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Hai mai fatto parte di un progetto che non è andato come previsto?

Non è bello.

Perdita di tempo, risorse sprecate. È piuttosto frustrante per tutte le persone coinvolte.

Ecco perché è così importante creare un piano di gestione del progetto completo prima che il progetto decolli.

In questa guida, esploreremo come creare e progettare un piano di gestione del progetto di successo.

Vi mostreremo anche modelli facili da personalizzare che potete creare oggi nel nostro Project Management Plan Maker.

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Cos’è un piano di gestione del progetto?

Un piano di gestione del progetto è un documento formale che definisce come un progetto verrà realizzato. Delinea l’ambito, gli obiettivi, il budget, la tempistica e i deliverable di un progetto, ed è essenziale per mantenere un progetto sulla buona strada.

Si scrive un piano di progetto durante la fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto, e deve essere approvato dagli stakeholder prima che un progetto possa passare alla fase di esecuzione.

Se alcuni di questi termini sono nuovi per te, puoi aggiornarti con questo post sui termini del project management.

Questo significa che il tuo piano di progetto deve essere coinvolgente, organizzato e sufficientemente approfondito per ottenere il supporto dei tuoi stakeholder.

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Altra lettura: Sei nuovo nella gestione dei progetti? Leggi il nostro post sul blog sulle 4 fasi del ciclo di vita del progetto.

Quali sono le parti di un piano di gestione del progetto?

Prima di iniziare ad assemblare il tuo piano, dovresti avere familiarità con i componenti principali di un tipico piano di progetto.

Un piano di gestione del progetto dovrebbe includere le seguenti sezioni:

• Sommario esecutivo: Una breve descrizione del contenuto della relazione
• Portata del progetto & Deliverables: Uno schema dei confini del progetto, e una descrizione di come il progetto sarà suddiviso in deliverable misurabili
• Schema del progetto: Una vista di alto livello delle attività e delle pietre miliari del progetto (i grafici di Gantt sono utili per questo)
• Risorse del progetto: Il budget, il personale e le altre risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto
• Piano di gestione del rischio e dei problemi: Una lista di fattori che potrebbero far deragliare il progetto e un piano per come i problemi saranno identificati, affrontati e controllati
• Piano di gestione della comunicazione: Un piano per come la comunicazione del team e degli stakeholder sarà gestita nel corso del progetto

Fondamentalmente, un piano di progetto dovrebbe dire agli stakeholder cosa deve essere fatto, come sarà fatto, e quando sarà fatto.

Detto questo, una taglia non va bene per tutti. Ogni piano di gestione del progetto deve essere adattato al settore specifico e alle circostanze del progetto.

Per esempio, questo piano di marketing sembra rivolto al cliente. E’ fatto su misura per vendere al cliente l’agenzia:

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Dal momento che questo piano di sviluppo commerciale si concentra su obiettivi specifici e una timeline dettagliata:

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Con queste basi fuori dai piedi, passiamo ad alcuni suggerimenti per creare un piano di project management che sia coinvolgente e professionale.

Altra lettura: Se stai cercando di creare una proposta, leggi la nostra guida approfondita sulle proposte commerciali. Poi prova i nostri modelli di proposta di lavoro o di proposta commerciale.

Come si scrive un piano di progetto?

1. Evidenzia gli elementi chiave del tuo piano di progetto in un riassunto esecutivo

Un riassunto esecutivo è una breve descrizione dei contenuti chiave di un piano di progetto.

Di solito è la prima cosa che gli stakeholder leggono, e dovrebbe essere una versione in pillole dell’intero piano.

Potrebbe toccare la proposta di valore di un progetto, gli obiettivi, i deliverable e le pietre miliari importanti, ma deve essere conciso (è un riassunto, dopo tutto). Per prima cosa, assicurati di sviluppare una prova del concetto.

In questo esempio, un riassunto esecutivo può essere suddiviso in colonne per contrastare il problema esistente con la soluzione del progetto:

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Il formato a due colonne con intestazioni chiare aiuta a suddividere le informazioni, rendendolo estremamente facile da leggere a colpo d’occhio.

Ecco un altro esempio di riassunto esecutivo del piano di gestione del progetto. Questo evidenzia visivamente i punti chiave con caratteri grandi e icone utili:

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In questo caso, i fatti e le cifre evidenziate sono particolarmente facili da scansionare (il che renderà sicuramente felici i vostri stakeholder).

Ma il vostro executive summary non sarà sempre così semplice.

Per i progetti più grandi, il vostro executive summary sarà più lungo e dettagliato.

