I 20 migliori strumenti di programmazione di gruppo nel 2021

Trovare il tempo in un programma imballato può essere difficile, soprattutto quando si sta cercando di trovare il tempo libero nel proprio programma così come per altre dieci persone.

Il modo migliore per ridurre al minimo il tempo estraneo speso per compiti semplici è quello di esternalizzare il lavoro a una terza parte – in questo caso, uno scheduler gruppo. Un pianificatore di gruppo vi permetterà di mitigare inutili back-and-forth e-mail, e, infine, ridurre l’attrito nel vostro flusso di lavoro.

Qui, stiamo andando a esplorare alcuni dei migliori strumenti di pianificazione di gruppo si potrebbe usare per creare un processo di pianificazione più efficace.

Cosa cercare in uno strumento di pianificazione di gruppo

Prima di iniziare il confronto, aiuta a sapere cosa rende un buono strumento di pianificazione di gruppo. Avere semplicemente l’integrazione con le tue applicazioni di calendario non è sufficiente.

Al giorno d’oggi, un buon scheduler ha potenti integrazioni di vendita. Il tuo strumento dovrebbe essere in grado di integrarsi con:

La maggior parte delle app di pianificazione di gruppo sono in grado di trovare orari comuni per incontrarsi, ma alcune hanno caratteristiche aggiuntive come l’essere ottimizzate per le funzionalità mobili, la privacy, la velocità e la trasparenza.

In seguito, esploriamo i nostri 19 strumenti di pianificazione preferiti. Le descrizioni che seguono vi daranno un’idea delle capacità e della portata delle nostre app preferite.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings semplifica e automatizza quello che prima era un processo molto arduo e spesso manuale.

Pienamente integrato con il CRM gratuito di HubSpot, la funzione Meetings permette di:

1. Eliminare il back-and-forth delle email di programmazione
2. Fornire trasparenza e flessibilità al tuo team o ai tuoi potenziali clienti per programmare con te quando vedono che sei libero
3. Lisci il processo di acquisizione dei lead facendo domande chiave al cliente prima che la riunione avvenga

Lo strumento può essere incorporato nel tuo sito e impostato per riflettere il tuo branding nelle comunicazioni con i clienti e il team. Una volta che un cliente inserisce le sue informazioni per creare un nuovo incontro, i suoi dati vengono raccolti in un database, che è possibile utilizzare per i contatti futuri con loro e per far crescere la vostra clientela come si ottiene più connessioni.

HubSpot Meetings offre anche l’opzione per i collegamenti di gruppo. Puoi modificare le impostazioni in modo da ricevere le notifiche quando vengono create nuove riunioni e includere informazioni critiche sulla riunione all’interno del link come la durata della riunione, l’argomento, ecc.

Calendar

Calendar è uno degli strumenti di pianificazione più intuitivi disponibili. Compatibile con PC e Mac, nonché con i dispositivi iOS e Android, Calendar sfrutta l’apprendimento automatico per offrire una capacità di pianificazione intelligente.

Con Calendar, puoi taggare tutte le persone che vuoi, e Calendar mostra solo l’orario in cui tutti sono disponibili. Se hai bisogno di riprogrammare, un clic rivela quali orari funzionano per tutti nella tua squadra.

Il piano gratuito offre una programmazione illimitata, connettività del calendario (Gmail, Office 365, Outlook e iCloud) e notifiche e-mail e SMS sulla programmazione e sulle modifiche di programmazione. Altri piani includono l’accesso aggiuntivo dei membri del team, l’analisi del team, l’integrazione CRM e altro ancora.

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Doodle è senza dubbio il miglior scheduler disponibile sul mercato per gli smartphone. Attualmente compatibile con iOS e Android, Doodle si basa molto sulla funzione di sondaggio per raccogliere le date di incontro disponibili.

Doodle consente innanzitutto di impostare una pagina MeetMe, dove è possibile visualizzare gli orari liberi e scegliere il marchio designato. Puoi impostare un sondaggio delle tue date e degli orari disponibili e permettere alle persone di votare sulle fasce orarie che sono convenienti per loro, inviando loro un link via e-mail o indirizzandoli a un URL.

