作業指示書の書き方

GLU GUIDES

職場事故の10件中9件以上はヒューマンエラーによるものです。 これらは重大な怪我につながり、毎年何十億ドルもの費用を産業界に与えています。 しかし、この多くは、より良い、より明確な作業指示によって回避することができます。 このガイドでは、作業指示書（または標準作業手順書）の書き方を紹介します。

作業指示書または標準作業手順書の書き方を知ることで、同僚はさまざまな作業をどのように行えばよいかを正確に把握することができます。 物事がうまくいかない可能性が低くなるため、リスクを減らすことができます。 この包括的なガイドでは、同僚が理解し、そこから利益を得られるような作業指示書を書く方法を紹介します。 アインシュタインの言葉を思い出してください：

シンプルといえば。 もしあなたが視覚や聴覚を通じて物事を簡単に学ぶタイプであれば、作業指示がどこで始まり、なぜそれが重要なのかについて、以下のビデオをご覧ください：

作業指示書、作業ガイド、SOPなどの違いは何ですか？

作業指示書は、状況に応じて、作業ガイド、標準作業手順（SOP）、ジョブエイド、ユーザーマニュアルなどとも呼ばれます。 いずれにせよ、作業指示書の目的は、特定の作業タスクの実行方法を明確に説明することです。 ギアスティックがニュートラルであることを確認し、イグニッションを開始し、クラッチを押し、1速に切り替えるなどです。

重要なのは、作業指示書をプロセスやプロセスマップと混同してはいけないということです。

1. プロセス階層は、全体的なプロセスアーキテクチャと、それがどのようにビジネスをサポートするかを示します。 (詳細については、「プロセス階層の作成ガイド」を参照してください)
2. プロセスとは、入力を出力に変換する活動の連鎖です。 (詳細については、「シンプルなプロセス マッピングのガイド」を参照してください。)
3. 手順は、プロセスを実行する方法 (順序および誰が何をするか) を概説します。
4. 作業指示書（または作業ガイド、ジョブエイド、標準作業手順書）は、プロセス（または手順）内の活動がどのように実行されるかを詳細に記述する。

したがって、作業指示書は全体的なプロセス改善計画の一部であるべきです。 (もう 1 つ。BPM 用語をすべて明確にするには、BPM 用語集を参照してください。)

なぜ標準作業手順書が重要なのか?

重要な人物が退職したときの影響を軽減するため

作業手順書 (SOP) は企業内の知識を構築し保存します。 物事がどのように行われるか」が口頭で伝えられると、解釈や人為的なミスが生じる余地がある。 また、ある仕事を最も効率的に行う方法についての知識は、その社員が退職し、その知識を持っていくときに失われてしまいます。

作業指示書はリスクを減らす

作業を行う最も安全な方法が明確で、重要な人々によって知られているので、リスクを減らすことができる。 重要なのは、責任のなすりあいを避けることができることです。 物事がうまくいかないと、人を責めたり、責任を追及したりする傾向がありますが、それは自然なことです。 しかし、これが頻繁に起こると、スタッフのモラルに影響を与える可能性がある。

Save time

以下のグラフは、作業指示書を作成する際の投資対効果に関するグルーの独自の調査結果です。 ポイントは、作業指示書がたった3回使われただけで、時間という初期投資が回収できるということです。 これはあくまで時間短縮を指しており、エラーや手戻りを回避する価値については触れていません。 これは、リーン生産方式では「標準作業」とも呼ばれます。

良い指示とはどのようなものか？

作業指示書は、従業員がどのようにタスクを実行するかを明確にする必要があります。 解釈の余地はないはずです。 曖昧であってはなりません。 従業員を混乱させる可能性を最小限にしたいものです。 つまり、指示はできるだけ簡潔かつ単純であるべきなのです。 インターネットには、下手な指示書や、おかしな二重の意味を持つ指示書など、面白い例がたくさんあります。

#1 それは明確である

ジョージ・オーウェルが言ったように…

「良い文章は窓ガラスのようだ」

あなたはそれを見て、すぐに意味を理解する。 すべての従業員があなたの作業指示を理解できるようにする必要があります。 多音節の言葉、複雑な文章、専門用語、頭字語、多すぎる専門用語（説明なし）、不必要なおしゃべりは避けてください。

作業を行うすべての従業員が理解しやすい方法で作業指示を書きましょう。 読み手を助けるために能動態を使いましょう。これは主語、動詞、名詞の文型を指します。 例えば、the man (subject) sipped (verb) his beer (noun), not, his beer the man sipped.

