従来のファクスは、電子メールやインターネットのファクスサービスに急速に取って代わられつつありますが、この職場の主力機器の使い方を知っておくことは重要なことです。 ここでは、ファクスの送信と受信の基本的な使い方をご紹介します。
ファクスを送信する。
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- ファックスは電力に接続し、電話ジャックにも接続して使えるようにしておいてください。
- ファクスの電源を入れます。
- 送信先のファクス番号を確認します。
- 送信したい書類を集め、受信したい順番に並べてください。
- カバーシートと呼ばれる別紙に、相手の名前、FAX番号/電話番号、自分の名前、電話番号、ひとこと、ページ数（カバーシート含む）を記入する。
- 原稿をカバーシートを上にしてファクスの給紙トレイに並べる
- 相手のファクス番号をダイヤルする（国際電話の場合のダイヤル方法）
- 機種により「FAX」または「送信」ボタンを押す
これでファクスは原稿を1枚ずつメモリーしてスキャンします。 すべてのページがスキャンされた後、あなたは、FAXの音のシリーズが表示されます。 これらのトーンは、通信リンクを確立し、送信と受信のFAX機間の “ハンドシェイク “を通知します。 ファックスが送信されるように数分待ってください。 ファックス機は、小さな表示画面を持っている場合、ファックスが通過したことを確認するために見てください。 一部のファックス機はまた、短い確認レポートを印刷します。
Here’s how to receive a fax:
- ファックス機は、プラグイン、電源オンと作業電話ジャックに接続されていることを確認してください。 この電話ジャックは、通常の電話回線でも、FAX専用回線でもかまいません。 重要なことは、送信者が正しい番号を持っていることです。
- ファクス機のトナーカートリッジに十分なインクがあることを確認してください。 トナーカートリッジは、通常、トナーが少なくなったときにインジケータのいくつかの並べ替えを持っています。 ほとんどの最新のファックス機はまた、トナーが少なくなったときに警告します。
- ファックス機の用紙トレイにロードされた十分なプリンタ用紙があることを確認してください。 また、紙詰まりを防ぐために、紙を扇状に広げてください（親指で底面をなぞり、個々のページを切り離します）。
- ファクス機に電話がある場合、電話が鳴ります。
- ファクス機が送信者の機械と会話していることを示す「ハンドシェイク」トーンを待ちます。
- ファクス機は自動的にファクスの各ページを印刷し始めます。
- 送信したページと同じ数のページを受け取ったかどうか、カバーシートを確認します。
- 重要な文書であれば、送信者に電話やメールでFAXを受け取ったことを確認するのがオフィスマナーです。
次のページでは、FAX機のよくある問題のトラブルシューティング方法について説明します。