2021年の社員手帳の書き方と更新方法

2021年2月17日更新

2021年の社員手帳について。 The Definitive Guide

優れた従業員ハンドブックは、貴重なツールです。 しかし、多くの企業オーナーは、よく書かれた従業員ハンドブックの重要性を見落としています。

あなたのハンドブックは、会社にとって有用なツールになっていますか？ 確かに、良い従業員ハンドブックはそうでしょう。

• 新入社員の期待値を設定する
• 会社のポリシーを成文化、整理、更新する
• 入社を簡素化する
• 新入社員の成功を支援する
• トレーニングと実施を容易にする
• コンプライアンス問題から保護する

この記事では、何を、なぜ、どうやってというように、社員のハンドブックに深く踏み込んでいます。

従業員ハンドブックとは

このセクションでは、優れたハンドブックの重要性を説明します。 まず、業務を円滑に進めるために必要不可欠なものです。 ポリシーの決定権を持つものであるべきです。 第二に、新入社員研修以上に重要なものです。 例えば、法律上の明確な説明が必要な場合、ハンドブックは最初に見るべき場所です。

Employee Handbookに必要なものは？

さて、その重要性について説明しましたが、ハンドブックに何を記載する必要があるのでしょうか。 結局のところ、それは新入社員、マネージャー、およびリーダーのためのユーザーマニュアルなのです。 確かに、ゼロから始めるのであれば、何度かドラフトを作成することになるでしょう。 時間をかけて、全員から意見を聞きましょう。

実際、人事管理システム (HRMS) がそれを容易にしてくれます。 ほとんどの大企業では、ハンドブックで次のようなことを取り上げています。

• 会社の方針
• 報酬/福利厚生
• 雇用条件
• 給与控除
• 懲罰

。

• 有給休暇（PTO）
• 出張
• 残業
• 無差別
• 利益相反
• COVID-」。19-感染予防対策
• 知的財産
• 報復
• 在宅勤務
• 行動規範
• 時間と休日
• 勤務時間
• 勤務時間
• 勤務時間
• 勤務時間
• 勤務時間
• 倫理
• ドレスコード
• 安全
• モバイル機器
• ソーシャルメディア
• 大麻

Important, 従業員ハンドブックは、生きた文書であるべきです。 したがって、頻繁に見直し、必要なときに更新しましょう。 例えば、新しい法律が制定されたときなどです。 実際、積極的な更新は問題を未然に防ぎます。 例えば、20年前にソーシャルメディアポリシーを作成した企業は、多くの手間を省くことができました。 同様に、採用担当者に違法な面接質問に関する研修を行った企業は、訴訟を回避することができました。 さらに、セクシャルハラスメントに対処している企業は、先手を打っていました。

ここまで「何を」述べてきましたが、次は「なぜ」述べていきましょう。 なぜ、ハンドブックが必要なのでしょうか。 さらに、法律で義務づけられているのでしょうか。 実は、連邦労働省は、それ自体、ハンドブックを持つことを義務づけてはいません。 しかし、従業員にその権利を知らせることは義務付けられています。 そのため、職場の看板のためにハンドブックを見送る雇用主もいます。 新入社員研修では、紙の束が配られます。 賢い雇用主は、必要な職場の標識に加えて、優れた従業員ハンドブックを用意しています。

不完全なハンドブックは、どのように問題を引き起こすのでしょうか？ Redditに記載されているこの状況を考えてみましょう。

健康保険に3ヶ月前に加入することになっていることを知りませんでした。 このことを言われたことはなく、3ヶ月が経過するまで加入できないと思っていました。 いろいろ調べてみると、どうやら事前に加入することになっているようです。 何かできることはありますか？ 本当に健康保険が使えるのに。 Reddit

State, Federal, Local, and Union Workplace Laws

新しいハンドブック（または更新）を書き始める前に、多くの職場法が関係していることを理解しておいてください。

At-Will Employment Clause

‘At-will’ とは、当事者のどちらかがいつでも労働関係を終わらせることができることを意味します。 モンタナ州を除くすべての州では、デフォルトでこの契約を前提としています。