Questo modello di piano di gestione del progetto ha un sommario esecutivo con molto testo, anche se le intestazioni in grassetto e i diversi colori di sfondo non lo fanno sembrare opprimente:

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È anche una buona idea dividerlo in sezioni, con un’intestazione dedicata per ogni sezione:

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A prescindere da come organizzi il tuo executive summary, dovrebbe dare ai tuoi stakeholder un’anteprima di ciò che verrà nel resto del piano di gestione del progetto.

Pianifica visivamente il tuo piano di progetto con un diagramma di Gantt

Un piano di progetto attentamente pianificato è la chiave per il successo di qualsiasi progetto. Senza di esso, il tuo progetto probabilmente si sgretolerà in un pasticcio di scadenze mancate, scarsa gestione del team, e scope creep.

Per fortuna, gli strumenti di pianificazione del progetto come i diagrammi di Gantt e le linee temporali del progetto rendono facile la creazione del tuo programma di progetto. Puoi tracciare visivamente ogni attività del progetto, aggiungere le pietre miliari principali, poi cercare eventuali dipendenze o conflitti che non hai considerato.

Per esempio, questo modello di diagramma di Gantt delinea le attività di alto livello del progetto nel corso di un intero trimestre, con i compiti codificati per colore in base al team:

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Una roadmap di alto livello come quella sopra è probabilmente sufficiente per il tuo piano di project management. Ogni squadra sarà in grado di fare riferimento a questa linea temporale durante il progetto per assicurarsi di essere sulla buona strada.

Ma prima del kickoff del progetto, dovrai scavare e suddividere le responsabilità del progetto per singolo membro del team, come in questo esempio di diagramma di Gantt:

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Nelle fasi successive di esecuzione e monitoraggio del progetto, ti ringrazierai per aver creato una dettagliata roadmap visiva che puoi tracciare e regolare quando le cose cambiano.

Puoi anche usare uno strumento di gestione del progetto per mantenere la tua squadra organizzata.

Altra lettura: Il nostro post con esempi di diagrammi di Gantt e altri suggerimenti su come usarli per la gestione del progetto.

Chiarisci la struttura del tuo team di progetto con un organigramma del team

Uno degli aspetti più difficili della pianificazione del progetto è assemblare un team e allinearlo alla visione del progetto.

E allineare la tua squadra è tutta una questione di comunicazione – comunicare gli obiettivi del progetto, comunicare le richieste degli stakeholder, comunicare la logica dietro le grandi decisioni…la lista continua.

E’ qui che una buona documentazione del progetto è cruciale! Hai bisogno di creare documenti a cui il tuo team e i tuoi stakeholder possano accedere quando hanno domande o bisogno di una guida.

Una cosa facile da documentare visivamente è la struttura del tuo team, con un organigramma come questo:

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In un organigramma dovresti includere alcune informazioni base come la gerarchia del team e le informazioni di contatto dei membri del team. In questo modo i tuoi stakeholder hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano.

Ma oltre a questo, puoi indicare le responsabilità di alto livello di ogni membro del team e i canali di comunicazione all’interno del team (così il tuo team sa esattamente di cosa è responsabile).

Ecco un altro semplice modello di struttura organizzativa che puoi usare come punto di partenza:

METTERE QUESTO TEMPLATE

Crea un organigramma con il nostro creatore di organigrammi.

Organizza i fattori di rischio del progetto in una struttura di ripartizione del rischio

Una grande parte della pianificazione del progetto è identificare i fattori che possono far deragliare il tuo progetto, ed elaborare piani e processi per affrontare questi fattori. Questo è generalmente indicato come gestione del rischio.

Il primo passo nella creazione di un piano di gestione del rischio è quello di elencare tutti i fattori in gioco, che è dove una struttura di ripartizione del rischio è utile. Una struttura di ripartizione del rischio è una rappresentazione gerarchica dei rischi del progetto, organizzata per categoria.

Questo modello di struttura di scomposizione del rischio, per esempio, mostra il rischio del progetto suddiviso in rischio tecnico, rischio di gestione e rischio esterno:

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Una volta che hai costruito la tua struttura di scomposizione del rischio, sarai pronto a fare un’immersione profonda in ogni rischio (per valutare e pianificare per qualsiasi trigger e risultato).

Pianifica in anticipo: crea rapporti sullo stato del progetto per comunicare i progressi agli stakeholder

Come ho detto prima, la comunicazione è fondamentale in qualsiasi progetto.

