Wisconsin and Federal Family and Medical Leave Acts

Data di emissione originale: July 1, 2015
Last Revision Date:

Policy Purpose

This policy outlines the provisions of the federal and Wisconsin Family and Medical Leave Acts and the rights and obligations of employees and the employer under both laws.

The information provided in this policy should not serve as the only family and medical leave resource. Poiché le leggi possono cambiare, verificate sempre le informazioni con i regolamenti, gli statuti, ecc. corrispondenti, per confermare che siano ancora attuali prima di prendere decisioni relative al Family and Medical Leave Act.

Policy Background

Il Family and Medical Leave Act federale è diventato effettivo per la maggior parte dei datori di lavoro il 5 agosto 1993. Il Wisconsin Family and Medical Leave Act è entrato in vigore il 26 aprile 1988.

Le disposizioni del Wisconsin Family and Medical Leave (WFMLA) Act sono stabilite nel Wis. Stat. § 103.10 e Wis. Admin. Code § DWD 225.

Le disposizioni federali del Family and Medical Leave (FMLA) Act sono stabilite in 29 U.S.C. 2601, et seq. e 29 CFR Part 825

Policy Definitions

Per un elenco di termini e definizioni generali, consultare SYS 1225, General Terms and Definitions.

Definizioni specifiche di questa politica:

Il bambino comprende tutti gli individui che rientrano nella definizione WFMLA delineata in Wis. Stat §103.10(1)(a) e la definizione FMLA federale delineata in 29 C.F.R. § 825.122, (vedi “Figlio o figlia”). Vedere l’interpretazione dell’amministratore del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (No. 2013-1) sul congedo FMLA per prendersi cura di un figlio adulto (18 anni o più).

In base a questa politica, qualsiasi dipendente che si trova in loco parentis, come definito da 29 C.F.R. § 825.122 e U.S. Department of Labor Wage and Hour Division Fact Sheet #28C, a un bambino sarà concesso gli stessi diritti sia in FMLA che WFMLA come un genitore biologico, adottivo o passo-padre.

Federal Family and Medical Leave (FMLA) significa tutte le disposizioni previste dal Family and Medical Leave Act ai sensi del 29 U.S.C. 2601, et seq. e 29 C.F.R. Part 825.

Congedo retribuito significa congedo per malattia, ferie, riporto delle ferie, ferie personali, ferie legali, tempo compensativo e congedo in una banca delle ferie pagate.

Serio stato di salute è definito in Wis. Stat. § 103.10(1)(g) ai fini del WFMLA e definito in 29 §§ C.F.R. 825.113-.115, 825.119, e 825.113 ai fini del FMLA.

Wisconsin Family and Medical Leave (WFMLA) significa tutte le disposizioni stabilite nel Wisconsin Family Leave act sotto Wis. Stat. § 103.10 e Wis. Admin. Code § DWD 225.

Policy

I Wisconsin and federal Family and Medical Leave Acts (W/FMLA) garantiscono ai dipendenti idonei il diritto al congedo protetto dal lavoro a causa della grave malattia di un dipendente o di un suo familiare e della nascita, adozione o collocamento di un bambino. Il FMLA prevede anche un congedo protetto dal lavoro a causa di un’emergenza qualificante che risulta quando un membro della famiglia è un membro del servizio attuale o veterano coperto che è gravemente malato o ferito e richiede cure.

University of Wisconsin System istituzioni devono rispettare tutte le leggi statali e federali applicabili relative alla famiglia e congedo medico, e non deve discriminare o interferire con il diritto di un dipendente di prendere tale congedo. L’applicazione di queste leggi deve essere coordinata con altri benefici di congedo del sistema UW. L’Americans with Disability Act (ADA) e la legge Wisconsin Fair Employment possono anche applicarsi in una particolare situazione.

I dipendenti che utilizzano i benefici del congedo previsti dal W/FMLA useranno contemporaneamente i benefici del congedo previsti dalle politiche del sistema UW. Tutto il congedo qualificante funziona contemporaneamente e può essere preso in un incremento continuo, intermittente o su un programma di lavoro ridotto per alcune situazioni. È responsabilità dell’istituzione del sistema UW designare il congedo qualificante come congedo W/FMLA. L’istituzione NON può, su richiesta di un dipendente, astenersi dal designare un congedo qualificante come congedo W/FMLA.

