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Executive Summary

This Business Case Template provides you with good starting point for which to develop your project/organization specific Business Case.

このセクションでは、ビジネス上の問題とそれに対処するために作成されたプロジェクトまたはイニシアチブ案を取り巻く問題に関する一般的な情報を提供する必要があります。 通常、このセクションは、ビジネス ケースの他のすべてのセクションが書き込まれた後、最後に完成します。

このビジネスケースは、Web Platform (WP) プロジェクトが現在のビジネスの懸念、プロジェクトの利点、およびプロジェクトの推奨と正当化にどのように対処するかを概説します。 ビジネスケースはまた、詳細なプロジェクトの目標、パフォーマンス指標、仮定、制約、および代替オプションを議論します。

1.1 Issue

ビジネスケースのこのセクションでは、提案されたプロジェクトが対処するビジネス問題を簡単に説明する必要があります。 このセクションでは、問題がどのように対処されるかを記述してはならず、問題は何であるかのみを記述します。

顧客基盤の拡大により、スミスコンサルティングは過去2年間で非集中型のビジネスモデルに移行しました。 より多くの場所でより多くのクライアントをサポートし続けているため、労働力の管理はより困難になっています。 これまで、レポーティング、給与計算、リソース管理などの社内要件の多くは、レガシーのメインフレームシステムで行われてきました。 しかし、従業員の数と地域が拡大するにつれ、これらの管理業務を効率的に行うには、レガシー・メインフレーム・システムでは不十分になってきました。 この不十分さは、過去12ヵ月間に見られたコスト増と従業員の離職率の上昇に表れています。 Smith Consultingは、より効果的に管理業務を行い、コストを削減し、従業員の離職率を改善するために、このWPプロジェクトのビジネスケースで説明したように、Webベースのアプリケーションに移行する必要があります。 そうすることで、従業員は管理上の問題を管理する上でより大きな役割を担い、タイムシートに安全にオンラインでアクセスできるようになり、会社は1つの中央および共通のプラットフォームから管理を行うことができます。

1.2 予期される成果

このセクションでは、提案されたプロジェクトまたはイニシアチブが実施された場合に予想される結果を説明する必要があります。

集中型Webベースの管理プラットフォームに移行することで、Smith Consultingは従業員の給与システムおよび管理機能をシームレスかつ統合的に管理できるようになります。 このテクノロジーへの移行により、これらのタスクを管理するために現在必要とされる大規模な労働力に関連するオーバーヘッドコストを削減することができます。 分散化された従業員は、給与の選択、トレーニング、報告、その他様々な管理業務をより自主的に行うことができるようになります。 また、地域マネージャーが財務指標を入力し、継続的に更新できるようになった結果、会社はよりタイムリーで正確な財務報告から利益を得ることができます。 このリアルタイムのアクセスは、エラーを減らし、サイクルタイムを改善し、許可されたユーザーなら誰でもすぐに利用できます。

1.3 推奨事項

ビジネスケーステンプレートのこのセクションでは、プロジェクトがビジネス問題にどう対処するかのアプローチを要約します。 このセクションでは、プロジェクトを進めることで望ましい結果がどのように達成されるかを説明します。

ビジネスプロセスを改善し、スミスコンサルティングのオーバーヘッド コストを削減するためにテクノロジーを活用する最善の方法を決定するために、さまざまなオプションや選択肢が分析されました。 ここに記載されたアプローチにより、継続的に効率を向上させ、コストを削減し、テクノロジーを活用するという企業目標を達成することができます。 推奨されるWPプロジェクトは、現在のメインフレームシステムのデータと機能を新しいウェブベースのプラットフォームに計画的に移行し、データの完全性を維持し、全従業員と管理者がそれぞれの責任と管理機能についてトレーニングするのに十分な時間を確保するためです。 ウェブベース・プラットフォームは、他のすべての現行ITシステムと互換性があり、会社全体の報告の効率と正確性を向上させることができます。 このテクノロジーが期待される結果を達成するための方法には、次のようなものがあります。

• 従業員は、メインフレームシステムに入力するためにデータを地域マネージャーに電話する代わりに、いつでもどこからでも自分のタイムシートデータを入力および編集できるようになります
• タイムシートと給与データは、品質管理と報告の目的ですぐにアクセスでき、請求できない立場のスタッフが収集する必要性を軽減します。
• 従業員がトレーニングに登録できるようになり、管理者やトレーニング担当者の負担を軽減

