Sfrutta il modello di risoluzione dei problemi A3 per risolvere efficacemente i problemi

Di recente abbiamo esplorato il modo in cui il pensiero visivo può essere usato su Conceptboard, quindi ora facciamo un ulteriore passo avanti e guardiamo a come il pensiero visivo può essere usato per risolvere i problemi in modo collaborativo usando una metodologia sperimentata da Toyota e attualmente usata in tutto il mondo dai professionisti del lean sigma: il modello di risoluzione dei problemi A3.

Il pensiero visivo è un ottimo modo per sbloccare il potenziale creativo. La capacità del nostro cervello di contenere elementi visivi è enorme, quindi quando si inizia a pensare visivamente si è in grado di attingere a una vasta risorsa che sembra senza sforzo. E osiamo dirlo, divertente!

Similmente, risolvere i problemi come una squadra permette di sfruttare collettivamente la conoscenza, l’esperienza e le idee di tutta la squadra. Attingendo a questa conoscenza collettiva per tirarle fuori, si riunisce la squadra in un’esperienza condivisa. La mappatura visiva dei problemi ci offre la possibilità di vedere tutte le possibilità, invece di concentrarsi ciecamente su quelle più ovvie o più comuni. Questo aiuta a identificare la causa principale del problema, non solo i sintomi.

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Il modello A3 di problem solving per guidare il miglioramento continuo

Ci sono centinaia di modi per risolvere i problemi, dal mind mapping, al design thinking o al customer journey mapping. Ma la semplice efficacia del modello A3 è difficile da battere.

La base del modello A3 per la risoluzione dei problemi è la mappatura collettiva di un diagramma di flusso per scomporre i processi complessi e mettere in evidenza i difetti del sistema. Da lì, le squadre hanno bisogno di rifare il grafico, evidenziando i cambiamenti chiave che devono fare per migliorare il sistema. Poi, creare un piano d’attacco per implementare questi cambiamenti. È un modo semplice per mettere tutti sulla stessa pagina per risolvere visivamente i problemi. I team remoti o in remoto possono facilmente collaborare in tempo reale su un modello A3 utilizzando il semplice modello di Conceptboard che presenta uno spazio rettangolare suddiviso in quattro quadranti.

Per iniziare, prenotate una riunione (almeno un’ora) per il vostro team e inviate loro un link alla lavagna collaborativa. Poi, conducete la sessione di problem solving in quattro semplici passi:

1. Dettagliate il problema che state cercando di risolvere nel quadrante in alto a sinistra.
2. Nel quadrante successivo sotto, come squadra, illustrate il problema come un sistema che include passi e collegamenti. Potete farlo usando la penna, note adesive, grafici o immagini. Poi parlate di ogni passo come gruppo e date ad ogni passo una valutazione generale su come sta funzionando bene. Questo dovrebbe risultare in un quadro di riferimento dello stato attuale del sistema.
3. Nel terzo quadrante, sempre come gruppo, disegnate una mappa visiva dello stato obiettivo: cioè come sarebbe il sistema ideale. Potete evidenziare le aree di attenzione dove volete provare a fare le cose in modo diverso, e quali saranno i risultati previsti.
4. Confrontando queste due mappe visive, dovreste ora essere in grado di valutare quali azioni devono essere intraprese per raggiungere lo stato obiettivo. Elencatele nell’ultimo quadrante.
   Per essere sicuri che l’elenco sia fattibile, specificare chi farà COSA, entro QUANDO.

Una volta completati i quattro quadranti e una lista di azioni, assicurati di inviare il link al file condiviso a tutte le parti interessate o ai membri del team coinvolti. Puoi anche esportarlo in formato PDF e stamparlo su un foglio A3 una volta che hai finito di compilarlo.

La metodologia A3 è estremamente potente perché ti permette di sintetizzare diversi punti di vista in un approccio gestibile. Questo creerà una comprensione condivisa del problema, così come gli effetti che ha sui diversi dipartimenti all’interno del business. Se vuoi saperne di più su come può essere usato il pensiero visivo collettivo, guarda questo fantastico TED Talk di Tom Wujec.

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