Offre diverse opzioni di risposta – non solo il binario sì/no – e permette a chi sceglie di classificare o spiegare le risposte. È possibile vedere chi ha risposto e chi no e mantenere le risposte ad un numero limitato, se necessario. È compatibile con i calendari più comunemente usati.

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Boomerang Calendar

Boomerang Calendar è un’estensione di Google che si collega al tuo browser Firefox o Chrome. Una volta installata, si collega al tuo Google Calendar e Gmail, quindi se non usi questi servizi di posta elettronica, questa potrebbe non essere la scelta per te.

Bibi Lauri Raven, fondatore di BibiBuzz, descrive Boomerang Calendar come tale:

“E’ senza soluzione di continuità e non aggiunge “disordine alle app”. Tiene anche conto dei diversi fusi orari ed è integrato in Gmail, Chrome e nel mio Google Calendar. Mentre sto scrivendo un’email, posso facilmente tirare fuori il mio calendario per far scegliere alle persone il momento migliore per una chiamata. Vedono solo gli orari in cui sono disponibile, non i miei altri appuntamenti e attività”

Come lei ha detto, è uno strumento che è molto ben integrato con le vostre e-mail e calendari. Mentre stai scrivendo un’e-mail, puoi incorporare il tuo programma nel corpo del testo. Ci sono anche alcuni altri metodi, ma il suo fascino principale è che è centralizzato e opera interamente all’interno della tua pagina e-mail. L’evento viene creato una volta che un invitato seleziona un orario, e quell’orario viene automaticamente registrato nel tuo calendario.

Tuttavia, il plug-in è un po’ una contraddizione – è orientato alla privacy in quanto protegge i dettagli del tuo programma dall’essere mostrato, ma al fine di utilizzare il servizio, devi concedergli l’accesso ad alcune delle tue informazioni private, compreso il tuo calendario, i contatti e le e-mail.

Questo potrebbe non essere il servizio da scegliere se tu o i tuoi invitati preferite un certo grado di anonimato online.

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Mixmax

Mixmax è uno scheduler integrato nella tua email. Compatibile specificamente con Gmail, questa piattaforma è particolarmente grande per coloro che lavorano nelle vendite. Alcune delle caratteristiche di vendita che include sono:

• Integrazioni con Sales Navigator
• Caratteristiche di auto-creazione di Salesforce
• Dialer di vendita
• Modalità bestia

Mixmax rende facile la programmazione delle e-mail. È possibile utilizzare modelli personalizzabili per inviare e-mail, tenere traccia delle aperture e dei clic, inviare notifiche e utilizzare i comandi slash per programmare i tuoi clienti. Puoi anche incorporare link e altri media all’interno dell’email usando Mixmax.

Ecco come Yura Riphyak, Fondatore e Chief Product Officer di YouTeam, lo mette:

“Questo strumento di pianificazione si distingue per una semplice ragione: ti permette di programmare incontri direttamente nel corpo della tua email. Non solo questo facilita la conversione nelle campagne di outreach, ma taglia anche l’attrito in eccesso in tutti i punti di comunicazione che portano ad un incontro.”

Anche Austin Mullins, fondatore di Conversion Creatives, usa Mixmax. Apprezza la capacità di lanciare link direttamente nelle vostre e-mail – “Dal momento che i potenziali clienti non devono cliccare per vedere gli orari disponibili, aumenta la probabilità che scelgano effettivamente un orario”, dice.

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WhenIsGood

WhenIsGood è un’opzione molto semplicistica, ma è efficace per la programmazione di gruppo. Anche se altre opzioni potrebbero essere migliori per coloro che hanno bisogno di un servizio ad alta intensità di funzioni, questa è una buona opzione per le vostre esigenze di base.