#2 it’s accessible

作業指示を持つことは非常に良いことですが、それを必要とする社員が工場の現場にいるのにオフィスでアクセスできるだけでは何の役に立つのでしょうか。 仕事をする人は、必要なときに必要な場所で、その作業指示書に簡単にアクセスできるべきです。 トラベラーズペーパーかショップペーパーか？

(ここでGluのようなツールが、正しい指示を正しいフォーマットで、正しい従業員の手に、正しいタイミングで届けるのに役立つのです。)

#3 信頼できる

従業員は、作業指示が信頼でき、役に立ち、正確であると見なす必要があります。 そうでなければ、誰も気に留めない単なる名案になってしまいます。 タスクを実行している最も経験豊富な従業員に相談し、その仕事がどのように行われるかを説明してもらう。 あなたの指示が現実と一致していることを確認してください。

(ここでも、Gluのようなツールを使えば、適切な人々を巻き込み、学習と開発に合わせて更新し続けることに協力することができます。)

#4 それは一貫している

仕事の指示は、単一のスタイルに従うべきである。 用語、レイアウト、メディア、方法などの面で一貫性があると、フォローや消化がしやすくなります。

（Gluは組織全体で一貫したフォーマットを確保するのに役立ちます）

#5 短くてシンプル

上記でも触れましたが、これは本当に重要なポイントです。 アルバート・アインシュタインが言ったように、”簡単に説明できないなら、十分に理解していないのだ”。 時間をかけて徹底的に理解しましょう。 そうすることで、後々のミスを防ぐことができます。 作業指示書を書くことは、賢く聞こえるようにすることではありません。 むしろ、テレビの取扱説明書の言葉を思い浮かべてみてください。 あるいはもっといいのは、子供向けの本に使われている言葉を見ることです。 2677>

#6 it’s visual

私たちは視覚文化の中に生きています。 私たちの多くは、本や新聞を読むよりも、視覚的なメディアに親しんでいます。 これに対応するために、作業指示書には可能な限り画像、図面、ビデオを使用するようにしましょう。

(Gluを使えば、現場のスタッフが使うタブレットやスマホに直接画像や動画を追加して見せることができます。)

#7 知っている人が書く

仕事のやり方について最も経験のある人が作業指示を書くべきでしょう。 100％その仕事に精通していない人に作業指示書を書く仕事を任せてはいけません。 まだその役割に完全に精通していないオペレーターが、作業指示書の書き方を知っていて、その能力を最大限に発揮することを期待することはできません。 つまり、自社の作業指示書を書くのは、小規模なものでない限り、決して一人ではできないのです。 なぜ関与が重要なのか、業界のエキスパートに聞いてみました。

作業指示を明確にする7つのステップ

未組み立ての家具を購入し、家に帰ってから組み立て説明書に従おうとしたら、すっかり混乱してしまった経験はありませんか？ もしそうなら、あなただけではありません。 それは私たちの多くに起こったことです。 このような理由から、優秀なテクニカルライターが非常に求められているのです。 テクニカルライティングは大きなテーマであり、この記事の範囲を超えていますが、ここではあなたの作業指示を改善するための7つのステップを紹介します：

STEP 1

明確なタイトルを書く

導入部に何があるのでしょうか？ 実は結構あるんです。 この部分を正しく理解することは非常に重要です。

• コンテキストを与える：簡潔に、タスクがどのプロセスの一部であるかを説明する。
• オーナーを特定する：簡潔に、プロセスオーナーが誰であるか、タスクオーナーが誰であるかを説明する
• 出力を示す：簡潔に、出力またはタスクの目的は何か説明する
• タイトルは仕事に言及しなければならない。 良い例は、「手の消毒の仕方」かもしれません。

STEP 2

目的-理由を述べる

あなたの作業指示の目的は何ですか？ なぜ、それを準備するのですか？ whyを質問することで、一歩下がって、何を達成しようとしているのか考えることができます。 whyの答えは、単にあなたがすでに特定したアウトプットではありません。 Whyを問うことは、細部に飛び込む前に理解を深めることなのです。 なぜという質問の価値についてはこちら

つまり、「手を消毒する方法」に対する明確な目的は、「他の人が病気になるような細菌の拡散を避ける」でしょう。

STEP 3

やり方を書く

まず、仕事をするために必要な材料をリストする必要があります。 読みやすくするために、これらを箇条書きにし、提供される材料と提供されない材料を区別して記載するとよいでしょう。 箇条書きのリストは論理的に並べましょう。 たとえば、手を消毒する場合：

