調達には、似ているが混乱を招くほど異なる用語が存在します。 よくある混乱の原因は、購買請求書と発注書の違いです。 この 2 つの重要な文書の違いを理解することは、ビジネスにおける円滑なワークフローに不可欠です。
- Purchase Requisition（購入要請）とは何でしょうか。 この文書は、購買部門が要求された製品やサービスを購入するプロセスを開始できるように、部門マネージャーや購買スタッフに決定事項を通知します。 How a Purchase Requisition is Different from a Purchase Order
- Why Your Organization Must Use Purchase Requisitions in Your Procurement Process
- 購買リクエストは購買プロセスを開始する
- Paper Trails Keep Everyone Accountable
- ビジネスを保護する
Purchase Requisition（購入要請）とは何でしょうか。 この文書は、購買部門が要求された製品やサービスを購入するプロセスを開始できるように、部門マネージャーや購買スタッフに決定事項を通知します。
How a Purchase Requisition is Different from a Purchase Order
一方、Purchase Order（PO）はPurchase Requisitionが承認された後に発行されるものです。 8085>
「購買の必要が生じたとき、それを必要とする人または部門は、購買要請を作成し、承認のために適切なチームに送ります。 承認されると、その請求は PO に変換されます。」
Why Your Organization Must Use Purchase Requisitions in Your Procurement Process
どの企業でも、基本的な事務用品や消耗品、機器、原材料、サービスなど、常に何かを必要とするビジネスニーズがあります。 この問題を防ぐため、多くの企業では、調達部門がサプライヤーを見つけて吟味し、発注依頼から注文、商品の受け取り、そして請求書の支払いのために買掛金にすべてを渡すという、発注プロセス全体を監督しています。 調達部門は、不正防止を確実にするためのワークフローを作成し、長期的には会社の経費を節約し、調達が会社に価値を与え続けることができます。
購入要請書は、社内文書です。 この文書により、調達はベンダーに直接商品を注文するのではなく、正式なプロセスを開始します。 要請は、商品またはサービスが使用される部門から出され、次に、必要性、利用可能な予算などに基づいて、承認プロセスを通過します。 このプロセスが、購買プロセスに対する企業の内部統制を実現する。 承認プロセスが正しく行われ、購入要請が承認されると、プロセスは継続し、要請は正式な発注書に変換され、ベンダーに送付される。
例えば、IT部門がセキュリティを向上させ、仕事を少し楽にするために新しいサーバー機器を購入することに興味を持ったとします。 IT部門の責任者または指定された購買担当者のいずれかが、購入要請書式を使用して、サーバーの正式な要求を行うことになります。 その後、必要なスタッフに送付し、承認を得る。 承認されると、調達はサーバーベンダーに発注します。
基本的な材料が少なくなってきたときも同様です。 部門管理者は、どの材料がどれだけ必要かを示すために、購入要請書に記入します。 彼らは、材料が購入されるべきベンダーを提案することもできます。 購買部門はこの要求を確認し、承認、変更、または拒否を行います。 リクエストが変更または拒否された場合、彼らはその決定に至った理由を提供する必要があります。
購買リクエストは購買プロセスを開始する
組織全体の部門は、時々物が必要になりますが、この文書によってプロセスが開始されます。 購買チームは、この文書の内容に基づいて決定を下します。
Paper Trails Keep Everyone Accountable
適切なチェックとバランスシステムがなければ、どのスタッフも個人使用のために会社の金で物を注文するという不正行為に従事する可能性があります。 正式な購買プロセスでは、このようなことが起こらないようにし、正確さと必要性の両方を保証します。 部門管理者は、調達部門に送る前にそれを見て、ベンダーに正式に発注します。
これは、誰が何を要求し、誰が何を承認し、そしていつ、過剰在庫や不要品の問題がないことを確認できるため、監査目的には重要なことなのです。
ビジネスを保護する
購買請求書を使用することにより、不正の可能性が低くなります。 スタッフがベンダーと協力してビジネスから盗むような事態は、まずありえません。 また、請求書は資産が発注されたことを証明するものであるため、会社の資産も保護されます。 この文書は、配達が行われたことを確認するためにフォローアップすることができます。
時間をかけて調達システムを一元化し、すべての従業員に正式な請求書を使用して必要なものを要求するよう求めることで、ワークフローはより効率的になり、効果的に管理することが容易になります。
PLANERGY では、チームの誰もが簡単に依頼書を作成し、承認を経て送信することができます。 承認されると、要求はPOに変換され、元の購入要求にリンクされた発注番号が付与されます。 すべてのドキュメントがリンクされているので、ワークフローを通じてアイテムの進行状況を確認でき、監査証跡により、誰がいつどのようなアクションを取ったかがわかります。
購入要請は「単なるドキュメント」のように見えるかもしれませんが、組織の調達プロセスにおいて重要な位置を占めています。
PLANERGY は、ワークフローに購入要請を簡単に実装することで、調達プロセスを簡素化することができます。