Equal Employment and Anti-Harassment

Equal Employee Opportunity Commission (EEOC) は、この点を規制しています。 容認できない行為を詳細に記述するようにしましょう。 また、従業員がハラスメントを受けたり、同僚が受けたのを見たりした場合に、どうすればよいかを伝えてください。

Federal Medical Leave Act (FMLA)

FMLAのポスターに加えて、情報を文書で提供しなければならない。 その結果、従業員が休暇を取る必要がある場合、彼らは詳細な指示のためにあなたのハンドブックを見ることができます。

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

安全な職場を持つために、あなたの従業員はあなたの安全ポリシーを知っておく必要があります。 そのためには、どうすればよいのでしょうか。 まず、さまざまな方法でこれらを教えてください。 対面式のトレーニングを利用する。 また、従業員が常に頭に置いておけるように、ポスターも忘れずに。 とりわけ、初日にはハンドブックで紹介すること。

Drug-Free Workplace Policies

The Drug-Free Workplace Act of 1988は2010年に終了しました。 しかし、あなたの州にも同様のプログラムがあるかもしれません。 したがって、あなたの州の法律であるかどうかにかかわらず、薬物乱用ポリシーを持つことは良いアイデアです。 例えば、薬物検査を行う場合、そのポリシーは差別的であってはなりません。

Final Paycheck and Unused PTO

End-of-employment issues may be subject to a federal or state law depending on where you live. このため、法務チームに相談してください。 例えば、いくつかの州では、雇用主が未使用の PTO を支払うことを要求しています。

COBRA

あなたのハンドブックには、従業員が辞めたり解雇されたときにどうなるかの概要が書かれているはずです。 健康保険を提供している場合、元従業員はCOBRAに登録する権利があります。 (COBRAとは、Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Actの頭文字をとったものです。 特に、離職後も医療保険を継続できるようにするものです。 実務的には、COBRAに基づき会社が提供する福利厚生制度のことを指す)。 COBRAを申請する元従業員には、登録フォームが必要です。

Time and Attendance

Wage and hour laws are linked to employee timekeeping.人事管理システムを使用している場合、ハンドブックにこれらのフォームへのリンクを含めるとよいでしょう。 そのため、時間を記録する方法を知っておくことが重要です。 あなたのハンドブックは、従業員がシフトのためにクロックする方法を説明する必要があります。 食事や休憩、PTO、最低賃金、残業、公正な週労働時間などのルールも含めてください。

General Disclaimers

多くの文書が出回っているかもしれません。 現在の法律より前に作成された、時代遅れの、あるいは不十分なポリシーから身を守りましょう。 ハンドブックが他のいかなる規則にも優先することを明確に述べてください。 これはまた、非公式または「仮定された」ポリシーから身を守る手段にもなります。 どちらも、公式の方針や法律と矛盾する可能性があります。

Employee Acknowledgment and Agreement

HRMS with e-sign は従業員のトレーニングを簡素化します。 従業員はデジタル形式でポリシーを読むことができます。 その後、彼らは理解し、それらに従うことを署名します。 従業員、マネージャー、管理スタッフは、データベースからあらゆるフォームをすばやく検索することができます。

従業員ハンドブックの例：あなたを刺激する

さて、ここまで「しなければならないこと」について説明してきましたが、次に従業員ハンドブックの例をいくつか見てみましょう。 人事部がどのように従業員ハンドブックを生き生きとしたものにしたかを見てみましょう。 Motley Fool の従業員ハンドブック 私たちは、自分たちを「Foolish」（大文字の F）と呼ぶことに特別な誇りを抱いています。 シェイクスピアを彷彿とさせるように、不遜な態度をとることが私たちの名刺代わりなのです。 指示し、楽しませる。 そして、真実を語ることです。 つまり、私たちのコア・バリューは、”Be Foolish “に集約されるのです。 Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook “テスラの誰もが、会社全体の利益のために問題を解決する最速の方法だと思うことに従って、他の誰とも話すことができるし、そうするべきだと思っています。 上司と話すこともできる。 また、上司の上司に相談することもできます。 他部署の副社長と直接話すこともできます。 さらに、イーロンに話すこともできます。誰の許可もなく、誰とでも話すことができるのです。” テスラ社員アンチハンドブック