• 家庭用石鹸
• ディスペンサーの液体抗菌石鹸
• 流水
• タオル

関連または役に立つ参考資料は自然ハイパーリンクとして直接テキストに含めることです。 2677>

たとえば、従業員が手を消毒する方法を説明するには、まずこれを説明するための形式を選択する必要があります。 基本的な選択肢は3つあります。 クックブック形式、決定表、フローチャートです。 仕事によって、あるいはその複雑さによって、異なる形式を選ぶとよいでしょう。 ここで、多くの人が視覚学習者であることを思い出し、表やフローチャート、おそらく画像付きが最良のアプローチかもしれません。

STEP 4

読みやすい形式

作業指示書を教育ツールとして考えてみましょう。 読み手の立場に立って、何がその文書を消化するのに役立つかを考えましょう。

1. 文書をどのようにフォーマットするかを選び、それにこだわる。
2. あらゆるステップを番号順に分解する。 10以上のステップがある場合は、異なるトピックを細分化する。 1つのステップには、15秒以内で完了する1つのアクションを記述します。
3. 画像や図面を使用します。 画像がテキストに合っていることを確認する。 テキスト内の画像を参照する。
4. 大文字、太字、斜体を使って重要な情報を強調する。
5. あらゆるリストを箇条書きや番号付きリストにする。

当社のUnderstand製品のGluの作業指示機能などのツールには、全体の一貫性を確保しやすくする書式が組み込まれています。 たとえば、リスクをすぐに見つけられるように、同じ方法でフォーマットすることは有用です：

STEP 5

書き換えてシンプルにする

良い文章のための重要なルールは簡潔である。 2677>

1. 短く、シンプルな文章を使いましょう。 文は15語以下であるべきであり、節がないべきである。
2. 短くて簡単な単語を使用する。 多音節の言葉は頭脳的に聞こえるが、読者の速度を低下させる。 頭字語は避け、どうしても使いたい場合は、最初にスペルアウトし、頭字語の横を括弧で囲む。
3. 読者が参照できる略語のリストを含める。
4. 何かを説明するために使う単語や用語を決め、それを使い続ける。 同じものに異なる単語を使わないようにしましょう。 例えば、「家庭用石鹸」という言葉を使うなら、文書全体を通してその言葉だけを使いましょう。

上で述べたように、受身ではなく能動態の文章を使いましょう：

正しい。 手をよく乾かしてください。

Incorrect: Your hands should be dried thoroughly.

STEP 6

Add references

It’s always helpful to provide sources and suggestions for further reading and learning.

Add references

If you want to use the source and suggestions for learning? 脚注を追加するか、ドキュメントの最後に付録を用意しましょう。

STEP 7

同僚とテストする！

あなたの作業指示が理解しやすく、従いやすいことを確認するために、同僚にそれに従ってタスクを実行するように頼みます。

1. 適切な同僚に、作業指示書のドラフトを読んでもらい、それについてフィードバックをもらう。 作業指示書は、その作業が現実に行われる方法と一致しているか。 紛らわしいですか？
2. 同僚に、作業指示書の草稿に従って仕事を行うように要求する。 その人を助けたり、さらに説明をしたりしてはいけません。 観察する。
3. 作業指示書のコピーに、何を追加したり変更したりすべきかをメモする。

実績のあるSOPフォーマットの例

Lean.org には、標準作業指示書を書くための便利なテンプレートがいくつかあります。 これらは主に、より高度な工場設定用です:

Source: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

作業指示書チェックリスト

要約して単純化すると、次の作業指示書の書き方を計画するときに手元に置いておきたいチェックリストがここにあります。

• 作業が属するプロセスを特定した
• 作業の目的を特定した
• 作業の範囲を理解した
• 作業の責任者を指名した
• 作業に必要な道具を述べた
• 作業について言及した
• 適切で役に立つフォーマットを選択した
• 役に立つ視覚的補助を使用した
• シンプルな言葉と短い文章をチェックした
• 不必要な専門用語や技術用語を削除した
• 同僚にテストしてもらった。

いよいよ実践です！

よく言うように、

“Perfect is the enemy of the good.”

とにかく始めて、学びながら改善していくことが重要です。 自分がやっていることを同僚に伝え、間違いや見落としがあれば指摘してもらうのも一案です。 そうすることで、あなたの仕事の指導がしっかりと受け止められるようになります。 グル-では、ビジネスプロセスを管理するための統合されたシステムの中で作業指示を書くことが重要だと考えています。
もしそうなら、共有していただけると本当にありがたいです。

…or if you’re feeling ready check out our work instructions feature to get started on own work instructions right now.

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