計画通りに進まないプロジェクトに参加したことはありますか？
良い気分ではありませんね。 関係者全員にとってかなりフラストレーションがたまる。
そのため、プロジェクトが軌道に乗る前に、包括的なプロジェクト管理計画を作成することが非常に重要なのです。
また、プロジェクト管理プラン メーカーで今日から作成できる、簡単にカスタマイズできるテンプレートも紹介します。
- プロジェクト管理プランとは何でしょうか。 プロジェクトの範囲、目標、予算、スケジュール、成果物を概説し、プロジェクトを軌道に乗せるために不可欠です。
- プロジェクトマネジメントプランの構成要素とは？
- プロジェクトマネジメント計画には以下のセクションが含まれます：
- How do you write a project plan?
- 1. エグゼクティブサマリーでプロジェクトプランの主要要素を強調する
- ガントチャートでプロジェクト スケジュールを視覚的にプロットする
- Clarify the structure of your project team with a team organ chart
- 当社の組織図作成ツールで組織図を作成します。
- プロジェクトのリスク要因をリスク分解構造で整理する
- 事前に計画を立てる: プロジェクトのステータス レポートを作成して、利害関係者に進捗状況を伝える
- プロジェクト管理計画テンプレート
- Construction bid proposal template
- Simple project management plan template
- Simple project management communication plan template
- The takeaway: プロジェクト計画のベストプラクティス
プロジェクト管理プランとは何でしょうか。 プロジェクトの範囲、目標、予算、スケジュール、成果物を概説し、プロジェクトを軌道に乗せるために不可欠です。
プロジェクト計画は、プロジェクトライフサイクルのプロジェクト計画段階で作成し、プロジェクトが実行段階に移る前に利害関係者の承認を得る必要があります。
これらの用語のいくつかが初めて耳にするものであれば、プロジェクト管理用語に関するこの投稿でスピードアップすることができます。
つまり、プロジェクト プランは、利害関係者の支持を得られるような、魅力的で、組織的で、徹底したものでなければならないということです。 プロジェクト管理は初めてですか？ プロジェクトライフサイクルの4つのステージに関するブログ記事をお読みください。
プロジェクトマネジメントプランの構成要素とは？
独自のプランを組み始める前に、典型的なプロジェクトプランの主要構成要素について理解しておくべきです。
プロジェクトマネジメント計画には以下のセクションが含まれます：
- Executive Summary: 報告内容の短い説明
- プロジェクト範囲 & Deliverables: プロジェクトの成果物。 プロジェクトの境界の概要、およびプロジェクトが測定可能な成果物にどのように分割されるかの説明
- Project Schedule: プロジェクトのタスクとマイルストーンのハイレベルなビュー（ガントチャートはこのために便利です）
- Project Resources: プロジェクトのリソース。
- Project Resources: プロジェクト目標を達成するために必要な予算、人員、その他のリソース
- Risk and Issue Management Plan: プロジェクトのリスクと課題の管理計画。 プロジェクトを頓挫させる可能性のある要因のリストと、問題をどのように特定し、対処し、管理するかの計画
- Communication Management Plan（コミュニケーション管理計画）。
基本的に、プロジェクト プランは、何をどのように行い、いつ行うかをステークホルダーに伝える必要があります。 すべてのプロジェクト管理計画は、プロジェクトの特定の業界や状況に合わせて調整する必要があります。
たとえば、このマーケティング計画は、クライアントを向いているように見えます。
一方、この商業開発計画は、特定の目標と詳細なタイムラインに焦点を合わせています。
さらに読む。 提案書を作成する場合は、詳細なビジネス提案書ガイドをお読みください。
How do you write a project plan?
1. エグゼクティブサマリーでプロジェクトプランの主要要素を強調する
エグゼクティブサマリーは、プロジェクトプランの主要コンテンツの簡潔な説明です。
これは通常ステークホルダーが読む最初のもので、プラン全体のクリフのノートバージョンのように機能するはずです。
プロジェクトの価値提案、目標、成果物、および重要なマイルストーンに触れるかもしれませんが、簡潔でなければなりません (結局のところ、要約です)。
この例では、エグゼクティブ サマリーをコラムに分割して、既存の問題とプロジェクト ソリューションを対比させます：
明確なヘッダー付きの2コラム形式は、情報を分割し、一目で非常に読みやすくなっています。
プロジェクト管理計画のエグゼクティブ サマリーの別の例です。 この例では、大きなフォントと便利なアイコンで、主要な要点を視覚的に強調しています。
この場合、強調された事実や数値は特に読みやすくなります (これは関係者に喜ばれるに違いありません)。
大規模なプロジェクトでは、エグゼクティブ サマリーはより長く、より詳細になります。
このプロジェクト管理計画テンプレートには、テキストが多いエグゼクティブ サマリーがありますが、太字のヘッダーと異なる背景色により、圧倒されるような印象を与えません。
どのように要約を構成しても、プロジェクト管理計画の残りの部分で何が行われるかを関係者に予見させる必要があります。
ガントチャートでプロジェクト スケジュールを視覚的にプロットする
慎重に計画されたプロジェクト スケジュールは、あらゆるプロジェクトの成功のカギとなります。 1530>
幸運なことに、ガント チャートやプロジェクト タイムラインなどのプロジェクト計画ツールにより、プロジェクト スケジュールを簡単に作成することができます。 たとえば、このガント チャート テンプレートでは、四半期全体にわたる高レベルのプロジェクト活動の概要を、チームごとにタスクを色分けして示しています:
プロジェクト管理計画には、上のような高レベルのロードマップがおそらく十分です。 すべてのチームは、プロジェクトを通してこのタイムラインを参照し、自分たちが軌道に乗っていることを確認することができます。
