problemen. EDI-oplossingen kunnen uw IT-middelen belemmeren of een grote trainingsoverhead op het bedrijf leggen. Zonder de juiste training en strikte naleving van het nieuwe protocol, kan de overgang van het handmatig delen van documenten naar EDI een rommelige aangelegenheid worden. Ook, omdat er verschillende standaarden betrokken zijn bij de implementatie van EDI, kunnen kleine bedrijven het moeilijk vinden om gegevens uit te wisselen met grotere bedrijven die gebruik maken van de laatste versie van een document standaard.
• Kosten van implementatie en onderhoud. Hoewel EDI enorme kostenbesparingen oplevert, kan het herontwerpen en implementeren van softwaretoepassingen om EDI in het huidige systeem in te passen behoorlijk kostbaar zijn, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven. Het onderhouden van een EDI-systeem kan ook kostbaar zijn, vooral als het volume van de gegevens die u verwerkt snel groeit.

Market Trends of EDI Software

• Toenemend gebruik van cloud-gebaseerde EDI. Naarmate cloud computing zijn intrede doet in een breder spectrum van bedrijfsactiviteiten, zal het gebruik van cloud-gebaseerde EDI-systemen naar verwachting toenemen, met name onder kleine en middelgrote bedrijven. Steeds meer bedrijven willen tegenwoordig verbindingen, applicaties, data en integratie migreren naar de cloud. Cloud computing verandert de regels voor EDI technologie implementatie en service consumptie modellen.
• Mobiele EDI. Mobiele apparaten zoals smartphones en tablets veranderen de manier waarop bedrijven communiceren met hun handelspartners. Sommige bedrijven beginnen met het ontwikkelen van applicaties om hun supply chain te helpen mobiliseren. Omdat bedrijfsapps nu populair worden, is het slechts een kwestie van tijd voordat u een EDI-gerelateerde mobiele applicatie kunt downloaden uit de app stores.

Het kiezen van EDI Services en Software

Het begrijpen van de EDI document flow is de sleutel tot het overwegen van de verschillende service en software aanbiedingen die voor u beschikbaar zijn op de markt:

1. Een bedrijfsdocument wordt gecreëerd in uw boekhoud- of ERP-systeem.
2. Het bedrijfsdocument wordt vertaald van zijn oorspronkelijke, boekhoudkundige systeem formaat naar een EDI-documentbestand.
3. Het nieuwe EDI-document wordt naar de EDI VAN (value-added network) provider gestuurd.
4. De EDI VAN provider levert het document elektronisch af bij de EDI-mailbox van de beoogde ontvanger
5. De ontvanger van het document vertaalt het EDI-document terug in een leesbaar zakelijk document en verwerkt het.

Gezien het aantal stappen in de EDI-documentenstroom, is het niet verwonderlijk dat er providers zijn die zich op elke stap richten. Er zijn ook aanbieders van end-to-end oplossingen. In feite bevatten sommige ERP-systemen EDI als een geïntegreerde module die deel uitmaakt van het onderliggende systeem.

De eerste stap van de EDI-documentenstroom is het converteren van een bedrijfsdocument naar een EDI-bestand. Veel software oplossingen op de markt bieden EDI vertaling. Een belangrijke overweging wanneer het herzien van EDI vertaalsoftware is compatibiliteit met uw boekhouding/ERP software. De interoperabiliteit is de belangrijkste zorg wanneer het evalueren van EDI vertaalaanbiedingen.

EDI VAN leveranciers behandelt de levering van het EDI document. De VAN leverancier zal het document aan de normen van de ontvanger in kaart brengen, zal de testende diensten verlenen, en zal juiste dossierlevering verzekeren.

One van de belangrijkste overwegingen wanneer het kopen van een EDI oplossing is de breedte van de dienst. Of u nu op zoek bent naar vertaalsoftware, een VAN-leverancier om mee samen te werken, of een volledige ERP-oplossing waarin EDI-mogelijkheden zijn opgenomen, er zijn een groot aantal opties beschikbaar voor uw bedrijf om te overwegen. Als u op zoek bent om degene te ontdekken die geschikt zijn voor uw bedrijf, overweeg dan gebruik te maken van onze gratis software zoekservice.