Trello社員ハンドブック Trelloの新入社員は、Trelloボードに整理されたマニュアルでもてなします。 かわいい犬や猫のチャーミングな写真付きです。

ハンドブック更新の課題

従業員ハンドブックを最新に保つには、継続的な努力が必要です。 特に、人事担当者がいない小さな会社では、その傾向が強くなります。 まず、任務についている人が、細かいことを解決する時間があるとは限りません。 会社によっては、ハンドブックの作成と更新が嫌な作業になっているところもある。 その結果、誰も主体性を持てず、責任転嫁が行われてしまう。 第二に、印刷費で予算が圧迫される。 これは残念なことです。 結局のところ、中小企業は大企業と同じくらい良いハンドブックを必要とします。

Problems With Outdated Employee Handbooks

このセクションでは、古いハンドブックの問題点についてお話します。 古くなったハンドブックは、良いことよりも悪いことの方が多いかもしれません。 特に、ポリシーがコンプライアンスに準拠していない場合はなおさらです。 不完全なハンドブックは、混乱を引き起こします。 さらに、新入社員にとっては特に問題となります。

この例を考えてみてください。 新入社員が、医療給付がすぐに始まると思っていたらどうでしょう。 あなたの会社には 60 日間の待機期間があるとします。 その従業員は、新しい給付が開始される前に、以前の保険を終了します。 そして、その新入社員は大きな医療費を負担することになります。 医療費の請求書を山ほど抱えて怒る従業員を抱えることになります。

これでは新しい仕事を始めるどころではありません。 ここで、よりよいシナリオを紹介しましょう。 ハンドブックに待機期間について明確に説明されている。 新入社員は、内定を承諾すると同時に、社員ハンドブックへのリンクを電子メールで送信されます。 そのメールでは、新入社員にハンドブックをすぐに読むように勧めてください。 特に、福利厚生の方針についてのセクションを。 人事部はHRMSを利用して進捗を確認し、新入社員に読み終えるよう促すことができます。

Why You Mighting Mighting Handbook Versions

If you have workers in many states, you may need a separate section for each state. ビジネス弁護士または州の労働省に相談してください。 例えば、カリフォルニア州を拠点とする場合、特定の都市の労働者のために別のセクションが必要になることがあります。 カリフォルニア州でも最近、新しいアンチハラスメント研修法が成立しました。

Your Handbook Represents Your Business

従業員マニュアルが古いと、会社にとって悪い印象を与えます。 その結果、すぐに誰もがそれを無視するようになります。 従業員は、質問があるたびに、上司や人事担当者に尋ねなければなりません。

20 Reasons You May Need To Update Your Employee Handbook

この章では、従業員ハンドブックを更新する必要がある20の具体的な理由について説明します。 それは、法令遵守のために必要です。 それは、それが法的文書として使用される可能性があり、覚えておくことが重要です。 あなたは、文書化した基準に拘束されることになります。 コロナウイルス緊急病気休暇と FMLA の拡大についてハンドブックを更新していないのであれば、今がその時です。

コンプライアンス方針を策定する際には、従業員をどのように教育し、規則を遵守することへの理解と同意を文書化するかについて検討してください。

Legalization of Marijuana

さらに、多くの州で大麻が合法化されています。 しかし、連邦レベルでは、大麻は依然として違法です。 そのため、地域レベルでは、これが何を意味するのか混乱が生じています。 あなたの州が大麻を合法化した場合、明らかに、従業員ハンドブックを更新する時期が来ています。 例えば、これは薬物検査の方針に影響を与えるかもしれません。 娯楽用のマリファナ使用を合法化した州では、薬物検査でTHCが検出されても、犯罪を示唆するものではないかもしれません。

