Così, stai facendo una festa! E hai capito che molte feste hanno bisogno di cose (tavoli, sedie, piatti, tovaglioli). Ci sono due modi per ottenere queste cose: 1) comprarle 2) affittarle. (Il numero 3, “Fatti prestare da qualcuno che conosci che le ha già comprate”, è forse anche degno di nota, ma questo è uno scenario specifico che non tratteremo oggi). La domanda che avete in mente ora è: come capire se affittare o comprare? E di che tipo di cose stiamo parlando esattamente?
La maggior parte delle persone ha solo affittato appartamenti e auto prima del matrimonio. Ma la verità è che molti, molti, molti matrimoni comportano almeno un ordine di affitto. (In realtà faccio fatica a pensare a un singolo matrimonio che ho fatto e che non abbia avuto articoli in affitto). Se stai assumendo un servizio completo di catering, c’è una buona probabilità che affitteranno cose per il tuo matrimonio, e se stai facendo self-catering o usando solo catering, c’è una buona possibilità che tu non ci abbia ancora pensato, ma finirai per voler fare un ordine di noleggio ad un certo punto del processo di pianificazione.
Diciamo quindi che sei una delle coppie di cui sopra che dovranno affittare qualcosa per il tuo matrimonio. La maggior parte dei matrimoni che eseguiamo comporta almeno quanto segue: tavoli, tovaglie (chiamate drappi nell’industria), tovaglioli, sedie, piatti (spesso cena, insalata e torta), forchette, coltelli e bicchieri (acqua, vino, birra, rocce secondo necessità). Articoli meno universali ma ancora relativamente comuni potrebbero includere riscaldatori da patio, tavoli da cocktail, supporti per numeri di tavolo, cestini per il pane, distributori di bevande e vaschette, mobili da salotto e illuminazione.
Se ti trovi in una grande area metropolitana, ci sono molte società di noleggio a tua disposizione, e alcune differenze tra loro. Potresti essere sorpreso di sapere che la principale differenza tra loro per la maggior parte delle cose non è il prezzo, ma la qualità dei loro articoli. La maggior parte delle società di noleggio con cui lavoriamo hanno prezzi estremamente simili sulla maggior parte degli articoli a noleggio, ma so per esperienza che alcune di esse tendono a inviare biancheria troppo corta, o macchiata, o solo generalmente non di alta qualità come quelle di altre società. Se non avete un ristoratore, un pianificatore o un altro professionista a cui chiedere, può valere la pena di andare in alcuni showroom per guardare la qualità dei loro articoli in persona.
Altre differenze chiave tra le società di noleggio sono le finestre di consegna e le spese; importo minimo dell’ordine; se i piatti/vetri/argenteria devono essere restituiti raschiati, sciacquati o lavati (tutte quantità di lavoro decisamente diverse); e disponibilità a lavorare con voi senza farvi creare un account professionale. Se stai gestendo da solo i tuoi ordini di noleggio, probabilmente vale la pena chiamare alcune aziende diverse per fare loro queste domande e ottenere un preventivo generale iniziato.
Ora, parliamo di numeri. Per la Greater San Francisco Bay Area, gli affitti standard tendono a correre lungo le linee di:
- Piastre: 55¢ ciascuno
- Forchette/coltelli/spugne: 55¢ ciascuno
- Bicchieri (vino/acqua/bicchieri): 60¢ ciascuno
- Tendaggi per tavoli rotondi da 60″: $13 ciascuno
- Tavoli rotondi da 60″: $9.50 ciascuno
- Sedie pieghevoli in plastica: $1.65 l’una
- Sedie pieghevoli in legno: $3,60 l’una
- Sediehiavari: $9 l’una
(Si prega di notare che tutti i numeri sono approssimativi.)
Si potrebbero comprare queste cose per la stessa cifra? Certo. La festa per il trentesimo compleanno del mio migliore amico era a luglio, e lui ha insistito per far bere la gente da bicchieri veri (…mania personale), così nei due giorni precedenti abbiamo comprato tutti i bicchieri nei negozi dell’usato per una media di circa 50 centesimi ciascuno. Non si abbinavano, e ne avevamo uno per persona, così abbiamo fatto scrivere i nomi con un pennarello. Ma era una festa in un loft industriale, ed erano fantastici. Inoltre non abbiamo avuto il tempo o le risorse di trasporto per trattare con i bicchieri a noleggio (la maggior parte delle società di noleggio hanno un importo minimo di ordine per la consegna).