Se un dipendente soddisfa i requisiti di ammissibilità sia per il WFMLA e il FMLA, il datore di lavoro deve rispettare entrambe le leggi contemporaneamente. Deve essere applicata la disposizione del WFMLA, FMLA, o la politica di congedo dell’Università del Wisconsin che fornisce il beneficio più generoso al dipendente. Se un dipendente è idoneo sotto una sola legge, allora il datore di lavoro deve solo rispettare quella legge.

A. Copertura del datore di lavoro

Ogni istituzione dell’UW System è un datore di lavoro ai sensi delle leggi federali e del Wisconsin sui congedi familiari e medici.

B. Eleggibilità del dipendente

Quando un’istituzione determina se un dipendente ha lavorato o meno il numero di ore e il tempo richiesto per essere idoneo per WFMLA o FMLA, tutte le istituzioni all’interno del sistema UW e tutte le agenzie dello Stato del Wisconsin sono considerate un datore di lavoro. Tutte le ore e il tempo lavorato per qualsiasi istituzione o agenzia statale devono essere combinati per stabilire l’idoneità.

L’idoneità per WFMLA e FMLA è determinata dal primo giorno di congedo richiesto.

1. Wisconsin FMLA: in conformità con Wis. Stat. § 103.10 (2) (c), un dipendente è ammissibile per il congedo WFMLA se il dipendente:
   • È stato impiegato da qualsiasi istituzione UW o agenzia di Stato del Wisconsin per più di 52 settimane consecutive; e
   • Ha lavorato per qualsiasi istituzione del sistema UW o agenzia di Stato del Wisconsin per almeno 1.000 ore (permesso pagato utilizzato conta verso le 1.000 ore lavorate) durante il periodo precedente 52 settimane.
   • Il dipendente è ancora considerato “impiegato” anche se un dipendente è in congedo approvato, congedo militare, risarcimento del lavoratore, invalidità temporanea, licenziamento temporaneo o licenziamento permanente se il dipendente viene reintegrato.
2. FMLA federale: In conformità con 29 C.F.R. §825.110, un dipendente ha diritto al congedo FMLA se il dipendente:
   • è stato impiegato da qualsiasi istituzione del sistema UW o agenzia dello Stato del Wisconsin per almeno 12 mesi (i 12 mesi non devono essere consecutivi e i mesi estivi contano per i dipendenti dell’anno accademico); e
   • ha lavorato per qualsiasi istituzione del sistema UW o agenzia dello Stato del Wisconsin almeno 1.250 ore (il congedo pagato utilizzato non conta per le 1.250 ore lavorate) nei 12 mesi immediatamente precedenti l’inizio del congedo richiesto.
     • I dipendenti a tempo pieno dell’anno accademico sono assunti per soddisfare lo standard di 1.250 ore salvo prova contraria.
     • Se un dipendente è su un congedo militare di assenza dal UW coperto dalla Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA), quel periodo di tempo conterà sia per il tempo lavorato per un datore di lavoro e il numero di ore lavorate requisiti.

C. Motivi del congedo e durata dei congedi coperti

1. Wisconsin FMLA: I dipendenti idonei hanno il diritto di utilizzare il congedo coperto da WFMLA durante ogni anno solare per i motivi e la durata previsti dal Wis. Stat. §§ 103.10(3) e (4). Per ulteriori informazioni si veda il Confronto tra le leggi federali e del Wisconsin sul congedo familiare e medico del Dipartimento per lo sviluppo della forza lavoro dello Stato del Wisconsin (ERD) e la pubblicazione ERD-7983-P, un poster che deve essere esposto da tutte le istituzioni del sistema UW.
2. FMLA federale: I dipendenti idonei hanno diritto a utilizzare fino a un totale di 12 settimane di congedo non retribuito coperto da FMLA durante ogni anno solare per i motivi previsti dal 29 U.S.C. § 2612, 29 C.F.R. § 825.112(a), e 29 C.F.R. § 825.200. Per ulteriori informazioni sui motivi per il congedo coperto, vedere il Department of Labor’s Wage and Hour Division Fact Sheet 28F.
3. Nota relativa al congedo per nascita e adozione: Non più di sei settimane di congedo WFMLA e non più di dodici settimane di congedo FMLA può essere utilizzato da un dipendente per la nascita o l’adozione di un bambino, anche se l’ammissibilità per il congedo si estende in un altro anno civile. La nascita o l’adozione di più di un bambino allo stesso tempo è considerato un singolo evento. Quando questo si verifica, un dipendente non riceve un ulteriore dodici settimane di congedo per ogni bambino supplementare. WFMLA non include il congedo in relazione al posizionamento del bambino per l’affidamento.