Fair Scheduling, Overtime and FMLA Updates

確かに、法律は常に変化しています。 例えば、最近、スケジューリングに関連する法律に大きな変更がありました。 これは、残業や有給休暇（PTO）などを含みます。 ベストプラクティスは、雇用法の変更を追跡するために人事マネージャーを任命することです。

Changes in State Discrimination Laws

法律といえば、たとえば、現在20以上の州で差別に関する特別な法律が制定されています。 また、多くの州で新たな法律の制定が検討されています。 法律が進化するにつれ、従業員ハンドブックでもそのペースを維持することが重要です。 ちなみに、多くの企業が連邦政府よりも厳しいポリシーを採用しています。

New Location

あなたの会社が新しい場所をオープンした場合、従業員ハンドブックを更新する時期がやってきました。 従業員は、新しい拠点の正式な住所を見つけることができるはずです。 また、目的と機能を伝え、出てきた問題に対して、ビジネスのどの分野が責任を負うのかを従業員が分かるようにする必要があります。 ハンドブックは、正式な住所、サイトの機能、連絡先などを記載するのに最適な場所です。

新製品やサービスの提供

すべての従業員は、あなたの製品やサービスの提供を理解する必要があります。 新しい製品が出たら、従業員マニュアルの製品セクションに追加してください。 また、提供を終了した製品・サービスもリストアップしてください。 単に削除するだけでなく、販売中止のラベルを付けましょう。 従業員は、製品入手のための正式な方法を必要としています。

新しい従業員タイプ

福利厚生資格を明確にするために、職務上の役割や従業員タイプを定義することができます。 例えば、独立した契約者、季節労働者、派遣社員、非居住者がいるかもしれません。 必要な場合は、特別な考慮事項や除外事項を概説してください。

Social Media Policies

ソーシャルメディアの使用は、新しいプラットフォームの出現とともに進化し続けている。 一部の世代では、ソーシャルメディアを主なコミュニケーション手段として使用しています。 確かに、ソーシャルメディアは、コミュニケーション、プロモーション、マーケティングの強力な形態となりえます。 しかし、生産性を低下させる可能性もあります。 そこで、個人と会社のソーシャルメディア利用に関する方針を明確にしましょう。

Sexual Harassment and Legal Implications

確かに、ここ数年、職場のセクハラに対する意識は高まっている。 公的な事例や活動、毎晩のニュースによって、誰もがそれについて考えています。 今こそ、セクシャルハラスメントに関するポリシーについて、従業員ハンドブックを更新する絶好の機会です。 更新しない場合は、おそらく明確化する。 そうすることで、従業員が方針をよりよく理解できるようになります。 ニュース記事を見たり、悲惨な結末を聞いたりすると、従業員は疑問を持つでしょう。

Retaliation

雇用主からの報復はEEOCに最も多く訴えられている問題である。 報復とは、従業員が保護されるべき行為を行った際に、雇用主がその従業員を罰することである。 例えば、内部告発や苦情申し立てなど。 自社の方針を見直す。 従業員が問題を提起できることを保証する。 また、問題を報告するための手順も説明する。 ハンドブックに指示があれば、厄介な状況に陥る可能性は低くなります。 これは、スタッフが標準的な方法で問題に対処するのに役立ちます。

Interview Policy

多くの州は、面接時に給与履歴の質問を禁止しています。 実際、あなたの経営陣や採用担当者はこのことを知っておく必要があります。 違反すると、高額な訴訟に発展する可能性があります。 また、従業員のエンゲージメントについて考える良い機会でもあります。 新しい法律に合わせて従業員ハンドブックを更新するだけでは十分ではありません。

Telecommuting

あなたの会社では、リモートワークを許可し始めましたか？ このような場合、「このような場合、どうすればよいのか？ 主なものの1つは、時間と勤怠の規則です。 実際、在宅勤務には独自の規則が必要です。 最も重要なのは、遠隔地の従業員がいつ出勤することを期待しているかの概要です。 勤怠の記録方法について説明する。