Prima di tutto, si crea un account e si imposta un calendario che copre i giorni in cui si è disponibili. Puoi scegliere delle fasce orarie in base alle tue esigenze di durata della riunione e selezionare la finestra temporale in cui sei disponibile. Una volta scelta una finestra temporale, puoi aggiungere le tue informazioni e creare l’evento.

Creare l’evento genera tre link. Ogni link ha uno scopo:

• Uno è per apportare modifiche al tuo calendario
• Uno è da inviare con gli inviti alle riunioni
• Uno è per gestire i risultati del sondaggio

Quando invii il link per far scegliere alle persone la tua disponibilità, queste selezionano gli orari che vanno bene per loro, e si sincronizza con il tuo link dei risultati del sondaggio. Da lì, è possibile decidere gli orari di incontro ideali per tutte le persone coinvolte. Non ha la maggior parte delle integrazioni, ma fa il trucco.

Kaleigh Moore, copywriter straordinario per aziende SaaS ed eCommerce, usa lo strumento e descrive cosa le piace qui: “Il mio programmatore di riunioni preferito è uno strumento senza fronzoli chiamato WhenIsGood. La versione base è gratuita e fa tutto ciò di cui ho bisogno – in più è estremamente semplice da usare. Nessun addestramento o download o qualsiasi altra cosa richiesta da qualsiasi parte. Solo un modo semplice per trovare l’orario ottimale di incontro per due o più persone.”

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YouCanBook.Me

YouCanBook.Me è un altro popolare strumento di programmazione di gruppo per le squadre. È uno strumento semplice ma potente. Il sistema si integra con GCal, Office 365 e iCal. Inoltre, lo strumento è buono per le grandi organizzazioni perché è possibile utilizzare il calendario per prenotare più persone, servizi o luoghi.

È ottimizzato per i cellulari e personalizzabile – è possibile personalizzare i colori e le notifiche per soddisfare le vostre esigenze. Il suo sistema di prenotazione dei clienti permette ai tuoi clienti di scegliere i loro orari specifici nel fuso orario corretto. È possibile aggiungere buffer tra gli appuntamenti e regolare la lunghezza degli appuntamenti.

Ryan Farley, co-fondatore di LawnStarter, che descrive perché ama YouCanBook.Me: “Amo assolutamente usare YouCanBook.Me per la programmazione del calendario. Programmare le riunioni senza di esso può richiedere una mezza dozzina di e-mail avanti e indietro alla volta. Invece, mi basta inviare a qualcuno il mio link di prenotazione e dire: “Per rendere le cose facili, vuoi trovare uno slot che funziona per voi qui? Inoltre, posso bloccare i tempi sul mio programma e gestire la lunghezza delle fasce orarie che voglio disponibili.”

Jeroen Corthout, co-fondatore di Salesflare, fa eco a questo sentimento, anche se nota che “il design non è moderno come alcuni altri strumenti, ma è altamente personalizzabile e può adattarsi a qualsiasi flusso di lavoro che si vuole costruire.”

Nell’insieme, è un grande strumento per le squadre e i gruppi che cercano di risparmiare alcune ore alla settimana in email back-and-forth.

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24Sessions

24Sessions è uno strumento di programmazione di gruppo ricco di funzionalità che è uno dei preferiti tra i team di vendita ad alto funzionamento. Include anche il video e la condivisione dello schermo, che lo rende un grande strumento per servire la maggior parte delle funzionalità delle riunioni di vendita.

I clienti possono prenotare le loro riunioni in base alla vostra disponibilità. Il calendario tiene conto delle differenze di fuso orario e permette il monitoraggio dei dati. Si sincronizza con GCal e Office 365.

Keller Tiemann, fondatore di Leadsurance, descrive perché ama questo strumento:

“Copre le cose più importanti come l’integrazione di un calendario sul nostro sito web, o una landing page indipendente, per i nostri potenziali clienti e clienti per programmare le riunioni. Crea anche automaticamente gli appuntamenti del calendario e i promemoria per tutti e invia i link alla video chat della sala riunioni. 24Sessions offre funzioni di dial-in, registrazioni di riunioni, la possibilità di ospitare più partecipanti, e un sacco di altre caratteristiche che ci permettono di usarlo per tutto, dalla programmazione delle demo al supporto dei nostri clienti più complessi. Ha reso la programmazione e l’hosting di riunioni efficienti e puntuali completamente senza soluzione di continuità per noi.”