1.トレーニングに登録できるようになり、管理者やトレーニング担当者の負担を軽減

2.トレーニングに登録できるようになり、管理者やトレーニング担当者の負担を軽減。4 Justification

このセクションでは、推奨プロジェクトが実施されるべき理由と、他の選択肢よりも選択された理由を正当化しています。 該当する場合は、定量的なサポートを提供し、プロジェクトを実施しない場合の影響も記載する必要があります。

給与計算およびその他の管理機能をレガシーのメインフレームシステムからWebベースのプラットフォームに移行することにより、会社のリソースおよびビジネスプロセスに関してより高い効率性がもたらされるでしょう。 また、WP プロジェクトは、テクノロジーを使ってビジネスのやり方を改善するものなので、企業戦略や目標にも合致しています。 他の選択肢や現状維持も分析されましたが、このビジネスケースでWPプロジェクトが提案されたのは、迅速な方法で利益を実現する最高の機会を提供すると同時に、効率とコスト削減を最も改善することができるからです。 他の選択肢は、リスクが高い、メリットが少ない、定義が難しすぎる、現在の企業戦略や目標に適していない、などの問題がありました。

WPプロジェクトの初期見積もりは以下の通りです。

• 最初の12ヶ月で間接費を15%削減
• 最初の12ヶ月で従業員の離職率を10%削減
• 50% 週と月の財務報告の作成時間を即時削減
• 25% 削減する。 ビジネスケース分析チーム

  このセクションでは、ビジネスケースを作成したチームメンバーの役割について説明します。 参加者と役割がビジネスケースのためだけでなく、プロジェクトの寿命を通じて明確に定義されていることが不可欠です。

  以下の個人がビジネスケース分析チームを構成します。 彼らはWPプロジェクトのビジネスケースの分析および作成に責任を持つ。

  役割	説明	名前/役職
  役員スポンサー	プロジェクトの役員サポートを行う	John Doe, VP Operations
  テクノロジーサポート	プロジェクトのすべてのテクノロジーサポートを提供	Jane Smith, VP Information Technology
  Process Improvement	プロセス改善テクニックについてチームにアドバイス	Jim Jones, Process Team Lead
  プロジェクトマネージャー	ビジネスケースとプロジェクトチームの管理	Steve Smith, Process Team Lead	Management of the Business Case, Project Team	Steve Smith, プロジェクトマネージャー
  ソフトウェアサポート	プロジェクトのすべてのソフトウェアサポートを提供	Amy White, Software Group Lead

  3.1 Problem Statement

  このセクションでは、このプロジェクトが対処するために作成されたビジネス上の問題を説明します。 問題は、プロセス、テクノロジー、または製品/サービス指向である可能性があります。

  Smith Consultingは創業以来、給与やその他の従業員管理機能を管理するためにメインフレームシステムに依存してきました。 従業員の数が増えるにつれて、会社の管理を許容できるレベルで効果的に管理するために、本社にかかる負担も大きくなってきました。 Smith Consultingは過去2年間で、日々の管理業務を管理・運営するために5人の従業員を間接部門として雇用してきました。 これらのポジションは請求可能なポジションではないため、投資に対するリターンはほとんどなく、現状を維持するだけで、会社の管理運営を改善することは何もありません。 さらに、従業員は現在、勤務時間を入力し、給与や管理業務に関するあらゆる懸念を提起するために、地域担当マネージャーに電話をしなければなりません。 これは、これらの要件と日々の請求可能なタスクのバランスをとるマネージャーにとって大きな負担となります。

  レポーティングも、レガシーメインフレームシステムに関連する問題領域です。 すべての週次および月次財務報告書は、エラーの可能性が高く、膨大な時間を必要とする手動で作成されなければなりません。 これらの手動タスクは、会社の負担と費用をさらに増加させます。

  3.2 組織への影響

  テンプレートのこのセクションでは、提案されたプロジェクトが、組織のプロセス、ツール、ハードウェア、またはソフトウェアを変更または影響する方法について説明します。 また、プロジェクトの結果、新しい役割が生まれたり、既存の役割がどのように変化するかを説明する必要があります。 以下は、WPプロジェクトの実施により、組織、ツール、プロセス、および役割と責任がどのように影響されるかのハイレベルな説明です。

  ツール：既存のレガシー管理プラットフォームは、WPプロジェクトの立ち上げと運用開始とともに完全にフェーズアウトされます。 これには、WP ツールおよび他の組織ツールのサポートとしての WP ツールの使用について従業員をトレーニングする必要があります。