Criminal Backgrounds Checks

バックグラウンドチェックに関する新しい州法があります。 特に、日常的に犯罪歴のチェックを行っている場合は、気をつけなければならない分野です。 そのため、従業員マニュアルを更新し、指示、プライバシーポリシー、許容される慣行を含めるようにしてください。 さらに、管理職がスピードアップしていることを確認してください。 実際、このようなことがあると、大変なことになります。

State Level Meals and Breaks Laws

Review and update your meal and break laws often. なぜなら、これらを従業員に伝えなかった場合、罰金につながる可能性があるからです。

Legal Clarification

If your company has ‘unwritten or ‘assumed’ policies, you are on thin legal ground.確かに、これは監視しておくべき重要な分野です。 確かに、それらは法的な意味でのポリシーではなく、擁護の余地はないでしょう。 その結果、従業員ハンドブック全体の整合性が損なわれる可能性があります。

たとえば、あいまいな表現はありませんか。 あるいは、暗黙の了解がありますか。 もしそうなら、解釈への扉を開いていることになります。 確かに、解釈は千差万別です。 時間をかけて、従業員ハンドブックに曖昧な表現がないかどうかを見直してください。 あなたの立場を明確にするために、ハンドブックを更新してください。 手を抜かず（あるいは編集せず）。

Equal Policies

従業員ハンドブックには、公平なポリシーが含まれている必要があります。 具体的には、経営者、従業員、会社の間の相互作用を定義するものである。 実際、従業員ハンドブックを見直して、方針が公平であることを確認する。 同様に、管理職も方針を理解するようにしましょう。 管理職がえこひいきをするようでは、従業員ハンドブックが台無しです。 したがって、ハンドブックを見直し、不明な点があれば修正しましょう。

Cloud Access

従業員ハンドブックにクラウドアクセスを活用していますか？ もしそうでなければ、今が始める絶好の機会です。 クラウドベースのスタッフハンドブックは、アクセスが簡単で、いつでもどこでも利用できます。 さらに、必要に応じてリアルタイムで更新することも可能です。 これほど素晴らしいことはありません。 その結果、再印刷や追加セクションを配布する必要がなくなります。

Job Role Identification

従業員は常に更新されたジョブ ロールを確認することができる必要があります。 そのため、各ジョブロールには基本的な責任と期待値を含める必要があります。 クラウドベースのシステムでは、必要に応じてアクセス権を与えることができます。

Streamline Onboarding

前述したように、クラウドベースのハンドブックは、オンボーディングを向上させます。 従業員ハンドブックは、期待値を設定するための最良の方法です。 そのため、新入社員にはすぐにマニュアルにアクセスできるようにしましょう。

Growth Milestones

最近、「大規模雇用主」規則の適用を受けるようになったかもしれません。 これはほとんどの場合、連邦政府によるもので、主に差別に関する法律やAffordable Care Act (ACA)に関連するものです。 しかし、あなたの義務は、従業員の数によって異なります。 まず、従業員が1人以上いる場合は、男女の従業員に同一労働同一賃金を提供する必要があります。 (第二に、あなたが15から19の従業員を持っている場合、あなたは差別を禁止する法律の対象となります。 人種、肌の色、宗教、性別（妊娠、性的指向、性自認を含む）に基づく。 さらに国籍、身体障害、遺伝情報（家族の病歴を含む）。 さらに、雇用者に同一労働同一賃金を提供することを義務付ける法律の対象となります。

WorkforceHub for Employee Handbooks

最後に、SwipeclockのHRMS WorkforceHubを紹介したいと思います。 WorkforceHubを使えば、社員手帳を効率的に管理することができます。 詳しくは、デモをご覧ください。

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コンテンツ戦略家、企業ブロガー（2000以上の投稿あり）。 G2のLearning Hub、Human Resources Today、CloserIQ、Better Buysをはじめ、500以上のビジネスウェブサイトで紹介されている。 ブルーグラス・マンドリンを演奏し、ユタ州南部のレッドロック・ウィルダネスでハイキングを楽しんでいます。 LinkedInで私とつながる

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