D. Congedo intermittente/parziale

1. Un dipendente può prendere congedo familiare o medico in incrementi non continui (cioè, assenza parziale dal lavoro). Quando un dipendente prende un congedo intermittente o un programma di congedo ridotto, l’istituzione deve contabilizzare il congedo utilizzando un incremento non superiore al più breve periodo di tempo che il datore di lavoro utilizza per contabilizzare l’uso di altre forme di congedo, purché non sia superiore a un’ora. L’istituzione non può richiedere al dipendente di prendere più congedo del necessario per affrontare le circostanze che hanno precipitato il bisogno di congedo, e che il congedo FMLA può essere conteggiato solo contro il diritto FMLA di un dipendente per il congedo preso e non per il tempo che viene lavorato per il datore di lavoro.congedo intermittente per tutti i dipendenti del sistema UW sarà monitorato in incrementi di 15 minuti.
2. Il congedo senza retribuzione per qualsiasi numero di ore prese come congedo intermittente per scopi FMLA-qualificanti documentati non influenzerà lo stato di esenzione FLSA di un dipendente idoneo.
3. Solo la quantità di congedo effettivamente preso (con o senza retribuzione) può essere conteggiato per l’assegnazione annuale WFMLA o FMLA. Per esempio, se un dipendente che normalmente lavora cinque giorni di otto ore alla settimana prende un giorno libero, il dipendente utilizzerebbe otto ore di diritto W/FMLA.
4. Per i dipendenti meno che a tempo pieno, la quantità di congedo a cui hanno diritto è determinato su base proporzionale confrontando il nuovo programma con il programma normale del dipendente. Per esempio, se un dipendente che normalmente lavora 30 ore alla settimana ora lavora 20 ore alla settimana sotto un orario di lavoro ridotto, il dipendente utilizzerebbe dieci ore di congedo FMLA a settimana. La settimana lavorativa normale di un dipendente il cui programma varia si basa sulla media settimanale delle ore programmate, comprese le ore di congedo, nei 12 mesi precedenti l’inizio del periodo di congedo.
5. Se è fisicamente impossibile per un dipendente che utilizza il congedo intermittente o che lavora in un programma di congedo ridotto per iniziare o finire il lavoro a metà di un turno, l’intero periodo che il dipendente è costretto ad essere assente è designato come congedo FMLA e conta contro il diritto FMLA del dipendente.

E. Uso e sostituzione del congedo retribuito

Tutto il congedo qualificante, con o senza retribuzione, deve essere designato dall’istituzione come congedo ai sensi della W/FMLA e sarà conteggiato contro il diritto W/FMLA del dipendente. I dipendenti hanno il diritto di utilizzare qualsiasi congedo pagato disponibile durante un congedo W/FMLA qualificante. Tuttavia, le istituzioni UW devono designare tutti i congedi retribuiti qualificanti come congedi W/FMLA. I dipendenti possono anche scegliere di utilizzare il congedo non retribuito se stanno prendendo il congedo W/FMLA, piuttosto che utilizzare il loro congedo pagato.

Durante il congedo che si qualifica solo come congedo WFMLA o che si qualifica come concomitante WFMLA e congedo FMLA, i dipendenti possono sostituire qualsiasi e tutto il congedo pagato disponibile, compreso il congedo per malattia, indipendentemente dal sistema UW e politiche istituzionali su quel congedo pagato. Tuttavia, se un congedo retribuito non si qualifica come congedo WFMLA, il dipendente deve rispettare tutte le politiche del sistema UW e dell’istituzione UW relative a quel congedo retribuito. Se un dipendente ha diritto a prendere il congedo FMLA ma non il congedo WFMLA e il dipendente non ha a disposizione alcun congedo retribuito qualificante, il dipendente può solo prendere un congedo non retribuito.

F. Continuazione dei benefici dei dipendenti

Tutti i benefici dei dipendenti possono essere mantenuti durante un congedo WFMLA e/o FMLA non pagato o pagato. Il dipendente deve continuare a pagare qualsiasi premio richiesto dal dipendente in modo tempestivo per mantenere i benefici.

