新入社員オリエンテーションは、新入社員が入社後初めて雇用主と接する正式な経験です。 このオリエンテーションでは、会社の文化や従業員の職務を紹介し、必要なペーパーワークを完了する機会を提供する必要があります。 最高の経験を提供できるよう、チェックリストの使用をお勧めします。
給与計算やコンプライアンスの事務処理、オフィスの設定やセキュリティバッジなどの基本的なタスク、そして最も重要なタスクである新入社員を歓迎する気持ちを忘れないように、新入社員オリエンテーションチェックリストを提供します。
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A new hire orientation checklist helps your business stay on top of new employee orientation tasks, ensuring your new hires start to the great’s start. また、I-9やW-4など、記入が必要な新入社員のペーパーワークも含まれています。 また、ITシステムのセットアップや従業員のワークスペースの準備などのタスクも含まれます。
最低でも、新入社員のオリエンテーションのプロセスには次のようなことを含める必要があります。
- 従業員とマネージャーの紹介
- 会社説明会（背景、ミッション。 561>
- On-the-Job Training
- Time to sign new hire paperwork
- Safety procedure review
- Benefits package
- Walk-through of workspace (if applicable)
The new hire orientation checklist is downloadable and you can modify for your business needs.Your business needs.The new hire application checklist for your workspaces. これは、オリエンテーションの過程で、新入社員の重要な必要書類を見落とさないようにするために役立ちます。 このチェックリストには、紹介、必要な書類、時間枠など、新入社員のオリエンテーションの基本的なタスクがすべて含まれています。
オフィスツアー、駐車券、制服の注文、社員証やプレスリリース用の写真の入手手順など、あなたのビジネスに関連する項目を含めるために、テンプレートを変更する必要があります。
Onboarding and Orientation During the New Hire Process
従業員の雇用プロセスが完了したら、次のステップとしてオリエンテーションとオンボーディングを実施することになります。 新入社員のプロセスは、社員が入社するかなり前から始まっています。 内定者が入社を承諾した時点から始まり、入社後1年間はオンボーディングとトレーニングが続きます。 新入社員が完全に生産的になるまでには、通常、約8カ月かかります。
新入社員オリエンテーションのプロセスの一環として、しっかりとしたオンボーディングを提供することで、時間を無駄にせず、社員が定着する可能性を高めることができるのです。
新入社員プロセスの5つのステップ
これらのステップはすべて、上記の新入社員チェックリストに含まれています。
Day One: Welcome and Orientation
Day Oneは、すべての新入社員に対して2つの重要なことを行う必要があるときです。 最初のタスクである新入社員の書類作成は、最も緊急ですが、最も重要ではありません。 最も重要なのは、新入社員を歓迎する気持ちを持ってもらうことです。 初日が終わるころには、新入社員があなたのビジネスに参加してよかったと思えるようにしたいものです。
初日の仕事は、2日目にも来てもらえるように、彼らを鼓舞し、動機づけることです。 このためには、すべての事務処理が正しく行われていることを確認し（最も緊急なこと）、彼らがあなたのビジネスに歓迎されていると感じるようにする（最も重要なこと）ことができます。
オリエンテーションの最初の週に行うことを検討すべき活動は次のとおりです。
- 新入社員が一緒に働くことになる主要なスタッフとの1対1のミーティングを予定する
- 会社の電話リストやオフィスマップなどのカンニングペーパーを提供する。
- 質問があったときのために、部署で誰が何をしているかのリストを渡す
- 組織図のコピーを渡し、会社がどのように構成されているかを説明する
- 労働法のポスターがどこにあるかを教え、質問に答える
- 会議室の場所を知るためにビルツアーをする。 コピー機や非常口がどこにあるのか説明する。 コンピューター、VPN、バッジ、鍵、ウェブサイトのURL、IDなど、仕事に必要な道具がすべて揃っていることを確認する
- 会社のミッション、ビジョン、バリュー、戦略プランについて説明する
- 上司と時間を決めて、仕事の内容を確認し、質問に答える
上記の仕事を支援する別のチームメンバー、マネージャー、同輩を割り当てる。 正式な指導プログラムがない場合でも、最初の数週間は毎日、新入社員の様子を確認する仲間を選ぶとよいでしょう。 その人は、新入社員が仕事と仕事以外のこと、たとえばファクスの送り方やランチの場所などについて質問できる頼れる存在になります。 従業員が歓迎されていると感じ、彼らが冷ややかにならないようにするために、その最初の週に毎日昼食にそれらを招待するために同僚に依頼することを検討してください。 初日には、昼食代を負担して、上司や同僚のメンターに連れ出してもらうのもよいでしょう。