Ma anche così, qualcosa che viene spesso trascurato dai project manager è un piano di gestione della comunicazione – un piano per come il team del progetto comunicherà con gli stakeholder del progetto. Troppo spesso, la comunicazione del progetto si limita a e-mail ad hoc o a riunioni dell’ultimo minuto.

Puoi evitare questo pianificando in anticipo. Inizia con una riunione di kickoff del progetto e includi un modello di report sullo stato del progetto come parte del tuo piano di comunicazione.

Qui c’è un esempio di un semplice report sullo stato del progetto che potresti inviare agli stakeholder su base settimanale:

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Questo tipo di report è prezioso per comunicare aggiornamenti sull’avanzamento del progetto. Mostra ciò che hai realizzato in un formato chiaro e coerente, che può aiutare a segnalare i problemi prima che sorgano, a costruire la fiducia con i tuoi stakeholder, e rende facile riflettere sulle prestazioni del progetto una volta che hai raggiunto i tuoi obiettivi.

Potresti anche voler includere un report di stato più ampio per aggiornamenti più grandi su base mensile o trimestrale, come questo:

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Il template di cui sopra ti permette di informare gli stakeholder di aggiornamenti più importanti come nuovi requisiti di budget, date di completamento riviste e valutazioni di performance del progetto.

Puoi anche includere una visualizzazione delle pietre miliari aggiornate del progetto, come questo esempio qui sotto:

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Vuoi altri consigli su come creare immagini per migliorare le tue comunicazioni? Leggi la nostra guida alla comunicazione visiva per le aziende.

Modelli per il piano di gestione del progetto

Un piano di gestione del progetto è probabilmente la consegna più importante che i tuoi stakeholder riceveranno da te (oltre al progetto stesso).

Contiene tutte le informazioni che le parti interessate useranno per determinare se il tuo progetto va avanti o viene buttato via.

Ecco perché è una buona idea iniziare con un modello di piano di gestione del progetto. L’uso di un modello può aiutarvi a organizzare le informazioni in modo logico e garantire che sia abbastanza accattivante da tenere l’attenzione delle parti interessate.

Modello di proposta di offerta per la costruzione

La vostra proposta di offerta per la costruzione è probabilmente in concorrenza con molti altri offerenti. Quindi, è importante farla bene.

Inizia con una panoramica meticolosa del progetto, come nella seconda pagina di questo modello:

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Anche se puoi pensare che questo progetto sarà simile ad altri che hai fatto in passato, è importante curare i dettagli.

Questo ti aiuterà anche a capire la portata del lavoro in modo da poter stimare correttamente i costi e arrivare a un preventivo che non sia né troppo alto né troppo basso. Ontario Construction News ha ottimi consigli su questo processo.

Semplice modello di piano di gestione del progetto

Questo semplice modello di piano di gestione del progetto che stabilisce chiaramente tutte le informazioni di cui i tuoi stakeholder avranno bisogno:

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Semplice modello di piano di comunicazione della gestione del progetto

Una parte fondamentale della gestione del progetto è assicurarsi che tutti siano nel giro. Un piano di comunicazione del progetto assicura che tutti sappiano come, dove, chi e quando la squadra comunicherà durante il corso del progetto.

La chiave è capire quale tipo di comunicazione è utile agli stakeholder e quale è semplicemente opprimente e non porterà a decisioni migliori.

Questo modello delinea chiaramente tutti questi fattori per aiutare a gestire le aspettative ed eliminare la confusione su cosa verrà comunicato e quando:

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Modello di piano di progetto di sviluppo commerciale

Il seguente modello di piano di gestione del progetto è semplice e minimo, ma utilizza comunque un layout unico e immagini semplici per creare una panoramica del progetto facile da leggere e da scandire.

Questo modello è perfetto per la gestione di edifici o costruzioni, o per qualsiasi progetto tecnico:

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Quando scegliete un modello di piano di progetto, cercatene uno che sia abbastanza flessibile da accogliere qualsiasi cambiamento che i vostri stakeholder potrebbero richiedere prima di approvare il progetto. Non si sa mai cosa potrebbe cambiare nelle prime fasi di pianificazione del progetto!

Il risultato: le migliori pratiche del piano di progetto

• Utilizza intestazioni, colonne, e evidenziazioni per rendere il tuo riassunto esecutivo facile da leggere
• Pianifica il tuo piano di progetto con un diagramma di Gantt (con compiti codificati per colore in base al dipartimento o al membro del team)
• Utilizza immagini come gli organigrammi e le strutture di ripartizione del rischio per comunicare attraverso il tuo team e con gli stakeholder
• Scegli un modello flessibile che puoi aggiornare per allinearti alle richieste degli stakeholder

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