La copertura dell’assicurazione sanitaria del gruppo statale deve essere mantenuta alle condizioni che si applicavano immediatamente prima dell’inizio del congedo W/FMLA. Il dipendente deve continuare a pagare il contributo del dipendente e ha diritto al contributo del datore di lavoro verso il premio per la durata del congedo coperto da W/FMLA.

G. Processo amministrativo WFMLA e FMLA

È responsabilità dell’istituzione del sistema UW garantire che i dipendenti presentino e ricevano tempestivamente i moduli WFMLA e/o FMLA appropriati.

(1) Richiesta di congedo del dipendente

1. I dipendenti devono fornire un preavviso di 30 giorni della necessità di prendere un congedo W/FMLA quando tale necessità è prevedibile. Quando il preavviso di 30 giorni non è possibile, il dipendente deve fornire un preavviso il più presto possibile e deve generalmente rispettare l’avviso usuale e consueto dell’istituzione UW e i requisiti procedurali per richiedere il congedo. Se un dipendente non rispetta i requisiti usuali di avviso e di procedura, e nessuna circostanza insolita giustifica il mancato rispetto, il congedo protetto da FMLA può essere ritardato o negato.
2. I dipendenti sono incoraggiati a utilizzare il modulo Employee Request for Family e/o Medical Leave (UWS 80) per richiedere un congedo coperto da W/FMLA all’istituzione. Un dipendente che richiede un congedo WFMLA per prendersi cura di un partner domestico o di un genitore di un partner domestico deve compilare questo modulo per certificare la convivenza ai fini della WFMLA.

(2) Moduli di certificazione del dipendente

1. Ogni modulo di certificazione del fornitore di assistenza sanitaria deve rispettare i requisiti di riservatezza del Genetic Information Nondiscrimination Act del 2008 (GINA). Vedere l’Appendice A per le informazioni che devono essere incluse in tutte le richieste di informazioni mediche ai fornitori di assistenza sanitaria.
2. Un dipendente, o il portavoce del dipendente (ad es, se il dipendente è incapace, il coniuge del dipendente, figlio adulto, genitore, medico, ecc) deve fornire informazioni sufficienti per quanto riguarda il motivo della richiesta di congedo di un dipendente in modo che l’istituzione UW per determinare se il congedo W/FMLA è appropriato.
3. Un’istituzione può richiedere un dipendente di fornire una certificazione e la ricertificazione periodica che supporta la necessità di congedo.Se è richiesta una certificazione medica, il dipendente deve presentare la certificazione medica al designato dell’istituzione entro 15 giorni di calendario dalla richiesta del congedo, a meno che non sia pratico nelle circostanze. L’approvazione è concessa in attesa di ricevere la certificazione medica, se richiesta. (Nota: se la certificazione medica è inadeguata, il dipendente ha 7 giorni per fornire ulteriore documentazione medica chiarificatrice).
4. Se è richiesto un modulo di certificazione, si raccomanda che uno dei seguenti moduli di certificazione, o equivalente, sia completato dal dipendente o dal portavoce del dipendente.
   • Certificazione del fornitore di assistenza sanitaria per gravi condizioni di salute del dipendente (DOL WH-380-E)
     Nota relativa ai dipendenti che prendono solo un congedo WFMLA – Se un dipendente sta prendendo un congedo solo WFMLA (il dipendente non si qualifica per il FMLA federale), il dipendente dovrebbe utilizzare il modulo conforme a WFMLA, UWS 82a, per certificare le proprie gravi condizioni di salute.
   • Certificazione del fornitore di assistenza sanitaria per gravi condizioni di salute di un membro della famiglia (DOL WH-380-F)
     Nota relativa ai dipendenti che prendono solo un congedo WFMLA – Se un dipendente sta prendendo un congedo solo WFMLA (il dipendente non si qualifica per la FMLA federale e/o il dipendente sta prendendo un congedo per assistere un partner domestico o un genitore di un partner domestico), il dipendente dovrebbe utilizzare il modulo conforme alla WFMLA, UWS 83a, per certificare le gravi condizioni di salute di un membro della famiglia.
   • Certificazione di un’esigenza qualificante per il congedo della famiglia militare (DOL WH-384)
   • Certificazione per un grave infortunio o malattia di un attuale membro del servizio – per il congedo della famiglia militare (DOL WH-385) – un dipendente deve compilare questo modulo se vuole il congedo protetto dalla FMLA per curare un attuale membro del servizio militare che è un membro della famiglia o un parente prossimo e che è gravemente malato o ferito a causa del servizio militare.
   • Certification for Serious Injury or Illness of a Veteran for Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V) – un dipendente deve compilare questo modulo se il dipendente vuole il congedo protetto da FMLA per curare un veterano militare che è un membro della famiglia o un parente prossimo e che è gravemente malato o ferito a causa del servizio militare.

