by Leigh Geraghty
ビジネス文書に関する課題について尋ねると、ワークショップ参加者の多くが、メッセージのトーンで困っているのだと答えます。 トーンとは、文章の感情的な質を表現する方法です。 書き手の読み手に対する姿勢を反映し、読み手がどう反応するかに影響します。 ライターは有能でプロフェッショナルな印象を与えることに力を注ぐ傾向がありますが、ポジティブなトーンをどのように作ればよいのか、必ずしも明確ではありません。
トーンの3つの選択肢
トーンに関しては、ポジティブ、ネガティブ、ニュートラルという3つの選択肢を持つことができます。 肯定的なトーンは常に最良の選択です。 ポジティブなトーンは、言い回しがシンプルで使用する単語が少ないため、より明確で、物事を成し遂げるのに役立ちます。 ポジティブに表現することで、あなたの考えを理解してもらい、将来に向けて良い関係を築くことができます。 ポジティブなトーンは信頼性を高めます。
ネガティブなトーン 否定的なトーンは、読み手に怒りや防衛意識を抱かせる傾向があり、プロフェッショナルなイメージを損なう可能性があります。 否定的な表現を含む文章は、コンプライアンスにつながるかもしれませんが、幸せな協力につながることはほとんどありません。
Neutral tone: 中立的なトーンとは、肯定的または否定的な言語がないことです。 ニュートラルトーンには感情がなく、ただ事実が書かれているだけです。 一見無邪気に見えますが、読み手の気分次第で否定的に解釈される危険性があります。 実際、中立的な口調は冷たい印象を与えることもあります。
ビジネス文書では、たとえメッセージが否定的であっても、常に肯定的な口調が最善の選択です。
ポジティブなトーンの作り方
トーンは、言葉やフレーズの選択、視点、そして言葉やフレーズの組み合わせ方によって伝わります。 以下は、ポジティブなトーンで書くためのヒントです：
- 次のようなネガティブなトリガーワードの使用は避けましょう。
| argue
bad but careless complain dangerous debt defect |
遅延
困難 疑問 努力 エラー 失敗 障害 しかし |
責任
過ちmarked must not never obvious problem |
reject
sadly should stop terrible unfortunately waste wrong |
- 代わりにこれらのポジティブな言葉を使ってみてください。
| benefit
bonus bright clear |
easy
effective energy ensure ＜8550＞のように。 |
fast
focused now please |
powerful
simple strong |
- 正形の文章にすることです。 会議室の予約を忘れないでください」ではなく、積極的にメッセージを伝えましょう。 「会議室を予約するのを忘れないように」
- 問題に焦点を当てるのではなく、解決策や行動に焦点を当てます。 たとえば、「重要な意思決定者が月曜日まで不在のため、販売価格の上限について議論できないのが残念です」を「重要な意思決定者が不在の月曜日、販売価格の上限について議論することができます」に変更するのです。 2月13日から2月18日まで不在のため、それ以降にお会いすることができません」ではなく、「2月18日以降にお会いすることができます」とシンプルに表現するのです。 例：
| Instead of
He did not accept help. The office will not be open. They were not present. |
Use
He declined help.He was a help. Thee declined help. The office will be closed. They were absent. |
Tone is present in all written communications, either a choice or a accident.これは、すべての文書コミュニケーションに存在するものです。 ポジティブなトーンを選ぶことで、ポジティブな関係を築き、維持し、プロフェッショナルなイメージを与え、より容易に目標を達成することができます。
On January 9, 2017 / キャリアコーチング、メール作成、会議スキル、プレゼンテーションスキル、文章力