  プロセス: WP プロジェクトでは、管理および給与プロセスがより効率的かつ合理的になります。

  役割と責任: WP プロジェクトにより、従業員の自律性が高まり、管理者の負担が減ることに加え、人事および給与部門の適切な人員配置に必要なマンパワーが削減されます。 私たちは従業員をとても大切にしていますが、請求できない間接部門の削減は、私たちの収益に直接反映され、投資に対する即時リターンを提供します。 新しいプラットフォームは IT グループによって管理され、IT スタッフの要件に変更はないと思われます。

  ハードウェア/ソフトウェア: プロジェクトのソフトウェアとライセンスに加え、Smith Consulting はプラットフォームと今後 10 年間の予想される成長に対応するために追加のサーバーの購入が必要になります。

  3.3 Technology Migration

  ビジネスケーステンプレートのこのセクションでは、新しいテクノロジーがどのように実装され、レガシーテクノロジーからのデータがどのように移行されるかの高レベルの概要を説明します。 このセクションでは、対処する必要のある未解決の技術要件や障害についても説明します。

  レガシー プラットフォームから新しい Web ベース プラットフォームに既存のデータを効果的に移行するために、日々の業務、管理、および給与支払い業務への影響を最小限に抑える段階的アプローチが開発されました。

  Phase I: ハードウェア/ソフトウェアを購入し、WPシステムをウェブベース環境で作成し、IT開発グループがテストを行います。 これは、バックアップシステムとして、また、会社のメインフレームからすべてのデータをアーカイブするために使用されます。

  Phase IV: すべての従業員が新しいWebベースのプラットフォームに関するトレーニングを受けます。

  Phase V: Webベースのプラットフォームが稼動し、従来のメインフレームシステムはアーカイブされて立ち消えになります。 ビジネスケースのこのセクションでは、すべてのプロジェクト固有の情報を1つの章に統合し、ベースラインのビジネス問題、影響、および推奨事項がすでに確立されているため、プロジェクトを容易に理解することができます。 概要は、プロジェクトの説明、WPプロジェクトの目標と目的、プロジェクトのパフォーマンス基準、プロジェクトの仮定、制約、および主要なマイルストーンで構成されています。

  4.1 プロジェクトの説明

  このセクションでは、ビジネス上の問題に対処するためにプロジェクトが使用するアプローチについて説明します。 これには、プロジェクトの構成、実行方法の一般的な説明、および目的が含まれます。

  WP プロジェクトでは、Smith Consulting のレガシー給与および管理メインフレームシステムを Web ベースプラットフォームで置き換えるために、いくつかの候補製品を検討および分析します。 これは、既存のシステムを適切に置き換え、なおかつ今後10年間の成長を可能にする製品を決定し、選択することによって行われます。

  このプロジェクトは、日々の給与計算と管理業務および報告の効率を高め、間接費を大幅に削減し、従業員に大きな自主性と柔軟性を提供する結果、離職率を低下させることにつながります。 さらに、管理者は、請求のない管理業務に時間の大部分を費やす代わりに、再び請求可能な業務に集中することができます。

  Smith Consultingは、当社のビジネスニーズを満たすためにどの製品がすぐに利用できるか判断するために、情報要求書を発行します。

  4.2 Goals and Objectives

  This part of the template lists the business goals and objectives which are supported by the project and how the project will address them.

  The WP Project directly support several of the corporate goals and objectives established by Smith Consulting.このプロジェクトは、スミスコンサルティングによって設立されたいくつかの企業目標を直接的にサポートしています。 次の表は、WPプロジェクトがサポートするビジネスゴールと目標、およびそれをどのようにサポートするかをリストアップしたものである。

  ビジネス目標/目的	説明
  タイムリーで正確なレポート	Webベースのツールにより、リアルタイムで、正確なレポートが可能になります。給与計算および管理に関するすべての指標を正確かつ迅速に報告
  スタッフの効率を改善	これらの活動を管理するために必要な人事および給与担当者の数を減らすことで効率を改善
  社員を削減することができます。 1626>	より大きな自律性と柔軟性は、従業員の懸念に対処し、管理者は請求可能なタスクに集中することができます
  オーバーヘッドコストを削減します	少ない必要人員は、会社のオーバーヘッド

  4。3 プロジェクトのパフォーマンス

  このセクションでは、主要なリソース、プロセス、またはサービスに関連して、プロジェクトのパフォーマンスと成果を測定するために使用される手段を説明します

  次の表は、プロジェクトのパフォーマンスを測定する上で重要なリソース、プロセス、またはサービスとその予想ビジネス成果を示します。 これらのパフォーマンス測定は、詳細なプロジェクト計画において定量化され、さらに定義されます。

