The 5 Step Process of Strategic Planning

I piani strategici aiutano a identificare ciò che un’organizzazione sta cercando di raggiungere e traccia i passi necessari per avere successo.

Una volta i piani strategici si estendevano per dieci anni, ma oggi le organizzazioni in genere guardano 2-3 anni avanti – alcune industrie pianificano solo anno per anno.

Sviluppare un piano strategico è un processo a più fasi e una fase si basa sull’altra.

Per iniziare il processo l’organizzazione deve avere una passione per ciò che fa e una chiara idea di ciò che spera di raggiungere.

Questa chiarezza è ciò che rende possibile lo sviluppo della strategia.

Processo in 5 passi per sviluppare un piano strategico

Passo 1: Scrivere una dichiarazione di visione

Una dichiarazione di visione è una dichiarazione (di solito 2-3 frasi) che dà al lettore (e più importante, all’organizzazione) un’immagine mentale di ciò che l’organizzazione spera di diventare o di ciò che l’organizzazione spera di raggiungere.

E’ importante capire dove sta andando un’organizzazione prima di poter sviluppare un piano strategico su come arrivarci.

Il valore di una dichiarazione di visione è che dà alla leadership e agli impiegati un obiettivo condiviso.

Per facilitare una sessione di visioning:

Prendete i visionari in una stanza.

Chiedete loro di chiudere gli occhi e descrivere l’immagine mentale che vedono quando l’organizzazione ha raggiunto il suo stato ottimale.

Documentate i pensieri che descrivono l’immagine su una lavagna a fogli mobili.

Concordate su tutto ciò che è descritto.

Prendetevi del tempo per modificare le parole o giocare con la formulazione fino a che descriva accuratamente i pensieri.

Esempio di dichiarazione di visione

“ABC Dry Cleaners sarà la prima lavanderia professionale
dell’area metropolitana fornendo un impareggiabile servizio al cliente
e servizi di pulizia che superano la concorrenza”.

Passo 2: Scrivere una dichiarazione di missione

Una dichiarazione di missione è una spiegazione del perché un’organizzazione esiste e il percorso che farà per raggiungere la sua visione.

Le dichiarazioni di missione sono tipicamente più corte di una dichiarazione di visione ma non sempre e sono specifiche dell’organizzazione.

Questa è una dichiarazione che descrive ciò che appassiona l’organizzazione e perché esiste.

Per facilitare il processo di dichiarazione della missione:

Fai guardare al gruppo la dichiarazione della visione e inizia il processo di brainstorming della dichiarazione della missione.

Vai in giro per la stanza e fai dare a tutti una breve descrizione (5-7 parole) che descriva i loro pensieri e documenta le loro risposte su una lavagna.

Una volta che tutti hanno messo giù le loro idee, cercate le somiglianze e di solito una dichiarazione naturale verrà fuori da sola.

Riformulate e raffinate la dichiarazione fino a quando tutti sono d’accordo che riflette la missione dell’organizzazione.

Esempio di dichiarazione di missione

“Noi esistiamo per “aiutare i nostri clienti a curare
e prolungare la vita del loro investimento in vestiti”.

Step 3: Eseguire un’analisi delle lacune

Un’analisi delle lacune è un processo attraverso il quale un’organizzazione identifica le lacune tra il suo stato attuale e ciò che spera di raggiungere – la sua visione.

Per fare un’analisi delle lacune, basta guardare dove l’organizzazione è e confrontarla con dove spera di essere.

Questo processo in genere comporta una fase di ricerca di dati esterni all’organizzazione, oltre a dare un’occhiata ai dati interni all’organizzazione.

Esempi di lacune che un’organizzazione potrebbe guardare sarebbero:

• La quota di mercato

• Finanziaria

• Processi/sistemi interni

• Relazioni pubbliche

• Soddisfazione del cliente e qualità dei prodotti/servizi (questi sono anche considerati fattori critici di successo).

Esempio dello stato attuale dell’organizzazione:

1. Punteggi di soddisfazione del cliente di 65;
2. Margine di profitto 1%
3. 10% della quota di mercato
4. 10% di ritorno su pulizie di scarsa qualità

Step 4: Scrivere obiettivi SMART

Scrivere obiettivi SMART per 2-3 anni (alcune organizzazioni scelgono di andare più corto o più lungo a seconda dell’organizzazione).

Esempio di obiettivi organizzativi:

1. Per il 20xx ABC Dry Cleaner avrà un punteggio di soddisfazione del cliente di 85
2. Per il 20xx ABC Dry Cleaner avrà un margine di profitto del 5%
3. Per il 20xx ABC Dry Cleaner avrà una quota di mercato del 25%
4. Per il 20xx ABC Dry Cleaner avrà meno del 2% di ritorno per pulizie di scarsa qualità

Ora, questo è dove la gomma incontra la strada.

Gli obiettivi sono una cosa meravigliosa da avere, ma a meno che non siano implementati, e qualcuno sia ritenuto responsabile attraverso un processo strutturato di gestione delle prestazioni, non sono altro che parole su un pezzo di carta.

Per dare agli obiettivi dei denti, devono essere portati giù al dipartimento e infine al livello dei dipendenti. Questo significa identificare chi lo farà.

Esempio di documento sugli obiettivi

Step 5: Monitorare i progressi

Gli obiettivi dovrebbero essere monitorati almeno su base trimestrale.

Questo può essere semplice come chiedere alla persona responsabile di dare un aggiornamento sullo stato dei suoi obiettivi per il trimestre.

È molto importante che questo venga fatto perché tutte le organizzazioni sono così occupate oggi che le responsabilità quotidiane possono a volte ostacolare il completamento degli obiettivi a lungo termine.

Una volta all’anno il piano strategico e gli obiettivi dovrebbero essere rivisti e aggiornati per riflettere le attuali condizioni di mercato e i cambiamenti per assicurare che gli obiettivi siano focalizzati sullo stato attuale dell’organizzazione.

Utilizzare il documento degli obiettivi per tenere traccia dello stato di completamento degli obiettivi.

Parlare degli obiettivi ad ogni riunione del personale per assicurare che tutti ne comprendano la priorità.

Molte organizzazioni non creano un piano strategico perché il processo le intimidisce.