Orientamento dei nuovi dipendenti più una lista di controllo per tenerti in pista

L’orientamento dei nuovi dipendenti è la prima esperienza ufficiale che i nuovi assunti hanno con i loro datori di lavoro dopo essersi uniti alla squadra. Dovrebbe fornire una buona introduzione nella cultura dell’azienda, i doveri lavorativi del dipendente, e un’opportunità per completare qualsiasi documento richiesto. Raccomandiamo di usare una lista di controllo per assicurarsi di fornire la migliore esperienza possibile.

Abbiamo fornito una lista di controllo per l’orientamento dei nuovi assunti per aiutarvi a ricordare le attività di base come il libro paga e le pratiche di conformità, la configurazione dell’ufficio e i badge di sicurezza, e l’attività più importante: far sentire il nuovo assunto il benvenuto.

Scarica la lista di controllo per l’orientamento dei nuovi assunti in formato PDF o DOC

Una lista di controllo per l’orientamento dei nuovi assunti aiuta la tua azienda a tenere sotto controllo le attività di orientamento dei nuovi dipendenti per assicurarti che i tuoi nuovi assunti partano bene. Include i documenti per i nuovi assunti come i moduli I-9 e W-4 che devono essere completati. Include anche compiti come l’impostazione dei sistemi IT e la preparazione dello spazio di lavoro del dipendente.

Come minimo, dovresti includere quanto segue nel tuo processo di orientamento per i nuovi assunti:

• Introduzione dipendente-manager
• Sessione informativa sull’azienda (background, mission, valori)
• Formazione sul lavoro
• Tempo per firmare i documenti di assunzione
• Revisione delle procedure di sicurezza
• Pacchetto di benefici
• Passaggio dello spazio di lavoro (se applicabile)

La nostra lista di controllo per l’orientamento dei nuovi assunti è scaricabile e può essere modificata in base alle esigenze della tua azienda. Questo vi aiuterà ad assicurarvi di non perdere nessun importante documento richiesto per i nuovi assunti durante il processo di orientamento. Include tutte le attività di base per l’orientamento dei nuovi dipendenti, come le presentazioni che devono essere fatte, i documenti che devono essere completati e le scadenze.

Avrete bisogno di modificare il modello per includere elementi rilevanti per la vostra azienda, come i tour degli uffici, i pass per il parcheggio, l’ordine delle uniformi o i passaggi per ottenere le foto per un badge per i dipendenti o un comunicato stampa. Scaricare il nostro modello ti evita di dover creare la tua lista di controllo da zero.

Onboarding and Orientation During the New Hire Process

Una volta completato il processo di assunzione dei dipendenti, si passa alle fasi successive: orientamento e onboarding. Il processo di assunzione inizia ben prima del primo giorno del dipendente. Inizia una volta che il dipendente ha accettato la vostra offerta e continua per tutto il primo anno con l’onboarding e la formazione. In genere un nuovo assunto impiega circa otto mesi di lavoro prima di essere pienamente produttivo.

Fornire un solido onboarding come parte del vostro processo di orientamento dei nuovi dipendenti assicura che il tempo non sia sprecato e che il dipendente abbia buone probabilità di rimanere. Vedere l’immagine qui sotto per i passi fondamentali del processo di assunzione, e notare che l’orientamento inizia il primo giorno del dipendente.

Processo di assunzione illustrato in cinque passi

Tutti questi passi sono inclusi nella lista di controllo di assunzione di cui sopra. Andremo più in dettaglio su alcuni dei compiti qui sotto in modo da avere un buon senso di cosa fare e quando farlo.

Il primo giorno: Benvenuto e Orientamento

Il primo giorno è quando hai bisogno di fare due cose importanti con ogni nuovo assunto. Il primo compito – le scartoffie per i nuovi assunti – è il più urgente ma non il più importante. La cosa più importante è far sentire il nuovo assunto il benvenuto. Entro la fine del primo giorno, vorrete che il vostro nuovo assunto sia convinto di aver preso una grande decisione unendosi alla vostra azienda.

Il vostro compito nel primo giorno è quello di ispirarlo e motivarlo a tornare il secondo giorno. Puoi farlo assicurandoti che tutte le scartoffie siano fatte correttamente (più urgente) e assicurandoti che si sentano benvenuti nella tua azienda (più importante).

