Paystub Excel Template

Mentre a tutti i dipendenti piace ricevere la loro busta paga, la busta paga che accompagna il denaro è anche essenziale. Questo Paystub Excel Template fornisce i dettagli della loro paga dal periodo di paga. E mentre le buste paga non sono obbligatorie per i regolamenti federali, più della metà degli stati richiedono la registrazione delle buste paga. Di questi, undici stati richiedono ai datori di lavoro di fornire una copia fisica di una busta paga, invece di una digitale.

Ma, anche se non gestite il vostro business in uno di questi stati, il Fair Labor Standards Act richiede di tenere registrazioni accurate delle ore lavorate e dei pagamenti effettuati. Infatti, la legge elenca quattordici diverse registrazioni di base che il datore di lavoro deve mantenere per ogni lavoratore non esente.

Queste registrazioni sono le informazioni tipicamente contenute in una busta paga. Quindi, anche se non ne consegnate una copia ai vostri dipendenti, avete comunque bisogno di tenere un registro. Questo significa che hai bisogno di un sistema per tracciare la paga del datore di lavoro, le detrazioni e le ore lavorate.

Questa calcolatrice di libro paga Excel può aiutarti a semplificare il processo di registrazione con un semplice database. E, se volete creare delle buste paga per stamparle e darle ai vostri dipendenti, c’è un metodo diretto per farlo.

Mentre Excel è principalmente un foglio di calcolo, ha anche la capacità di essere usato come un semplice database. La chiave per far funzionare correttamente questo modello excel di database dei dipendenti è in queste caratteristiche del database. Poi, la busta paga usa VLOOKUP per estrarre i dati dal database.

Contenuto del modello

Quando scarichi il file ZIP per questo modello excel di database dei dipendenti, riceverai due diversi fogli di calcolo:

• PayStub Excel Template with Database by Employee Name
• PayStub Excel Template with Database by Employee ID

Tutti questi fogli di calcolo contengono più fogli di lavoro. In ogni modello di busta paga da scaricare, troverai:

• Direzioni per l’uso,
• Un foglio di installazione per personalizzare il tuo modello,
• Un database degli stipendi dei dipendenti per inserire i record dei dipendenti, e
• Un modello di busta paga così puoi stampare le buste paga per ogni dipendente

L’unica differenza tra i due file è sul modello di busta paga. Sono quasi identici nell’uso, ma una differenza chiave li distingue.

Nel modello PayStub Excel Template con Database per nome dipendente, crei buste paga per dipendenti basate sul nome del dipendente.

Nel modello PayStub Excel Template con Database per ID dipendente, le crei usando il numero ID del dipendente.

Dovrai decidere quale ha più senso per il tuo sistema di gestione del database dei dipendenti. Una volta deciso, puoi iniziare a personalizzare il modello e metterlo in uso.

Direzioni

In fondo ad ogni modello, troverai un foglio di lavoro con le istruzioni per l’uso. Questi fogli di lavoro contengono una versione semplificata di queste indicazioni scritte.

Ci sono brevi indicazioni per il Foglio di lavoro di impostazione, il foglio di lavoro del foglio salariale e il foglio di lavoro del database. Troverete anche alcune note utili su tutti e tre, in modo da poter utilizzare i fogli di lavoro in modo più efficiente.

Il modello di cedolino paga viene fornito con dati di esempio per rendere più facile per voi vedere come funziona il modello, e come è possibile creare cedolini paga utilizzando i vostri dati. Semplicemente cancella i dati di esempio per creare un modulo vuoto.

Dopo aver scaricato e decompresso il modello, puoi scansionare velocemente queste indicazioni. In questo modo avrai un’idea migliore di quello che dovrai fare per preparare le buste paga dei tuoi dipendenti.

Impostazione del modello

Una volta che hai letto il foglio di lavoro How to Use, puoi navigare alla pagina Setup. Qui è dove puoi personalizzare le date, i titoli e le categorie.

Il modello della busta paga copre un periodo di dodici mesi, con una busta paga ogni mese. Puoi regolare i nomi dei mesi e le date di trasferimento per soddisfare le esigenze della tua azienda. La data di trasferimento è la data in cui la tua azienda invia il denaro ai tuoi dipendenti. Questo sarà tipicamente da uno a tre giorni lavorativi prima che il denaro sia aggiunto ai conti bancari dei tuoi dipendenti con un deposito diretto.