Se stai cercando un one-stop-shop ricco di funzionalità per i team di vendita e la programmazione di gruppo, questa è una buona soluzione per te.

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TimeTrade

TimeTrade è un solido strumento di programmazione di gruppo. È ottimizzato per i cellulari, e puoi abbinare i clienti ai dipendenti e ai servizi. Inoltre, lo strumento ti permette di abilitare la videochiamata per gli appuntamenti, e puoi connettere TimeTrade al tuo CRM per facilitare il flusso del processo.

Paul Granger, fondatore di Website Promoter, ama il mobile-focus di TimeTrade – “Con l’80% degli utenti di dispositivi mobili che affermano di non uscire mai di casa senza il loro telefono, si può tranquillamente dire che uno dei modi migliori per automatizzare la programmazione di gruppo sarebbe attraverso il loro dispositivo preferito”

Le notifiche sono facilmente abilitate sia per te che per i tuoi clienti. Puoi impostare le tue regole per il design delle riunioni e la disponibilità, e anche controllare le tue analisi utilizzando questo strumento.

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Cogsworth

Cogsworth è un servizio di pianificazione con un focus sull’esperienza del cliente che si integra con Office 365 e GCal. E’ personalizzabile in base alla posizione, alla disponibilità e ai servizi forniti.

Attraverso un processo di domande passo dopo passo, è possibile programmare gli appuntamenti. Dovrete inserire:

• Quale tipo di incontro vuoi (e per quanto tempo)
• Con chi vuoi incontrare
• Fuso orario, data, e l’ora
• Il tuo nome
• Il tuo numero di telefono
• La tua email
• Conferma il tuo incontro

Puoi orchestrare buffer di appuntamenti e fusi orari nel tuo calendario, inviare notifiche, tradurre il testo, e assicurarti che il tuo calendario sia integrato nel tuo sito web.

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Skedify

Skedify è una solida opzione se hai una grande organizzazione con vaste e complicate esigenze di programmazione. È abbastanza buono per le squadre o franchigie perché è possibile aggiungere il tempo disponibile di una certa squadra e sincronizzare i calendari individuali all’interno del calendario principale.

Consente di scegliere:

• Il luogo della riunione
• L’ora
• Le persone che dovrebbero partecipare

Skedify offre molte integrazioni – permette di assegnare compiti e tracciare l’esperienza del cliente, pur aderendo alle misure di sicurezza necessarie.

Johan Vandecasteele, co-fondatore di LeadStreet, usa Skedify con alcuni dei suoi clienti. Come dice lui, “Funziona alla grande con situazioni complesse. Un cliente ha più di 100 franchising, e si può programmare un incontro con ognuno di loro direttamente dal sito web. Costruiamo una sincronizzazione personalizzata con HubSpot che funziona in modo super fluido.”

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MeetingBird

MeetingBird è un’estensione di Chrome creata dagli inventori di Front, che funge da e-mail di gruppo per più persone. Il calendario viene visualizzato insieme all’e-mail. Per utilizzare questo strumento, è necessario avere Office 365 o Gmail.

Offre molte delle stesse capacità operative di molte altre app in questa lista – mostrando il tuo calendario agli intervistati, creando eventi e notifiche, fornendo modelli di riunioni e offrendo la generazione di sondaggi.

Tuttavia, si distingue in un modo unico – ti permette di risparmiare tempo per te stesso. Ed è proprio questo lo scopo di tutte queste cose, no?

Baptiste Debever, responsabile della crescita di Feedier, dice: “È uno strumento molto versatile e integrato. Gioca bene con lo strumento G Suite e può anche essere integrato con Zoom. Tutto sommato, mi piace lo strumento, e alimenta la maggior parte delle funzioni di cui ho bisogno, gratuitamente.”