New Hire Paperwork
New Hire Paperworkは、新しいビジネスオーナーにとって最も困難な人事の部分です。 このような場合、チェックリストがあれば、重要なことを忘れることはありません。 ここでは、従業員に記入してもらう必要のある書類や書式をすべてリストアップし、確認やサインをしてもらいます。 以下のリンクから、それぞれの書類に関する記事、テンプレート、または説明を見つけて、オンボーディングを簡単に管理できるようにしましょう。
- I-9：雇用資格を確認するために使用します。 初日に身分証明書を持参してもらう。
- W-4：従業員の源泉徴収票を集めるために使用する。 W-4の州税バージョンがある場合もあるので、それも記入する必要があります。
- Employee handbook:
- 従業員ハンドブック：従業員に従業員ハンドブックを確認し、署名してもらう。
- その他の会社方針：従業員ハンドブックに記載されていない、あなたのビジネスに特有の方針。例：セクハラ方針、出産休暇方針、時間休暇方針
- 随意雇用。
- At-will employment: 従業員があなたの意志による雇用ポリシーを理解していることを確認します。
- Direct deposit form:
- ダイレクト・デポジット・フォーム：ダイレクト・デポジットを提供する場合、従業員の給与支払いのための銀行情報を収集するために使用します。
- 緊急連絡先を記載した従業員データシート。
- 従業員データシート（緊急連絡先）：緊急時に備えて、署名入りのオファーレターです。
HR ヒント.Dr.Dr.Dr.Dr.がまだ受け取っていない場合は、署名入りのコピーを要求する。 新入社員に書類の束を渡して立ち去るのではなく、最初の数日間を通して書類審査のペースを上げることを検討しましょう。 新入社員が圧倒されないように、各項目を一緒に確認することを検討してください。 例えば、初日に給与計算とI-9書類、2日目に福利厚生書類、3日目にポリシー、4日目にハンドブック、といった具合です。同じ日に複数の新入社員が入社する場合は、一緒に時間をとってセクハラ回避などの重要ポリシーを確認したり、社員ハンドブック全体を確認して質問してもらえばいいのです。
Helping Your New Hire Feel Welcome
前述のように、これは新入社員のオリエンテーションの経験の中でより価値のある部分である。 彼らはチームに会い、上司の優先順位を学び、会社のミッションを理解し、会社の一員であると感じることができます。
新入社員はまた、自分がビジネスの全体像にどのように適合するかについて迷ってしまうこともあります。 Pingboardでは、組織図を作成し、全社員と共有することで、自分の仕事が会社の中でどのような位置づけにあるのかを確認することができます。 Pingboardは50人まで無料で利用でき、ADP、BambooHR、Google G Suite、その他の人事ソフトウェアと統合して自動的に更新し、組織図をPingboardアプリからアクセスできる検索可能な社員データベースに変えます。 このような状況下で、「誰がオンボーディングを行うか」というのは、多くの雇用主が抱く疑問です。 人事部は重要な役割を担っていますが、新入社員はさまざまな人が関わっていることを望んでいることがわかります。 管理職は最も重要です。 従業員が、ビジネスのリーダーが新しい仕事で自分に何を期待しているのかを知りたがるのは当然のことです。 そこで、ビジネスリーダーは、新入社員との時間を予定することを検討してください。
33％の新入社員は、経営陣がオリエンテーションを行うことを希望しています。 出典：日本経済新聞 BambooHR
新入社員のオリエンテーションについてよくある質問
オリエンテーションとオンボーディングはどう違うのでしょうか？
オリエンテーションとオンボーディングは非常によく似ていますが、オリエンテーションは社員が仕事を始めるときに行われ、1日で終わる企業もあれば、1週間以上かかる企業もあります。 オリエンテーションは通常体系化されており、クラス形式で行われることもあります。また、従業員を会社に迎え入れ、紹介し、給与や福利厚生など必要な書類に記入します。
オンボーディングは、従業員がプロセスを迅速に理解し、より熱心になるのを助ける継続的なプロセスであり、それは通常、労働者が会社内でより確立されるまで続きます。 同じセッションを何度も行う時間を節約できますし、新入社員には、同じように会社に来たばかりの人たちとつながる機会も与えられます。
従業員オリエンテーション・プログラムではどのようなテーマを扱うべきでしょうか？
会社の手順（安全および非安全関連の業務）、手当と報酬、新入社員の事務処理、有給休暇、トレーニング、建物のレイアウトなどに関する情報の確認に加えて、温かい歓迎を提供する必要があります。 あなたのビジネスに合わせてプログラムをカスタマイズする必要がありますが、これはどの会社にも適用できる一般的な情報です。
Bottom Line
従業員は、あなたが雇った仕事を遂行できれば、あなたの会社の資産となります。 そのためには、新入社員が良いスタートを切れるようにすることです。 新入社員オリエンテーションチェックリストは、新入社員の事務処理を確実に行うだけではありません。 使用すれば、離職率を下げ、新入社員の関心を高め、新入社員の生産性を向上させる時間を短縮することができます
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