  Key Resource/Process/Service	Performance Measure
  Reporting	Webベースのシステムにより報告の不一致（重複やギャップ）が減り、毎月ではなく半年ごとの照合にすることが必要になります。
  タイムシート/管理者データ入力	従業員が直接データを入力することで、管理者の非課税作業を排除します。
  ソフトウェアおよびシステムのメンテナンス	新システムにより、システムメンテナンスが毎月1回から半年に1回になるため、コストと人員の削減が可能になります。
  Staff Resources	幾つかの機能が自動化されるため、人事および給与の分野で5人のスタッフが不要になる。

  4.4 Project Assumptions

  このセクションでは提案されたプロジェクトの事前仮定を一覧にしています。 プロジェクトが選択され、詳細なプロジェクト計画に移行するにつれ、プロジェクト計画が開発されるにつれて、前提条件のリストが増えることがほとんどである。 しかし、ビジネス ケースでは、そこから構築するための予備的なリストが少なくともあるべきです。

  WP プロジェクトには、以下の前提条件が適用されます。 プロジェクト計画が開始され、より多くの仮定が特定されると、それに応じて追加されることになる。

  • すべてのスタッフおよび従業員は、それぞれのデータ入力、タイムシート、およびデータ収集について適切なトレーニングを受けるものとする。
  • トレーニングのための資金がある
  • Webベースシステムのハードウェア/ソフトウェアの購入資金がある
  • すべての部門長がプロジェクトの成功に必要なサポートを提供する
  • プロジェクトには役員レベルのサポートと支援がある

  4.5 プロジェクトの制約

  ビジネスケーステンプレートのこのセクションは、提案されたプロジェクトの予備的な制約をリストアップしています。 プロジェクトが選択され、詳細なプロジェクト計画に移行するにつれ、制約のリストはプロジェクト計画が開発されるにつれて、ほとんどの場合、増えていきます。 しかし、ビジネスケースには、そこから構築するための少なくとも予備的なリストがあるべきです。

  次の制約がWPプロジェクトに適用されます。

  • WPプロジェクトおよび他の進行中のITイニシアチブをサポートするために利用可能なITリソースは限られています。
  • 給与および管理活動の両方をサポートする市販の製品（COTS）は数に限りがあります。
  • 実装は製品開発者やベンダーではなく、内部で行われるため、ハードウェア/ソフトウェアプロバイダーからのサポートは限られています。

  4.6 主要プロジェクトのマイルストーン

  テンプレートのこのセクションでは、主要プロジェクトのマイルストーンとその目標完了日を示します。 これはビジネスケースであるため、これらのマイルストーンと目標期日は一般的なものであり、決して最終的なものではありません。 プロジェクト計画が進むにつれ、すべてのマイルストーンを含む基本的なスケジュールが完成することに留意することが重要です。

  以下は、現時点で特定されている主要なプロジェクト マイルストーンです。 プロジェクト計画が進められ、スケジュールが作成されるにつれて、マイルストーンとその目標完了日は必要に応じて修正、調整され、基本スケジュールを確立するために最終化される予定である。

  マイルストーン/成果物	目標日
  プロジェクト憲章	01/01/20xx
  プロジェクト計画レビューと完了	03/01/20xx
  プロジェクト・キックオフ	03/10/20xx
  フェーズI完了	04/15/20xx
  フェーズII完了	06/15/20xx	Phase III 完了	08/15/20xx
  Phase IV 完了	10/15/20xx
  Phase V 完了	12/15/20xx
  Closeout / Project Completion 12/31/20xx

  Strategic Alignment

  All projects should support organization’s strategy and strategic plans in order to add value and maintain executive and organizational support.For all projects should be able to support organization’s strategic plan. ビジネスケーステンプレートのこのセクションでは、プロジェクトに関連する組織の戦略的計画の概要を説明する。 これには、戦略プラン、プランが求めるもの、プロジェクトが戦略プランをどのようにサポートするかが含まれます。

  WP プロジェクトは、スミスコンサルティングの戦略プランのいくつかを直接サポートしています。 これらの戦略的計画を直接サポートすることにより、このプロジェクトは我々のビジネスを改善し、会社を次の成熟レベルへと前進させる助けとなります。