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Calendly

Calendly è una scelta molto comune per gli imprenditori tecnologici. Ha un’interfaccia molto semplice ed esteticamente piacevole. È facile da usare e offre compatibilità con diversi software, rendendolo una scelta popolare per i clienti esterni. Si collega con Outlook, Microsoft Office 365, iCal e Google Calendar.

Per utilizzare lo strumento, è sufficiente inserire la vostra disponibilità in Calendly, che poi vi fornisce un link al vostro calendario. Quando comunichi con le persone con cui hai bisogno di organizzare una riunione, basta inviare loro il tuo link, e mostrerà loro gli orari in cui sei disponibile.

Possono quindi scegliere il nome della riunione, l’ora, la durata e il luogo. Questo genererà una riunione sul vostro calendario, e una notifica sarà inviata per ricordare a voi e ai vostri invitati prima dell’inizio della riunione.

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ScheduleOnce

ScheduleOnce è un buon strumento per i team di vendita. Dà la priorità ad una facile connessione tra i potenziali clienti della vostra azienda e il team di vendita per alimentare direttamente l’imbuto.

E’ facilmente incorporato nel vostro sito web, nel marketing e nelle campagne di email marketing, così piuttosto che permettere semplicemente la cattura del lead, il vostro potenziale cliente può immediatamente programmare dal suo primo punto di contatto.

Distribuisce poi automaticamente le informazioni della riunione ai membri del team appropriati. Questi eventi saranno sincronizzati su tutti i calendari dei partecipanti.

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Acuity Scheduling

La funzionalità di Acuity Scheduling è ampia, ma più si paga, più si ottiene dal servizio.

Tutti i piani a pagamento sono compatibili con Google Apps, Office 365, Exchange e Outlook. Anche la videoconferenza è enfatizzata, quindi Zoom, GoToMeeting e Join.me sono integrati.

Lo strumento non è semplicemente per incorporare uno scheduler nel tuo sito, anche se ti permette di farlo. Ti permette anche di controllare la fatturazione, la contabilità, i pagamenti e le email di massa. I tuoi clienti possono vedere il tuo programma e prenotare il loro tempo per vederti. Il facile accesso rende più semplice riprogrammare e pagare online.

In qualche modo, è il coltellino svizzero dei programmatori.

Ecco come John Doherty, fondatore di Credo, descrive la loro decisione di passare ad Acuity: “Abbiamo provato la maggior parte degli strumenti di pianificazione là fuori, e recentemente abbiamo deciso che stiamo andando a spostare tutta la nostra programmazione ad Acuity Scheduling perché ci dà la capacità API di fare integrazioni personalizzate per la nostra piattaforma, permette ancora di reindirizzare personalizzati per il monitoraggio degli obiettivi, e ci permette di aggiungere più utenti a più tipi di riunioni come necessario.”

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Rallly (Web)

In contrasto con la funzione Boomerang Calendar menzionata prima in questa lista, Rallly è la migliore opzione per coloro che si preoccupano che le loro informazioni private siano esposte.

Ha degli svantaggi, tuttavia – come la mancanza di una diffusa integrazione e-mail, l’incapacità di scegliere i tempi, e una generale scarsità di profonde capacità di personalizzazione.

E’ basato sul sondaggio come molte delle altre applicazioni e plugin in questa lista, ma a differenza degli altri, Rallly permette a chi risponde al sondaggio di mantenere il proprio anonimato, anche se decide di impegnarsi nella parte di discussione. Dopo aver creato il tuo sondaggio, puoi invitare le persone condividendo il link o inviando loro un’email.

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FreeBusy

FreeBusy è spesso una delle opzioni preferite dalle aziende B2B, in particolare perché si integra con così tanti servizi diversi. Funziona come un’estensione di Chrome o un plugin per la posta elettronica di Outlook.

Ecco i calendari che supporta:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce
• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (per video chiamate)

Quando ti iscrivi, ottieni un URL unico che ospita il tuo calendario. Puoi inviare quel link alle persone che vogliono programmare con te, e loro possono iscriversi sulla tua pagina, o puoi aggiungere partecipanti a una riunione che crei e offrire uno dei tuoi orari disponibili.