(3) UW Institution Responsibilities

(a) Rights & Responsibilities Notice

The UW institution must provide the Notice of Eligibility and Rights & Responsibilities (UWS 81) form, or equivalent, to an employee within five business days (when possible) of an employee’s request for leave that may be covered under WFMLA and/or FMLA. Se la richiesta del dipendente non è stata presentata prima di prendere il congedo, il modulo deve essere fornito entro cinque giorni dalla data del congedo WFMLA e/o FMLA-qualificante è stato preso per la prima volta (Vedi designazione retroattiva di seguito).

(b) Avviso di designazione

L’istituzione UW deve fornire un avviso di designazione (UWS 86), o equivalente, al dipendente che ha richiesto un congedo protetto dalla W/FMLA per far sapere al dipendente se il congedo è approvato e/o se il dipendente deve presentare ulteriori informazioni prima che il congedo possa essere approvato.

Se l’istituzione UW richiede al dipendente di presentare una certificazione di idoneità al servizio per essere reintegrato al lavoro, l’istituzione deve fornire un avviso di tale richiesta con l’avviso di designazione. L’istituzione UW deve includere un elenco delle funzioni essenziali della posizione del dipendente e deve indicare nell’avviso di designazione che la certificazione deve affrontare la capacità del dipendente di svolgere tali funzioni essenziali.

Se le informazioni fornite dall’istituzione al dipendente nell’avviso di designazione cambia (ad es, il dipendente esaurisce il diritto al congedo W/FMLA), l’ente deve fornire un avviso scritto del cambiamento entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento del primo avviso di necessità di congedo del dipendente successivo a qualsiasi cambiamento.

L’ente deve comunicare al dipendente la quantità di congedo conteggiata rispetto al diritto al congedo W/FMLA del dipendente. Se non è possibile determinare in anticipo la quantità di congedo, allora l’ente deve fornire un avviso della quantità di congedo conteggiato contro il diritto al congedo W/FMLA del dipendente su richiesta del dipendente, ma non più spesso di una volta in un periodo di 30 giorni in cui il congedo è stato preso. L’avviso della quantità di congedo W/FMLA preso può essere orale o scritto. Se orale, deve essere confermato per iscritto, non più tardi del giorno di paga successivo che si verifica almeno una settimana dopo. L’avviso scritto può essere in qualsiasi forma.

Se il congedo si qualificherebbe come sia il congedo per la cura di un membro del servizio attuale o veterano durante un singolo periodo di 12 mesi e il congedo per la cura di un membro della famiglia con una grave condizione di salute, il congedo deve essere designato e contato come congedo per la cura di un membro del servizio attuale, e non come congedo per la cura di un membro della famiglia con una grave condizione di salute.

Designazione retroattiva: Se l’istituzione non designa il congedo in modo tempestivo, l’istituzione deve designare retroattivamente il congedo come congedo W/FMLA con un avviso appropriato al dipendente A MENO CHE l’incapacità del datore di lavoro di designare tempestivamente il congedo non causi danni o lesioni al dipendente. In tutti i casi, un datore di lavoro e un dipendente possono concordare di comune accordo che il congedo sia designato retroattivamente come congedo W/FMLA.

H. Conclusione del congedo

Il congedo disponibile durante l’anno solare deve essere utilizzato entro tale anno solare. Il congedo disponibile durante un singolo periodo di 12 mesi per la cura di un membro del servizio o veterano corrente deve essere utilizzato entro quel singolo periodo di 12 mesi. Se non utilizzato, il diritto del dipendente al congedo scade alla fine del periodo di 12 mesi in cui il congedo è stato guadagnato. Il diritto di un dipendente al congedo per la nascita o l’adozione scade 12 mesi dopo la data di nascita o di collocamento per l’adozione.

Se un dipendente è stato assunto per un termine specifico o solo per eseguire il lavoro su un progetto discreto, l’istituzione non ha alcun obbligo di ripristinare il dipendente se il termine di occupazione o il progetto è finito e l’agenzia non avrebbe altrimenti continuato a impiegare il dipendente.