しかし、プロジェクトのキックオフ前に、このガント チャートの例のように、個々のチーム メンバーによってプロジェクトの責任を掘り下げて分解する必要があります。
また、プロジェクト管理ツールを使用して、チームの整理整頓を行うこともできます。
Clarify the structure of your project team with a team organ chart
The one of the hardest aspects of project planning is assembling a team and aligning them to the project vision.プロジェクト計画の最も困難な側面の1つは、チームを編成し、プロジェクト ビジョンに整合させることです。
そして、チームの調整を行うには、プロジェクト目標を伝える、利害関係者の要求を伝える、大きな決定の背後にある論理的根拠を伝えるなど、コミュニケーションがすべてです。
視覚的に文書化しやすいものの1つに、次のような組織図を使用したチームの構造があります：
組織図には、チームの階層やチーム メンバーの連絡先などの基本情報を含める必要があります。 そうすれば、利害関係者は必要な情報をすべてすぐに入手できます。
それに加えて、各チーム メンバーのハイレベルな責任とチーム内の通信チャネルを示すことができます (これにより、チームは自分が何に対して責任があるのかを正確に知ることができます)。
ここに、出発点として使用できる別のシンプルな組織構造テンプレートがあります：
当社の組織図作成ツールで組織図を作成します。
プロジェクトのリスク要因をリスク分解構造で整理する
プロジェクト計画の大部分は、プロジェクトを脱線させる可能性のある要因を特定し、その要因に対処する計画やプロセスを考え出すことです。 これは一般的にリスクマネジメントと呼ばれています。
リスクマネジメント計画を考える最初のステップは、プレイ中のすべての要因をリストアップすることで、これはリスクブレークダウン構造が便利なところです。 リスクブレークダウン構造とは、プロジェクトのリスクをカテゴリーごとに整理し、階層的に表現したものである。
たとえば、このリスク ブレイクダウン構造テンプレートでは、プロジェクト リスクが技術リスク、管理リスク、および外部リスクに分解されています。
リスク ブレイクダウン構造を構築したら、各リスクに深く入り込んで、あらゆるトリガーと結果に対して評価し計画する準備ができていることでしょう。
事前に計画を立てる: プロジェクトのステータス レポートを作成して、利害関係者に進捗状況を伝える
先に述べたように、コミュニケーションはどのプロジェクトにおいても基本です。
しかし、それでも、プロジェクト マネージャーが見落としがちなのは、コミュニケーション管理計画、つまり、プロジェクト チームがプロジェクトの利害関係者とどのようにコミュニケーションをとるかについての計画です。 プロジェクト・コミュニケーションは、その場限りの電子メールや直前のミーティングに終わってしまうことがあまりにも多いのです。
前もって計画を立てることで、これを避けることができる。
以下は、週単位で利害関係者に送信する簡単なプロジェクト ステータス レポートの例です。 明確で一貫した形式で達成したことを示すので、問題が発生する前に警告するのに役立ち、利害関係者との信頼を築き、目標に到達した後にプロジェクトのパフォーマンスを振り返るのが容易になります。
上記のテンプレートでは、新しい予算要件、修正した完了日、プロジェクトのパフォーマンス評価などの主要な更新を利害関係者に通知することができます。
以下の例のように、最新のプロジェクト マイルストーンの視覚化を含めることもできます：
コミュニケーションを強化するための視覚資料作成のヒントが必要ですか？ 企業のためのビジュアル・コミュニケーション・ガイドをお読みください。
プロジェクト管理計画テンプレート
プロジェクト管理計画は、おそらく、（プロジェクトそのもの以外に）利害関係者が受け取る最も重要な成果物でしょう。
プロジェクト管理計画書には、プロジェクトが前進するか中止されるかを決定するために、利害関係者が使用するすべての情報が含まれています。 テンプレートを使用すると、情報を論理的に整理し、利害関係者の注意を引くのに十分な魅力的なものにすることができます。
Construction bid proposal template
あなたの建設入札案は、おそらく他のいくつかの入札業者と競合しています。
このテンプレートの 2 ページ目にあるような、綿密なプロジェクト概要から始めましょう：
このプロジェクトは、過去に行った他のものと似ていると思うかもしれませんが、細部にこだわることが重要です。
これにより、作業範囲を理解し、コストを適切に見積もり、高すぎず安すぎない見積もりを作成することができます。
Simple project management plan template
Simple project management plan templateは、関係者が必要とするすべての情報を明確に示しています：
Simple project management communication plan template
A key part of project management is making sure everyone’s in the loop. プロジェクト コミュニケーション計画では、プロジェクト期間中、チームがいつ、どこで、誰と、どのようにコミュニケーションをとるかを全員が把握できるようにします。
重要なのは、利害関係者にとって価値のあるコミュニケーションは何か、単に圧倒されてよりよい意思決定につながらないものは何かを見極めることです。
このテンプレートでは、これらの要素をすべて明確に概説し、期待を管理し、いつ何が伝達されるのかについての混乱をなくすのに役立ちます。
このテンプレートは、建物や建設管理、またはあらゆる技術的なプロジェクトに最適です。 プロジェクトの初期の計画段階で何が変わるかわからないのです。
The takeaway: プロジェクト計画のベストプラクティス
- Use headers, columns,
- ガントチャートでプロジェクトのスケジュールをプロットする（部門やチームメンバーごとにタスクを色分けする）
- 組織図やリスク分解構造などのビジュアルを使用して、チーム全体や利害関係者とコミュニケーションをとる
- 利害関係者の要求に合わせて更新できる柔軟なテンプレートを選ぶ