Nell’altra sezione, puoi tracciare guadagni e deduzioni. Questo database può tenerne traccia fino a otto.

Nella colonna “Salary Titles”, puoi documentare quali guadagni e deduzioni devono essere contabilizzati. Poi nella colonna “Salary Category”, usa il menu a tendina per indicare se ogni particolare titolo di stipendio è un guadagno o una deduzione.

Tutti i cambiamenti che fai nel modulo Setup si rifletteranno nel database Excel e nel generatore di pay stub dei dipendenti.

Employee Salary Database

Una volta che hai i mesi corretti, date di trasferimento, titoli di stipendio, e categorie di stipendio, hai completato il processo di configurazione iniziale. Ora puoi iniziare a lavorare sul database del personale.

Una panoramica

Quando apri per la prima volta il database, può essere un po’ travolgente. Dato che questo modulo è pensato per tracciare la paga dei dipendenti per un anno intero, ci sono dodici diverse sezioni mensili per registrare la paga. C’è anche una sezione per aggiungere informazioni di base su ogni dipendente. Ecco un’immagine ingrandita di una parte di questo enorme database.

Questo modello ha spazio per 50 dipendenti. Puoi aggiungere altre righe, ma dovrai farlo prima dell’ultima riga del database. In questo modo anche le formule vengono aggiunte automaticamente.

Se non hai bisogno di 50 righe, puoi anche eliminare le righe dal database. Segui le indicazioni in questo post per inserire o cancellare righe:

Inserire o cancellare righe e colonne

Congelare i riquadri per vedere sempre le intestazioni di colonna e riga

Siccome questo foglio di lavoro è così grande, potresti trovare utile congelare i riquadri. Questo blocca le righe e le colonne selezionate, in modo che siano sempre visibili, anche quando si scorre. Congelare i riquadri può aiutare a velocizzare l’inserimento dei dati, dato che non dovrai cercare di ricordare a cosa serve ogni cella o dover scorrere indietro fino alle intestazioni.

Per bloccare i riquadri, segui le indicazioni di questo articolo:

Freeze Panes to Lock Rows and Columns

Colored Headings

Per aiutarti a tenerti organizzato e distinguere ogni sezione del database, ci sono dei colori sulla riga di intestazione. La sezione in viola è per la registrazione delle informazioni dei dipendenti. Poi ogni mese si alterna tra il verde acqua e il marrone, per aiutarti a vedere facilmente dove finisce ciascuno e inizia il successivo.

Minimizza e massimizza i gruppi di mesi

Per rendere il foglio di calcolo Excel più accessibile, puoi anche minimizzare i mesi che non stai usando. Sopra ogni sezione mensile, nella riga dell’intestazione della colonna, ci sono segni più (+) e meno (-). Clicca su questi per espandere o minimizzare ogni gruppo.

Come usare

Una volta che hai congelato i riquadri e minimizzato i mesi che non stai usando, sei pronto per iniziare a inserire informazioni nella sezione viola del modulo.

Per ogni dipendente, registrate i loro:

• Identificativo del dipendente
• Nome
• Titolo
• Dipartimento
• Direzione/Manager
• Nome della banca
• Nome del conto bancario
• Numero del conto bancario

Si consiglia di fare attenzione quando si inseriscono queste informazioni, per assicurare un inserimento preciso dei dati.

Poi puoi passare al gruppo del mese per il mese corrente. Qui, inserirai tutti i numeri per la paga e i benefici dei tuoi dipendenti. C’è una colonna per ognuno dei guadagni e delle deduzioni che hai incluso nella pagina di impostazione. Se hai bisogno di fare dei cambiamenti a queste intestazioni di colonna, cambiale nella pagina di impostazione. In questo modo i cambiamenti si riflettono sull’intero database e non solo sul mese corrente.

Una volta inseriti tutti i dati per il periodo di paga, puoi iniziare a generare le buste paga dei dipendenti.

Salary Slip

Il foglio di lavoro salary slip è progettato per essere usato come un modello di busta paga e ti permette di stampare una busta paga personalizzata per ogni membro del tuo team.

Ecco come appare il modello della busta paga:

Vuoi aggiornare la cella che dice “La pagina del foglio di calcolo” nell’angolo in alto a sinistra per mostrare il nome della tua azienda. Puoi digitarlo direttamente, o caricare un logo.

Una volta che hai cambiato quella cella, la busta paga è pronta per l’uso. Prende tutte le informazioni sulla paga che hai inserito per questo dipendente e crea una busta paga confidenziale.