I. FMLA e compensazione dei lavoratori

Quando una grave condizione di salute è il risultato di un infortunio di un dipendente durante il lavoro, il diritto alla FMLA del dipendente sarà concomitante con qualsiasi indennità di compensazione dei lavoratori. Se il fornitore di assistenza sanitaria che ha in cura il dipendente per la ferita di compensazione del lavoratore certifica che il dipendente è in grado di tornare a un “lavoro leggero”, ma non è in grado di tornare allo stesso lavoro o a un lavoro equivalente, il dipendente può rifiutare l’offerta di un lavoro leggero. Di conseguenza, il dipendente può perdere i pagamenti di compensazione del lavoratore, ma ha il diritto di rimanere in congedo FMLA non retribuito fino a quando il diritto di 12 settimane è esaurito.

Ogni periodo che un dipendente è assente dal lavoro mentre in congedo di compensazione del lavoratore non deve essere contato come tempo utilizzato sotto la WFMLA.

J. Diritto del dipendente alla reintegrazione

Al ritorno dal congedo W/FMLA, un dipendente ha generalmente diritto ad essere restituito alla stessa posizione che occupava quando il congedo è iniziato, o ad una posizione equivalente con benefici equivalenti, paga e altri termini e condizioni di lavoro. Un dipendente ha diritto a tale reintegrazione anche se il dipendente è stato sostituito o la sua posizione è stata ristrutturata per ospitare l’assenza del dipendente. Un dipendente, tuttavia, non ha un diritto maggiore alla reintegrazione o ad altri benefici e condizioni di impiego che se il dipendente fosse stato continuamente impiegato durante il periodo di congedo FMLA. Un datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare che un dipendente non sarebbe stato altrimenti impiegato al momento della richiesta di reintegrazione per negare il ripristino al lavoro.

K. WFMLA e FMLA Avvisi richiesti

(1) WFMLA

In conformità con Wis. Stat. § 103.10(14), ogni istituzione UW deve affiggere in uno o più luoghi ben visibili dove vengono abitualmente affissi gli avvisi ai dipendenti un avviso nella forma approvata dal DWD che stabilisce i diritti dei dipendenti statali ai sensi del WFMLA.

(2) FMLA

In conformità con 29 C.F.R. § 825.300, ogni istituzione UW deve affiggere in uno o più luoghi ben visibili dove vengono abitualmente affissi gli avvisi ai dipendenti un avviso che stabilisce i diritti dei dipendenti ai sensi del FMLA. Questo avviso deve essere affisso sia in inglese che in spagnolo.

L. Tenuta dei registri

Le istituzioni dell’UW devono tenere i registri per almeno tre anni di tutti i congedi presi sotto WFMLA e FMLA. I registri che devono essere mantenuti includono:

• Dati di base sul libro paga e dati identificativi dei dipendenti, inclusi nome, indirizzo e occupazione; tasso di paga e termini di compensazione (cioè, stipendio o orario); ore giornaliere e settimanali lavorate per periodo di paga; aggiunte o detrazioni dai salari; e compensazione totale pagata.
• Date in cui il congedo FMLA viene preso dai dipendenti. Il congedo deve essere designato nei registri come congedo FMLA.
• Le ore del congedo, se il congedo FMLA è preso in incrementi di meno di un giorno intero.
• Copie degli avvisi di congedo dei dipendenti forniti all’agenzia sotto FMLA e copie di tutti gli avvisi dati ai dipendenti come richiesto sotto FMLA. Queste copie possono essere mantenute nel file personale del dipendente.
• Tutti i documenti (comprese le registrazioni scritte ed elettroniche) che descrivono i benefici dei dipendenti o le politiche e le pratiche dell’agenzia per quanto riguarda l’assunzione di congedi pagati e non pagati.
• Premium dei benefici dei dipendenti.
• Registri di qualsiasi controversia tra l’agenzia e un dipendente per quanto riguarda la designazione del congedo come congedo FMLA, compresa qualsiasi dichiarazione scritta da parte dell’agenzia o del dipendente delle ragioni per la designazione e per il disaccordo.
• Registri e documenti relativi a certificazioni mediche, ricertificazioni, o storie mediche di dipendenti o familiari dei dipendenti, creati per scopi di FMLA, devono essere mantenuti come cartelle mediche riservate in file separati dai normali file del personale. Se è applicabile anche l’ADA, tali registri devono essere conservati in conformità con i requisiti di riservatezza dell’ADA, eccetto che:
  • Supervisori e dirigenti possono essere informati delle restrizioni necessarie al lavoro o ai doveri di un dipendente e delle sistemazioni necessarie.
  • Il personale di pronto soccorso e di sicurezza può essere informato, se opportuno, se le condizioni fisiche o mediche del dipendente potrebbero richiedere un trattamento di emergenza.
  • I funzionari governativi che indagano sulla conformità alla FMLA devono ricevere le informazioni pertinenti su richiesta.