  計画	目標/目的	プロジェクトとの関係
  20xx Smith Consulting Strategic Plan for Information Management	記録保持と情報管理の向上	このプロジェクトによりリアルタイムでの情報とデータ入力、情報の正確性が高められることになる。
  20xx Smith Consulting Strategic Plan for Information Management	新しいテクノロジーを活用し、会社や部署のミッションをより効果的にサポートする	新しいテクノロジーにより、多くの給与や管理業務の自動化が可能になり、これらのシステムを管理するために必要なスタッフのレベルが下がる
  20xx Smith Consulting Inc. コンサルティング 人材戦略プラン	従業員への働きかけと従業員の定着率の向上	このプロジェクトにより、従業員は自分の給与や管理上の選択を積極的に管理することができます

  費用便益分析

  多くの人はこれをビジネスケースの最も重要な部分の1つとして考えますが、それはプロジェクトにより得られる費用や節約で前進への最終承認を勝ち取る場合が多いからです。 ビジネスケースにおいて、プロジェクトの財務的な利点をできるだけ定量化することが重要です。 これは通常、費用便益分析という形で行われる。 4212>

  次の表は、WPプロジェクトに関連するコストと節約のアクション、これらのアクションの説明、および初年度までの関連コストまたは節約をキャプチャしたものです。 表の下部には、プロジェクト初年度の純貯蓄額が記載されています。

  退職した従業員を処理し、新しい従業員を募集、雇用、トレーニングするコストを初年度に約 $50,000 節約することができます。

  $247,239.00

  アクション	アクションタイプ	説明	初年度コスト（-は予想節約額）
  Webベースの製品およびライセンス購入	コスト	WPプロジェクトに対する初期投資	$400,000.00
  ソフトウェアのインストールとトレーニング	コスト	ITグループが新しいソフトウェアをインストールし、トレーニンググループが全社員をトレーニングするためのコスト	100,000ドル。00
  人事・給与担当者を5人削減	節約	人事担当者3人と給与担当者2人の年俸に相当する間接費を直ちに削減	-$183,495.
  マネージャーは、給与計算や管理業務などの請求外業務を行う必要がなくなりました。 この数字は、週2時間以下にまで削減されると予想されます。 平均時給を 36.00 ドルとすると、（36.00 ドル×14 時間/週の非請求時間の削減×18 人のマネージャー）週あたり 9072.00 ドルの増収となります。	-$471,744.00
  システム メンテナンスが、毎月ではなく 6 ヶ月ごとに必要	Savings	IT リソースを使用して付加価値以外のタスクで頻繁に仕事をしないことにより、年間約 42,000 ドルの節約となりました。	-$42,000
  従業員の離職率を 10% 低減	Savings	-$50,000
  Net First Year Savings

  上記の費用便益分析に基づいて、WPプロジェクトを承認すると、スミスコンサルティングは初年度だけでも247,239ドルを削減できるとわかりました。 これは、当社の運用コストの大幅な改善を意味し、このプロジェクトが会社にもたらす利益の明確な指標となります。

  Alternative Analysis

  すべてのビジネス問題は、いくつかの代替プロジェクトで対処できる可能性があります。 ビジネスケースはそのような選択肢を1つ選択した結果ですが、検討した代替案の簡単な要約も含める必要があります-そのうちの1つは現状維持、または何もしないことです。 4212>

  The following alternative options have been considered to address the business problem.代替案を選択しなかった理由も含めるべきである。 これらの代替案はいくつかの理由で選択されませんでしたが、その理由も以下に説明します。

  。

  No Project (Status Quo)	Reasons For Not Selecting Alternative
  Keep the mainframe legacy system in place	Unecessary expenditure of funds for increased staffing levels Continued… 多くのデータエラーの発生 不適切でタイムリーでないレポート 自動化の欠如
  代替案	選択しない理由
  Web-Japan の導入を外部に依頼すること。	大幅なコスト増 専門知識はすでに社内にある ベンダーが当社の社内事情に精通していない。
  代替案	代替案を選択しない理由
  ソフトウェアを自社開発すること	適格なリソースの不足 ソフトウェア設計に関連するかなりのコスト 必要な期間が長すぎる

  承認

  ビジネスケースとはプロジェクトの作成を進めるために承認を与えるか拒否するドキュメントである。 したがって、この文書はそのエグゼクティブレビューボード

  以下の人々の署名は、署名する人々がこのビジネスケースの目的と内容を理解していることを意味します。 この文書に署名することにより、このビジネスケースに概説されている提案プロジェクトを承認し、ここに概説されている詳細に従って正式なプロジェクトを作成するために次のステップを踏むことができることを示します。

  承認者名	役職	署名	日付
  Black, J.	社長兼COO
  Brown, A.	エグゼクティブVP