Se questo non funziona, possono fare riferimento al tuo URL. Puoi anche includere tempi di buffer intorno alle tue riunioni, in modo da non essere precipitoso. Inoltre, sei in grado di limitare alcune persone dalla richiesta di tempi di incontro.

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Vyte.in

Vyte.in è uno scheduler che funziona meglio con iOS. È un sistema basato su un sondaggio che permette agli utenti di votare sugli orari e le date di incontro suggeriti una volta che ricevono un’email da te con le informazioni.

Vyte.in ricorda la disponibilità di chi risponde e poi ti suggerisce gli orari di incontro. Registra l’orario dell’incontro nel tuo calendario una volta che tutti sono d’accordo sui dettagli. Naturalmente, gli intervistati possono anche semplicemente guardare il tuo calendario con l’URL personalizzato che Vyte.in genera.

La funzione Pro è dove brilla veramente – Pro ti permette di costruire buffer (molto simile a FreeBusy) tra le riunioni e ti impedisce di prenotare troppo, consentendoti di scrivere le date anche se sono provvisorie.

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Meetin.gs

Meetin.gs è uno scheduler personale compatibile con le applicazioni Google e Office 365. Funziona meglio tramite dispositivi mobili che operano su Android e iOS. Come molte altre applicazioni, ti permette di creare la tua pagina – con un URL unico che puoi inviare – dedicata al tuo calendario. È possibile personalizzare la lunghezza, il luogo e lo stile della riunione che si desidera, quindi inviare inviti.

Questa applicazione permette all’utente di vedere tutte le loro riunioni su una linea temporale e prende l’agenda o le note di riunione all’interno dell’applicazione per tutti di accedere. Il crowd-sourcing e la funzione di condivisione rendono facile passare note o ordini del giorno ai vostri datori di lavoro o dipendenti.

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X.ai

X.ai è senza dubbio una delle applicazioni più uniche in questa lista, in quanto è gestito interamente da intelligenza artificiale. Ancora una volta, se la privacy è la vostra preoccupazione, questo potrebbe non essere il servizio per voi, ma se preferite l’efficienza, questa è una buona opzione.

È compatibile con le applicazioni di Google, Okta e Outlook. Quando registri il tuo account, permetti l’accesso a tutte le tue informazioni pertinenti – calendario, contatti, email, ID, ecc.

Quando imposti un evento, manda un’email all’invitato e metti in CC l’indirizzo email del tuo bot, che ti verrà dato al momento della configurazione. Nell’e-mail, scrivi il nome del bot e poi le istruzioni dell’evento. Se sono necessari ulteriori chiarimenti, il bot può inviare un’e-mail all’invitato con la tua disponibilità di orario e da lì può definire i dettagli. Una volta concordato un incontro, un invito sarà inviato a tutte le parti coinvolte.

Max Benz, fondatore di EasyContent, spiega perché lo strumento è particolarmente utile: “Si potrebbe pensare che il termine ‘AI’ sia usato troppo spesso, e si potrebbe avere ragione, ma questo strumento ha decisamente risolto il mio punto debole. Lo strumento mi permette di impostare le riunioni via e-mail o Slack. X.ai mi permette di creare direttamente le riunioni, ma prende anche il controllo della conversazione per trovare una data e un’ora adatta per una riunione, se necessario. Fondamentalmente, agisce come il mio assistente personale ‘AI’ … che è stato un po’ strano all’inizio (ma i risultati parlano da soli).”

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In definitiva, le opzioni sono infinite per gli strumenti di pianificazione di gruppo. La scelta sta a voi, quale si adatta al vostro flusso di lavoro personale. Se apprezzi la privacy, l’efficienza o la trasparenza, uno qualsiasi di questi servizi varrebbe la pena indagare per il tuo business.

Se stai cercando un modo semplice e veloce per programmare riunioni o appuntamenti, controlla HubSpot Meetings.