Documenti correlati

Formulari del dipendente

Richiesta del dipendente di congedo familiare e/o medico (UWS 80)
Certificazione del fornitore di assistenza sanitaria per gravi condizioni di salute del dipendente (DOL WH-380-E)
Certificazione di un fornitore di assistenza sanitaria per gravi condizioni di salute del dipendente – solo WFMLA (UWS 82a)
Certificazione del fornitore di assistenza sanitaria per gravi condizioni di salute di un membro della famiglia (DOL WH-380-F)
Certificazione del fornitore di assistenza sanitaria per gravi condizioni di salute di un membro della famiglia – solo WFMLA (UWS 83a)
Certificazione di un’emergenza qualificante per il congedo della famiglia militare (DOL WH-384)
Certificazione di un grave infortunio o malattia di un membro della famiglia in servizio – per il congedo della famiglia militare (DOL WH-385)
Certificazione per grave infortunio o malattia di un veterano per congedo familiare militare (DOL WH-385-V)

Formulari del datore di lavoro

Avviso di ammissibilità e diritti & responsabilità (UWS 81)
Avviso di designazione (UWS 86)

Documenti del sistema UW

SYS 1210, Ferie, Banche per ferie pagate e Pagamenti in contanti delle ferie
SYS 1211, Ferie personali &Amministrazione legale delle ferie
SYS 1212, Congedo per malattia
SYS 1214, Programma di congedo catastrofico
SYS 1215, Paid Leave of Absence for Bone Marrow and Human Organ Donation

Informazioni Statali WFMLA e Federali FMLA

Confronto delle leggi federali e del Wisconsin sul congedo familiare e medico
Department of Labor – Family and Medical Leave
Wisconsin HR Handbook Chapter 724 – Family and Medical Leave

Policy History

Revisionato dal Board of Regents, April 10, 2015

Appendix A

Notice to FMLA Administrators at UW Institutions
The Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) notice shown below should be included with all requests to health care providers for medical information. La dichiarazione può essere inclusa nel modulo di certificazione medica o nel modulo di idoneità al servizio, oppure può essere fornita in una lettera o in un promemoria che accompagna la richiesta di informazioni mediche.

Fornire un avviso GINA offre un “porto sicuro” quando vengono acquisite inavvertitamente informazioni genetiche che potrebbero non essere necessarie per una certificazione medica completa ai sensi della FMLA.

Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 Notification
Il Genetic Information Nondiscrimination Act del 2008 (GINA) proibisce ai datori di lavoro e ad altre entità coperte dal Titolo II della GINA di richiedere o richiedere informazioni genetiche di un individuo o di un membro della famiglia dell’individuo, ad eccezione di quanto specificamente consentito da questa legge, incluso, ma non limitato, a quando il dipendente richiede il congedo per le condizioni di salute di un membro della famiglia per (1) documentare un uso appropriato del congedo per malattia; e (2) quando la “storia medica familiare” è richiesta nella misura necessaria a rendere la certificazione medica completa e sufficiente ai sensi del FMLA e del WFMLA.

Per rispettare questa legge, vi chiediamo di non fornire alcuna informazione genetica quando rispondete a questa richiesta di informazioni mediche, a meno che non soddisfi le eccezioni dei membri della famiglia di cui sopra.

Le “informazioni genetiche”, come definite dalla GINA, includono la storia medica della famiglia di un individuo, i risultati dei test genetici di un individuo o di un membro della famiglia, il fatto che un individuo o un membro della famiglia di un individuo abbia cercato o ricevuto servizi genetici, e le informazioni genetiche di un feto portato da un individuo o da un membro della famiglia di un individuo o un embrione legalmente detenuto da un individuo o da un membro della famiglia che riceve servizi di riproduzione assistita.