Le attività da considerare durante la prima settimana di orientamento sono:

• Programmare incontri one-on-one con i membri chiave dello staff con cui il nuovo assunto lavorerà
• Offrire foglietti, come la lista dei telefoni della compagnia, la mappa dell’ufficio, o istruzioni per la segreteria telefonica
• Fornisci una lista di chi fa cosa nel loro dipartimento nel caso abbiano domande
• Dai loro una copia dell’organigramma e spiega come è strutturata l’azienda
• Mostra loro dove si trovano i poster del diritto del lavoro e offri di rispondere alle domande
• Fai un tour dell’edificio così sapranno dove sono le sale conferenze, le fotocopiatrici e le uscite di emergenza
• Descrivere la formazione che riceveranno e quando/dove avverrà
• Assicurarsi che sappiano dove trovare manuali utente, documenti e materiali di riferimento
• Far loro seguire un collega, in modo che vedano com’è un giorno nella vita di un collega
• Assicurarsi che abbiano tutti gli strumenti necessari per il loro lavoro: un computer, VPN, badge, chiavi, URL di siti web e ID
• Orientarli alla missione, visione, valori e piano strategico dell’azienda
• Fissare un orario con il loro supervisore per rivedere la descrizione del loro lavoro e rispondere alle domande

Assegnare diversi membri del team, manager e colleghi per aiutare con i compiti di cui sopra. Anche se non avete un programma formale di mentoring, scegliete un pari che faccia il check-in con il nuovo assunto ogni giorno per le prime settimane. Questa persona può essere una risorsa a cui il nuovo assunto può rivolgersi per fare domande, sia sul lavoro che su cose non legate al lavoro, come ad esempio come inviare un fax e dove andare a pranzo.

HR Tip: Per aiutare il dipendente a sentirsi benvenuto e assicurarsi che non abbia paura, considerate la possibilità di chiedere a un collega di invitarlo a pranzo ogni giorno durante la prima settimana. Il primo giorno, potreste anche coprire il costo del pranzo per farli uscire con il loro supervisore o mentore alla pari. Usate questa prima settimana per aiutare i vostri nuovi assunti a costruire relazioni con i loro colleghi, in modo che comincino a sentirsi leali alla vostra azienda e al loro team.

Documentazione per i nuovi assunti

La documentazione per i nuovi assunti è la parte delle Risorse Umane che è più scoraggiante per i nuovi imprenditori. Avere una lista di controllo aiuta a non dimenticare nulla di cruciale. Ecco una lista di tutti i documenti e moduli che potresti aver bisogno che il dipendente completi, riveda e/o firmi. Usando i link qui sotto, troverete articoli, modelli o istruzioni per ognuno di questi documenti per aiutare a rendere l’inserimento più facile da gestire.

• I-9: Da usare per verificare l’idoneità all’impiego. Chiedi al dipendente di portare un documento d’identità il primo giorno.
• W-4: Utilizzato per raccogliere le ritenute fiscali dei dipendenti. Ci può essere una versione fiscale statale del W-4 che deve anche essere completata.
• Manuale del dipendente: Fai rivedere e firmare al dipendente il manuale del dipendente.
• Altre politiche aziendali: Politiche uniche per la tua azienda che non sono coperte nel tuo manuale del dipendente; esempi includono politiche di molestie sessuali, politiche di congedo di maternità, e politiche di tempo libero.
• Impiego su base volontaria: Assicuratevi che il dipendente capisca la vostra politica di impiego at-will.
• Modulo di deposito diretto: Usalo per raccogliere le informazioni bancarie per il libro paga del dipendente se offri il deposito diretto.
• Foglio dati del dipendente con informazioni di contatto di emergenza: In caso di emergenza.
• Lettera d’offerta firmata: Richiedi una copia firmata se non l’hai già ricevuta.

Suggerimento HR: Considera la revisione dei documenti durante i primi giorni invece di dare al nuovo assunto una pila di documenti e andare via. Considerate la possibilità di rivedere ogni voce con il nuovo assunto per evitare che sia sopraffatto. Per esempio, si potrebbe completare il libro paga e la documentazione I-9 il primo giorno, la documentazione dei benefici il secondo giorno, le politiche il terzo giorno, il manuale il quarto giorno, ecc.

Se più di un nuovo assunto inizia lo stesso giorno, è possibile programmare il tempo con loro insieme per rivedere le politiche importanti come evitare le molestie sessuali o esaminare l’intero manuale del dipendente, permettendo loro di fare domande. Gli elementi che non vengono usati subito, come il modulo per le spese dei dipendenti, possono aspettare ed essere rivisti una volta che il dipendente programma il suo primo viaggio di lavoro.

