Positive Tone: It’s How You Say It

di Leigh Geraghty

Quando gli si chiede delle loro sfide nella scrittura aziendale, molti dei partecipanti ai nostri workshop dicono di avere problemi con il tono del loro messaggio. Il tono è il modo in cui si descrive la qualità emotiva della scrittura. Riflette l’atteggiamento dello scrittore nei confronti del lettore, e influenza il modo in cui il lettore risponderà. Gli scrittori tendono a fare molti sforzi per sembrare competenti e professionali, ma non sono sempre sicuri di come creare un tono positivo.

Tre scelte per il tono

Quando si tratta di tono, hai tre scelte: positivo, negativo o neutro.

Tono positivo: Il tono positivo è sempre la scelta migliore. Non si tratta solo di essere gentili – il tono positivo è più chiaro e ci aiuta a fare le cose perché la sua formulazione è più semplice e usa meno parole. Formulando i messaggi in modo positivo, incoraggiate le persone a comprare le vostre idee e a stabilire buone relazioni per il futuro. Il tono positivo è un costruttore di credibilità.

Tono negativo: Il tono negativo tende a far sentire il lettore arrabbiato e sulla difensiva, e può danneggiare la vostra immagine professionale. Mentre le frasi che contengono espressioni negative potrebbero portare alla conformità, raramente risultano in una cooperazione felice. Il tono negativo può anche rendere il tuo messaggio difficile da capire e ricordare.

Tono neutro: Il tono neutro è l’assenza di linguaggio positivo o negativo. Il tono neutro non ha sentimenti, solo i fatti. Anche se questo può sembrare abbastanza innocente, il tono neutro comporta il rischio di essere interpretato negativamente, a seconda dell’umore del lettore. Infatti, il tono neutro può risultare freddo, o addirittura agghiacciante.

Nella scrittura commerciale, il tono positivo è sempre la scelta migliore, anche quando il messaggio è negativo. Scrivi sempre con l’obiettivo di cercare di aiutare il lettore e di costruire il rapporto, anche se sei seccato.

Come creare un tono positivo

Il tono si trasmette attraverso la scelta delle parole e delle frasi, il tuo punto di vista e come metti insieme parole e frasi. Ecco alcuni consigli per scrivere con un tono positivo:

1. Evitare di usare parole negative come:

argomentare cattivo ma incurante complicare pericoloso debito difetto

ritardo difficile dubbio sforzo errore fallimento guasto comunque

responsabilità errore marcato deve non mai ovvio problema

rifiutare sfortunatamente deve fermarsi terribile purtroppo sprecare sbagliato

1. Usa invece queste parole positive:

beneficio bonus brillante chiaro

facile efficace energia assicurare

veloce concentrato ora per favore

potente semplice forte

1. Usa la forma positiva della frase. Invece di “Non dimenticare di prenotare una sala riunioni”, trasmetti il messaggio in modo positivo: “Ricordati di prenotare una sala riunioni.”

1. Piuttosto che concentrarsi sul problema, concentrarsi sulla soluzione o azione. Per esempio, cambiate “Mi dispiace che non possiamo discutere un limite massimo dei prezzi di vendita perché il decisore chiave non è disponibile fino a lunedì” in “Possiamo discutere un limite massimo dei prezzi di vendita lunedì, quando il decisore chiave sarà disponibile.”

1. Evitate lunghe spiegazioni e concentratevi sulla soluzione. Invece di “Sarò fuori città dal 13 febbraio al 18 febbraio, e non potrò incontrarla fino a quel momento”, dica semplicemente “Posso incontrarla dopo il 18 febbraio.”

1. Utilizzi gli antonimi per rimuovere la parola “non”. Per esempio:

Invece di Non ha accettato aiuto. L’ufficio non sarà aperto. Non erano presenti.

Usa Ha rifiutato aiuto. L’ufficio sarà chiuso. Erano assenti.

Il tono è presente in tutta la comunicazione scritta, che sia una scelta o un incidente. Scegliendo un tono positivo, costruirete e manterrete relazioni positive, proietterete un’immagine professionale e realizzerete più facilmente i vostri obiettivi.

Il 9 gennaio 2017 / Career Coaching, Email Writing, Meeting Skills, Presentation Skills, Writing Skills