Si può certamente fare lo stesso per il tuo matrimonio, se ti va bene passare il tempo a cercare nei negozi dell’usato e avere lo spazio per conservarli. Perché, amici, lo stoccaggio è uno degli sporchi segreti dei matrimoni – c’è un sacco di roba, e se non vive in un magazzino in affitto, probabilmente dovrà vivere in casa vostra. Avete una cantina/garage/camera da letto libera che vi va bene occupare con la roba del matrimonio per qualche mese prima del matrimonio? Rad. Se no, questo è probabilmente un altro motivo per affittare. Un’altra cosa a cui pensare quando si guarda in affitto vs. acquisto è il lavaggio e la pulizia. I piatti in affitto si presentano lavati, e la biancheria in affitto si presenta stirata. In genere si possono anche restituire non lavati. Ma se stai comprando queste cose? Dovranno essere lavati sia prima che dopo il matrimonio, quindi assicuratevi di avere la manodopera per gestire la cosa. (Chiunque l’abbia fatto può dirvi che lavare 220 piatti, anche con una lavastoviglie, non è un compito da poco.)
Alcune altre cose generali da notare sul noleggio:
- Vi siete mai chiesti perché molti matrimoni hanno tovaglie lunghe fino al pavimento? I tavoli standard per eventi/affitti sono… brutti, anche quando non sono rovinati. Devi praticamente coprirli. (vedi sopra)
- La biancheria di cotone e poliestere costa quasi sempre uguale. Il cotone è sempre molto, molto più bello, quindi richiedilo se puoi (e assicurati di richiederlo al tuo catering se stanno eseguendo il tuo ordine di noleggio).
- Se non hai qualcuno che lava le rastrelliere di bicchieri durante l’evento, dovrai ordinare una tonnellata di bicchieri (pensa: tre per ospite), o inventare un sistema che induca le persone a usare solo un bicchiere. (Raccomando un mix di targhette e un chiaro segno al bar che chieda alle persone di tenere e riutilizzare i loro bicchieri!)
- Ordinate sempre circa dieci piatti/forchette/coltelli/pannolini extra. Potresti averne uno o due scheggiati, o avere un ospite che ne fa cadere uno, o renderti conto che hai dimenticato di includere i tuoi fornitori nel conteggio (e hanno bisogno di mangiare da qualcosa!).
- Se stai servendo la torta, non dimenticarti di un set extra di piatti e forchette per servirla!
- Se non sei sicuro esattamente di quanti ospiti avrai (cioè, se state facendo l’ordine prima che le risposte siano arrivate), mettete il vostro ordine iniziale di noleggio per un importo elevato. La stragrande maggioranza delle società di noleggio vi lascerà cambiare il vostro ordine senza penalità fino a circa tre giorni prima della consegna, il che significa che se avete bisogno di far cadere due tovaglie, non è un problema. Tuttavia, se avete bisogno di aggiungere due all’ultimo minuto? C’è la possibilità che siano completamente fuori del tuo colore di scelta.
- Generalmente pagherai una tassa di consegna e ritiro forfettaria, non importa quanti articoli ci sono nell’ordine. A causa di questo, è meglio se puoi avere solo un ordine di noleggio, quindi se vuoi noleggiare articoli speciali, parla con il tuo catering o la sede per vedere se stanno facendo un ordine di noleggio e puoi aggiungere al loro ordine esistente. (Nota: La maggior parte delle società di catering non possiede in realtà set completi di piatti/vetri/lenzuola; li affittano per ogni evento. Vedi: Stoccaggio). Questo rende anche più facile il ritorno. Con due ordini devi assicurarti che le cose vengano separate in modo appropriato e che non vengano rispedite all’azienda sbagliata.
- Assicurati di leggere attentamente il tuo ordine di noleggio una settimana prima dell’evento. E magari fallo leggere attentamente anche a qualcun altro. Volete rendervi conto che hanno messo l’orario di ritiro sbagliato sull’ordine prima che vi siate seduti per un’ora alla fine della notte ad aspettare che il camion arrivi. (Um, diciamo solo: esperienza personale.)