Aiutare il nuovo assunto a sentirsi benvenuto

Come detto, questa è la parte più importante dell’esperienza di orientamento del nuovo dipendente, perché aiuta il dipendente a sentirsi benvenuto. Possono incontrare la loro squadra, imparare le priorità del loro supervisore, capire la missione dell’azienda e sentirsi parte dell’azienda.

Un nuovo dipendente può anche sentirsi perso su come si inserisce nel quadro generale dell’azienda. Pingboard ti permette di creare un organigramma che puoi condividere con tutti i tuoi dipendenti per vedere dove il loro lavoro si inserisce all’interno dell’azienda. E’ gratuito fino a 50 dipendenti, si aggiorna automaticamente integrandosi con ADP, BambooHR, Google G Suite e altri software HR, e trasforma il tuo organigramma in un database di dipendenti ricercabili accessibile tramite l’app Pingboard.

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Onboarding – Prima settimana di lavoro

La prima settimana di lavoro è snervante per molti nuovi assunti. È vostro compito farli sentire i benvenuti, incoraggiarli a imparare i vostri processi, il vostro sistema e la vostra cultura, e assicurarvi che abbiano una persona di riferimento che li assista con le loro domande durante i primi giorni.

Chi dovrebbe fare l’onboarding è una domanda che molti datori di lavoro si pongono. Mentre l’HR ha un ruolo importante, si scopre che i nuovi assunti vogliono un mix di persone coinvolte. Il management è il più importante. Non è una sorpresa che i dipendenti vogliano sapere cosa i leader dell’azienda si aspettano da loro nel loro nuovo lavoro. Quindi, leader aziendali, prendete in considerazione la possibilità di programmare del tempo con i vostri nuovi assunti.

33% dei nuovi assunti preferiscono che sia il team di gestione a condurre il loro orientamento. Fonte: BambooHR

Domande frequenti (FAQ) sull’orientamento dei nuovi dipendenti

Qual è la differenza tra orientamento e onboarding?

L’orientamento dei dipendenti e l’onboarding sono entrambi molto simili; tuttavia, l’orientamento avviene quando il dipendente inizia il lavoro – per alcune aziende dura un giorno, per altre una settimana o più. Di solito è strutturato – a volte si tiene in un formato di classe – e consiste nel dare il benvenuto e presentarli all’azienda, oltre a riempire tutte le carte necessarie, come per il libro paga o i benefici.

L’onboarding è più che altro un processo continuo per portare il dipendente alla velocità dei processi e aiutarlo a diventare più impegnato; in genere continua fino a quando il lavoratore è più stabilito all’interno dell’azienda.

Posso condurre più orientamenti dei dipendenti in una volta sola?

Puoi condurre più orientamenti in una volta sola; in effetti, dovresti sforzarti di farlo quando possibile. Si risparmia tempo dal dover condurre la stessa sessione più volte e si dà anche ai nuovi assunti l’opportunità di connettersi con persone come loro che sono nuove nell’azienda. Finché si segue un formato strutturato che funziona per tutte le posizioni (è sempre possibile impostare mini-sessioni separate per la formazione specifica), dovrebbe funzionare bene.

Quali argomenti dovrebbero essere trattati in un programma di orientamento dei dipendenti?

Si dovrebbe fornire un caloroso benvenuto oltre a fornire informazioni sulle procedure aziendali (sicurezza e attività non legate alla sicurezza), benefici e compensazione, documenti per i nuovi assunti, tempo libero pagato, formazione, layout dell’edificio, e così via. Dovrete personalizzare il programma per la vostra azienda, ma queste sono informazioni generali che possono essere applicate a qualsiasi azienda.

Bottom Line

I dipendenti sono una risorsa per la vostra azienda se sono in grado di svolgere il lavoro per cui li avete assunti. Per garantirlo, assicuratevi che i vostri nuovi assunti partano bene. La nostra lista di controllo per l’orientamento dei nuovi assunti fa molto di più che assicurarsi di gestire tutte le scartoffie per i nuovi assunti. Se usata, vi aiuterà a ridurre il turnover, a coinvolgere i vostri nuovi assunti e a ridurre il tempo necessario ai vostri nuovi dipendenti per essere produttivi.