Questo include:

• I guadagni (stipendio, pasti, trasporto, indennità di salute, ecc),
• Detrazioni (assicurazione, tasse, ecc.),
• Salario lordo (il modello usa uno stipendio fisso, non una paga oraria),
• Salario netto,
• Periodo di paga (l’impostazione predefinita è mensile ma è possibile personalizzare il modello per adattarlo al periodo di paga bisettimanale, se necessario),
• Data di trasferimento (la data in cui è stato effettuato il deposito diretto della paga),
• Dettagli bancari, e
• Dettagli della posizione (il loro titolo, dipartimento e manager).

Avrai bisogno di generare una busta paga separata per ogni dipendente, e stamparle una alla volta. Questo è un processo semplice, che richiede solo un inserimento manuale.

Per iniziare a stampare le buste paga, devi sapere quale versione della cartella di lavoro per l’elaborazione delle buste paga stai usando.

Generare una busta paga per nome del dipendente

Se stai usando il modello PayStub Excel con Database per nome del dipendente, vedrai una freccia a discesa accanto al campo Nome del dipendente:

Seleziona semplicemente il dipendente corretto dalle opzioni a discesa, e tutte le altre informazioni di questa persona saranno automaticamente inserite. Poi questo modulo è pronto per la stampa.

Poi, seleziona un nuovo nome e stampa la prossima busta paga. Ripeterai questo processo di selezione e stampa per ogni dipendente dell’azienda.

Genera una busta paga per numero ID dipendente

Se stai usando il modello PayStub Excel con Database per ID dipendente, vedrai una freccia a discesa accanto al campo ID dipendente:

Seleziona semplicemente il numero ID dipendente che vuoi visualizzare, e poi stampa il modulo. Puoi farlo per ogni dipendente.

Aggiungi informazioni sulla paga del dipendente ogni mese

Una volta che hai finito di stampare le buste paga per ogni dipendente, puoi minimizzare il mese che hai appena completato. Poi, quando è il momento di eseguire di nuovo il modello del libro paga, puoi massimizzare il mese successivo.

Per preparare il libro paga ogni mese, devi:

• Aggiornare qualsiasi informazione personale o di pagamento dei dipendenti,
• Aggiornare il periodo di paga,
• Aggiungere qualsiasi nuovo dipendente,
• Inserire tutte le deduzioni e le spese,
• Generare una busta paga per ogni dipendente, e
• Stampa una busta paga per ogni dipendente.

Mantenendo un anno intero di record in questo singolo database, puoi facilmente tornare indietro e rispondere a qualsiasi domanda sulla paga dei dipendenti. Avrai le informazioni di cui hai bisogno prontamente disponibili.

Tenere il modulo confidenziale

Siccome questo è un record ufficiale del salario dei dipendenti, è necessario mantenere il database sicuro. Non è qualcosa a cui vuoi che chiunque faccia dei cambiamenti.

Per assicurarti che non vengano fatti cambiamenti non autorizzati, puoi considerare di proteggere il documento con una password e concedere l’accesso solo al tuo personale del libro paga. Per creare un foglio di lavoro protetto, segui le indicazioni in questo post:

Proteggi un foglio di lavoro

Proteggere un foglio di lavoro impedirà alle persone di fare modifiche. Ma saranno comunque in grado di aprire il file e visualizzare informazioni riservate. Per impedire al personale non autorizzato di aprire il foglio, puoi proteggere il documento Excel a livello di file.

A seconda del sistema tecnologico che hai impostato, puoi considerare:

• Crittografare il file,
• Richiedere una password per aprire il file, o
• Restriggere l’accesso al file con permessi di Information Rights Management.

Per maggiori dettagli sulla sicurezza per i fogli di calcolo Excel, potete leggere questo post:

Protezione e sicurezza in Excel

Traccia la paga dei tuoi dipendenti

Una volta che avrete impostato le vostre protezioni, avrete un modo riservato per tracciare la paga dei dipendenti. Questo ti aiuterà a rispettare le leggi statali e locali sull’occupazione, e a registrare i dettagli della paga per ogni dipendente.

Ogni anno, puoi iniziare un nuovo modello, e dare ai dipendenti la possibilità di aggiornare le loro informazioni di pagamento. Poi si può iniziare a usare il modello per generare le buste paga per ogni persona sul libro paga.